I. Phân tích và đánh giá công tác quản trị doanh nghiệp
2. Phân tích và đánh giá theo các hoạt động quản trị tác nghiệp
+ Đánh giá công tác quản trị hoạt động sản xuất:
Công tác quản trị hoạt động sản xuất trong các doanh nghiệp sản xuất là cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp muốn vơn lên, khẳng định sản phẩm của mình thì khâu tổ chức sản xuất phải thật sự hợp lý, tiết kiệm đợc nguyên nhiên vật liệu, thời gian và các khoản chi phí khác. Tổng công ty Xăng dầu là một doanh nghiệp lớn, có số công nhân viên khoảng 15.000 ngời nhng công tác điều hành sản xuất còn rất nhiều yếu kém, nhiều công việc triển khai kết hợp giữa các bộ phận liên quan không đợc chặt chẽ, nhiều khi dẫn đến tác phong giải quyết công việc bị hạn chế, gây khó khăn cho nhiều khách hàng. Hạn chế của công tác quản trị điều hành sản xuất, mà nguyên nhân chính là do một số cán bộ chủ chốt của Tổng công ty Xăng dầu không đợc đào tạo nâng cao nghiệp vụ, dẫn đến thiếu năng lực độc lập tự điều
hành công việc của mình. Đề nghị Tổng công ty cần xem xét, cân nhắc và bố trí lại vị trí một số cán bộ, nhất là cán bộ quản lý cấp phòng ban.
+ Đánh giá công tác quản trị tiêu thụ hàng hoá và dịch vụ:
- Kế hoạch sản xuất kinh doanh và tiêu thụ hàng hoá đều đợc xây dựng cho từng năm, trên cơ sở đó toàn Tổng công ty Xăng dầu phấn đấu để đạt đợc kế hoạch đó. Các mục tiêu của bán hàng đợc đặt ra chủ yếu là để thúc đẩy mức tiêu thụ của hàng hoá và chiếm lĩnh thị phần trên thị trờng.
- Chính sách bán hàng: sản phẩm tiêu thụ của Tổng công ty Xăng dầu chủ yếu là các loại mặt hàng xăng dầu, khách hàng chủ yếu là các đơn vị hành chính sự nghiệp và các đơn vị vận tải hành khách công cộng, nhân dân tiêu dùng, công nghiệp nông nghiệp. Sức tiêu thụ hàng mỗi năm là con số rất lớn. Tổng công ty Xăng dầu đã áp dụng hình thức bán hàng có khuyến mại rộng rãi và công khai, th- ởng cho những ngời môi giới đã có công giới thiệu khách hàng đến Tổng công ty Xăng dầu. Ngoài ra, Tổng công ty còn áp dụng chính sách sau bán hàng bằng cách bảo hiểm đối với nguyên liệu khí hoá lỏng. Đối với những khách hàng ký hợp đồng tiêu thụ với số lợng lớn còn đợc u đãi giảm giá. Tuy nhiên, Tổng công ty Xăng dầu cần tuyển dụng, đào tạo một đội ngũ làm công tác Marketing bán hàng, nghiên cứu và hoạch định chiến lợc lâu dài.
- Hiện tại Tổng công ty Xăng dầu đang áp dụng 2 phơng thức bán hàng đó là phơng thức bán hàng thanh toán gọn một lần có giảm giá và phơng thức bán hàng trả chậm. Hai phơng thức bán hàng này đều có u và nhợc điểm của nó. Với phơng thức bán hàng trả gọn Tổng công ty Xăng dầu thu hồi nhanh đợc vốn để đầu t quay vòng cho sản phẩm nhng các khoản chi phí và giảm giá cho khách hàng th- ờng là cao làm ảnh hởng đến lợi nhuận của Tổng công ty Xăng dầu. Phơng thức bán hàng trả chậm nghĩa là thanh toán chậm sau một thời gian nhất định, phơng thức này thu hút đợc khách hàng, đẩy sức tiêu thụ sản phẩm của Tổng công ty Xăng dầu nhng nó cũng gây nhiều khó khăn cho công tác tài chính của Tổng công ty Xăng dầu. Khách hàng khi đã nhận hàng thờng chiếm dụng vốn và dây da trả nợ kéo dài thậm trí không thanh toán số còn nợ lại, công việc đòi nợ lại gặp phải
nhiều khó khăn, chi phí tốn kém mà cuối cùng chính Tổng công ty Xăng dầu phải gánh chịu chi phí trả lãi ngân hàng. Điều này cũng gây ảnh hởng không tốt đến lợi nhuận của Tổng công ty.
- Các hoạt động trớc và sau bán hàng: trớc khi bán hàng, nghĩa là khi làm việc với khách hàng để giới thiệu sản phẩm, đội ngũ cán bộ ở bộ phận kinh doanh thờng tiếp cận với khách hàng, nêu những u điểm sản phẩm của Tổng công ty Xăng dầu nhằm thu hút khách hàng ký kết hợp đồng. Sau khi hàng hoá đã đợc tiêu thụ, Tổng công ty Xăng dầu đề cao chính sách chất lợng sản phẩm sau bán hàng. Chính điều này đã làm yên lòng nhiều khách hàng.
+ Đánh giá công tác quản trị mua hàng:
Mục tiêu của việc mua hàng là nhằm thoả mãn mọi nhu cầu của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Xăng dầu. Hàng hoá mua vào của Tổng công ty Xăng dầu gồm:
- Hàng hoá nhập ngoại: đây là một số chủng loại xăng dầu giá trị lớn, hàng hoá loại này thờng nhập qua các cơ quan trung gian có chức năng xuất nhập khẩu mặt hàng này. Loại hàng này thờng phải nhập theo lô với số lợng nhiều, chính điều này cũng gây ảnh hởng đến tình hình tài chính cho Tổng công ty Xăng dầu vì phải dự trữ một số lợng hàng hoá rất lớn, gây lãng phí về việc sử dụng đồng vốn. Giá cả mặt hàng này không đợc u đãi do nguồn hàng liên tục biến động giá.
+ Đánh giá công tác quản trị hàng tồn kho:
Để đáp ứng đợc yêu cầu của sản xuất, bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải tổ chức công tác quản trị hàng tồn kho nhằm duy trì liên tục và kịp thời cho nhiệm vụ chính là kinh doanh xăng dầu, là một doanh nghiệp lớn quy mô sản xuất kinh doanh lớn Tổng công ty có tổ chức một hệ thống kho tàng để dự trữ hàng hoá vật t thiết yếu. Công tác quản trị hàng tồn kho đợc theo dõi song song giữa thủ kho và kế toán và bao giờ cũng phải trùng khớp, nếu có sai lệch phải tìm rõ nguyên nhân và sử lý. Theo dõi cách ghi chép giữa thủ kho và kế toán thấy có nhiều tồn tại cần phải thay đổi cho có tính khoa học hơn.
+ Đánh giá công tác quản trị nhân sự:
Phòng tổ chức hành chính của Tổng công ty đợc giao nhiệm vụ làm công tác quản trị nhân sự, xây dựng và tập hợp hồ sơ của cá nhân ngời lao động, đồng thời tham mu bàn bạc cùng với lãnh đạo Tổng công ty để có biện pháp tuyển dụng cho phù hợp. Phòng tổ chức có nhiệm vụ theo dõi hồ sơ ngời lao động để giải quyết các chế độ chính sách đối với ngời lao động đang làm việc.
Trong vài năm gần đây Tổng công ty Xăng dầu đã tuyển dụng đợc một số cán bộ quản lý trẻ, có trình độ học vấn và nghiệp vụ. Số cán bộ này nhiệt tình hăng say với công việc và đã phát huy vị trí, vai trò của mình trong bộ máy điều hành quản lý của Tổng công ty Xăng dầu. Gần đây, Tổng công ty Xăng dầu đã cử một số cán bộ chủ chốt đi đào tạo và đào tạo lại nhằm nâng cao năng lực quản lý điều hành sản xuất cũng nh công tác quản lý đợc tốt hơn.
+ Đánh giá công tác quản trị tài chính.
Nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Xăng dầu chủ yếu là do ngân sách cấp bao gồm toàn bộ nhà xởng và máy móc thiết bị, kho bãi. Tổng vốn của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam đều tăng lên qua các năm, năm 1998 tăng gần 36 tỷ so với năm 1997, năm 1999 tăng hơn 61 tỷ so với năm 1998. Các quỹ đầu t cũng tăng lên qua các năm, cuối kỳ năm 1999 nh sau:
Tổng số vốn : 2.152 tỷ đồng
Vốn ngân sách : 1.003 tỷ đồng
Vốn tự bổ sung: 1.148 tỷ đồng
Vốn khác : 0,21 tỷ đồng
Trong bối cảnh nguồn vốn lớn, công tác quản trị tài chính càng trở nên quan trọng bảo đảm tính cân đối thu chi, các khoản phải thu và phải trả khách hàng. Phòng kế toán tài chính đã thờng xuyên báo cáo tình hình tài chính cho Ban lãnh đạo để có hớng giải quyết tạo nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh. Trong khi việc vay vốn lu động của ngân hàng gặp rất nhiều khó khăn, việc mua hàng hoá dự trữ của Tổng công ty nhiều khi còn gây lãng phí không cần thiết nhất là khi vốn lu
động không nhiều, đề nghị ban lãnh đạo thực sự coi trọng và thấu hiểu công tác quản trị tài chính, có nh vậy mới đảm bảo cân đối trong hoạt động tài chính.