V. PACCOM DƢỚI GĨC ĐỘ PHÂN TÍCH CỦA LÝ THUYẾT TỔ CHỨC, QUẢN LÝ
5.4. Giải pháp hồn thiện PACCOM
5.4.2. Tái cấu trúc tổ chức
Việc tái cấu trúc tổ chức sẽ giúp cho PACCOM cĩ khả năng tận dụng đƣợc nguồn lực nhân sự trẻ và tài năng hiện nay. Cụ thể, cấu trúc chức năng hiện nay đƣợc gợi ý sắp xếp lại theo cấu trúc ma trận để giúp tận dụng tối đa lợi thế về nhân lực, phát huy những lợi thế của hoạt động nhĩm và củng cố viễn cảnh học tập nội bộ tổ chức cũng nhƣ tạo sự gắn kết của các thành viên. PACCOM, theo cấu trúc mới, gồm các bộ phận nhƣ Hành chính; Dự án & viện trợ; Đào tạo và tập huấn INGOs; Thơng tin pháp lý INGOs; Văn phịng INGOs online và Đƣờng dây nĩng hƣớng dẫn nghiệp vụ trực tuyến. Nhân viên trong các bộ phận này sẽ phải hỗ trợ nhau giải quyết mọi phát sinh liên quan đến INGOs ở tất cả các châu lục.
Hình 5.3: Cấu trúc tổ chức PACCOM theo mơ hình ma trận
Cấu trúc tổ chức ma trận gợi ý áp dụng tại PACCOM là sự kết hợp của cấu trúc chức năng với cấu trúc hoạt động theo dự án (khối châu Âu, khối Bắc Mỹ, khối Châu Á-Thái Bình Dƣơng) và sự tồn tại của một đội liên chức năng gồm một số chuyên viên giỏi từ các bộ phận (đặt nền mĩng cho việc hình thành trung tâm INGOs). Tái cấu trúc theo mơ ma trận sẽ khơng gây nhiều tốn kém cho PACCOM; cho phép nhân viên từng bƣớc thích nghi và làm quen với những giá trị của hoạt động nhĩm; giúp cải thiện
BAN GIÁM ĐỐC Hành chính Dự án & viện trợ VP Online Pháp lý Đào tạo Khối Bắc Mỹ Khối Châu Âu Khối Châu Á-TBD
luồng thơng tin trong tổ chức; nhƣng vẫn duy trì đƣợc các kỷ luật làm việc do khơng gây nhiều xáo trộn, đồng thời động lực và cam kết của nhân viên đƣợc cải thiện.
Khi nhân viên đã quen với việc chia sẻ thơng tin và hoạt động nhĩm, thì cấu trúc tổ chức nhĩm đƣợc đề nghị áp dụng để tận dụng hết khả năng sáng tạo và cơng hiến của nhân viên đồng thời giúp khắc phục những nhƣợc điểm cĩ thể nảy sinh khi vận hành cấu trúc tổ chức ma trận nhƣ: sự gia tăng các mâu thuẫn và căng thẳng, khĩ khăn trong giám sát và kiểm sốt, gia tăng chi phí quản lý, v.v.
5.4.3. Xây dựng và củng cố liên kết chiến lược
Việc xây dựng, tăng cƣờng và củng cố liên kết với các cơ quan hữu quan cũng nhƣ với INGOs cho phép PACCOM tìm kiếm thêm đƣợc sự ủng hộ, sự giúp đỡ, nâng cao nhận thức của các bên về vai trị và sự tồn tại của tổ chức, các giá trị mà tổ chức tạo ra cho xã hội. Các liên kết mà PACCOM nên chú trọng phát triển gồm:
Liên kết với cộng đồng INGOs tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh để thƣờng xuyên cĩ thơng tin phản hồi trực tiếp về những dịch vụ PACCOM cung cấp.
Liên kết với cộng đồng các nhà tài trợ INGOs nhƣ WB, EU, USAID, v.v. để
tranh thủ kêu gọi và phổ biến các thơng tin, nhu cầu dự án cần tài trợ tại Việt Nam nĩi chung hay các địa phƣơng nĩi riêng.
Liên kết với các cơ quan quản lý cấp tỉnh, các bộ ban ngành trung ƣơng để phối hợp rà sốt và giảm thiểu các thủ tục trùng lắp; phối hợp thực hiện các chƣơng trình
thu hút viện trợ nƣớc ngồi; và đặc biệt hợp tác cùng giải quyết những vấn đề phát sinh để hỗ trợ và quản lý kịp thời INGOs
Liên kết với các lãnh sự quán, đại sứ quán để cĩ thể nhanh chĩng xác minh thơng tin và phản hồi về INGOs hoạt động tại Việt Nam, nguồn vốn tài trợ, tƣ cách
pháp nhân, nhân viên nƣớc ngồi, v.v.
Liên kết với các tổ chức quốc tế, cơ quan quản lý INGOs ở các nƣớc trong khu vực và trên thế giới. Một mặt cung cấp ra ngồi thơng tin về mơi trƣờng hoạt động
INGOs Việt Nam; mặt khác học hỏi những thành cơng ở nƣớc bạn, trong bối cảnh PACCOM vừa thực hiện và vừa rút kinh nghiệm, để hồn thiện hơn.
Liên kết với LNGOs hoạt động tại Việt Nam và nƣớc ngồi, mở rộng mạng lƣới
hoạt động và cung cấp những thơng tin hay dịch vụ sẵn cĩ mà LNGOs cĩ thể đĩng gĩp đƣợc trong cơng cuộc thu hút viện trợ INGOs.
5.4.4. Phát triển chiến lược, kênh thơng tin và truyền thơng
Một trong những vấn đề khiến INGOs cũng nhƣ các cơ quan hữu quan phàn nàn là vấn đề truyền đạt thơng tin trong nội bộ lẫn ra bên ngồi của PACCOM. Sự truyền đạt khơng nhất quán các thơng tin giữa các nhân viên và lãnh đạo PACCOM tới bên ngồi đã làm cho INGOs và các cơ quan khác cĩ thơng tin khơng chính xác về vai trị, nhiệm vụ, khả năng của PACCOM khiến cho sự kỳ vọng của INGOs, các cơ quan bị sai lệch.
Trung tâm Dữ liệu phi chính phủ - Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam (VUFO-NGO Resources Centre) hiện cung cấp khá nhiều thơng tin về hoạt động quản lý INGOs của PACCOM, nhƣng những thơng tin khơng đƣợc cập nhật thƣờng xuyên và thiếu hệ thống. Vì vậy, vẫn cần xây dựng một tiếng nĩi chung duy nhất từ phía lãnh đạo cũng nhƣ các nhân viên, những qui định và chiến lƣợc thơng tin nội bộ về các vấn đề INGOs tại PACCOM.