- Trích KHTSCĐ Chi phí khác: Điện nước
Phần III Nhận xét, đánh giá khái quát về Xí nghiệp in Hà Tây.
3.1. Về tổ chức hoạt động của Xí nghiệp.
Xí nghiệp hoạt động chủ yếu là gia công chế biến nên hang năm lợi nhuận không cao. Trong giá thành sản phẩm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đặc biệt là giấy chiếm tỷ trọng cao khoảng 60%, mẫu mã không phong phú.
Về tổ chức quản lý, Xí nghiệp quản lý theo cơ chế một cấp, mọi hoạt động đều chịu sự giám sát trực tiếp của giám đốc do đó luôn có sự nhất quán trong mọi quyết định.
3.2. Về tổ chức kế toán.
Bộ máy kế toán tại Xí nghiệp in Hà Tây được tổ chức rất gọn nhẹ với 3 kế toán gồm cả kế toán trưởng. Công việc tại phòng kế toán được phân định rạch ròi giữa các kế toán này đảm bảo hoạt động bình thường tại đơn vị. Mặc dù có sự hỗ trợ của phần mềm máy tính nhưng công việc của kế toán trưởng tập trung quá nhiều. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung nhưng lại làm quá nhiều phần việc: kế toán TSCĐ, kế toán NVL, kế toán máy. Việc tách rời theo dõi NVL chính và NVL phụ cho hai kế toán viên là không hợp lý, khó theo dõi tổng hợp.
Việc vận dụng hệ thống chứng từ của Xí nghiệp nói chung theo đúng quy định của Bộ tài chính. Xí nghiệp đã vận dụng mẫu chứng từ một cách khoa học khi đưa ra một số chứng từ mang tính đặc thù như Biên bản xác nhận sai hỏng, Phiếu sản xuất. Tuy nhiên có thể thấy là trong việc áp dụng hệ thống chứng từ này Xí nghiệp không sử dụng Phiếu xuất kho đối với hàng bán tiêu thụ mà chỉ sử dụng hóa đơn đỏ. Xí nghiệp không mở Thẻ kho, điều này có thể làm tăng khả năng sai sót mà kế toán viên không đối chiếu lại được. Xí nghiệp cũng không áp dụng Biên bản kiểm nghiệm vật tư mà giao toàn bộ trách nhiệm về chất lượng hang cho người bán nếu có gì sai sót toàn bộ lô hang sẽ được gửi trả lại. Điều này giảm công việc cho Xí nghiệp nhưng có thể dẫn tới trường hợp khi chất lượng hang như giấy không đảm bảo mà đơn đặt hang gấp sẽ ảnh hưởng tới tiến độ công việc.
Việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, Xí nghiệp chủ yếu dung tài khoản cấp một dễ theo dõi và hạch toán. Việc lập các khoản dự phòng 159 và 139 không được thực hiện thường xuyên.
Việc tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách được áp dụng khá đầy đủ, hợp lý. Việc sử dụng phần mềm kế toán làm cho việc ghi sổ dễ dàng và nhanh chóng. Tuy nhiên sổ kế toán chi tiết về chi phí sản xuất không được mở riêng cho từng đơn đặt hang mà mở chung sẽ khó xác định lợi nhuận mà mỗi đơn đặt hang mang lại do đó khó làm phép so sánh các đơn đặt hang.
Việc tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo tài chính được thực hiện theo đúng quy định cụ thể được Bộ tài chính ban hành tuy nhiên các báo cáo quản trị chưa được quan tâm đúng mức.
Về quy trình hạch toán một số phần hành nói chung khá hợp lý đảm bảo theo dõi đầy đủ các hoạt động của Xí nghiệp tuy nhiên trong phần hành kế toán chi phí và tính giá thành toàn bộ chi phí về phế liệu thu hồi sau sản xuất đều được tập hợp vào giá thành sản phẩm làm giá thành sản phẩm tăng cao.
3.3. Về hệ thống kiểm soát nội bộ.
Về môi trường kiểm soát:
- Xí nghiệp được tổ chức theo cơ cấu một cấp theo đó mọi hoạt động của xí nghiệp nằm dưới sự giám sát trực tiếp của giám đốc xí nghiệp do đó khá gọn nhẹ. Điều này có thể làm giảm chi phí hoạt động phù hợp cho một xí nghiệp có quy mô nhỏ. Trong mô hình này, giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động của đơn vị do đó hiệu quả của những hoạt động này cũng phụ thuộc nhiều vào trình độ cũng như phong cách làm việc của vị giám đốc.
- Về chính sách nhân sự: Lao động chủ yếu tại xí nghiệp nhất là lao động tại phân xưởng là người có trình độ thấp, tại các phòng ban trình độ của cán bộ nhân viên là trung cấp, cao đẳng và đại học chính quy và tại chức. Sự khác biệt này cũng có thể ảnh hưởng tới việc thực hiện các chính sách về kiểm soát nội bộ từ đó đưa ra hiệu quả không như ý.
- Về chính sách khen thưởng: Chính sách khen thưởng luôn có tác dụng thúc đẩy hiệu quả sản xuất kinh doanh tuy nhiên tại Xí nghiệp chính sách khen thưởng được quy định một cách chung chung, không rõ ràng. Không có quy định về việc khen thưởng cho những trường hợp phát hiện ra những sai phạm, hay có thể nói rằng chẳng có sự khen thưởng nào cả. Đối với những hành vi vi phạm kỉ luật cũng không có sự quy định cụ thể về việc xử phạt, khi xảy ra thì việc phạt vi phạm chỉ là hình thức. Những điều này không tạo ra hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Về công tác lập kế hoạch: tại Xí nghiệp in Hà Tây công tác lập kế hoạch không được tốt, hầu như hoạt động lập kế hoạch sản xuất luôn bị xem nhẹ.
- Về môi trường bên ngoài, Xí nghiệp sản xuất hạch toán độc lập nhưng vẫn trực thuộc Sở văn hóa thông tin vì vậy cũng có sự giám sát tuy nhiên không phải là sự giám sát thích đáng.
Về hệ thống kế toán, Xí nghiệp đã áp dụng kế toán máy từ năm 2005. Kế toán máy giúp cho kế tóan viên giảm được công việc và hiệu quả giám sát tăng cao. Vì đã sử dụng từ năm 2005 đến nay nên kế toán viên có thể nói là đã quen với công việc giảm được những sai sót không đáng có.