2.3.3 .Tài khoản kế toán sử dụng
3.1. Phân tíá́ch và thiếá́t kếá́ hệ thống thơng tin kếá́ toáá́n doanh thu báá́n hàng
3.1.1. Xác đinh mục tiêu của hệ thống
- Đối với bất kì doanh nghiệp thương mại nào, quản lí doanh thu bán hàng làm sao cho hiệu quả là một nhân tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới các quyết định của lãnh đạo, từ đó ảnh hưởng tới kết quả hoạt động kinh doanh của tồn cơng ty. Trên cơ sở phần hành Kế toán doanh thu bán hàng và ứng dụng Kế toán hiện tại, cần xây dựng phần mềm Kế toán doanh thu bán hàng mới khắc phục được những hạn chế của phần hành cũng như ứng dụng Kế tốn cũ của cơng ty đồng thời đặt ra yêu cầu đối với hệ thống mới phải truy cập dữ liệu nhanh, xử lí dữ liệu chính xác, giao diện thân thiện với người sử dụng.
- Quản lý được các danh mục cần thiết: Tài khoản, khách hàng, hàng hóa, ngân hàng và danh mục kho.
- Quản lý được việc nhập dữ liệu vào các chứng từ, cho phép lưu vào cơ sở dữ liệu và in ra các chứng từ theo thông tư 200 - ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
- In ra được các báo cáo cần thiết:
Báo cáo doanh thu bán hàng theo mặt hàng. Báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng. Báo cáo giảm trừ doanh thu.
Báo cáo tổng hợp doanh thu.
Bảng kê hóa đơn hàng bán, hàng bán bị trả lại. Cac sổ cái, sô chi tiết.
Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.03
- Từ mục tiêu của bài toán, xác định xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng bám sát vào các nghiệp vụ thực tiễn diễn ra tại công ty, quản lý doanh thu bán hàng một cách hiệu quả hơn.
Từ dữ liệu đầu vào của hệ thống
- Hóa đơn GTGT.
- Phiếu xuất kho hàng bán. - Phiếu nhập hàng trả lại. - Hợp đồng bán hàng. - Phiếu giảm giá. - Giấy báo nợ. - Giấy báo có.
Thơng tin ra của hệ thống - Báo cáo doanh thu bán hàng. - Báo cáo hàng bán trả lại.
- Báo cáo giảm trừ doanh thu. - Sổ cái TK 511, 512,...
- Sổ chi tiết bán hàng.
3.1.2 Xác định u cầu và mơ tả bài tốn 3.1.2.1 Xác định yêu cầu
Trong công ty công tác quản lý bán hàng, cần phải xây dựng một hệ thống sao cho công việc quản lý bán hàng được thực hiện một cách nhanh gọn, chính xác và đem lại hàm lượng thơng tin quản trị hơn trước.
Vì vậy, để cơng tác quản lý bán hàng có hiệu quả hơn hệ thống phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua nhập các chứng từ phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hợp đồng bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng,... Từ đầu vào là các chứng từ trên thì đầu ra là:
+ Báo cáo chi tiết các tài khoản + Báo cáo tổng hợp các tài khoản + Báo cáo tổng hợp doanh thu
Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.03
+ Bảng kê hàng hóa bán ra + Báo cáo tổng hợp công nợ
+ Báo cáo chi tiết doanh thu theo mặt hàng + Báo cáo chi tiết doanh thu theo nhóm hàng
3.1.2.2 Mơ tả bài tốn
Cơng ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Dược Phẩm CIC là công ty chuyên về lĩnh vực sản xuất thuốc, hóa và dược phẩm, thực phẩm chức năng, nhập khẩu và phân phối hóa chất, thiết bị điện tử. Quy trình của hệ thống kế tốn doanh thu bán hàng được mô tả như sau:
Kháá́ch hàng mua hàng hóa của cơng ty sẽ liên hệ với bộ phận kinh doanh.
Sau khi tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ gửi bảng báo giá kèm thông tin chi tiết của sản phẩm cho kháá́ch hàng. Kháá́ch hàng nếu đồng ý với
báo giá, sẽ lên đơn đặt hàng gửi cho Phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh căn
cứ đơn đặt hàng của kháá́ch hàng, lập hợp đồng kinh tế gửi lên cho Giáá́m đốc ký duyệt. Sau khi được phê duyệt, phòng kinh doanh đưa hợp đồng kinh tế đến kếá́
toáá́n doanh thu báá́n hàng. Kếá́ toáá́n trưởng gửi bảng giá, bảng định mức chiết
khấu thương mại cho kế toán doanh thu bán hàng để xử lý chiết khấu cho kháá́ch
hàng trong trường hợp kháá́ch hàng đồng ý điều kiện của chương trình chiết khấu. Kếá́ tốá́n doanh thu báá́n hàng sẽ lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được in
thành 3 liên: 1 liên giao cho kháá́ch hàng, 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất hàng hóa cho kháá́ch hàng và ghi thẻ kho , 1 liên lưu nội bộ.
Kếá́ toáá́n doanh thu báá́n hàng lập hóa đơn GTGT cho kháá́ch hàng. Hoá
đơn GTGT được in thành 3 liên: 1 liên kếá́ toáá́n doanh thu báá́n hàng giữ làm cơ sở
hạch toán và lên các báo cáo, 1 liên gửi cho kháá́ch hàng, 1 liên gửi kếá́ toáá́n vốn
bằng tiền/kếá́ tốá́n cơng nợ.
Nếu kháá́ch hàng thanh toán tiền hàng ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển
Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.03
khoản, kếá́ toáá́n doanh thu báá́n hàng chuyển hồ sơ thanh toán cho kếá́ toáá́n vốn
bằng tiền để tiến hành giao dịch thanh toán với kháá́ch hàng. Nếu kháá́ch hàng
chưa thanh tốn thì kếá́ tốá́n doanh thu báá́n hàng chuyển hóa đơn GTGT cho kếá́
tốá́n cơng nợ xác nhận chưa thu tiền và theo dõi nợ phải thu của kháá́ch hàng.
Khi kháá́ch hàng đủ diều kiện hưởng chiết khấu thương mại, kếá́ toáá́n doanh
thu báá́n hàng lập hóa đơn GTGT với đơn giá là đơn giá đã được trừ chiết khấu.
Khi kháá́ch hàng mua hàng trong thời gian cơng ty có chương trình giảm giá,
kếá́ tốá́n doanh thu báá́n hàng sẽ lập phiếu giảm giá cho khách hàng.
Trường hợp hàng hóa khơng đủ tiêu chuẩn như cam kết trong hợp đồng,
kháá́ch hàng có thể gửi trả hàng hóa. Kháá́ch hàng sẽ xuất hóa đơn hàng bán trả
lại, hoặc 2 bên thống nhất để lập bảng kê hàng bán trả lại và đồng thời kếá́ toáá́n
trưởng lập quyết định xử lý hàng bán trả lại gửi đến kế tốn doanh thu bán hàng.
Nếu số hàng đó được xử lý nhập về kho, kế toán doanh thu bán hàng lập phiếu
nhập kho hàng bán bị trả lại giao cho thủ kho làm căn cứ nhập kho hàng hóa.
Trường hợp thanh tốn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho kháá́ch hàng,
kếá́ toáá́n doanh thu báá́n hàng chuyển hồ sơ thanh toán cần thiết cho kếá́ toáá́n vốn bằng tiền. Nếu giảm trừ cơng nợ thì kếá́ tốá́n doanh thu báá́n hàng gửi hóa
đơn/bảng kê hàng bán trả lại và phiếu nhập kho hàng bán trả lại cho kếá́ tốá́n cơng
nợ.
Cuối mỗi tháng hoặc khi có u cầu của kếá́ tốá́n trưởng , bộ phận kếá́ toáá́n
doanh thu báá́n hàng sẽ lập các báo cáo gửi lên: Báo cáo tổng hợp doanh thu, Báo
cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng, Báo cáo doanh thu bán hàng theo mặt hàng, Bảng kê hóa đơn bán ra, Báo cáo giảm trừ doanh thu bán hàng. Kếá́ toáá́n
trưởng có nhiệm vụ báo cáo lên ban giám đốc. Đây sẽ là căn cứ quan trọng để
lãnh đạo công ty đưa ra những giải pháp tối ưu nhất cho hoạt động nhập khẩu và tiêu thụ của công ty, khắc phục những điểm yếu.
Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.03
3.1.3. Phân tích hệ thống về chức năng3.1.3.1 Sơ đồ ngữ cảnh 3.1.3.1 Sơ đồ ngữ cảnh Hình 3.1. Sơ đồ ngữ cảnh (1) Gồm : Bảng giá Bảng định mức CKTM
Danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng, danh mục tài khoản Biểu thuế
Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.03
(2) Gồm:
Báo cáo doanh thu bán hàng theo mặt hàng Báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng Báo cáo giảm trừ doanh thu bán hàng Báo cáo tổng hợp doanh thu bán
hàng Bảng kê báo cáo bị trả lại (3) Gồm:
Hóa đơn GTGT
Hóa đơn/bảng kê hàng bán đã trả lại Hợp đồng bán hàng
Phiếu nhập kho
3.1.3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 3.2. Biểu đồ phân cấp chức năng
Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.03
Mô tả chi tiếá́t chức năng láá́:
(1.1) Cập nhật bảng giá: Ban lãnh đạo đưa ra bảng giá từng loại mặt hàng (1.2) Cập nhật bảng định mức CKTM: Khi khách hàng mua hàng với một số lượng lớn thì sẽ được hưởng một mức chiết khấu thương mại được ghi trong hợp đồng kí kết giữa 2 bên mua và bán.
(1.3) Cập nhật danh mục khách hàng: Mỗi khách hàng khi đến mua hàng sẽ được cập nhật thông tin vào danh mục khách hàng.
(1.4) Cập nhật danh mục hàng hóa: Mỗi khi nhập thêm loại hàng hóa mới sẽ được cập nhật thơng tin vào danh mục hàng hóa.
(1.5) Cập nhật danh mục tài khoản: Khi có thêm tài khoản mới được sử dụng sẽ được cập nhật thông tin vào danh mục tài khoản.
(1.6) Cập nhật thơng tin biểu thuế: Khi có thay đổi thơng tin biểu thuế sử dụng sẽ được cập nhật thông tin vào danh mục tài khoản.
(2.1) Nhận hợp đồng kinh tế: Hợp đồng kinh tế sau khi được giám đốc phê duyệt sẽ được chuyển lên từ Phòng kế hoạch – kỹ thuật của công ty.
(2.2) Lập phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho được lập kèm theo hóa đơn GTGT, khách hàng sẽ ký vào phiếu xuất kho khi nhận hàng.
(2.3) Lập hóa đơn GTGT: Căn cứ vào thơng tin bán cho khách hàng được viết trong phiếu xuất kho và hợp đồng kinh tế, kế toán doanh thu bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT.
(3.1) Nhận hóa đơn/bảng kê hàng bán trả lại: Kế toán doanh thu bán hàng sẽ tiến hành nhận hóa đơn/bảng kê hàng bán trả lại từ khách hàng
(3.2) Nhận quyết định xử lý hàng bán trả lại: Kế toán trưởng gửi xuống kế toán DTBH quyết định xử lý hàng bán trả lại
Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.03
(3.3) Lập phiếu nhập kho hàng bán trả lại: Căn cứ vào hóa đơn hàng bán trả lại, và quyết định xử lý HBTL kế toán doanh thu bán hàng lập phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại chuyển cho thủ kho.
(3.4) Lập phiếu giảm giá hàng bán: Tiến hành lập phiếu giảm giá hàng bán khi khách hàng mua hàng trong thời gian cơng ty có chương trình chiết khấu giảm giá hoặc khách hàng yêu cầu giảm giá do lỗi kĩ thuật hoặc hàng hóa bị giảm chất lượng do bên bán.
(4.1) Lập sổ cái các tài khoản: Căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán doanh thu bán hàng sẽ tiến hành lập sổ cái TK511, TK521.
(4.2) Lập sổ chi tiết: Căn cứ vào chứng từ phát sinh, kế toán doanh thu bán hàng tiến hành lập sổ chi tiết bán hàng.
(4.3) Lập sổ chi tiết bán hàng theo ngày: Căn cứ vào chứng từ phát sinh, kế toán doanh thu bán hàng tiến hàng lập sổ chi tiết bán hàng theo ngày.
(5.1) Lập báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng: Cuối mỗi kì kế tốn, bộ phận kế tốn doanh thu bán hàng căn cứ vào các hóa đơn GTGT, các hợp đồng đã ký để lập Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng gửi lên cho kế toán trưởng.
(5.2) Lập báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng: Cuối mỗi kì kế tốn, bộ phận kế tốn doanh thu bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT, các hợp đồng đã ký, các chứng từ liên quan để lập Báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng gửi lên kế toán trưởng.
(5.3) Lập báo cáo doanh thu bán hàng theo mặt hàng: Cuối mỗi kì kế tốn, bộ phận kế tốn doanh thu bán hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT, các hợp đồng đã ký, các chứng từ liên quan để lập Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng gửi lên cho kế toán trưởng.
(5.4) Lập bảng kê hàng bán trả lại: Căn cứ vào Hóa đơn/bảng kê hàng bán trả lại, bộ phận kế toán bán hàng lập Bảng kê hàng bán bị trả lại để gửi lên kế toán trưởng.
Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.03
(5.5) Lập báo cáo giảm trừ doanh thu: Căn cứ vào Hóa đơn hàng bán trả lại, phiếu giảm giá, bộ phận kế toán doanh thu bán hàng lập Báo cáo giảm trừ doanh thu bán hàng gửi lên kế tốn trưởng.
(5.6) Lập bảng kê hóa đơn đầu ra: Căn cứ vào hóa đơn GTGT bán ra trong kỳ tính thuế, kế tốn doanh thu bán hàng tiến hành lập bảng kê hóa đơn đầu ra gửi kế tốn thuế. 3.1.3.3 Ma trận thực thể chức năng Danh sáá́ch hồ sơ sử dụng: Chứng từ a) Bảng giá b) Bảng định mức CKTM c) Danh mục khách hàng d) Danh mục hàng hóa e) Danh mục tài khoản f) Biểu thuế
g) Hợp đồng kinh tế h) Hóa đơn GTGT i) Phiếu xuất kho
j) Hóa đơn hàng bán trả lại k) Quyết định xử lý HBTL l) Phiếu nhập kho
m) Phiếu giảm giá hàng bán Sổ sách, báo cáo
n) Bảng kê hóa đơn đầu ra o) Sổ cái TK511, TK521 p) Sổ chi tiết TK511, TK521
Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.03
q) Sổ chi tiết bán hàng theo ngày
r) Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng
s) Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng khách hàng t) Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng u) Bảng kê hàng bán bị trả lại
v) Báo cáo giảm trừ doanh thu
Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.03
Ma trận thực thể chức năng Bảng 3.1: Ma trận thực thể chức năng CÁC HỒ SƠ SỬ DỤNG a. Bảng giá b.Bảng định mức CKTM c.Hồ sơ khách hàng d.Hồ sơ hàng hóa e. Hồ sơ tài khoản f. Biểu thuế
g. Hợp đồng kinh tế
h. Hóa đơn GTGT i. Phiếu xuất kho j. Hóa đơn hàng bán trả lại
k. Quyết định hàng bán trả lại l. Phiếu nhập kho m. Phiếu giảm giá hàng bán n. Bảng kê hóa đơn đầu ra o. Sổ cái TK511, TK521 Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.03
p. Sổ chi tiết TK511, TK521 q. Sổ chi tiết bán hàng theo ngày r. Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng
s. Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng khách hàng t. Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng u. Bảng kê hàng bán bị trả lại v. Báo cáo giảm trừ doanh thu CÁC CHỨC NĂNG 1. Cập nhật thơng tin tiền xử lý 2. Hạch tốn tăng doanh thu 3.Hạch toán giảm doanh thu 4. Lập sổ kế toán 5. Lập báo cáo 3.2.1. Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.03
3.1.3.4.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.03
Hình 3.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.03
3.1.3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
a) Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1- Tiến trình 1.0 “ Cập nhật thơng tin tiền bán hàng”.
Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1- Tiếá́n trình 1.0 “ Cập nhật thơng tin tiền báá́n hàng”.
b) Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1- Tiến trình 2.0 “ Tăng doanh thu”.
Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.03
Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1- Tiếá́n trình 2.0 “ Tăng doanh thu”.
c) Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1- Tiến trình 3.0 “ Giảm doanh thu”.
Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.03
Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1- Tiếá́n trình 3.0 “ Giảm doanh thu”.
d) Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1- Tiến trình 4.0 “ Lập sổ”.
Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.03
Hình 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiếá́n trình 4.0 “Lập sổ”
e) Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1- Tiến trình 5.0 “ Lâp báo cáo”.
Đồ án tốt nghiệp Đỗ Thị Chi -CQ55/41.03
Hình 3.8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1- Tiếá́n trình 5.0 “ Lâp báá́o cáá́o”.