2.2.4.2.1 .Về vi ệc thi ập các trung tâm trách nhi ệm
61 3.2 Quan điểm hoàn thiện
3.3 Giải pháp hoàn thi ện công tác tổ ch kế toán trách nhiệm tại IDICO
3.3.3.2.1 Xây dựng báo cáo dự toán
Các báo cáo dự toán được xây dựng dựa theo các trung tâm trách nhiệm. Báo cáo dự tốn của các trung tâm trách nhiệm hình thành nên một hệ thống các báo cáo xuyên suốt phục vụ cho công tác quản trị từ cấp lãnh đạo thấp nhất đến cấp cao nhất. 3.3.3.2.1.1Xây dựng Báo cáo dự toán của trung tâm chi phí (Phụ lục 24)
Các dự tốn về chi phí xây dựng được lập theo hướng dẫn của Thơng tư 05/2007/TT-BXD ngµy 25/07/2007 (thay thế Thông tư số 04/2005/TT-BXD ngày 01/04/2005) với một hệ thống định mức về lượng và đơn giá dự toán. Thực tế hiện nay, hầu hết các cơng ty xây lắp tổ chức giao khốn cơng trình lại cho các đội thi cơng sau khi thắng thầu. Để kiểm sốt được chi phí, nhà quản lý khơng chỉ dừng lại ở việc lập dự tốn chi phí tn thủ theo thơng tư số 05/2007/TT-BXD mà cịn phải phân loại chi phí theo cách ứng xử với mức độ hoạt động.
Do đặc thù các công ty xây lắp hiện nay, cụ thể là:
* Giao khốn cho các đội thi cơng với khối lượng và đơn giá giao khốn theo định mức thiết kế.
* Các đội thi cơng thường thuê nhân công và máy thi công khi nhận được cơng trình.
* Chi phí chung được tính cố định trên chi phí nhân cơng theo đúng quy định về xây dựng cơ bản.
Vì vậy, giá thành sản phẩm xây lắp (cơng trình, hạng mục cơng trình ..) chủ yếu là biến phí. Dựa vào định mức giao khoán các cơng trình, đội trưởng đội thi
công chịu trách nhiệm lập báo cáo dự tốn trung tâm chi phí. Báo cáo dự tốn của trung tâm chi phí được lập trên cơ sở tổng hợp tất cả các cơng trình mà đội đảm nhận thi cơng. Báo cáo dự tốn cần được lập chi tiết theo các hao phí tạo nên đơn giá từng hạng mục cơng trình (vì khối lượng giao khốn từng hạng mục thường không thay đổi nhiều so với thiết kế). Đây chính là cơ sở để các tổ thi cơng hạng mục cơng trình tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát tổ viên, vật tư xuất dùng trong q trình thi cơng. Cần phải khẳng định rõ là trách nhiệm của từng cá nhân gắn chặt với công việc và nhiệm vụ được giao. Đội trưởng đội thi cơng chịu hồn tồn trách nhiệm về các chi phí theo dự tốn giao khốn và cả các chi phí phát sinh ngồi dự toán.
3.3.1.2.1.2 Xây dựng báo cáo dự toán trung tâm lợi nhuận (Phụ lục 25)
Báo cáo dự toán của trung tâm lợi nhuận được thiết kế theo từng cơng trình, hạng mục cơng trình. Chịu trách nhiệm chính về các báo cáo này là giám đốc các cơng ty xây lắp. Căn cứ vào các cơng trình trúng thầu, khối lượng dự kiến các cơng trình, hạng mục cơng trình mà các đội thi cơng, xí nghiệp trong cơng ty đảm nhận, các cơng ty xây lắp lập báo cáo dự tốn lợi nhuận để làm cơ sở đánh giá việc thực hiện, kết quả kinh doanh qua việc tổng hợp đầy đủ doanh thu, chi phí. Do tính chất “giao khốn” nên bên cạnh việc quản lý tài chính, cơng ty cịn phải kiểm sốt các đội thi cơng, các xí nghiệp về chất lượng cơng trình và tiến độ thực hiện. Kiểm sốt chất lượng cơng trình là việc kiểm sốt các đội thi cơng tuân thủ đúng thiết kế trong quá trình thi cơng; kiểm sốt tiến độ thực hiện là kiểm soát việc tuân thủ tiến độ theo kế hoạch.
3.3.3.2.1.3 Xây dựng Báo cáo dự toán trung tâm đầu tư (Phụ lục 26)
Báo cáo dự toán trung tâm đầu tư được lập tại cấp cao nhất của Tổng cơng ty. Báo cáo dự tốn được lập làm cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động của các công ty thành viên và hiệu quả của từng lĩnh vực hoạt động mà Tổng công ty đã đầu tư.
Để có thể so sánh và đánh giá hiệu quả của việc đầu tư vào các công ty thành viên một cách chính xác, bên cạnh dự tốn của trung tâm đầu tư, Tổng cơng ty cần lập thêm bảng dự tốn kết quả đầu tư của Tổng công ty vào từng cơng ty thành viên.
Mẫu bảng dự tốn được thiết kế như sau (Phụ lục 27).
3.3.3.2.2 Xây dựng các báo cáo thực hiện và các báo cáo đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm
3.3.3.2.2.1. Báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chiphí phí
Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của trung tâm chi phí là chênh lệch giữa các khoản mục chi phí thực tế so với chi phí dự tốn đã được lập theo định mức thiết kế. Định kỳ (hàng tháng), tổ trưởng tổ thi công thuộc đội đánh giá sơ bộ khối lượng đã thực hiện và đối chiếu với kế hoạch tiến độ thi công, định mức thiết kế. Việc theo dõi sâu
74
sát, thường xuyên như vậy giúp tổ trưởng tổ thi công bên cạnh việc quản lý các chi phí phát sinh thuộc phạm vi trách nhiệm của mình cịn kịp thời phát hiện, hạn chế những sai sót phát sinh ngồi dự tốn; phịng ngừa được việc thi cơng khơng đúng thiết kế phải phá dỡ làm lại, chậm trễ tiến độ thi công. Khi hạng mục thi cơng đã hồn thành, tổ trưởng tổ thi công kết hợp với các bộ phận có liên quan (bộ phận cung ứng vật tư..) tổng hợp tồn bộ các chi phí thực tế phát sinh và gởi báo cáo về cho Trung tâm chi phí (đội thi cơng). Trung tâm chi phí sẽ sử dụng các báo cáo này để lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí. Báo cáo này là căn cứ quan trọng để đánh giá thành quả của trung tâm chi phí.
Quy trình lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí qua các bước sau:
Bước 1: Tập hợp các chi phí phát sinh.
Bước 2: Tổng hợp chi phí và tính đơn giá thực tế (giá thành đơn vị) của hạng mục cơng trình.
Bước 3: Lập báo cáo tình hình thực hiện chi phí của trung tâm.
Từ bảng tính đơn giá thực tế trên, đối chiếu với đơn giá dự tốn chi phí đã được lập trước đây, đội thi cơng (trung tâm chi phí) lập Báo cáo tình hình thực hiện chi phí (Phụ lục 28) để đánh giá thành quả của trung tâm.
Tổng hợp các báo cáo tình hình thực hiện chi phí của các hạng mục cơng trình, đội thi cơng lập báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện chi phí cho tồn cơng trình. Như vậy, qua phân tích các biến động trong từng hạng mục cơng trình, người quản lý trung tâm chi phí cũng như các cấp cao hơn dễ dàng đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân có liên quan trong q trình thi cơng, thực hiện nhiệm vụ được giao.
75
BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ CỦA TRUNG TÂM CHI PHÍ Tháng, quý, năm:
Bộ phận, trung tâm chi phí:
Khoản mục CP Chi phí Dự tốn Chi phí Thực tế CP Dự toánđiều chỉnh theo sản lượng thực tế Chênh lệch CP phản ánh kết quả hoạt động Chênh lệch CP phản ánh hiệu quả hoạt động (1) (2) (3) (4)=(1)-(2) (5)=(2)-(3) 1. CHI Phí VL trực tiếp 2. CHI Phí NC trực tiếp 3. Biến phí SX chung 4. Định phí SX chung Cộng
3.3.3.2.2.2Báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm lợi nhuận (công ty thành viên)
Từ các báo cáo của các trung tâm chi phí trong cơng ty gửi về, kết hợp với số cơng trình đang nhận thầu, các công ty xây lắp tiến hành lập các báo cáo thực hiện với tư cách là trung tâm lợi nhuận để đánh giá hoạt động của mình và gởi báo cáo về Tổng công ty. Báo cáo thực hiện của trung tâm lợi nhuận được thiết kế cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình. Báo cáo thể hiện sự chênh lệch giữa lợi nhuận (lỗ) thực tế với lợi nhuận (lỗ) theo dự toán của trung tâm (Phụ lục 29).
BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM LỢI NHUẬN
Tháng, quý, năm:… Trung tâm lợi nhuận:…
Chỉ tiêu Dự toán Thực tế Dự toán điều chỉnh theo sản lượng tiêu thụ thực tế Chênh lệch phản ánh kết quả hoạt động Chênh lệch phản ánh hiệu quả hoạt động (A) (1) (2) (3) (4)= (1)- (3) (5)=(2)-(3) 1. Doanh thu 2. Biến phí sản xuất 3. Số dư đảm phí sản xuất = (1)-(2) 4. Biến phí bán hàng và QLDN 5. Số dư đảm phí bộ phận= (3)-(4)
6. Định phí bộ phận kiểm soát được
7. Số dư bộ phận kiểm soát được
8. Định phí bộ phận khơng kiểm sốt được
9. Số dư bộ phận
10. Chi phí chung của cơng ty phân bổ
11. Lợi nhuận trước thuế =(9) –(10)
Để đánh giá hiệu quả hoạt động của các trung tâm lợi nhuận một cách hợp lý nhất thì khơng nên phân bổ chi phí chung cho các trung tâm. Vì đây được xem như là các khoản chi phí cơ bản được duy trì cho sự hoạt động của cơng ty, và nó cũng khơng gắn liền với sự tồn tại cũng như không thuộc quyền kiểm soát của các bộ phận. Thay vào đó các nhà quản trị cấp cao nên quy định một mức chuẩn về số dư bộ phận để đủ bù đắp chi phí chung phát sinh tại cơng ty. Điều này sẽ tạo động lực để các nhà quản lý trung tâm lợi nhuận cố gắng tăng doanh số bán hang, đồng thời giảm chi phí có thể kiểm soát để gia tăng số dư bộ phận.
3.3.3.2.2.3Xây dựng báo cáo thực hiện và báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm đầu tư
Báo cáo thực hiện của trung tâm đầu tư (Phụ lục 30) được lập tại Tổng công ty (và tại các công ty xây lắp) để theo dõi, phân tích, đánh giá hiệu quả, chất lượng đầu tư. Đây là báo cáo tổng quát nhất trong các loại báo cáo của các
trung tâm trách nhiệm. Báo cáo này giúp cho Hội đồng quản trị và Ban giám đốc có cái nhìn tổng thể về tình hình đầu tư của Tổng công ty (hay công ty); xem xét và đánh giá được hiệu quả của việc đầu tư vào từng công ty thành viên (hay việc đầu tư của cơng ty). Báo cáo cịn giúp cho Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc có những thơng tin cần thiết cho việc ra các quyết định. Mẫu báo cáo được minh hoạ như sau:
Để đánh giá hiệu quả đầu tư, Tổng công ty IDICO cần lập bảng đánh giá hiệu quả đầu tư của Tổng công ty vào từng công ty thành viên. Mẫu đánh giá được trình bày như sau (Phụ lục 31).
Qua bảng đánh giá hiệu quả đầu tư IDICO dễ dàng thấy được việc đầu tư vào công ty nào là tốt hơn. Qua đó, IDICO cần phải xem xét lại các dự án đầu tư, tập trung vào các cơng ty hoạt động có hiệu quả, mang lại lợi nhuận cao để gia tăng hiệu quả đầu tư.
BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM ĐẦU TƯ
Năm:… Trung tâm đầu tư:….
Chỉ tiêu Thực tế Dự toán Chênh lệch phản ánh hiệu quả hoạt động Ghi chú
1. Lợi nhuận trước lãi vay và trước thuế (triệu đồng)
2. Tài sản đầu tư (triệu đồng)
3. Tỷ lệ hoàn vốn mong muốn tối thiểu (%) X
4. Mức hoàn vốn mong muốn tối thiểu =(2)x(3)
5. ROI (%) = (1)/(2)) 6. RI (triệu đồng) =(1)- (4)
Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt hiện nay, nâng cao năng lực quản lý và đánh giá thành quả của các đơn vị, bộ phận là một trong những vấn đề cấp thiết không chỉ riêng đối với IDICO mà tất cả các tổng công ty xây dựng hiện nay.
78 3.3.4 Các giải pháp về mặt tổ chức và hỗ trợ khác
Từ quan điểm và những nhận định, phân tích đánh giá về thực trạng tổ chức kế tốn trách nhiệm tại IDICO, xét trong bối cảnh nền kinh tế nước ta đang trong giai đoạn biến chuyển mạnh mẽ cả về lượng lẫn về chất với sự ra đời của các tập đoàn kinh tế mà IDICO là một trong những thành viên của "câu lạc bộ tập đoàn kinh tế" này, để hồn thiện hệ thống kế tốn trách nhiệm của mình, IDICO cần tập trung thực hiện các giải pháp sau:
3.3.4.1Về tổ chức bộ máy kế toán
IDICO cần tổ chức, sắp xếp lại bộ máy kế toán doanh nghiệp theo hướng kết hợp bộ phận kế tốn tài chính và bộ phận kế tốn quản trị. Trên cơ sở đó, bộ phận kế tốn quản trị sử dụng nguồn thơng tin đầu vào chủ yếu từ kế tốn tài chính để xử lý và lượng hóa thơng tin theo chức năng của kế toán quản trị. Tuy nhiên, để bảo đảm các bí mật trong hoạt động kinh doanh, cần chú ý đến vấn đề bảo mật dữ liệu ở các cấp phân quyền trong việc khai thác sử dụng phần mềm kế toán.
Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản trị cơ sở gồm nhiều “module” tương ứng để thu thập và xử lý dữ liệu phù hợp với sự phân cấp cho từng bộ phận. Theo đó mỗi bộ phận cũng như từng nhân viên kế toán sẽ đăng nhập vào hệ thống bằng mật khẩu riêng (“username” và “password”) để thực hiện các nhiệm vụ, công việc đã được phân công, phân quyền của họ. Như vậy, việc nhập dữ liệu từ chứng từ gốc cũng như xử lý dữ liệu để lập báo cáo tài chính sẽ được thực hiện bởi bộ phận kế tốn tài chính, cịn bộ phận kế tốn quản trị sẽ có quyền tiếp cận, khai thác, trích xuất, xử lý dữ liệu thơng qua các cơng cụ tài khoản, sổ kế tốn quản trị nhằm thiết lập các báo cáo kế toán phục vụ chức năng hoạch định, tổ chức điều hành và kiểm soát của nhà quản trị.
Ví dụ, đối với các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu – chi phí và xác định kết quả kinh doanh, căn cứ vào các chứng từ gốc và bảng phân bổ chi phí, các nhân viên thuộc bộ phận kế tốn tài chính sẽ ghi nhận chi phí phát sinh và các tài khoản chi phí (loại 6, 8) và doanh thu (loại 5, 7) tương ứng. Vào cuối kỳ, kết chuyển các tài khoản doanh thu, chi phí sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh theo từng loại hoạt động kinh doanh và hoạt động khác. Trong khi đó, bộ phận kế tốn
79
quản trị sẽ khai thác số liệu này sâu hơn bằng cách ghi chép chi tiết theo từng yếu tố chi phí loại kiểm sốt được hoặc khơng kiểm sốt được ứng với từng trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu và trung tâm lợi nhuận để phân tích đánh giá tình hình thực hiện dự tốn chi phí đối với trung tâm chi phí, tình hình thực hiện dự tốn doanh thu đối với trung tâm doanh thu, tình hình thực hiện dự tốn lợi nhuận đối với trung tâm lợi nhuận. Đồng thời, lập báo cáo kết quả kinh doanh theo số dư đảm phí chi tiết theo từng bộ phận, từng trung tâm lợi nhuận để đánh giá mức độ đóng góp của từng trung tâm trong việc tạo ra lợi nhuận cho toàn doanh nghiệp, cũng như làm cơ sở cho việc đưa ra các quyết định kinh doanh trong ngắn hạn trên cơ sở phân tích mối quan hệ nội tại giữa các yếu tố chi phí – khối lượng – lợi nhuận (C-V-P)…
Để có thể thực hiện tốt chức năng của mình, bộ phận kế tốn quản trị tại IDICO và các đơn vị thành viên hay bộ phận trực thuộc cần căn cứ vào trình độ, năng lực của đội ngũ nhân viên kế tốn, tình hình trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho bộ máy kế toán để tổ chức bộ máy kế tốn quản trị có thể bao gồm ba bộ phận sau:
Bộ phận kế toán chi phí và tính giá thành
Bộ phận dự tốn
Bộ phận phân tích và đánh giá số liệu hiện hành
Như vậy, nếu bộ phận kế tốn tài chính ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản – nguồn vốn, chi phí – doanh thu, và tính tốn kết quả sản xuất kinh doanh chung của doanh nghiệp; đồng thời tính tốn và theo dõi các khoản thuế phải nộp ngân sách nhà nước, thì bộ phận kế tốn quản trị, được xây dựng theo hướng trên, sẽ thu thập, xử lý các thông tin chủ yếu những cơ sở phân tích mối quan hệ giữa chi phí – doanh thu và lợi nhuận; lập dự toán ngân sách cho doanh nghiệp và đánh giá tình hình thực hiện dự tốn qua việc phân tích các khoản chênh lệch, thẩm định hiệu quả tài chính của các dự án vốn nhằm phục vụ công tác ra quyết định của các các quản trị trong doanh nghiệp.