− Thành lặp hội đồng tuyển dụng
Để chuẩn bị cho công tác tuyển dụng, Công ty cho thành lập Hội đồng tuyển dụng, Hội đồng này sau đó sẽ tiến hành xác định các tiêu chuẩn tuyển chọn cho từng đối tượng tuyển chọn, tổ chức phỏng vấn và ra quyết định tuyển dụng. Cơ cấu Hội đồng gồm:
+ Chủ tịch Hội đồng: Giám đốc (Phó giám đốc được Giám đốc ủy quyền);
+ Thường trực Hội đồng: Trưởng Phịng Tổ chức hành chính;
+ Các ủy viên: Chủ tịch Công đồn, Trưởng phịng ban hoặc đơn vị trực thuộc đang có nhu cầu được bố trí thêm lao động, cán bộ phụ trách đào tạo, cán bộ phụ trách y tế và thư ký Hội đồng tuyển dụng.
− Thông báo tuyển dụng: Công ty luôn ưu tiên, tạo cơ hội phát triển, thăng tiến cho nhân viên của Công ty (cán bộ công nhân viên được ứng tuyển vào những vị trí khác đang trống), cũng như tạo điều kiện cho nhân viên được giới thiệu người thân, bạn bè của mình vào làm việc tại Cơng ty.
Khi có nhu cầu tuyển dụng, Phịng Tổ chức hành chính ra thơng báo tuyển dụng nhân viên trên E-Mail nội bộ của Công ty, đăng thông tin quảng cáo tuyển dụng trên báo Người lao động. Nội dung thông báo tuyển dụng gồm: Các yêu cầu, điều kiện tuyển dụng, hồ sơ, thời gian nhận hồ sơ.
Thực tế trong các năm qua, số lượng người lao động được tuyển dụng vào Công ty rất lớn. Mặc dù qua các lần tuyển dụng, số người được tuyển dụng qua kênh thơng tin quảng cáo trên báo chí là rất ít và cịn lại đa số được tuyển dụng thơng qua sự giới thiệu của người thân nội bộ trong Công ty; đồng thời từ nguồn luân chuyển điều động từ nội bộ đơn vị.
Về mặt tích cực trong hình thức tuyển dụng này: Qua các lần tuyển dụng được thực hiện nhanh, gọn, tiết kiệm được chi phí và thời gian cho việc tuyển dụng; đối với việc luân chuyển điều động cán bộ trong đơn vị thì nhân viên thuận lợi hơn trong việc thực hiện cơng việc bởi vì họ đã làm quen và hiểu được mục tiêu của Công ty.
Tuy nhiên, về mặt hạn chế: Làm cho một số người bên ngồi có ít cơ hội xin việc, cịn Cơng ty cũng bỏ qua cơ hội để có thể tuyển chọn được người giỏi; khâu
phỏng vấn tuyển dụng chỉ là hình thức, khơng có tính cạnh tranh, có những lúc phải tuyển dụng cả những người không đạt yêu cầu, do áp lực từ các mối quan hệ quen biết.
− Tiếp nhận và sơ loại hồ sơ tuyển dụng
Phịng Tổ chức hành chính có nhiệm vụ tiếp nhận và kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ tuyển dụng, loại những hồ sơ không đạt yêu cầu. Tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ như sau:
Về hình thức hồ sơ phải đầy đủ các giấy, tờ sau:
+ Đơn xin việc;
+ Sơ yếu lí lịch (có chứng thực của địa phương);
+ Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờ thể hiện trình độ, khả năng nghiệp vụ của ứng viên (nếu có), (có chứng thực hoặc đối chiếu với bản gốc);
+ Giấy khám sức khỏe (thời gian không quá 6 tháng);
+ Bản sao hộ khẩu, Giấy đăng ký tạm trú (nếu có);
+ Bản sao CMND;
+ 04 tấm hình 3*4;
+ Quyết định thơi việc đơn vị cũ (nếu cần);
Về nội dụng hồ sơ phải thể hiện đựơc trình độ chun mơn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bày của Đơn xin việc và Sơ yếu lí lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn; Ứng viên phải đựơc xác nhận có đủ sức khỏe thông qua Giấy khám sức khỏe đã đựơc xác nhận của Cơ quan y tế có thẩm quyền.
Ưu điểm của bước này, việc sàn lọc số lượng hố sơ càng ít thì chất lượng hồ sơ càng cao, tiết kiện thời gian cho việc phỏng vấn các hồ sơ không đạt yêu cầu. Tuy nhiên, cách tiền hành này cũng có hạn chế là có thể có những ứng viên giỏi nhưng việc trình bày hồ sơ chưa được tốt, trong khi cac ứng viên khác thiếu thành thật lại có thể dấu khuyết điểm khoe thành tích trong hồ sơ.
− Tổ chức kiểm tra phỏng vấn
Sau khi thu nhận và xử lý sơ tuyển hồ sơ xin việc, Hội đồng tuyển dụng gửi thư mời, thông báo đến các ứng cử viên và tổ chức tiến hành kiểm tra phỏng vấn.
Kiểm tra phỏng vấn sơ bộ:
+ Yêu cầu ứng cử viên điền vào phiếu đăng ký tuyển dụng tại Công ty để làm cơ sở so sánh giữa các ứng cử viên và cung cấp thông tin cần thiết cho các cuộc phỏng vấn sau;
+ Tìm hiểu thêm những điểm còn nghi ngờ, chưa rõ ràng trong hồ sơ xin việc;
dụng.
+ Tạo điều kiện cho các ứng cử viên hiểu biết thêm về Cơng ty và vị trí tuyển
Kiểm tra phỏng vấn chuyên môn:
+ Tổ chức làm bài thi trắc nghiệm để bổ sung cho việc đánh giá năng lực các ứng cử viên;
+ Hội đồng tuyển dụng xét duyệt mẫu đơn xin việc cùng với sơ yếu lý lịch để khai thác những kinh nghiệm cũ có liên quan đến vị trí tuyển dụng, quá trình đào tạo liên quan trước kia và những mối quan tâm đến công việc của ứng viên xin việc;
+ Hội đồng tuyển dụng hỏi kiểm tra kiến thức chuyên môn và đưa ra các tình huống yêu cầu của vị trí tuyển dụng để các ứng viên trả lời và giải quyết tình huống, sau đó Hội đồng tuyển dụng đánh giá, nhận xét.
− Ra quyết định tuyển dụng
Sau khi kiểm tra phỏng vấn, Hội đồng tuyển dụng họp đi đến thống nhất ra quyết định tuyển dụng các ứng cử viên đạt yêu cầu. Trong quyết định tuyển dụng có nêu rõ: Chức vụ, nơi làm việc, lương bổng, thời gian thử việc theo quy định (thường là 02 tháng),... Khi đã có quyết định tuyển dụng, ứng viên tiến hành thử việc và được hưởng 80% hệ số lương cấp bậc. Trong thời gian này, người lao động được giới thiệu sơ lược về Công ty và các mục tiêu của Công ty, nội quy lao động,... Khi hết thời gian thử việc, nếu khơng có gì trở ngại, người lao động được ký hợp đồng lao động với thời hạn 12 tháng, sau 12 tháng sẽ được xem xét ký lại hợp đồng lao động có thời
hạn 36 tháng, sau 36 tháng sẽ được xem xét ký lại hợp đồng không xác định thời hạn. Kể từ khi ký hợp đồng lao động, người lao động được hưởng 100% hệ số lương cấp bậc, được tham gia BHXH, BHYT theo quy định.
Tóm lại, trong thực tế, việc tuyển dụng của công ty chưa được phổ biến rộng
rãi, chưa theo đúng quy trình của quá trình đảm bảo nhân sự từ bên ngoài. Việc tuyển dụng chủ yếu và phổ biến là thông qua giới thiệu, quen biết, người thân, họ hàng và nhiều khâu trong quy trình tuyển dụng mang nặng hình thức chưa căn cứ vào tiêu chuẩn cụ thể, chưa thật sự khách quan. Mặt khác, các thành viên trong hội đồng tuyển dụng gần như chưa qua huấn luyện kỹ năng có liên quan (kỹ năng phân tích, kỹ năng phỏng vấn), chưa thực hiện được việc phân tích cơng việc thơng qua bảng mơ tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho các chức danh trong công ty để làm căn cứ tuyển dụng. Do vậy dẫn đến tình trạng nhân sự mới dù đáp ứng được một số yêu cầu về bằng cấp, trình độ chun mơn và kinh nghiệm nhưng công ty cũng phải mất rất nhiều thời gian để đào tạo lại họ cho phù hợp với yêu cầu công việc. Một thực tế đang diễn ra tại công ty là do tuyển quá nhiều con cháu dẫn đến sự mất đồn kết trong nội bộ vì một bộ phận lao động ỷ vào các mối quan hệ của mình mà lười lao động hoặc coi thường những người khác trong cơng ty.
2.3.3 Bố trí, phân cơng sắp xếp và đề bạt nhân viên
Nhìn chung qua các năm đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh, công tác tổ chức sắp xếp đội ngũ tại các phân xưởng rất tốt, tồn bộ cơng nhân kỹ thuật qua đào tạo cơ bản từ các trường dạy nghề phía nam và trường đào tạo nghề Viglacera.
Điều quan tâm nhất là cơ cấu tổ chức bộ phận lao động thuộc khối hành chính và quản lý đang tồn tại một số mặt như sau:
Sắp xếp, bố trí, phân cơng chưa thật sự dựa vào phân tích cơng việc để xác định đúng chức năng nhiệm vụ cũng như các yêu cầu của công việc để bố trí, phân cơng nhân viên đúng với trình độ chun mơn mà hầu như chỉ dựa vào kinh nghiệm thâm niên công tác; hay điều động cán bộ từ phòng, ban này đến phịng, ban khác; cũng có trường hợp điều động cán bộ từ các đơn vị thành viên của Tổng cơng ty sang để bố trí sắp xếp cơng việc do có quen biết… làm cho một số người giỏi ít có cơ hội
để phát huy hết năng lực và trình độ chun của họ. Điều này ảnh hưởng khơng nhỏ đến năng suất lao động, hiệu quả làm việc cũng như nghị lực làm việc, khả năng cống hiến, ý chí phấn đấu của những người lao động có năng lực, có tầm nhìn và có tâm.
Ngồi ra, trong cơ cấu tổ chức tại một số phịng ban việc bố trí, phân cơng vẫn cịn một số mặt chưa hợp lý, có vị trí cơng việc của phịng ban này thừa, có vị trí cơng việc của phịng ban khác lại thiếu nhân viên làm ảnh hưởng đến động lực một số người lao động có tinh thần nhiệt huyết cũng như sự ỷ lại của nhân viên.
Bổ sung cho nội dung này, chúng tôi tiến hành khảo sát phỏng vấn những người có trình độ từ Trung cấp trỡ lên ( 99 người) đang công tác tại Công ty ( Nội dung thực hiện Phụ lục số 02) với kết quả như sau:
B
ả ng 2.5 : Thống kê sự thỏa mãn của công việc đang đảm nhiệm
Công việc đúng chuyên môn Hiểu tinh chất cơng việc Hồn thành cơng việc Muốn tiếp tục cơng việc Thích thú cơng việc Số mẫu Mẫu Lỗi N (missing)
Giá trị trung bình (mean)
Độ lệch chuẩn (Std.Deviation) Mức độ thấp nhất Mức độ cao nhất 99 0 4,55 1,372 1 7 99 0 5,13 0,765 3 7 99 0 5,09 0,730 4 7 99 0 5,21 0,860 3 7 99 0 4,84 0,877 3 7
(Ghi chú: Giá trị trung bình: 1- Hồn tồn khơng thỏa mãn ;7: Hồn tồn thỏa mãn).
B
ả ng 2.6 : Nhận xét, đánh giá thỏa mãn của 99 người về công việc
V Nội dung câu hỏi Mức độ thỏa mãn
1 2 3 4 5 6 7
01 Anh/Chị được bố trí, phân cơng cơng việc đúng chun mơn 1 9 13 18 32 22 4 02 Anh/Chị hiểu được tính chất công việc đang làm 1 17 52 26 3 03 Anh/Chị ln có hồn thành cơng việc đúng tiến độ 19 55 22 3 04 Anh/Chị mong muốn tiếp tục làm công việc đang phụ trách 13 3 14 36 28 5 05 Anh/Chị thích thú với cơng việc đang làm 10 4 23 29 21 2
(Ghi chú: 1- Hồn tồn khơng thỏa mãn ;7: Hoàn toàn thỏa mãn).
Qua kết quả từ bảng 2.5 và 2.6 ta thấy, 23 người (chiếm 23,23%) khơng thỏa mãn hay thỏa mãn rất ít về việc bố trí, phân cơng họ làm việc khơng đúng với chuyên môn, mức thỏa mãn được đánh giá ở mức giá trị trung bình (mean) là 4,55. Mặc dù vậy, họ vẫn hiểu, nắm được tính chất cơng việc và hồn thành cơng việc đúng tiến độ. Tuy vậy, một số không muốn tiếp tục làm công việc đang phụ trách ( có 16 người, chiếm 16,16% trả lời mức thỏa mãn rất thấp dưới trung bình) cũng như khơng thích thú với cơng việc đang làm ( có 14 người, chiếm 14,14% trả lời mức thỏa mãn rất thấp).
Về vấn đề đề bạt, thăng tiến trong công việc: cơ hội thăng tiến đặt ra cho các nhân viên là rất thấp. Việc đề bạt, thăng tiến dựa vào lý lịch, kinh nghiệm và thâm niên công tác, chưa thật sự căn cứ vào năng lực chun mơn để làm tiêu chí cho việc đề bạc thăng chức cho nhân viên; chưa mạnh dạn đề bạt, bổ nhiệm, trao cơ hội cho những người trẻ, họ có đủ năng lực chun mơn để đảm nhận công việc và đầy nhiệt huyết cống hiến, biết làm và dám chịu trách nhiệm. Chính điều này đã làm nản lịng các người trẻ có năng lực và sự tôn trọng của những người này với cấp trên cũng hạn chế. Ảnh hưởng động cơ phấn đấu của những người giỏi, dể tạo tâm lý chán nản và có thể rời bỏ cơng ty.
Theo khảo sát đánh giá của 99 người được hỏi về cơ hội được đề bạt, thăng tiến trong công việc như sau:
B
ả ng 2.7 : Thống kê sự thỏa mãn của cơ hội thăng tiến
Hiểu điều kiện thăng tiến Cơ hội thăng tiến Cơng việc có làm phát triển chun mơn Chính sách thăng tiến cơng bằng Quan tâm đến thăng tiến Khích lệ trong cơng việc Mẫu Số mẫu N Lỗi (missing)
Giá trị trung bình (mean)
Độ lệch chuẩn (Std.Deviation) Mức độ thấp nhất Mức độ cao nhất 99 0 99 0 3,36 0,974 2 6 99 0 4,20 0,979 1 6 99 0 3,80 0,808 2 5 99 0 3,23 1,028 1 5 99 0 4,14 0,796 2 6
B
ả ng 2.8 : Nhận xét, đánh giá thỏa mãn của 99 người về cơ hội thăng tiến
V Nội dung câu hỏi Mức độ thỏa mãn
1 2 3 4 5 6 7
11 Anh /Chị hiểu và nắm rõ điều kiện thăng tiến 9 23 28 28 11 12 Anh/Chị có nhiều cơ hội thăng tiến trong công việc 21 34 32 11 1 13 Vị trí cơng việc có cơ hội phát triển chun mơn của Anh/Chị 1 4 17 33 40 4 14 Chính sách thăng tiến của cơng ty có cơng bằng 5 29 46 19 15 Anh/Chị được quan tâm đến thăng tiến trong cơng việc 2 23 38 22 14 16 Anh/Chị được khích lệ trong cơng việc 2 16 50 28 3
(Ghi chú: 1- Hồn tồn khơng thỏa mãn ; 7: Hoàn toàn thỏa mãn).
Ngu ồ n: Trích từ phụ lục số 04
Kết quả ở bảng 2.7 và 2.8 cho thấy, khơng có ai hồn tồn thỏa mãn về điều kiện thăng tiến, chỉ có 39 người ( chiếm 39,39%) là thỏa mãn, yếu tố này khi khảo sát được 99 người đánh giá sự thỏa mãn ở mức giá trị trung bình (mean) là 4,06; cịn khi hỏi về có cơ hội thăng tiến trong cơng việc, chỉ có 12 người ( chiếm 12,12%) là thỏa mãn, đánh giá ở mức thỏa mãn với giá trị trung bình là 3,36 ( rất thấp, dưới mức trung bình); cũng như họ nhận xét chính sách thăng tiến của Cơng ty khơng cơng bằng, chí có 19 người ( chiếm 19,19%) thỏa mãn và ít được khích lệ trong cơng việc từ các điều kiện thăng tiến, chỉ có ( chiếm 31,31%) thỏa mãn, mức thỏa mãn được đánh giá là 3,8; và chỉ có 14 người ( chiếm 14,14%) là quan tâm đến cơ hội được đề bạt, thăng tiến trong công việc, mức thỏa mãn được đánh giá ở giá trị rất thấp chỉ là 3,23.
2.3.4 Đánh giá hồn thành cơng việc
Với cơng tác đánh giá hồn thành công việc, hiện tại Công ty đang thực hiện đánh giá, xếp loại lao động hàng tháng theo quy chế đánh giá xếp loại lao động A, B, C, D. Theo đó, sau mỗi tháng lãnh đạo các phòng, ban và phân xưởng tổ chức họp đánh giá xếp loại lao động cho từng nhân viên của đơn vị mình dựa vào các tiêu chí trong quy chế đánh giá, xếp loại của Cơng ty thơng qua biên bản họp, sau đó chuyển đến Hội đồng thi đua khen thưởng của cơng ty ( Giám đốc/phó Giám đốc được ủy quyền chủ tịch, Trưởng phịng Tổ chức hành chính ủy viên thường trực, đại diện Cơng đồn, các ủy viên khác và thư ký). Trong đó:
Lao động được đánh giá, xếp loại A: Không vi phạm bất kỳ nội quy, quy định nào của Cơng ty và hồn thành tốt công việc…, được hưởng lương với hệ số hồn thành cơng việc là 1.0 ( tương đương 100% tiền lương thực nhận);
Lao động được đánh giá, xếp loại B, C, D thì tùy theo mức độ vi phạm các nội quy, quy định nào của Công ty, căn cứ vào các tiêu chí của bản quy chế mà áp dụng hệ số hồn thành cơng việc tương ứng là 0,9; 0,8 và 0,5 ( tương đương 90%, 80% và 50% tiề lương thực nhận);
Tổng kết 12 tháng của năm, nếu nhân viên nào được đánh giá, xếp loại lao động 100% là A ( 12 tháng được A) thì sẽ được chia lương bổ sung và nhận thưởng