1 Khi kế toán viên đã tạo lập lệnh chi và chuyển điện sang kế tốn trưởng thì kế tốn trưởng hoặc người được kế toán trưởng ủy quyền sẽ vào chương trình để kiểm sốt Lệnh chi và Điện tra sốt do kế toán viên tạo lập và chuyển tới.
Sau khi kế toán trưởng kiểm soát các Lệnh chi hoặc Điện tra soát, chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền sẽ là người sau cùng Phê duyệt giao dịch.
Kế tốn trưởng và chủ tài khoản có thể thực hiện kiểm sốt và phê duyệt giao dịch theo 1 trong 3 cách sau :
Cách 1: Kiểm soát/Phê duyệt từng giao dịch bằng cách nhấn <Phê
duyệt> vào giao dịch cần thực hiện
Cách 2: Kiểm sốt/Phê duyệt theo lơ (phê duyệt nhiều giao dịch 1 lúc) bằng cách đánh dấu vào các hộp check box tương ứng
Cách 3: Kiểm soát/Phê duyệt tất cả các giao dịch bằng cách đánh dấu vào
hộp "Tất cả"
Để kiểm soát và phê duyệt giao dịch, kế toán trưởng và chủ tài khoản phải nhập vào mã số PIN. Mã số PIN là mã số dùng để xác thực người sử dụng, mã số bao gồm 8 số do người sử dụng tự đặt kết hợp với chuỗi 6 số hiển thị trên thẻ RSA.
Nếu đồng ý với giao dịch, kế toán trưởng và chủ tài khoản sẽ nhấn “Chấp nhận”
Nếu khơng đồng ý với giao dịch, kế tốn trưởng và chủ tài khoản sẽ nhấn “Từ chối”
Chỉ sau khi chủ tài khoản xác nhận bằng cách nhập vào mật khẩu và nhấn « Chấp nhận », hành động Phê duyệt giao dịch mới thực sự có hiệu lực, tức là giao dịch được chuyển đến ngân hàng xử lý tiếp theo. Việc nhấn nút “Từ chối” sẽ đẩy giao dịch trở lại cho người kiểm sốt điều chỉnh sai sót vừa phát hiện để trình trở lại hay hủy giao dịch (nếu cần).
2.4.2.8 Chức năng báo cáo thống kê và in chứng từ
Sau khi hồn thành các bước thanh tốn, để theo dõi tình hình thanh tốn của đơn vị qua dịch vụ, người sử dụng dùng chức năng báo cáo thống kê và in chứng từ để lưu trữ.
Chương trình Vietinbank at home cho phép cả nhóm 3 người sử dụng (kế tốn viên, kế tốn trưởng, chủ tài khoản ) đều có thể xem báo cáo/thống kê và in
chứng từ gốc. Tuy nhiên, với mỗi chứng từ, chỉ có thể in được duy nhất một bản gốc (hình 2.1), những bản in tiếp theo sẽ chỉ được đánh dấu là bản sao. Điều này phù hợp với nguyên tắc chứng từ điện tử, nhằm đảm bảo mỗi lệnh thanh toán qua Ngân hàng điện tử chỉ có một chứng từ gốc duy nhất.