3.3. Kiến nghị về việc lựa chọn phần mềm kế tốn cho tương lai
Đề tài này trình bày về cách thức quản lý thành công một quá trình lựa chọn phần mềm kế tốn, từ khi bắt đầu cho đến khi đưa ra quyết định.
Quá trình lựa chọn phần mềm kế toán gồm 5 bước sau:
Bước 1. Xác định các động cơ: tại sao, cái gì, khi nào, ai và như thế nào.
Việc lựa chọn phần mềm kế toán phải xem như là một dự án và xác định đúng động cơ lựa chọn. Để xác định được động cơ cần trả lời được các câu hỏi:
− Tại sao chúng ta lại làm việc này? Phải tìm ra càng nhiều nguyên nhân càng tốt cho câu hỏi này.
− Chi phí đầu tư là bao nhiêu? Chi phí này phải được xem xét cả các chi phí phát sinh như chi phí phần mềm (tạo mới, sửa đổi,...); chi phí phần cứng (máy tính, mạng, dịch vụ,...); chi phí triển khai (đào tạo nhân viên, chuyển đổi số liệu cũ,...) và chi phí hỗ trợ sau đào tạo.
− Khi nào chúng ta sẽ bắt đầu quá trình lựa chọn? Tốt nhất là 6 tháng trước khi triển khai và tránh bắt đầu vào đầu năm mới hoặc cuối năm. Phải xác định rõ các thời điểm: bắt đầu quá trình lựa chọn, quyết định lựa chọn, bắt đầu triển khai, kết thúc triển khai.
− Những lợi ích gì chúng ta mong muốn từ hệ thống mới? Liệt kê danh sách các lợi ích đạt được khi sử dụng hệ thống mới như thông tin được cung cấp đầy đủ và kịp thời, giảm bớt chi phí hàng tồn kho, quản lý cơng nợ và dịng tiền tốt hơn,...
− Những ai sẽ bị tác động bởi hệ thống mới? Liệt kê các bộ phận, cá nhân sẽ bị ảnh hưởng khi áp dụng, triển khai hệ thống mới.
− Quá trình lựa chọn sẽ được quản lý như thế nào? Kinh phí đầu tư, các nguồn lực, cách thức tiến hành sẽ phụ thuộc vào quá trình lựa chọn được quản lý như thế nào. Chúng ta có thể tự làm và có một người lãnh đạo chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Chúng ta cũng có thể thuê các nhà tư vấn.
Bước 2. Cơ sở cho sự lựa chọn: đội ngũ, phương pháp, công cụ.
Đội đề án, phương pháp lựa chọn, công cụ quản lý là cơ sở cho q trình lựa chọn. Đội đề án thường có các thành viên sau:
− Người đỡ đầu đề án (có thể là giám đốc hoặc phó giám đốc tài chính)
− Phụ trách đề án
− Chun gia về phân tích hệ thống thơng tin
− Các nhà tư vấn bên ngoài
Bước 3. Xây dựng tài liệu mời thầu
Tài liệu mời thầu dùng để xác định các nhà cung cấp phần mềm đáp ứng các yêu của đề án đặt ra.
Tài liệu mời thầu giúp ta tin chắc là tất cả các nhà cung cấp đều lựa chọn dựa trên cùng một tiêu chuẩn và các bảng trả lời sẽ giúp ta dễ dàng theo dõi và so sánh.
Tài liệu mời thầu cần có đầy đủ các nội dung sau: 1. Giới thiệu về đề án
2. Yêu cầu về công nghệ
3. Yêu cầu chung về các phần hành nghiệp vụ 4. Các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù
5. Các yêu cầu về triển khai thực hiện 6. Bảng giá
Mỗi mục này thường không được quá một trang giấy.
Bước 4. Xây dựng các ví dụ kiểm tra
Sau khi đã chọn được 2-3 nhà cung cấp dựa vào các tài liệu tham gia thầu ta phải xây dựng các ví dụ kiểm tra dùng cho xem xét cụ thể hơn khả năng của từng phần mềm. Các ví dụ kiểm tra nên xây dựng dựa trên một quá trình nghiệp vụ khép kín và có thể liên quan đến nhiều phần hành nghiệp vụ. Ý tưởng ở đây là kiểm tra phần mềm về quá trình xử lý số liệu chứ không phải là các chức năng. Các ví dụ kiểm tra khơng chỉ dừng lại ở các quá trình kế tốn mà cả ở các quá trình quản lý hệ thống phần mềm, cơng nghệ, q trình hỗ trợ ra quyết định.
Cần chú ý là các quá trình xử lý, các chức năng trong phần mềm thường đã được kiểm tra bởi nhà phát triển phần mềm, nên các ví dụ kiểm tra khơng nên gói gọn trong các nghiệp vụ thường ngày mà nên tập trung kiểm tra các nghiệp vụ đặc trưng của bệnh viện. Ví dụ như mua, bán, xuất, nhập, thanh lý điều chuyển y dụng cụ; thanh tốn các loại phí khám, chữa bệnh,…
Bước 5. Lựa chọn nhà cung cấp
Lập ra bảng đánh giá cho mỗi sản phẩm của từng nhà cung cấp và xem xét đánh giá vào bảng này. Lập bảng để có cơ sở và dễ dàng so sánh các nhà cung cấp và các sản phẩm khác nhau.
Ngoài ra cũng cần liên lạc với các khách hàng cũ của từng nhà cung cấp để nhận được thông tin phản hồi khách quan hơn. Liên lạc có thể trực tiếp hoặc qua email, điện thoại, khi đó các câu hỏi nên đưa ra là:
− Điểm hay nhất của phần mềm kế tốn này là gì? Điểm gì khơng đạt yêu cầu?
− Các chức năng x, y, z có đáp ứng được u cầu khơng?
− Việc hỗ trợ như thế nào? Trong bao lâu thì có hỗ trợ sau khi có thơng báo? Cán bộ hỗ trợ có đáp ứng được u cầu khơng?
− Khi áp dụng chương trình có phải nâng cấp phần cứng khơng?...
Dựa trên các bảng đánh giá và kiểm tra tại các khách hàng ta có thể lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất với yêu cầu của bệnh viện.
Kết luận chương 3
Sau khi xem xét thực trạng và nghiên cứu mục tiêu phát triển của bệnh viện, chương này đề xuất các giải pháp từ lựa chọn phần mềm kế toán cho tương lai đến những cải tiến phù hợp cho hiện tại. Những giải pháp được đề cập xuất phát từ quy trình nghiệp vụ kế tốn cần thay đổi để tăng tính nhanh chóng, chính xác và hiệu quả, xuất phát từ ứng dụng công nghệ thơng tin để tăng tính an tồn, bảo mật, hạn chế rủi ro. Do tác giả không chuyên về công nghệ thông tin nên các giải pháp về công nghệ thông tin không được nêu đầy đủ chi tiết kỹ thuật, nếu triển khai các giải pháp đề tài đã đề nghị vào thực tế thì cần thêm sự hỗ trợ của các chuyên gia công nghệ thông tin.
KẾT LUẬN
Trong thời đại kinh tế tri thức, trong đó thơng tin là hàng hóa q giá nhất. Cơng tác kế tốn không thể thực hiện theo phương thức thủ công, vừa kém hiệu quả vừa dễ mắc phải sai sót. Từ đó việc sử dụng phần mềm kế tốn là điều càng trở nên hiển nhiên. Tuy nhiên hiện nay (năm 2010), các phần mềm kế toán như “trăm hoa đua nở”, làm cho bộ phận lãnh đạo và các nhân viên kế tốn cảm thấy phân vân khơng biết chọn và sử dụng hệ thống phần mềm kế toán nào là phù hợp và hiệu quả nhất.
Bệnh viện chấn thương chỉnh hình là một đơn vị hành chính sự nghiệp cũng khơng nằm ngồi vịng xoay đó. Mặc dù đã được Sở Y Tế Thành phố Hồ Chí Minh giới thiệu và cung cấp một phần mềm kế tốn nhằm phục vụ cơng tác kế toán tại bệnh viện nhưng hiệu quả sử dụng như thế nào vẫn chưa được nghiên cứu thấu đáo.
Đề tài được tác giả đặt ra nhằm điền vào chỗ cịn khuyết đó. Nội dung đề tài đã đạt được là nghiên cứu về hệ thống thơng tin kế tốn trong điều kiện tin học hóa cơng tác kế tốn tại bệnh viện chấn thương chỉnh hình nhằm đưa ra giải pháp tổ chức sử dụng phần mềm kế toán hiệu quả nhất. Đồng thời đề tài đưa ra một số nhận xét và đề xuất giải pháp tổ chức thiết kế phần mềm kế tốn cho bệnh viện. Ngồi ra tác giả còn kiến nghị Nhà nước, doanh nghiệp, các cơ sở đào tạo các chính sách, chương trình nhằm hỗ trợ để triển khai mới hoặc nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán.
Tuy nhiên, dù cố gắng hết sức để thực hiện đề tài này một cách khoa học, nghiêm túc và để có thể áp dụng trong thực tiễn nhưng với trình độ hạn chế của tác giả nên khó tránh khỏi những thiếu sót. Tác giả chân thành cảm ơn những đóng góp quý báu của đọc giả để tác giả có thể hồn thiện hơn đề tài này.
Tác giả chân thành cảm ơn Tiến sĩ Lê Ngọc Tánh đã giúp đỡ trong quá trình sơ khai của đề tài.
Tác giả đặc biệt cảm ơn Phó giáo sư, Tiến sĩ Phạm Văn Dược đã hướng dẫn tác giả thực hiện đề tài thành công.
Tài liệu tham khảo
1. Bộ tài chính (2006), Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC về Chế độ kế tốn đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Lao động – Xã hội
2. Chính phủ (2006), Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 quy định
quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập
3. Th.S Đinh Thế Hiển (2002), Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý, NXB Thống kê, TP.HCM
4. TS. Trần Phước (2001), Xây dựng cơ sở dữ liệu phù hợp cho việc thiết kế phần
mềm kế toán theo hệ thống kế toán Việt Nam hiện nay, Luận văn thạc sĩ, Đại
học Kinh tế TP.HCM
5. TS. Trần Phước (2007), Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức sử dụng
phần mềm kế toán doanh nghiệp Việt Nam, Luận án tiến sĩ, Đại học Kinh tế
TP.HCM
6. Tập thể tác giả Khoa Kế toán – Kiểm toán (2004), Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB Thống kê, TP.HCM
7. Tập thể tác giả Khoa Kế toán – Kiểm toán Trường Đại học Kinh tế TP.HCM (2007), Kế tốn đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Lao động xã hội
Phụ lục A: DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN STT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BB HD 1 2 3 4 5
A Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định này
C01a-HD
x X
I Chỉ tiêu lao động tiền lương
1 Bảng chấm công
2 Bảng chấm công làm thêm giờ C01b-HD X 3 Giấy báo làm thêm giờ C01c-HD X 4 Bảng thanh toán tiền lương C02a-HD x 5 Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm C02b-HD x 6 Bảng thanh tốn học bổng (Sinh hoạt phí) C03-HD x 7 Bảng thanh tốn tiền thưởng C04-HD x 8 Bảng thanh toán phụ cấp C05-HD x
9 Giấy đi đường C06-HD x
10 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ C07-HD x 11 Hợp đồng giao khốn cơng việc, sản phẩm C08-HD x 12 Bảng thanh tốn tiền th ngồi C09-HD x 13 Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán C10-HD x 14 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương C11-HD x 15 Bảng kê thanh tốn cơng tác phí C12-HD x
II Chỉ tiêu vật tư
1 Phiếu nhập kho C 20 - HD x 2 Phiếu xuất kho C 21 - HD x 3 Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ C 22 - HD x 4 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng C 23 - HD x
hóa
5 Bảng kê mua hàng C 24 - HD x 6 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, C 25 - HD x
hàng hoá
III Chỉ tiêu tiền tệ
1 Phiếu thu C 30 - BB
2 Phiếu chi C 31 - BB x
3 Giấy đề nghị tạm ứng C 32 - HD x 4 Giấy thanh toán tạm ứng C 33 - BB x 5 Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho đồng Việt Nam) C 34 - HD x 6 Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, C 35 - HD x
kim khí q, đá q)
7 Giấy đề nghị thanh tốn C 37 - HD x 8 Biên lai thu tiền C 38 - BB x
9 Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập C 40a- HD
x x huấn
10 Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập C 40b- HD X huấn
IV Chỉ tiêu tài sản cố định
1 Biên bản giao nhận TSCĐ C 50 - BD X 2 Biên bản thanh lý TSCĐ C 51 - HD X 3 Biên bản đánh giá lại TSCĐ C 52 - HD X 4 Biên bản kiểm kê TSCĐ C 53 - HD X 5 Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành C54 - HD X 6 Bảng tính hao mịn TSCĐ C55a - HD X 7 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ C55b - HD X
B Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác
1 Vé
2 Giấy xác nhận hàng viện trợ khơng hồn lại 3 Giấy xác nhận tiền viện trợ khơng hồn lại 4 Bảng kê chứng từ gốc gửi nhà tài trợ
5 Đề nghị ghi thu- ghi chi ngân sách tiền, hàng viện trợ
6 Hoá đơn GTGT 01 GTKT- 3LL 7 Hố đơn bán hàng thơng thường 02 GTGT- 3LL x 8 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03PXK- 3LL x 9 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04 H02- 3LL x 10 Hố đơn bán lẻ (Sử dụng cho máy tính tiền) x 11 Bảng kê thu mua hàng hố mua vào khơng có hố 04/GTGT x
đơn
12 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH
13 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản
14 Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt 15 Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản,
chuyển tiền thư- điện cấp séc bảo chi 16 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng 17 Giấy nộp trả kinh phí bằng tiền mặt 18 Giấy nộp trả kinh phí bằng chuyển khoản 19 Bảng kê nộp séc
20 Uỷ nhiệm thu 21 Uỷ nhiệm chi
22 Giấy rút vốn đầu tư kiêm lĩnh tiền mặt
23 Giấy rút vốn đầu tư kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thư- điện cấp séc bảo chi
24 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư 25 Giấy nộp trả vốn đầu tư bằng tiền mặt 26 Giấy nộp trả vốn đầu tư bằng chuyển khoản
27 Giấy ghi thu – ghi chi vốn đầu tư ………………… . .
Ghi chú:
- BB: Mẫu bắt buộc - HD: Mẫu hướng dẫn
Phụ lục B:
DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
STT HIỆUSỐ TK
TÊN TÀI KHOẢN PHẠM VI
ÁP DỤNG GHI CHÚ LOẠI 1: TIỀN VÀ VẬT TƯ
1 111 Tiền mặt Mọi đơn vị
1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ
1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
2 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Mọi đơn vị Chi tiết theo từng TK tại từng
NH, KB 1121 Tiền Việt Nam
1122 Ngoại tệ
1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
3 113 Tiền đang chuyển Mọi đơn vị
4 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn Đơn vị có phát sinh 1211 Đầu tư chứng khốn ngắn hạn
1218 Đầu tư tài chính ngắn hạn khác
5 152 Nguyên liệu, vật liệu Mọi đơn vị Chi tiết
theo yêu cầu quản lý 6 153 Công cụ, dụng cụ
Mọi đơn vị theo yêuChi tiết cầu quản lý 7 155 Sản phẩm, hàng hố Đơn vị có hoạt động SX, KD Chi tiết theo sản phẩm, hàng hóa 1551 Sản phẩm 1552 Hàng hố LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
8 211 TSCĐ hữu hình Mọi đơn vị Chi tiết
theo yêu cầu quản lý 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc
2112 Máy móc, thiết bị
2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý
STT HIỆUSỐ TK
TÊN TÀI KHOẢN PHẠM VI
ÁP DỤNG GHI CHÚ
2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm
2118 Tài sản cố định khác
9 213 TSCĐ vơ hình Mọi đơn vị
10 214 Hao mịn TSCĐ Mọi đơn vị
2141 Hao mịn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mịn TSCĐ vơ hình
11 221 Đầu tư tài chính dài hạn
2211 Đầu tư chứng khốn dài hạn 2212 Vốn góp
2218 Đầu tư tài chính dài hạn khác
12 241 XDCB dở dang
2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ
LOẠI 3: THANH TOÁN
13 311 Các khoản phải thu Mọi đơn vị Chi tiết
theo yêu cấu quản lý 3111 Phải thu của khách hàng
3113 Thuế GTGT được khấu trừ Đơn vị được khấu trừ thuế
GTGT 31131 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá,