2.3.4. Phương pháp sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Tài liệu xuất xứ cá nhân là tài sản riêng của cá nhân và thuộc quyền sở hữu của họ. Vì vậy, Trung tâm III khơng thể dùng các biện pháp để ép buộc các cá nhân phải giao nộp tài liệu của họ. Nếu cá nhân khơng muốn hiến tặng tài liệu của mình vào Trung tâm III thì cán bộ sưu tầm phải hồn tồn tơn trọng nguyện vọng đó của họ. Vì thế, để khảo sát, sưu tầm được các tài liệu xuất xứ cá nhân; cán bộ sưu tầm tại Trung tâm III đã áp dụng linh hoạt nhiều phương pháp, hình thức khác nhau vào các trường hợp cụ thể. Phương pháp được Trung tâm áp dụng chủ yếu nhất là vận động, thuyết phục các cá nhân, gia đình.
Thứ nhất, khi xác định được nguồn tài liệu cá nhân cần sưu tầm, Trung tâm cử cán bộ trực tiếp đến gặp gỡ nhằm tiếp cận, vận động, thuyết phục các cá
39
nhân, gia đình đang nắm giữ tài liệu để họ hiến tặng tài liệu vào Trung tâm III. Trong trường hợp cá nhân, gia đình khơng đồng ý hiến tặng tài liệu, Trung tâm III thuyết phục họ ký gửi tài liệu vào bảo quản tại Trung tâm, quyền sở hữu vẫn thuộc về cá nhân. Đồng thời, cung cấp bản sao cho cá nhân, gia đình để họ thuận tiện trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu.
Thứ hai, Trung tâm cử cán bộ đến gặp gỡ cá nhân, gia đình đang lưu giữ tài liệu xin phép được sao bằng cơng nghệ số hóa, chụp ảnh số tài liệu về cơ quan. Cách này giúp cho Trung tâm nắm được thông tin, số lượng, thành phần, nội dung tài liệu nhằm phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của người nghiên cứu, độc giả. Trung tâm chỉ thu được bản sao hợp pháp còn bản gốc vẫn do cá nhân, gia đình lưu giữ. Ngồi ra, Trung tâm kết hợp phỏng vấn, ghi âm, ghi hình các nhân vật lịch sử tiêu biểu là nhân chứng lịch sử, trực tiếp tham gia hoặc chứng kiến các sự kiện quan trọng của lịch sử hay các cá nhân nổi tiếng hoạt động trong lĩnh vực văn học, lịch sử ...
Thứ ba, tổ chức các buổi triển lãm hội nghị, hội thảo gặp gỡ các cá nhân thơng qua đó nhằm trao đổi, vận động, thuyết phục các cá nhân hiến tặng, ký gửi tài liệu vào Trung tâm.
Thứ tư, đăng tin trên các phương tiện truyền thông đại chúng (như Website, Facebook của Trung tâm hoặc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) dưới hình thức bài viết, hình ảnh, video về việc cá nhân trao tặng danh hiệu, thành phần tài liệu cần đưa vào lưu trữ.
Thứ năm, trong một số trường hợp Trung tâm dùng ngân sách Nhà nước để mua bán tài liệu theo quy định của pháp luật lưu trữ.
Có thể thấy cán bộ thực hiện cơng tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm III luôn chủ động, chạy đua với thời gian, nắm bắt kịp thời để không bỏ lỡ những tài liệu quý, có giá trị. Trung tâm ln cố gắng tạo điều kiện tốt nhất giúp cá nhân yên tâm, tin tưởng hiến tặng, ký gửi tài liệu vào bảo quản tại Trung tâm. Tuy nhiên, để đảm bảo về mặt quản lý, khi đăng ký hiến tặng tài liệu chủ sở hữu tài liệu và Trung tâm III cần phải tuân theo những thủ tục nhất định nhằm đảm bảo cho cơng việc đạt được mục đích nhất định và phù hợp
40
với quyền lợi của mình.
2.3.5 Chế độ, chính sách đối với các cá nhân đã sưu tầm tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm III không chỉ dừng lại
ở việc phát hiện, sưu tầm; bảo quản an toàn tài liệu; phát huy giá trị tài liệu cá nhân mà còn đưa ra những chế độ, chính sách nhằm tạo sự tin tưởng, đảm bảo các quyền lợi vốn có của các cá nhân, gia đình đã hiến tặng tài liệu vào bảo quản tại Trung tâm. Cụ thể trong thời gian qua Trung tâm đã thực hiện các chế độ, chính sách sau:
Thứ nhất, Trong quá trình thực hiện sưu tầm tài liệu cá nhân, Trung tâm ln chi trả kinh phí sưu tầm cho một số cá nhân theo đơn giá quy định của Nhà nước.
Thứ hai, Trung tâm luôn dành một sự quan tâm đặc biệt đến các cá nhân đã tin tưởng hiến tặng tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nhân dịp những ngày lễ tết, kỉ niệm Trung tâm cử cán bộ trực tiếp đến thăm hỏi, tặng quà các cá nhân, gia đình. Những cá nhân tiêu biểu đã mất, vào ngày kỉ niệm Trung tâm tổ chức đăng bài, động viên gia đình như một lời tri ân, tưởng nhớ sâu sắc đến những đóng góp to lớn mà cá nhân đã để lại.
Cụ thể, ngày 21/05/2021 nhân kỷ niệm 106 năm ngày sinh của cố Họa sĩ Bùi Trang Chước Ban lãnh đạo, cán bộ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã đến thăm gia đình Họa sĩ. Đây là hoạt động vô cùng ý nghĩa nhằm bày tỏ sự tri ân và trân trọng, cảm ơn chân thành đến những đóng góp của Họa sĩ và gia đình đã tin tưởng, gửi gắm vào Trung tâm những bản thảo tác phẩm vô cùng giá trị.
Thứ ba, Trung tâm thường niên tổ chức lễ trao tặng “Kỉ niệm chương vì
sự nghiệp Văn thư, Lưu trữ” nhằm tri ân, tơn vinh những cá nhân có tài liệu
quý hiếm đã hiến tặng vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Đồng thời góp phần nâng cao nhận thức của cộng đồng trong việc bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cá nhân.
Cụ thể, ngày 20/04/2021 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức buổi
41
trao tặng “Kỷ niệm chương vì sự nghiệp Lưu trữ” của Bộ Nội Vụ đối với 12 cá nhân, gia đình đã hiến tặng tài liệu vào bảo quản tại Trung tâm III như: Trung tướng, Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân, anh hùng Lao động Phạm Tuân; TS. Nhà viết kịch Trần Đình Ngơn; Đỗ Thị Hồng Lạng - Con gái nhà hoạt động Chính trị - xã hội nhà nghiên cứu Đỗ Đức Dục; Nhạc sĩ, nghệ sĩ nhân dân Trần Quý... đây là hoạt động thường niên, việc làm hết sứ ý nghĩa nhằm gặp gỡ và tri ân nhằm vinh danh những cá nhân có tài liệu quý hiếm đã hiến tặng vào Trung tâm, góp phần phong phú phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam và nâng cao nhận thức của cộng đồng trong việc bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ cá nhân nói riêng.
Thứ tư, Trung tâm III xây dựng, đăng tải các video, hình ảnh có nội dung liên quan đến lễ tiếp nhận tài liệu trên trang Website của Trung tâm, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hay các phương tiện thông tin đại chúng nhằm biểu dương các chủ sở hữu đã hiến tặng tài liệu; các cá nhân, tổ chức đã có nhiều đóng góp cho cơng tác sưu tầm tài liệu q, hiếm nhằm quảng bá, giới thiệu đến đông đảo độc giả, công chúng. Cụ thể trong năm 2021 Trung tâm đã tổ chức, đăng tải nội dung liên quan đến lễ tiếp nhận của 07 cá nhân trên trang website nhằm giới thiệu, tuyên dương các cá nhân đã gửi tặng tài liệu cho Trung tâm.
Thứ năm, Trung tâm thường xuyên tổ chức các cuộc Trưng bày, triển lãm tài liệu, kỉ vật của các cá nhân nhằm giới thiệu, quảng bá khối tài liệu của các cá nhân và những đóng góp của họ. Cụ thể nhân kỷ niệm 75 Cách mạng tháng Tám và Quốc Khánh 2/9, ngày 01/9/2020, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III tổ chức triển lãm “Quốc kỳ, quốc ca, quốc huy: Biểu tượng tự hào dân tộc
Việt Nam”.
Thứ sáu, các nhân, gia đình có tài liệu được ưu tiên khai thác, sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Trung tâm.
Thứ bảy, tài liệu của cá nhân khi sưu tầm về Trung tâm được thực hiện các khâu nghiệp vụ: chỉnh lý khoa học tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu trong kho lưu trữ, tổ chức khai thác, phục vụ độc giả.
42
Trong những năm qua Trung tâm III đã luôn quan tâm, động viên kịp thời đối với các cá nhân, gia đình đã hiến tặng tài liệu. Tuy nhiên cần đẩy mạnh hơn nữa các chính sách hỗ trợ cũng như các hình thức khuyến khích, khen thưởng một các thiết thực, tạo mối quan hệ lâu dài, bền đẹp giữa Trung tâm III và cá nhân, gia đình hiến tặng tài liệu.
Hình 2.10. Lãnh đạo và cán bộ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đến thăm gia đình Họa sĩ Bùi Trang Chước nhân kỷ niệm 106 năm ngày sinh của ông.
2.4. Kết quả thực hiện công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Được thành lập từ năm 1995, trải qua 27 năm hình thành và phát triển, trong mỗi giai đoạn lịch sử, đến nay công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm III đều đạt được những kết quả nhất định. Những năm qua Trung tâm đã thực hiện tốt chức năng quản lý tài liệu lưu trữ; chính vì vậy khối lượng tài liệu có xuất xứ cá nhân được sưu tầm về Trung tâm ngày càng đa dạng và phong phú về số lượng và chất lượng. Góp phần phong phú thêm thành phần tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm III.
- Tổng số tài liệu cá nhân, gia đình, dịng họ đã sưu tầm được 127 phơng trong đó có: Thực hiện sưu tập 126 phơng theo hình thức hiến tặng và 01 phông ký gửi tài liệu bảo quản tại Trung tâm của Thượng tướng Đặng Vũ Hiệp.
- Công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ cá nhân những năm gần đây tại
43
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III luôn nhận được sự quan tâm của Ban lãnh đạo và đạt được những thành tựu nhất định. Cụ thể số lượng sưu tầm tài liệu của Trung tâm trong những năm gần đây như sau:
STT
1
2
3
4
Bảng 2.3 Tình hình sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ năm 2019 đến năm 2022.
44
Thông qua bảng thống kê trên cho thấy số lượng sưu tầm tài liệu cá nhân từ năm 2019 trở lại đây không đồng đều ( cao nhất là năm 2020 - 11 phông cá nhân và cá nhân và thấp nhất là năm 2019 - 05 phông cá nhân ) do gặp những khó khăn xuất phát từ phía các cá nhân khảo sát tài liệu như sau:
Thứ nhất, Một số cơ quan khác như Trung tâm lưu trữ tư nhân (Trung tâm Di sản các nhà khoa học Việt Nam...), các bảo tàng (Bảo tàng Hội nhà văn Việt Nam...) có cùng chức năng, nhiệm vụ sưu tầm tài liệu có xuất xứ cá nhân, tạo ra sự cạnh tranh rất lớn, đòi hỏi cán bộ sưu tầm phải tiếp cận nhạy bén và thuyết phục các cá nhân khéo léo hơn;
Thứ hai, Một số cá nhân chưa nhìn nhận đúng về tầm quan trọng của Công tác lưu trữ tài liệu nên khơng muốn hiến tặng tài liệu vào Trung tâm, vì thế cán bộ sưu tầm phải liên hệ, thuyết phục nhiều lần.
Thứ ba, Tài liệu lưu trữ cá nhân thuộc sở hữu tư nhân do vậy việc tiếp cận, khảo sát khối tài liệu cần được sự đồng ý của chủ sở hữu tài liệu;
Thứ tư, cá nhân, gia đình khơng muốn hiến tặng tài liệu vào Trung tâm vì họ nghĩ đó là tài sản riêng không muốn mất đi quyền sở hữu tài liệu; cá nhân muốn tự mình định đoạt số phận, khai thác, sử dụng tài liệu theo mong muốn của bản thân tránh trường hợp lộ các bí mật liên quan đến đời tư. Trường hợp này Trung tâm có các hình thức thuyết phục, cam đoan nhằm tạo niềm tin đối với các cá nhân, gia đình.
Thứ năm, tài liệu lưu trữ có xuất xứ cá nhân là nguồn tư liệu quý giá, công tác sưu tầm tài liệu của các cá nhân tiêu biểu vào bảo quản tại Trung tâm là việc làm vô cùng ý nghĩa. Tuy nhiên khối tài liệu đó đã gắn bó sâu sắc trong q trình hoạt động cơng tác, cống hiến của các cá nhân vì vậy một số cá nhân muốn giữ lại làm kỉ niệm, do vậy cán bộ sưu tầm gặp nhiều khó khăn trong cơng tác thuyết phục các cá nhân.
Thứ sáu, Một số cá nhân chưa chú trọng trong đến việc bảo quản tài liệu của mình dẫn đến tình trạng tài liệu thất lạc gần hết, lưu giữ ở nhiều nơi,
45
tài liệu mất mát, hư hỏng nặng gây khó khăn trong q trình khảo sát, thống kê tài liệu.
Thứ bảy, một số cá nhân, gia đình đã hiến tặng, ký gửi tài liệu vào cơ quan lưu trữ khác.
Ngồi ra, tình hình dịch bệnh trong những năm vừa qua diễn biến phức tạp, vì vậy đã ảnh hưởng đến việc quá trình khảo sát, tiếp cận khối tài liệu của các các cá nhân.
46
Tiểu kết chương 2:
Trung tâm lưu trữ Quốc gia III là một trong những nơi đang bảo quản khối lượng tài liệu xuất xứ cá nhân lớn nhất và là một trong những thành phần tài liệu quan trọng thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm những nội dung liên quan đến: Xác định nguồn sưu tầm; thành phần; nội dung tài liệu; thủ tục, quy trình sưu tầm; phương pháp sưu tầm... Trong những năm gần đây, công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm III đang từng bước hoàn thiện. Theo thống kê số lượng sưu tầm tài liệu cá nhân trong những năm qua luôn ổn định. Đạt được thành quả đó là sựu quan tâm, chỉ đạo của Ban lãnh đạo Trung tâm và lòng nhiệt huyết của cán bộ sưu tầm. Trong thời gian tới, Trung tâm cần xây dựng các văn bản liên quan đến tiêu chuẩn lựa chọn các cá nhân sưu tầm tại Trung tâm III, quy trình sưu tầm,các chế độ đã ngộ đối với các cá nhân, gia đình hiến tặng tài liệu... Điều này góp phần nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm III trong thời gian tới. Những nội dung đề cập trong Chương 2 là cơ sở để tác giả tiếp tục nghiên cứu Chương 3: “ Giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”.
47
CHƯƠNG 3.
GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SƯU TẦM TÀI LIỆU CÁ NHÂN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III.
3.1. Nhận xét, đánh giá công tác sưu tầm tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Qua việc tìm hiểu cơng tác sưu tầm tài liệu cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tồn tại những ưu điểm và hạn chế nhất định sau:
3.1.1. Ưu điểm.
Trong những năm qua, công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã đạt được những ưu điểm sau:
Thứ nhất, công tác sưu tầm tài liệu cá nhân được coi là hoạt động “mũi
nhọn” tại Trung tâm, luôn nhận được sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời sát sao,
của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và Ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và các đơn vị phòng ban chức năng thuộc Cục.
Thứ hai, văn bản quản lý bước đầu làm nền tảng cho việc thực hiện các nghiệp vụ sưu tầm, lưu trữ tài liệu cá nhân. Tài liệu của cá nhân hiến tặng vào Trung tâm được tiến hành các quy trình nghiệp vụ phân loại, thống kê, chỉnh lý khoa học, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ, phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu một cách khoa học, kịp thời.
Thứ ba, đội ngũ nhân lực thực hiện cơng tác sưu tầm có tinh thần trách