2.1 Mục tiêu thực tập
Với mong muốn được đóng góp một phần năng lực của bản thân cho cơng ty cũng như là có được cơ hội thực tập, làm việc tại Công ty CP Kỹ Nghệ Lạnh Á Châu (ARICO). Tôi đã tự đưa ra cho bản thân những mục tiêu quan trọng cho đợt thực tập. Mục tiêu hàng đầu đối với bản thân tôi ltiếp cận và làm quen được với môi trường doanh nghiệp cũng như có cái nhìn tổng qt hơn về cách thức vận hành và cách tổ chức hkinh doanh của một doanh nghiệp lớn. Bên cạnh đó, việc vận dụng những kiến thức cũng như các kỹ năng mềm đã học tại trường Đại học Hoa Sen để có thể đóng góp và làm việc như một nhân viên thực thụ tại ARICO. Mục tiêu cuối cùng của tôi là tuân thủ, chấp hành tốt nội quy của công ty đề ra như văn hóa, tác phong cũng như tuân thủ nề nếp trong môi trường làm việc chuyên nghiệp tại ARICO. Với những mục tiêu của bản thân ở trên, tơi sẽ nổ lực hồn thành tốt những công việc được giao.
2.2 Công việc chuyên môn
2.2.1 Cơng việc 1: Lập dự tốn vật tư
❖ Mơ tả cơng việc:
Khi hồn tất việc lựa chọn NCC cho vật tư cần nhập và nhận được bẳng báo giá vật tư chi tiết, phòng vật tư tiến hành lập phiếu dự toán cho đơn hàng cần nhập. Việc lập phiếu dự toán nhằm vạch ra được những chi phí (chưa bao gồm thuế và chi phí vận chuyển) của lượng vật tư sắp được nhập kho.
❖ Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhận được báo giá từ NCC, thực hiện công tác so sánh giá Bước 2: Liệt kê các vật tư trong bảng báo giá vào phiếu dự toán
Tên cơng trình; Mã số hợp đồng; Mã vụ việc; Hạng mục; Mã vật tư; Tên gọi vật tư; Xuất xứ vật tư; Số lượng tồn kho; số lượng nhập kho; Đơn giá vật tư; Thành tiền
Bước 3: Trình duyệt dự tốn VT ❖ Kinh nghiệm đạt được:
22 Có thêm kinh nghiệm trong việc đọc hiểu các bảng báo giá, biết được cách lập một phiếu dự tốn chi phí cho một lơ hàng. Có thêm kiến thức cũng như cái nhìn thực tế hơn về các vật tư cần thiết trong quá trình sản xuất và lắp đặt các cơng trình cũng như thiết bị lạnh cơng nghiệp.
2.2.2 Công việc 2: Lập bảng kê chi tiết vật tư nhập kho
❖ Mô tả công việc:
Bảng kê chi tiết nhập kho được lập ra nhằm kê khai đầy đủ các vật tư mà PVT đã mua về và đưa vào kho. Dựa vào bảng báo giá chi tiết mà NCC đã gửi trước đó, PVT sẽ lập ra một bảng kê chi tiết nhập kho để lưu trữ lại những chứng từ phục vụ để rà soát lô hàng khi cần kiểm kho.
❖ Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhập thông tin lô hàng từ bảng báo giá vật tư vào bảng kê nhập kho Mỗi bảng kê sẽ được kê khai dựa trên một hóa đơn GTGT và số hóa đơn của bảng kê khai phải trùng với số hóa đơn của bảng báo giá.
Bước 2: Kiểm tra
Bước 3: Trình ký và lưu trữ hồ sơ ❖ Kinh nghiệm đạt được:
Biết được cách tổng hợp và kê khai chi tiết số lượng hàng hóa nhập kho trong một thời gian từ những nhà cung cấp khác nhau. Biết được thêm nhiều nhà cung cấp của công ty ARICO.
2.2.3 Cơng việc 3: Lập phiếu u cầu thanh tốn NCC
❖ Mô tả công việc:
Sau khi nhận được hàng hóa từ NCC, bộ phận thu mua của PVT sẽ nhận được các chứng từ như: Biên bản giao hàng, hóa đơn GTGT,… Các chứng từ đó tiếp tục được chuyển lần lượt cho Thủ kho, bộ phận KCS để ký nhằm xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa. Sau khi có được chữ ký của các bên kiểm tra, bộ chứng từ sẽ được chuyển cho bộ phận thống kê của PVT nhập kho. Lúc này, bộ chứng từ và phiếu nhập sẽ được trả lại cho bộ phận mua hàng để tiến hành thanh toán cho NCC. Công việc của bộ phận mua hàng lúc này là lập một phiếu yêu cầu bộ phận Kế toán chi trả cho việc thanh toán đơn hàng cho NCC.
23 ❖ Các bước thực hiện:
Bước 1: Điền thông tin nhà cung cấp, số hóa đơn đề nghị thanh toán vào phiếu yêu cầu thanh tốn NCC. Thơng tin trên phiếu u cầu thanh tốn phải có thơng tin trung khớp với thơng tin được ghi trên hóa đơn GTGT.
Bước 2: Điền giá tiền (chưa VAT) và phí VAT vào bảng số liệu của phần mềm excel theo mẫu của phiếu yêu cầu mà công ty quy định.
Bước 3: Kiểm tra giá tiền phải trả NCC. Tổng giá tiền được lập trên phiếu yêu cầu thanh toán phải trùng với giá tiền trên hóa đơn mà NCC cung cấp.
Bước 4: Trình ký và thanh tốn. ❖ Kinh nghiệm đạt được:
Hiều thêm được quy trình nhận hàng, kiểm tra sản phẩm và yêu cầu phòng kế tốn thanh tốn cho lơ hàng nhập.
Đúc kết quy trình và trình tự mua hàng thơng qua cơng việc:
Sau khi nhận được thông báo yêu cầu cung ứng vật tư từ vị trí của bộ phận thống kê và nhận được phiếu dự trù vật tư (phụ lục 1), bộ phận mua hàng của phòng vật tư sẽ liên hệ với nhà cung cấp để được báo giá.
Khi nhận được bảng báo giá vật tư (phụ lục 2), đối với các mặt hàng được chỉ định thương hiệu thì việc so sánh giá giữa các NCC sẽ khơng diễn ra mà thay vào đó là đàm phán dựa trên giá đã có sẵn. Nếu đơn hàng khơng thuộc trường hợp trên, phịng vật tư cần tham khảo giá của ít nhất 3 NCC và tiến hành lập Bảng so sánh giá (phụ lục 3).
Sau khi đã thống nhất được giá cả với NCC, phòng vật tư sẽ lập phiếu dự toán (phụ lục 4) nhằm ước lượng được chi phí mà phịng kế tốn sẽ phải chi cho lơ hàng này.
Khi đã có phiếu dự tốn cho lơ hàng, phịng vật tư sẽ trình ký dự tốn và hợp đồng (phụ lục 6) cũng như Trình duyệt hợp đồng (phụ lục 5) cho ban lãnh đạo.
Sau khi có được chữ ký của ban lãnh đạo, lúc này lơ hàng chính thức được đặt hàng. Tùy vào điều khoản hợp đồng mà hình thức thanh tốn cũng như phương thức giao nhận sẽ khác nhau. Biên bản giao hàng (phụ lục 7) là thứ cần thiết để chứng
24 minh lơ hàng được giao thành cơng cho phịng vật tư nói riêng và đơn vị đặt hàng nói chung.
Sau khi lơ hàng đã được đưa vào kho, bộ phận thống kê của PVT sẽ phải lập bảng kê chi tiết vật tư nhập kho (phụ lục 8) nhằm kiểm soát số vật tư hiện tại đang có trong kho cũng như để thống kê số ngân sách đã chi để mua vật tư phục vụ sản xuất của công ty.
Các hàng hóa được mua về sẽ được điền thơng tin vào Phiếu nhập kho (phụ lục 9) nhằm xác thực lơ hàng đã được thanh tốn và đã được giao cho đơn vị đặt hàng. Trên phiếu nhập kho, cần có xác nhận của 4 bên lên quan: Thủ kho, Người lập phiếu, Người giao hàng, Trưởng bộ phận (trưởng PVT). Và cuối cùng là lưu hồ sơ.
2.3 Công việc hỗ trợ khác
2.3.1 Công việc 4: Scan các chứng từ
❖ Mô tả công việc:
Scan chứng từ thường dùng để lưu lại hồ sơ lên máy tính để gửi cho khách hàng cũng như lưu trữ nhằm mục đích rà sốt, kiểm tra của cơng ty sau này.
❖ Các bước thực hiện:
Bước 1: Khởi động máy scan
Bước 2: Đưa tài liệu cần scan vào ngăn chứa
Bước 3: Lựa chọn hình thức scan cho tài liệu tại phần “ Setting” ( có thể lựa chọn scan màu và trắng đen)
Bước 4: Chọn thư mục mà tài liệu sẽ được scan về Bước 5: Bấm xác nhận scan
Bước 6: Mở máy nội bộ, vào thư mục đã chọn và lấy bản PDF đã được scan
2.3.2 Công việc 5: Photocopy chứng từ
❖ Mô tả công việc:
Photocopy các loại giấy tờ như hóa đơn giá trị gia tăng, hợp đồng, các biên bản bàn giao vật tư,…
❖ Các bước thực hiện:
25 Bước 2: Kiểm tra lượng giấy còn lại trong ngăn chứa giấy A4
Bước 3: Tùy chỉnh chế độ photocopy theo mong muốn tai phần “Setting” ( có thể lựa chọn photo 1 hoặc 2 mặt, có màu hoặc trắng đen)
Bước 4: Bấm xác nhận và bấm nút “ Bắt đầu” để tiến hành lệnh photocopy Bước 5: Nhận giấy tờ đã được photo tại ngăn chứa giấy
26