- Một bộ chứng từ của lô hàng nhập khẩu này gồm các giấy tờ sau:
+ Giấy giới thiệu người đến làm thủ tục hải quan: 01 bản chính
+ Bản in tờ khai Hải quan: 02 bản chính
+ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản sao
+ Phiếu đóng gói: 1 bản chính: 01 bản sao
+ Vận đơn (Bill of Lading): 01 bản sao
+ Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): 01 bản sao
+ Chứng nhận phân tích C/A: 01 bản sao
+ Catologe mặt hàng nhập khẩu: 01 bản sao
Nhận hàng từđơn vị vận tải:
Quy trình làm thủ tục nhận hàng của Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam:
- Bước 1: Khi nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice) nhân viên phòng Xuất nhập
khẩu sẽ liên hệ với phịng Kế tốn để ứng tiền và mang Vận đơn (Bill of Lading), giấy lệnh giao hàng D/O (Deliver Order) lên trình cho hãng tàu
- Bước 2: Đến phòng Thương vụ cảng nộp một D/O bên trên có ghi mã số thuế để đóng
tiền và lấy phiếu EIR (Phiếu giao nhận Container)
- Bước 3: Đến Văn phòng đội giám sát cổng nộp: 01 bộ gồm (tờ khai bản chính + mã
vạch + phiếu EIR); 01 bộ gồm (tờ khai photo + mã vạch + D/O). Đội giám sát cổng sẽ cung cấp phiếu vào cổng và cho xe vào cổng.
- Bước 4: Đến văn phòng quản lý tàu cảng nộp các hóa đơn nộp phí, D/O và Packing List để ký xác nhận D/O
- Bước 5: Làm thủ tục tại bộ phận giao nhận tại kho vận: Trình D/O (Deliver Order)
và nhận phiếu xuất kho
- Bước 6: Kiểm tra container và giao hàng cho đơn vị vận tải:
+ Nhân viên giao nhận sẽ tiến hành kiểm tra Container và ghi vào giấy cược. Nếu container bị móp méo, hư hỏng phải yêu cầu Điều độ bãi phê chú vào “Phiếu nhận Container” đểsau này có cơ hội miễn trách đối với hãng tàu.
+ Giao cho đợn vị vận chuyển; Giám sát việc vận chuyển hàng lên phương tiện vận
- Bước 7: Tiến hành thanh lý cổng:
+ Nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai đã thông quan, lệnh giao hàng đã đóng dấu
“Giao hàng thẳng” và phiếu EIR từ phòng thương vụ cảng.
+ Giám sát thanh lý cổng, hàng được đưa ra khỏi cổng sẽ nhận lại bộ hồ sơ đã trình.
Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu:
- Sau khi hàng được ra khỏi cổng, đơn vị vận tải sẽ trung chuyển hàng hóa đến Nhà máy của Công ty tại Khu công nghiệp Thái Hòa. Tại đây, đơn vị vận tải sẽ bàn giao hàng cho thủ kho theo đúng số lượng và chủng loại trên Vận đơn.
- Sau khi hoàn thành việc nhận hàng, thủ kho sẽ báo cáo nhập hàng và chuyển biên giao nhận cho kế toán kho để lập phiếu nhập kho. Kế toán tại Nhà máy Đức Hòa sẽ thơng báo qua mail cho phịng Kế tốn – Tài chính và phịng Kinh doanh Nơng dược
hàng đã về tới kho với sốlượng và chủng loại như trong hợp đồng..
- Sau khi nhận thông tin và dữ liệu nhập kho, Kế toán tại Nhà máy Đức Hịa sẽ kiểm
tra thơng tin và đối chiếu với hàng đã nhận theo báo cáo của thủ kho và theo dõi hàng
tồn kho tại Nhà máy. Bước tiếp theo, Kế toán Nhà máy sẽ chuyển phiếu lập kho cùng các chứng từ có liên quan đến việc nhận hàng nhập khẩu về cho Phịng Kế tốn – Tài
chính để lưu chứng từ và theo dõi thanh toán khi đến hạn.
Khiếu nại và giải quyết vấn đề (nếu có):
- Trên thực tế, Cơng ty Cổ phần khử trùng Việt Nam rất ít gặp trường hợp phải khiếu nại. Tuy nhiên, nếu kiểm tra hàng hóa phát hiện sai sót thì cần căn cứ vào trách nhiệm
và nghĩa vụ của các bên để lựa chọn đối tượng khiếu nại cho phù hợp. Đối tượng có
thể là Nhà cung cấp hay Đơn vị vận tải:
+ Khiếu nại Nhà cung cấp: Trong trường hợp họ không giao hàng, giao hàng chậm, giao hàng thiếu hoặc giao hàng phù hợp với quy định của hợp đồng,…
+ Khiếu nại Đơn vị vận tải: Trong trường hợp hàng bị hư hỏng, mất mát, thiếu
hụt,…do lỗi của người chuyên chở,…
- Nếu hai bên không giải quyết được hoặc thỏa thuận khơng thỏa đáng thì bên phía nhập khẩu có thể kiện bên đối tác ra Hội đồng Trọng tài Quốc tế hoặc Tịa án. Với cơng ty việc giải quyết ở tòa là điều tối kỵ nhất nên trong trường hợp có khiếu nại Cơng ty và đối tác sẽ thỏa thuận đểđưa ra hướng giải quyết thỏa đáng cho cảđơi bên.
Thanh tốn và thanh lý hợp đồng:
- Theo như thỏa thuận hợp đồng thì phương thức thanh tốn lơ hàng này là phương
thức D/A. Theo phương thức thanh tốn này, phía nhập khẩu được phép nhận bộ
chứng từ khi ký hối phiếu thanh toán tiền hàng sau thông qua ngân hàng nhập khẩu.
Thông thường thời gian thanh tốn có thể là 30 ngày, 60 ngày hoặc 90 ngày.
- Sau khi kiểm tra hàng hóa khơng xảy ra bất kì vấn đề gì thì phịng Xuất nhập khẩu sẽ gửi cho phịng Kế tốn – Tài chính biên bản xác nhận cùng các chứng từ có liên quan. Kế tốn cơng nợ tại phịng Kế tốn – Tài chính sẽ căn cứ vào thời hạn nợ của hóa đơn
để theo dõi và lập đề nghị thanh toán tiền hàng cho Nhà cung cấp theo phương thức
thanh tốn D/A trong vịng 90 ngày kể từ ngày nhận B/L.
So sánh quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thực tế và lý thuyết: Ưu điểm:
- Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu:
+ Với lô hàng này Cơng ty đã đăng kí “Giấy chứng nhận đăng ký lưu hành chế phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng trông lĩnh vực gia dụng và y tế” tại Cục Quản lý
Môi trường Y tế. Do giấy đăng kí cịn hạn nên Cơng ty khơng cần làm thủ tục xin
giấy phép nhập khẩu cho lô hàng này. Nhờ đó, mà Cơng ty khơng phải tốn kém khoản chi phí nào cho việc làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu cũng như không tốn kém về mặt thời gian và cũng tránh được những sai sót trong lúc làm thủ tục.
- Bước 2: Làm thủ tục ban đầu thanh toán quốc tế:
+ Phương thức thanh tốn đối với lơ hàng này là phương thức thanh tốn D/A. Theo đó, bên phía Cơng ty có thể kiểm tra bộ chứng từ có đầy đủ những giấy tờ liên
quan hay không trước khi chấp nhận hối phiếu. Do đó, Cơng ty sẽ tránh được những thiếu sót về giấy tờ liên quan có trong bộ chứng từ. Qua đó, Cơng ty có thể tiết kiệm được thời gian khi những sai sót trong bộ chứng từ khơng xảy ra.
- Bước 3: Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm:
+ Đối với lô hàng này thì hai bên đã thỏa thuận sử dụng điều kiện CIF theo Incoterms
2010, theo đó thì phía xuất khẩu sẽ chịu trách nhiệm cho việc thuê tàu và tìm kiếm các cơng ty uy tín để mua bảo hiểm. Công ty VFC và Công ty Meghmani Organics
thuận sử dụng điều kiện CIF để áp dụng. Qua đó, Cơng ty VFC khơng có nghĩa vụ
thuê phương tiện vận tải cũng như khơng có nghĩa vụ mua bảo hiểm nên cũng tránh được những rủi ro trong lúc thuê tàu và mua bảo hiểm.
- Bước 4: Đăng kí kiểm tra chất lượng sản phẩm tại Trung tâm kỹ thuật tiêu chuẩn đo lường chất lượng 3 (QUATEST 3):
+ Với việc đăng kí kiểm tra chất lượng cho hàng hóa nhập khẩu, Cơng ty ln chọn những dịch vụ kiểm định tốt nhất để việc kiểm tra hàng hóa ln được đảm bảo. Bên cạnh đó, Công ty cũng rất chú trọng các khâu kiểm tra chất lượng sản phẩm
cũng như tuân thủ theo đúng quy định của Pháp luật.
+ Khi thực hiện đăng kí kiểm tra nhân viên của Cơng ty ln làm việc rất thận trọng và chuẩn xác để chuẩn bị đầy đủ tất cả những giấy tờ có liên quan đến việc đăng kí kiểm tra và ln hồn tất các giấy tờ, chứng từ trước ngày thực hiện công tác
này, để đảm bảo công tác diễn ra nhanh chóng, khơng mất nhiều thời gian và giảm
thiểu tối đa các sai sót về giấy tờ, chứng từ.
- Bước 7: Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu:
+ Đối với việc kiểm tra hàng hóa tại Nhà máy Đức Hịa thì nhân viên tại đây ln
làm việc rất cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác trong cơng tác kiểm tra lại số lượng hàng
cũng như chủng loại theo Vận đơn. Nhờ vậy mà Công ty giảm thiểu được tối đa
các sai sót trong khẩu kiểm tra hàng hóa.
+ Nhân viên của Cơng ty có tác phong làm việc chuyên nghiệp, được đào tạo bày bản và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận với nhau nên việc kiểm tra hàng
hóa lúc nào cũng rất nhanh chóng, chính xác và diễn ra thuận lợi. Bên cạnh đó, các
chứng từ và giấy tờ về hàng hóa cũng rất rõ ràng, dễ dàng đối chiếu lại khi cần thiết. Nhờ vậy mà Công ty luôn an tâm về lô hàng của mình.
- Bước 9: Thanh tốn và thanh lý hợp đồng:
+ Công ty luôn giữ sự tin tưởng, uy tín với các đối tác. Sau khi kiểm tra số lượng hàng hóa đúng số lượng và chủng loại thì phịng Kế tốn – Tài chính thực hiện
thanh tốn tiền hàng ngay. Do đó, Cơng ty rất hiếm khi xảy ra tình trạng khơng
thanh tốn đúng thời hạn quy định. Qua đó, có thể thấy được Cơng ty rất xem trọng
cậy không chỉ với các đối tác mà còn với các khách hàng đang tin dùng các sản phẩm tại Công ty. Nhờ vậy mà Công ty luôn là một bạn hàng đáng tin cậy, uy tín và trách nhiệm các tập đồn hàng đầu thế giới như: Syngenta, Sinon, NuFarm,…
Nhược điểm:
- Bước 5: Nhận bộ chứng từ và làm thủ tục khai báo hải quan:
+ Sau khi kí hợp đồng, hàng hóa đang trong q trình vận chuyển thì nhân viên phòng Xuất nhập khẩu sẽ theo dõi thời gian để nhận bộ chứng từ. Tuy nhiên, vào các đợt
cao điểm trong năm như dịp cuối năm phòng Xuất nhập khẩu quá tải khối lượng
công việc nên đôi lúc nhân viên lơ là, không chú ý theo dõi, bám sát thời gian để nhận bộ chứng từ làm cho việc nhận bộ chứng từ bị chậm trễ so với tiến độ làm
ảnh hưởng đến quá trình khai báo hải quan.
+ Đối với việc thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan thì cơng ty đã sử dụng phần
mềm khai báo hải quan điện tử. Tuy nhiên việc khai báo này đơi lúc vẫn cịn bị mất rất nhiều thời gian do đường truyền mạng tại Công ty chập chờn và thường không ổn định nên việc khai báo hải quan phải làm đi làm lại rất nhiều lần thì mới có thể hồn tất. Do đó, trong cơng tác này, Cơng ty phải mất rất nhiều thời gian thì mới có thể thực hiện khai báo hải quan một cách chuẩn xác.
- Bước 6: Nhận hàng từđơn vị vận tải:
+ Đối với việc nhận hàng tại cảng từ đơn vị vận tải, do một số sai sót trong q trình
làm thủ tục, giấy tờđể hồn tất cơng tác nhận bộ chứng từ và việc thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử vẫn còn nhiều bất cập khiến cho công tác khai báo
hải quan bị mất nhiều thời gian. Từ đó, đã ảnh hưởng đến việc nhận hàng hóa tại cảng và dẫn đến phát sinh thêm nhiều chi phí khơng được dự trù, phải đóng thêm phí phụ chẳng hạn như chi phí lưu kho. Đồng thời, điều đócũng làm ảnh hưởng đến chi phí và lợi nhuận của Cơng ty cũng như thời gian để hồn tất cơng tác nhận
hàng hóa từđơn vị vận tải tại cảng khơng diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
Đánh giá những ưu điểm và nhược điểm:
Dựa trên những phân tích và lập luận nêu trên, tác giả tổng hợp lại những ưu điểm và
nhược điểm như sau:
Bảng 2. 1 Bảng tổng hợp những ưu điểm của quy trình tổ chức thực hiện hợp
đồng nhập khẩu nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi của Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam
Ưu điểm Nguyên nhân
1
(Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu)
Giảm thiểu các khoản chi phí và thời gian trong việc xin giấy phép nhập khẩu
Công ty không cần xin giấy phép nhập khẩu vì cơng ty đã có giấy phép lưu hành sản phẩm do Cục Quản lý Môi
trường Y tế cấp
2
(Bước 2: Làm thủ tục ban đầu thanh tốn
quốc tế)
Có thể kiểm tra bộ chứng từ trước khi
chấp nhận thanh toán
Thanh toán theo phương thức D/A nên
Cơng ty có thể kiểm tra những sai sót (nếu có) của bộ chứng từ trước khi
chấp nhận hối phiếu
3
(Bước 3: Thuê phương tiện vận tải và mua
bảo hiểm)
Tránh những rủi ro trong việc thuê
phương tiện vận tải và mua bảo hiểm
Áp dụng điều kiện CIF trong Incoterms 2010 nên việc thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm do bên xuất khẩu chịu trách nhiệm
4
(Bước 4: Đăng kí kiểm tra chất lượng sản
phẩm)
Tiết kiệm thời gian trong cơng tác đăng kí
kiểm tra chất lượng sản phẩm
Nhân viên Xuất nhập khẩu luôn chuẩn bị đầy đủ tất cả các giấy tờ trước khi đăng kí kiểm tra chất lượng sản phẩm Ít sai sót trong cơng tác đăng kí kiểm tra
chất lượng sản phẩm
Cơng ty luôn tuân thủ đúng theo quy định Pháp luật
5
(Bước 7: Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu)
Giảm thiểu tối đa các sai sót trong khâu kiểm tra hàng hóa nhập khẩu
Nhân viên Kế tốn tại Nhà máy luôn làm việc rất cẩn thận và tỉ mỉ, luôn kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhập kho. Công ty luôn an tâm về lô hàng.
Các chứng từ rõ ràng, dễ dàng đối chiếu
lại khi cần
Nhân viên Kế toán tại Nhà máy và Thủ kho ln có sự phối hợp chặt chẽ trong khâu kiểm tra hàng hóa và chứng từ
6 (Bước 9:Thanh toán, thanh lý hợp đồng)
Tạo sự uy tín và tin cậy với các đối tác
Công ty ln thanh tốn hợp đồng
theo đúng thời hạn đã thỏa thuận
2.4.3.2 Nhược điểm:
Bảng 2.2 Bảng tổng hợp những nhược điểm của quy trình tổ chức thực hiện
hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi của Công ty Cổ phần
khử trùng Việt Nam
Nhược điểm Nguyên nhân
1
(Bước 5: Nhận bộ chứng từ và làm thủ
tục khai báo hải quan)
Lơ là trong công tác theo dõi, bám sát thời gian nhận bộ chứng từ
Vào các đợt cao điểm trong năm như
dịp cuối năm, khối lượng công việc quá tải nên nhân viên không chú ý đến thời gian thông báo nhận bộ chứng từ Mất nhiều thời gian trong công tác thực
hiện khai báo hải quan điện tử
Do đường truyền mạng của Công ty
hay chập chờn và thường không ổn định
2
(Bước 6: Nhận hàng từđơn vị vận tải)
Chi phí phụ phát sinh trong quá trình nhận hàng tại cảng từ đơn vị vận tải
Do một số sai sót trong q trình làm thủ tục, giấy tờ nhận bộ chứng từ và trong lúc thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan còn nhiều bất cập, thiếu sót đã làm ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng
Nguồn: Tác giả
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Chương 2 đã phân tích cụ thể quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên
liệu sản xuất thuốc diệt muỗi. Trong quá trình nêu rõ từng giai đoạn cụ thể của quy trình, tác giả đã cố gắng bám sát thực tế mà mình quan sát được trong quá trình thực tập tại
Công ty. Điều này giúp tác giả phân tích được những ưu điểm và nhược điểm của quy
trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu sản xuất thuốc diệt muỗi tại Công ty Cổ phần khử trùng Việt Nam.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU SẢN XUẤT THUỐC DIỆT MUỖI
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHỬ TRÙNG VIỆT NAM