PHẦN 2 : CÔNG VIỆC THỰC HIỆN TẠI CÔNG TY
2.2Công việc chuyên môn
2.2.1 Cơng việc 1: Lập dự tốn vật tư
❖ Mơ tả cơng việc:
Khi hồn tất việc lựa chọn NCC cho vật tư cần nhập và nhận được bẳng báo giá vật tư chi tiết, phòng vật tư tiến hành lập phiếu dự toán cho đơn hàng cần nhập. Việc lập phiếu dự tốn nhằm vạch ra được những chi phí (chưa bao gồm thuế và chi phí vận chuyển) của lượng vật tư sắp được nhập kho.
❖ Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhận được báo giá từ NCC, thực hiện công tác so sánh giá Bước 2: Liệt kê các vật tư trong bảng báo giá vào phiếu dự tốn
Tên cơng trình; Mã số hợp đồng; Mã vụ việc; Hạng mục; Mã vật tư; Tên gọi vật tư; Xuất xứ vật tư; Số lượng tồn kho; số lượng nhập kho; Đơn giá vật tư; Thành tiền
Bước 3: Trình duyệt dự tốn VT
❖ Kinh nghiệm đạt được:
21
Có thêm kinh nghiệm trong việc đọc hiểu các bảng báo giá, biết được cách lập một phiếu dự tốn chi phí cho một lơ hàng. Có thêm kiến thức cũng như cái nhìn thực tế hơn về các vật tư cần thiết trong q trình sản xuất và lắp đặt các cơng trình cũng như thiết bị lạnh công nghiệp.
2.2.2 Công việc 2: Lập bảng kê chi tiết vật tư nhập kho
❖ Mô tả công việc:
Bảng kê chi tiết nhập kho được lập ra nhằm kê khai đầy đủ các vật tư mà PVT đã mua về và đưa vào kho. Dựa vào bảng báo giá chi tiết mà NCC đã gửi trước đó, PVT sẽ lập ra một bảng kê chi tiết nhập kho để lưu trữ lại những chứng từ phục vụ để rà sốt lơ hàng khi cần kiểm kho.
❖ Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhập thông tin lô hàng từ bảng báo giá vật tư vào bảng kê nhập kho Mỗi bảng kê sẽ được kê khai dựa trên một hóa đơn GTGT và số hóa đơn của bảng kê khai phải trùng với số hóa đơn của bảng báo giá. Bước 2: Kiểm tra
Bước 3: Trình ký và lưu trữ hồ sơ
❖ Kinh nghiệm đạt được:
Biết được cách tổng hợp và kê khai chi tiết số lượng hàng hóa nhập kho trong một thời gian từ những nhà cung cấp khác nhau. Biết được thêm nhiều nhà cung cấp của công ty ARICO.
2.2.3 Cơng việc 3: Lập phiếu u cầu thanh tốn NCC
❖ Mô tả cơng việc:
Sau khi nhận được hàng hóa từ NCC, bộ phận thu mua của PVT sẽ nhận được các chứng từ như: Biên bản giao hàng, hóa đơn GTGT,… Các chứng từ đó tiếp tục được chuyển lần lượt cho Thủ kho, bộ phận KCS để ký nhằm xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa. Sau khi có được chữ ký của các bên kiểm tra, bộ chứng từ sẽ được chuyển cho bộ phận thống kê của PVT nhập kho. Lúc này, bộ chứng từ và phiếu nhập sẽ được trả lại cho bộ phận mua hàng để tiến hành thanh tốn cho NCC. Cơng việc của bộ phận mua hàng lúc này là lập một phiếu yêu cầu bộ phận Kế toán chi trả cho việc thanh toán đơn hàng cho NCC.
22
❖ Các bước thực hiện:
Bước 1: Điền thơng tin nhà cung cấp, số hóa đơn đề nghị thanh tốn vào phiếu u cầu thanh tốn NCC. Thơng tin trên phiếu u cầu thanh tốn phải có thơng tin trung khớp với thơng tin được ghi trên hóa đơn GTGT.
Bước 2: Điền giá tiền (chưa VAT) và phí VAT vào bảng số liệu của phần mềm excel theo mẫu của phiếu yêu cầu mà công ty quy định.
Bước 3: Kiểm tra giá tiền phải trả NCC. Tổng giá tiền được lập trên phiếu yêu cầu thanh tốn phải trùng với giá tiền trên hóa đơn mà NCC cung cấp. Bước 4: Trình ký và thanh tốn.
❖ Kinh nghiệm đạt được:
Hiều thêm được quy trình nhận hàng, kiểm tra sản phẩm và yêu cầu phòng kế tốn thanh tốn cho lơ hàng nhập.
Đúc kết quy trình và trình tự mua hàng thơng qua cơng việc:
Sau khi nhận được thông báo yêu cầu cung ứng vật tư từ vị trí của bộ phận thống kê và nhận được phiếu dự trù vật tư (phụ lục 1), bộ phận mua hàng của phòng vật tư sẽ liên hệ với nhà cung cấp để được báo giá.
Khi nhận được bảng báo giá vật tư (phụ lục 2), đối với các mặt hàng được chỉ định thương hiệu thì việc so sánh giá giữa các NCC sẽ không diễn ra mà thay vào đó là đàm phán dựa trên giá đã có sẵn. Nếu đơn hàng khơng thuộc trường hợp trên, phòng vật tư cần tham khảo giá của ít nhất 3 NCC và tiến hành lập Bảng so sánh
giá (phụ lục 3).
Sau khi đã thống nhất được giá cả với NCC, phòng vật tư sẽ lập phiếu dự nhằm ước lượng được chi phí mà phịng kế tốn sẽ phải chi cho lơ
Khi đã có phiếu dự tốn cho lơ hàng, phịng vật tư sẽ trình ký dự tốn và hợp đồng (phụ lục 6) cũng như Trình duyệt hợp đồng (phụ lục 5) cho ban lãnh đạo.
Sau khi có được chữ ký của ban lãnh đạo, lúc này lơ hàng chính thức được đặt hàng. Tùy vào điều khoản hợp đồng mà hình thức thanh toán cũng như phương
thức giao nhận sẽ khác nhau. Biên bản giao hàng là thứ cần thiết để chứng
23
(phụ lục 7)
toán (phụ lục 4) hàng này.
minh lơ hàng được giao thành cơng cho phịng vật tư nói riêng và đơn vị đặt hàng nói chung.
Sau khi lơ hàng đã được đưa vào kho, bộ phận thống kê của PVT sẽ phải lập bảng kê chi tiết vật tư nhập kho (phụ lục 8) nhằm kiểm sốt số vật tư hiện tại đang có trong kho cũng như để thống kê số ngân sách đã chi để mua vật tư phục vụ sản xuất của cơng ty.
Các hàng hóa được mua về sẽ được điền thông tin vào Phiếu nhập kho (phụ lục 9) nhằm xác thực lơ hàng đã được thanh tốn và đã được giao cho đơn vị đặt hàng. Trên phiếu nhập kho, cần có xác nhận của 4 bên lên quan: Thủ kho, Người lập phiếu, Người giao hàng, Trưởng bộ phận (trưởng PVT). Và cuối cùng là lưu hồ sơ.
2.3 Công việc hỗ trợ khác
2.3.1 Công việc 4: Scan các chứng từ
❖ Mô tả công việc:
Scan chứng từ thường dùng để lưu lại hồ sơ lên máy tính để gửi cho khách hàng cũng như lưu trữ nhằm mục đích rà sốt, kiểm tra của cơng ty sau này.
❖ Các bước thực hiện:
Bước 1: Khởi động máy scan
Bước 2: Đưa tài liệu cần scan vào ngăn chứa
Bước 3: Lựa chọn hình thức scan cho tài liệu tại phần “ Setting” ( có thể lựa chọn scan màu và trắng đen)
Bước 4: Chọn thư mục mà tài liệu sẽ được scan về Bước 5: Bấm xác nhận scan
Bước 6: Mở máy nội bộ, vào thư mục đã chọn và lấy bản PDF đã được scan
2.3.2 Công việc 5: Photocopy chứng từ
❖ Mô tả công việc:
Photocopy các loại giấy tờ như hóa đơn giá trị gia tăng, hợp đồng, các biên bản bàn giao vật tư,…
❖ Các bước thực hiện:
Bước 1: Đưa giấy tờ cần photocopy vào ngăn chứa
24
Bước 2: Kiểm tra lượng giấy còn lại trong ngăn chứa giấy A4
Bước 3: Tùy chỉnh chế độ photocopy theo mong muốn tai phần “Setting” ( có thể lựa chọn photo 1 hoặc 2 mặt, có màu hoặc trắng đen)
Bước 4: Bấm xác nhận và bấm nút “ Bắt đầu” để tiến hành lệnh photocopy Bước 5: Nhận giấy tờ đã được photo tại ngăn chứa giấy
25
PHẦN 3: KINH NGHIỆM VÀ KỸ NĂNG ĐẠT ĐƯỢC
3.1 Kinh nghiệm đạt được
Sau hơn 1 tháng thực tập tại công ty CP Kỹ nghệ lạnh Á Châu ARICO, bản thân tơi đã có cho mình một số kinh nghiệm nhất định. Những cơng việc liên quan đến chứng từ, giấy tờ giúp tơi có được cho mình sự cẩn thận cũng như địi hỏi sự chính xác cao trong cơng việc.
Cơng việc lập các dự tốn cho những vật tư cần thiết cũng như kê khai chi tiết các loại vật tư giúp tơi có được nhiều kinh nghiệm trong việc áp dụng công cụ tin học văn phịng như excel vào cơng việc.
Công việc lập phiếu yêu cầu thanh tốn NCC dựa trên bảng báo giá và hóa đơn GTGT giúp tơi có thêm được sự hiểu biết về các nhà cung cấp vật tư cho công ty cũng như biết được các loại giấy tờ liên quan khi một lơ hàng được nhập về cơng ty. Bên cạnh đó, tơi cũng tìm hiểu được thêm các loại chứng từ khác từ giai đoạn đặt mua đến giai đoạn giao nhận cũng như thanh tốn và bàn giao lơ hàng đã đặt cho kho vật tư.
Được tham quan và được tận mắt chứng kiến được các sản phẩm được sản xuất và lắp ráp tại phân xưởng của cơng ty giúp tơi có được cái nhìn thực tiễn hơn về ngành sản xuất và thi công thiết bị điện lạnh.
3.2 Kỹ năng rèn luyện được
Thời gian hơn 1 tháng thực tập thực tập không phải thời gian dài nhưng cũng không phải quá ngắn để tôi tích lũy thêm cho mình được những kỹ năng quan trọng cho sau này khi bước vào kỳ thực tập tốt nghiệp sắp tới.
Được làm việc trong một môi trường doanh nghiệp lớn giúp tơi có được kỹ năng quan sát cũng như nhận thức được chức năng và sự quan trọng của từng bộ phận trong công ty với nhau.
Khi được tiếp cận với các loại chứng từ và giấy tờ của phòng ban thực tập, kỹ năng về tin học văn phòng của tôi cũng được vận dụng triệt để và từ đó, việc sử dụng các phần mềm tin học văn phịng để phục vụ cho cơng việc của bản thân tôi cũng trở nên tốt hơn.
26
Được tiếp cận được với các thiết bị hỗ trợ in ấn, sao chép giáy tờ, tơi có cho mình được kỹ năng sử dụng máy photocopy cũng như các loại thiết bị phục vụ in ấn khác.
27
PHẦN 4: PHẬN XÉT BẢN THÂN
4.1 Điểm mạnh của bản thân
Theo bản thân, sau hơn 1 tháng làm việc tại ARICO với tư cách là một thực tập sinh, bản thân tôi nhận ra được điểm mạnh của bản thân nằm ở việc ln hồn thành những cơng việc được giao một cách nhanh và chính xác nhất có thể. Dù ít liên quan đến ngành học, nhưng công việc mà tôi đã thực hiện tại đây cũng đã giúp tơi tìm ra được thêm nhiều kỹ năng và càng bồi dưỡng thêm điểm mạnh của bản thân về lĩnh vực tìm kiếm và cung ứng hàng hóa.
4.2 Điểm hạn chế của bản thân
Về mặt hạn chế của bản thân, bản thân tơi vẫn cịn nhiều thiếu sót trong q trình làm việc dẫn đến một vài sai sót nhất định cũng như bản thân cũng chưa hồn toàn làm quen được với tốc độ làm việc của mọi người. Bên cạnh đó, việc tiếp xúc với các tên gọi vật tư cũng như các vật liệu sản xuất phục vụ cho việc lắp đặt và sản xuất sản phẩm của cơng ty cũng là một khái niệm hồn tồn mới mà tôi phải trải qua. Đây là hạn chế cũng như là mục tiêu để tơi có thể thực hiện được một kì thực tập tốt nghiệp thật hồn chỉnh trong thời gian sắp tới.
4.3 Cơ hội của bản thân
Công ty luôn tạo điều kiện để thực tập sinh như tơi có được sự trải nghiệm tốt nhất về mơi trường cũng như tác phong làm việc chuyên nghiệp tại ARICO. Được làm việc tại phịng vật tư của một cơng ty lớn về ngành lạnh cơng nghiệp, sự hiểu biết đã được tích lũy trong thời gian qua về ngành cũng giúp tôi có thêm cơ hội cho việc tạo mối quan hệ với những cá nhân thuộc lĩnh vực này trong tương lai.
4.4 Thách thức của bản thân
Bên cạnh những cơ hội mà tôi đã nhận được và sẽ nhận được trong tương lai, thách thức mà chính bản thân tơi phải trải qua trong tương lai là sự cạnh tranh gay gắt của các ứng cử viên cùng vị trí sau khi ra trường. Do đó, tơi lấy đó làm mục tiêu để trau dồi thật nhiều kinh nghiệm của bản thân về đa dạng ngành nghề, am hiểu nhiều lĩnh vực để tăng sự cạnh tranh cũng như giành được sự lựa chọn của nhà tuyển dụng trong tương lai.
28
KẾT LUẬN
Trong suốt gần hai tháng được thực tập nhận thức tại Công ty CP Kỹ Nghệ Lạnh Á Châu, tơi đã tích lũy cũng như học hỏi được rất nhiều kiến thức, kinh nghiệm cho bản thân. Những bài học trên lớp đã được bản thân tôi áp dụng vào công việc được giao khi thực tập tại cơng ty, giúp tơi có cái nhìn tổng quan về ngành mà mình đang học cũng như các công việc của bản thân trong tương lai.
Suốt q trình thực tập tại Cơng ty CP Kỹ Nghệ Lạnh Á Châu, tơi đã có cho mình nhiều kinh nghiệm, bài học quý giá cho bản thân:
- Tác phong làm việc nghiêm chỉnh, đúng giờ theo quy định của công ty.
- Áp dụng kỹ năng giao tiếp đã được học sao cho phù hợp với cấp trên cũng như các đồng nghiệp trong công ty.
- Luôn tuân thủ đúng theo nội quy và không làm trái với các quy định đó.
- Bản thân phải tích cực tìm hiểu, năng động, sáng tạo, chủ động trong việc tìm hiểu các cơng việc trong cơng ty.
Thêm vào đó, tơi đã hồn thành và đạt được mục tiêu mà tôi đã đề ra:
- Thích ứng và làm quen được với môi trường làm việc chuyên nghiệp.
- Nhận biết và hiểu được các chứng từ quan trọng trong việc nhập vật tư. Tôi đã nắm rõ các hồ sơ của công ty như hồ sơ nhập kho, hồ sơ thanh tốn tiền hàng… Vì thời gian thực tập có hạn nên báo cáo của tơi khó có thể tránh sai sót.
Tơi hy vọng sẽ nhận được những lời nhận xét từ các thầy cơ và anh chị phịng Vật tư để bài báo cáo của tơi hồn thiện hơn.
Cuối cùng, tơi chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình từ cơ Phạm Lệ Dung_giảng viên hướng dẫn của tơi và Trưởng phịng vật tư chị Nguyễn Thị Thu_người hướng dẫn trực tiếp của tôi tại nơi thực tập cũng như các anh chị phòng Vật tư của Công ty CP Kỹ Nghệ Lạnh Á Châu giúp tơi hồn thành đợt thực tập này.
29
TÀI LIỆU THAM KHẢO
ARICO. (2022, 08 01). ARICO. Được truy lục từ https://arico.com.vn/gioi-thieu/ ARICO. (2022, 08 05). ARICO. Được truy lục từ https://arico.com.vn/tin-co-dong/ Phịng kế tốn cơng ty ARICO. (2022). Báo cáo kết quả kinh doanh công ty ARICO
2018-2019. Cơng ty Kỹ nghệ lạnh ARICO, Phịng kế tốn. Trưởng phịng
kế tốn.
Phịng kế tốn cơng ty ARICO. (2022). Báo cáo kết quả kinh doanh công ty
ARICO 2019-2021. Công ty CP Kỹ nghệ lạnh ARICO, Phịng kế tốn.
Trưởng phịng kế tốn. Truy lục ngày 08 17, 2022
Phịng vật tư cơng ty ARICO. (2022). Hồ sơ chất lượng năm 2017. Tài liệu ISO. searefico.com. (2022, 08 17). searefico. Được truy lục từ https://searefico.com/
30
PHỤ LỤC
❖ Phụ lục 1: Phiếu dự trù vật tư
31
❖ Phụ lục 2: Bảng báo giá vật tư
32
❖ Phụ lục 3: Bảng so sánh giá
❖ Phụ lục 4: Dự tốn vật tư
❖
33
❖ Phụ lục 5: Trình duyệt hợp đồng
34
❖ Phụ lục 6: Hợp đồng kinh tế
35
36
37
38
39
❖ Phụ lục 6: Trình duyệt hợp đồng
40
❖ Phụ lục 7: Biên bản giao hàng
41
❖ Phụ lục 8: Bảng kê chi tiết vật tư nhập kho
42
❖ Phụ lục 9: Phiếu nhập kho
❖ Phụ lục 10: Hóa đơn giá trị gia tăng (phụ lục đính kèm)
43