CHƯƠNG 1 :CƠ Sở Lý LUậN Về Kế TOáN vμ kế tốn QUảN TRị
3.4 Hoμn thiện cơng tác kế tốn quản trị tại Cơng ty Phân bĩn Miền Nam
3.4.1.5 Hoμn thiện các dự tốn ngân sách
3.4.1.5.1 Hoμn thiện dự tốn tiêu thụ:
Dự tốn tiêu thụ lμ dự tốn đ−ợc lập để lμm nền tảng cho việc xây dựng các dự tốn khác. Dự tốn tiêu thụ gồm dự tốn doanh thu, sản lựơng vμ dự tốn thu tiền.
@Dự tốn doanh thu, sản l−ợng:
Dự tốn doanh thu, sản l−ợng sẽ do phịng kinh doanh Cơng ty lập căn cứ vμo các báo cáo phân tích thị tr−ờng do bộ phận bán hμng của các xí nghiệp trực thuộc báo cáo lên.
Đối với đặc điểm của ngμnh sản xuất phân bĩn lμ nhu cầu sử dụng sẽ tăng giảm theo vụ mùa, theo thống kê kinh nghiệm thì quý 1 vμ quý 3 lμ 2 quý bán chạy mặt hμng NPK, cịn mặt hμng lân sẽ bán chạy vμo quý 1 vμ quý 4. Do đĩ việc lập dự tốn tiêu thụ theo kỳ hạn hμng quý lμ rất cần thiết để tránh tình trạng hết hμng hoặc tồn kho quá nhiều . Khi lập dự tốn tiêu thu phải dựa trên các yếu tố sau:
-Tình hình tiêu thụ hμng quý vμ cơ cấu mặt hμng vμ thị hiếu ng−ời tiêu dùng của các năm tr−ớc để dự đốn sản l−ợng tiêu thụ dự kiến vμ cơ cấu mặt hμng hμng quý trong năm kế hoạch.
-Cần phải phân chia thị tr−ờng theo vị trí địa lý thơng qua việc thu thập thơng tin từ các bộ phận bán hμng ở các xí nghiệp trực thuộc. Theo tình hình thực tế hiện nay Cơng ty cần phân chia thị tr−ờng tiêu thụ thμnh các khu vực:
*Mặt hμng axít: chủ yếu tiêu thụ ở khu vực thμnh phố Hồ Chí Minh vμ tỉnh Đồng Nai.
*Mặt hμng bao bì chỉ tiêu thụ ở khu vực thμnh phố Hồ Chí Minh.
*Hai mặt hμng phân lân vμ phân NPK tiêu thụ ở các khu vực: các tỉnh miền Tây Nam bộ, các tỉnh Miền Đơng nam bộ, Tây nguyên, các tỉnh miền Trung vμ các tỉnh miền Bắc
-Các chính sách giá cả chính sách khuyến mãi, trợ giá, thanh tốn, quảng cáo : Cơng ty cĩ chính sách về trợ giá vận chuyển cho vùng Tây nguyên, các tỉnh miền Bắc hoặc chiết khấu cho các khách hμng cĩ doanh số hμng năm từ 1 tỷ trở lên
-Tình hình biến động kinh doanh do thiên tai, mùa vụ: phân bĩn lμ mặt hμng luơn bị ảnh h−ởng của thiên tai, mùa vụ lμm ảnh h−ởng lớn đến thị tr−ờng tiêu thụ do đĩ phải tính đến khả năng giảm sút của thị phần khi cĩ thiên tai, lũ lụt
-Các chính sách kinh tế của Nhμ n−ớc: các chính sách về thuế khố, quota xuất nhập khẩu cũng ảnh h−ởng lới thị tr−ờng phân bĩn ví dụ nh− bỏ quota nhập DAP, Urea, SA, giảm thuế nhập khẩu những mặt hμng phân bĩn cĩ chứa lân, áp đặt hạn nhạch nhập khẩu axit
-Tình hình kinh tế chính trị thế giới ảnh h−ởng đến thị tr−ờng: nguyên liệu sản xuất
phân bĩn chủ yếu nhập từ n−ớc ngoμi Israel, Indonesia, Nga, Trung Quốc, Malaysia khi tình hình chính trị thế giới khơng ổn định sẽ đẩy giá nguyên liệu lên xuống bất th−ờng, ví dụ nh− l−u huỳnh lμ nguyên liệu chủ yếu để sản xuất axit sunfuric vμ phân supe lân, đây lμ một sản phẩm phụ từ ngμnh khai thác dầu mỏ, thị tr−ờng dầu mỏ bất ổn đã kéo theo sự tăng giảm giá cả bất th−ờng của mặt hμng nμy, lμm ảnh h−ởng trực tiếp đến giá thμnh sản phẩm phân bĩn.
-Tình hình xuất khẩu: sản phẩm của Cơng ty chủ yếu lμ tiêu thụ nội địa, tuy nhiên trong kế hoạch 2007 dự kiến sẽ xuất thử một vμi lơ hμng NPK sang Lμo vμ Campuchia do đĩ cũng phải dự đốn thị tr−ờng nμy trong dự tốn tiêu thụ.
-Năng lực thực tế của đơn vị: cần kết hợp năng lực thực tế của đơn vị để tính đến khối l−ợng sản phẩm tiêu thụ ví dụ nh− cơng trình mở rộng dây chuyền sản xuất lân hoμn thμnh năm 2003 tăng sản l−ợng lân sản xuất từ 100.000 tấn/năm lên 200.000 tấn/năm hoặc x−ởng axit số 2 vừa hoμn thμnh tháng tháng 5 năm 2005 tăng cơng suất sản xuất axit sunfuric từ 40.000 tấn/năm lên 80.000 tấn/năm, ngoμi ra trong các xí nghiệp NPK khu vực thμnh phố Hồ Chí Minh do nằm trong khu dân c− đang trong giai đoạn di dời cần giảm tải để giảm ơ nhiễm mơi tr−ờng cũng lμ một nhân tố lμm giảm sản l−ợng tiêu thụ.
Dựa vμo các nhân tố trên Phịng kinh doanh sẽ tiến hμnh lập dự tốn tiêu thụ theo từng quý vμ từng khu vực, trong đĩ cĩ các chỉ tiêu chủ yếu lμ sản l−ợng tiêu thụ dự kiến, doanh thu dự tốn ,theo cơng thức:
Ngoμi ra căn cứ vμo chính sách bán hμng, giá bán dự kiến phịng kế tốn sẽ lập dự kiến lịch thu tiền. Dự tốn thu tiền sẽ căn cứ vμo dự tốn doanh thu, sản l−ợng tiêu thụ vμ các chính sách bán hμng cụ thể. Chính sách thanh tốn hiện nay đang đựơc áp dụng toμn cơng ty lμ cho trả chậm sau 3 tháng (1 quý). Đối với một số khách hμng trả bằng tiền mặt thì sẽ đ−ợc chiết khấu lại bằng tiền hoặc đ−ợc giảm giá ngay trên hĩa đơn.
Căn cứ vμo các khoản nợ kỳ tr−ớc vμ khoản nợ −ớc thu đ−ợc kỳ nμy, kế tốn sẽ lập dự tốn thu tiền mặt trong kỳ. Số tiền thu đ−ợc trong kỳ đ−ợc tính theo cơng thức:
(Dự tốn tiêu thụ đ−ợc trình bμy trong phụ lục 3.1.a , 3.1.b vμ 3.1.c)
3.4.1.5.2 Hoμn thiện dự tốn sản xuất:
Dựa trên dự tốn tiêu thụ trong kỳ vμ khối l−ợng hμng tồn kho phịng Kế tốn sẽ kết hợp với phịng Sản xuất để tính khối l−ợng sản xuất trong kỳ nhằm đảm bảo phát huy cơng suất máy mĩc thiết bị, đảm bảo mức tồn kho tối thiểu đáp ứng nhu cầu tiêu thụ, tránh ứ đọng vốn vμ phát sinh các chi phí khơng cần thiết.
Dự tốn sản xuất cũng đ−ợc lập hμng quý vμ dự tốn riêng biệt cho từng mặt hμng NPK, lân, axit vμ bao bì.
Dự tốn sản xuất trong kỳ đ−ợc tính theo cơng thức:
Trong đĩ:
-Sản l−ợng tiêu thụ trong kỳ sẽ căn cứ vμo dự tốn tiêu thụ để lập.
-Sản l−ợng tồn kho đầu kỳ đ−ợc tính dựa vμo sản l−ợng tồn kho kỳ tr−ớc hoặc
Doanh thu dự tốn = Sản l−ợng tiêu thụ dự kiến x Đơn giá bán dự kiến
Dự tốn sản l−ợng
sản xuất trong kỳ = Sản l−ợng tiêu thụ dự tính + Dự tốn sản l−ợng tồn kho cuối kỳ - Sản l−ợng tồn kho đầu kỳ
Số tiền thu
vμo trong kỳ = Khoản nợ kỳ tr−ớc −ớc thu
-Sản l−ợng tồn kho cuối kỳ phải sẽ đ−ợc −ớc tính theo số liệu thực tế qua các kỳ năm tr−ớc vμ cĩ tính đến tiến độ giao hμng cho khách hμng trong kỳ. Thơng th−ờng tỷ lệ nμy lμ 20% sản l−ợng dự kiến tiêu thụ của quý sau.
Căn cứ vμo tình hình thực tế, dự kiến sản l−ợng tiêu thụ dự kiến trong quý 1 năm 2008 sẽ tăng 10% so với cùng kỳ 2007.
(Dự tốn sản xuất đ−ợc trình bμy trong phụ lục 3.2)
3.4.1.5.3 Hoμn thiện dự tốn mua nguyên liệu trực tiếp :
Phịng Kinh doanh sẽ phối hợp với phịng Kế tốn chịu trách nhiệm lập dự tốn mua nguyên liệu trực tiếp dựa trên dự tốn sản xuất vμ định mức nguyên liệu trực tiếp.
Dự tốn mua nguyên liệu đ−ợc lập căn cứ trên nhu cầu sản xuất vμ phải đáp ứng nhu cầu dự trữ đảm bảo sản xuất vμ tránh tồn kho quá nhiều lμm tồn đọng vốn vμ phát sinh các chi phí khác nh− kho bãi, bảo quản
Dự tốn mua nguyên liệu trực tiếp bao gồm các chỉ tiêu: loại nguyên liệu cần sử dụng, số l−ợng nguyên liệu dùng cho sản xuất trong kỳ, số l−ợng nguyên liệu cần dự trữ cuối kỳ vμ số l−ợng nguyên liệu cần mua vμo trong kỳ, đơn giá mua nguyên liệu .Dự tốn mua nguyên liệu đ−ợc tính theo cơng thức:
Trong đĩ:
-Dự tốn nguyên liệu trực tiếp cần cho sản xuất trong kỳ: sẽ căn cứ vμo định mức nguyên liệu cho một đơn vị sản phẩm vμ dự tốn sản xuất trong kỳ.
-Dự tốn nguyên liệu tồn kho cuối kỳ: đ−ợc tính tốn dựa trên nhu cầu sản xuất cho quý sau sao cho phải đảm bảo đủ nguyên liệu sản xuất đồng thời khơng dự trữ quá nhiều tránh tồn đọng vốn, qua việc phân tích đánh giá nhu cầu tồn kho nguyên liệu trực tiếp qua các năm, mức dự trữ hợp lý hiện nay lμ 10% nhu cầu nguyên liệu sản xuất cho quý sau.
-Nguyên liệu trực tiếp tồn kho đầu kỳ đ−ợc tính dựa vμo l−ợng nguyên liệu tồn kho kỳ tr−ớc tr−ớc hoặc −ớc tồn kho kỳ tr−ớc.
Số l−ợng nguyên liệu trực tiếp cần mua = Dự tốn nguyên liệu trực tiếp tồn kho cuối kỳ Dự tốn nguyên liệu trực tiếp cần cho sản xuất trong kỳ + - Nguyên liệu trực tiếp tồn kho đầu kỳ
Ngoμi ra căn cứ vμo dự tốn thu mua nguyên liệu để dự tốn các khoản tiền dùng để chi trả cho việc thu mua nguyên liệu tực tiếp:
Căn cứ vμo các hợp đồng mua nguyên liệu vμ thực tế các kỳ tr−ớc, dự kiến mua nguyên liêu trong kỳ sẽ phải thanh tốn ngay 80% cịn lại 20% sẽ nợ 3 tháng .
(Dự tốn mua nguyên liệu trực tiếp đ−ợc trình bμy trong phụ lục 3.3.a , 3.3.b vμ 3.3.c)
3.4.1.5.4 Hoμn thiện dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp:
Căn cứ vμo định mức chi phí nhân cơng trực tiếp đã đ−ợc xây dựng trong phần định mức chi phí, phịng Tổng hợp sẽ phối hợp cùng phịng Kế tốn lập dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp.
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp đ−ợc lập theo cơng thức:
Trong đĩ:
Dự tốn sản l−ợng sản xuất trong kỳ: lấy từ dự tốn sản xuất.
Định mức đơn giá tiền l−ơng nhân cơng trực tiếp: lấy từ bảng định mức chi phí nhân cơng trực tiếp
(Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp đ−ợc trình bμy trong phụ lục 3.4)
3.4.1.5.5 Hoμn thiện dự tốn chi phí sản xuất chung:
Dự tốn chi phí sản xuất chung đ−ợc lập bởi phịng kế tốn, căn cứ để lập lμ định mức chi phí sản xuất chung đã đ−ợc xây dựng vμ sản l−ợng sản xuất dự tốn trong kỳ. Dự tốn chi phí sản xuất chung đ−ợc lập vμ phân loại theo biến phí vμ định phí theo cơng thức:
Dự tốn số tiền cần thiết để mua nguyên liệu
trực tiếp trong kỳ =
Số tiền cần chi ra để thanh tốn nợ kỳ tr−ớc cho nh μ cung cấp
+ Số tiền cần chi ra để thanh tốn nợ kỳ nμy
cho nhμ cung cấp
Dự tốn chi phí
nhân cơng trực tiếp = Dự tốn sản l−ợng sản xuất trong kỳ x Định mức đơn giá tiền l−ơng nhân cơng
trực tiếp
Ngoμi ra để phục vụ cho việc lập dự tốn tiền mặt, kế tốn sẽ tính tốn các khoản chi bằng tiền trong dự tốn chi phí sản xuất chung, ví dụ trong dự tốn nμy tất cả các khoản chi đều đ−ợc chi hết bằng tiền mặt trong kỳ ngoại trừ chi phí khấu hao tμi sản cố định.
(Dự tốn chi phí sản xuất chung đ−ợc trình bμy trong phụ lục 3.5.a vμ 3.5.b)
3.4.1.5.6 Hoμn thiện dự tốn thμnh phẩm tồn kho cuối kỳ:
Dự tốn hμng tồn kho cuối kỳ đ−ợc tính tốn trên cơ sở các hợp đồng giao hμng dự kiến, mức độ tiêu thụ theo mùa vụ thực tế các năm tr−ớc đồng thời phải tính tốn đảm bảo khơng để tồn kho nhiều quá sẽ phát sinh chi phí khơng cần thiết vμ cũng phải bảo đảm một l−ợng hμng cung cấp cho nhu cầu tiêu thụ sản phẩm, phịng Kinh doanh Cơng ty phối hợp cùng phịng kế tốn để lập bảng dự tốn nμy.
Trong năm 2007 dự tốn hμng tồn kho cuối mỗi quý sẽ bằng 20% tổng sản l−ợng tiêu thụ của quý sau, dự kiến trong quý 1 năm 2008 sẽ tăng sản l−ợng tiêu thụ lên 10% so với cùng kỳ năm 2007, do đĩ sản l−ợng tồn kho cuối kỳ 2007 sẽ tăng lên t−ơng ứng.
Đơn giá của thμnh phẩm tồn kho cuối kỳ sẽ đ−ợc tính theo chi phí định mức đã
đ−ợc xây dựng bao gồm 3 khoản mục lμ chi phí nguyên liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp vμ chi phí sản xuất chung.
(Dự tốn thμnh phẩm tồn kho cuối kỳ đ−ợc trình bμy trong phụ lục 3.6)
3.4.1.5.7 Hoμn thiện dự tốn chi phí bán hμng vμ chi phí quản lý doanh nghiệp: @ Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp:
Căn cứ vμo chính sách bán hμng trong năm vμ các báo cáo từ bộ phận kinh doanh ở các xí nghiệp trực thuộc phịng Kinh doanh sẽ phối hợp với phịng kế tốn lập
Dự tốn chi phí
sản xuất chung = Dự tốn định phí sản xuất chung +
Dự tốn biến phí sản xuất chung
dự tốn chi phí bán hμng. Chi phí bán hμng cũng đ−ợc chia thμnh hai nhĩm chi phí lμ định phí vμ biến phí vμ đ−ợc lập riêng cho từng loại mặt hμng NPK, lân, axit, bao bì.
Định phí trong chi phí bán hμng tại Cơng ty bao gồm: chi phí th kho, bến, bãi giao hμng, chi phí quảng cáo, tiếp thị, cộng tác viên thị tr−ờng, khuyến nơng, hội nghị khách hμng, hội trợ triển lãm v.v ,các chi phí nμy cĩ thể căn cứ vμo số thực tế phát sinh kỳ tr−ớc kết hợp với chính sách tiết kiệm chi phí vμ chủ tr−ơng phát triển của Cơng ty để dự tốn.
Dự kiến định phí bán hμng cho năm 2006 nh− sau:
Đơn vị tính: đ
Mặt hμng Thuê kho Quảng cáo , tiếp thi Khuyến nơng Cộng
đại hội khách hμng
NPK (tấn) 3.922.804.000 3.561.416.000 2.619.880.000 10.104.100.000 Lân (tấn) 2.196.000.000 2.259.692.000 1.239.104.000 5.694.795.000
Axit (tấn) 1.296.000.000 1.296.000.000
Bao bì (cái) 198.000.000 198.000.000
Định phí bán hμng sẽ phân bổ đều cho các quý trong năm .
Biến phí trong chi phí bán hμng tại cơng ty bao gồm: chi phí bốc xếp sản phẩm lên ph−ơng tiện ng−ời mua, chi phí vận chuyển sản phẩm đến kho bãi giao hμng, trợ c−ớc vận chuyển để dự tốn các chi phí nμy cần căn cứ vμo thực tế phát sinh kỳ tr−ớc vμ dự tốn tình hình thực tế phát sinh trong năm nh− mức độ cạnh tranh, thị phần −ớc tính tham gia thị tr−ờng, các chính sách quảng cáo, khuyến mãi v.v để dự tốn biến phí bán hμng cho mỗi đơn vị sản phẩm tiêu thụ trong kỳ.
Dự kiến biến phí bán hμng 2007 cho 1 đơn vị sản phẩm tiêu thụ nh− sau: Đơn vị tính: đ Mặt hμng Bốc xếp Vận chuyển Trợ c−ớc Cộng vận chuyển NPK (tấn) 5.000 3.000 710 8.710 Lân (tấn) 5.000 3.000 5.260 13.260 Axit (tấn) 27.000 27.000 Bao bì (cái) 1,750 1,2500 3
Sau khi dự tốn định phí vμ biến phí bán hμng, bộ phận lập dự tốn ngân sách sẽ tính tổng dự tốn chi phí bán hμng theo cơng thức:
(Dự tốn chi phí bán hμng đ−ợc trình bμy trong phụ lục 3.7.a vμ 3.7.b )
@ Lập dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp đ−ợc lập giống nh− chi phí bán hμng vμ do phịng kế tốn lập căn cứ vμo thực tế các năm tr−ớc kết hợp với kế hoạch chi tiêu năm kế
hoạch. Chi phí quản lý xí nghiệp cũng bao gồm định phí vμ biến phí trong đĩ chủ yếu lμ
định phí.
Định phí trong chi phí quản lý doanh nghiệp gồm: điện, n−ớc, hμnh chính phí, cơng tác phí, tiếp khách, chi phí đμo tạo, chi phí tuyển dụng, dự phịng mất việc, khám bệnh nghề nghiệp, thuế đất, thuế mơn bμi
Dự tốn định phí quản lý 2007 nh− sau:
Đơn vị tính: đ
Mặt
hμng Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
NPK 7.476.283.000 7.447.994.000 7.451.512.000 7.450.363.000 29.826.152.000 Lân 1.977.382.000 2.004.120.000 1.994.473.000 2.009.082.000 7.985.057.000
Axit 85.050.000 85.050.000 85.050.000 85.050.000 340.200.000
Bao bì 23.006.000 21.026.000 22.808.000 20.432.000 87.272.000
Cộng 9.561.721.000 9.558.190.000 9.553.843.000 9.564.927.000 38.238.681.000
Biến phí trong chi phí quản lý doanh nghiệp ở Cơng ty gồm các khoản: kinh phí quản lý cấp trên đ−ợc tính bằng 0,15% doanh thu tiêu thụ trong kỳ.
Dự tốn biến phí
bán hμng trong kỳ = Dự tốn biến phí phát sinh trên một đơn vị sản
phẩm tiêu thụ
x Khối l−ợng sản phẩm dự kiến tiêu thụ
Dự tốn tổng
chi phí bán hμng = Dự tốn biến phí bán hμng + Dự tốn định phí bán hμng
Dự tốn biến phí
quản lý trong kỳ = Dự tốn biến phí phát sinh trên một đơn vị sản
phẩm
Căn cứ vμo giá bán vμ doanh thu dự kiến trong kỳ, dự tốn biến phí quản lý năm 2006 cho một đơn vị sản phẩm tiêu thụ nh− sau (0,15% trên doanh số bán):
NPK: 5.040 (đ/tấn) Lân: 1.484 (đ/tấn) Axit: 2.250 (đ/tấn) Bao bì: 4,2 (đ/cái bao)
Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp đ−ợc tính theo cơng thức:
(Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp đ−ợc trình bμy trong phụ lục 3.7.c vμ