2.2 Thực trạng cơng tác SCM của cơng ty
2.2.2.2 Tìm nguồn hàng và mua hàng
Mua hàng là một hoạt động rất quan trọng của chuỗi cung ứng, bao gồm: mua nguyên vật liệu, thành phẩm, dịch vụ và các nguồn lực khác phục vụ hoạt động của cơng ty.
Hoạt động mua hàng của cơng ty được tách thành hai mảng riêng biệt, phịng mua hàng của nhà máy chịu trách nhiệm về nguyên vật liệu, vật tư phục vụ sản xuất; bộ phận SC-logistics phụ trách việc đặt hàng và mua thành phẩm từ các nhà máy khác thuộc tập đồn, kể cả hàng hố sản xuất tại hai nhà máy của cơng ty tại Việt Nam.
Phịng mua hàng tại nhà máy:
Nhu cầu chủ yếu phục vụ sản xuất của nhà máy gồm: dược liệu chính, chất phụ gia, vật tư bao bì đĩng gĩi và các dịch vụ cĩ liên quan. Căn cứ theo nhu cầu và đặc thù của các loại sản phẩm, nhân sự tại phịng mua hàng được chia thành từng mảng hàng khác nhau gồm: phục trách nguyên phụ liệu; phụ trách vật tư đĩng gĩi bao bì…
Do đặc thù của sản phẩm là dược phẩm, cĩ yêu cầu về chất lượng rất cao và ngặt nghèo, vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp địi hỏi sự tham gia của nhiều phịng ban chức năng bao gồm: phịng mua hàng; phịng thẩm định; phịng kiểm nghiệm; khối chất lượng. Trong đĩ:
- Phịng mua hàng chịu trách nhiệm tìm kiếm, liên hệ và xây dựng quan hệ với các nhà cung cấp, thoả thuận các điều kiện mua bán, hợp tác…
- Phịng thẩm định chịu trách nhiệm nhận mẫu thử nghiệm, phối hợp với phịng thử nghiệm lên kế hoạch và thực hiện việc thử mẫu.
- Phịng kiểm nghiệm: chịu trách nhiệm thử nghiệm mẫu và báo cáo kết quả, sau đĩ Trưởng khối chất lượng cĩ trách nhiệm duyệt kết quả trước khi trình Ban Giám đốc cho quyết định cuối cùng.
Trong quá trình thực hiện, nếu bất cứ khâu nào cĩ phản ánh khơng tốt về chất lượng sản phẩm và dịch vụ của nhà cung ứng thì sẽ tiến hành duyệt xét lại nhà cung ứng đĩ. Ngồi ra, theo định kỳ hàng năm cơng ty sẽ cĩ một đồn kiểm tra đi audit hoạt động của các nhà cung cấp nhằm đảm bảo rằng sản phẩm đĩ là hợp pháp và cĩ chất lượng tốt.
Bộ phận logistics thuộc SC
Bộ phận SC logistics chịu trách nhiệm mua các mặt hàng thành phẩm từ các nhà máy khác nhau trong tập đồn, kể cả hai nhà máy tại Việt Nam để phục vụ yêu cầu kinh doanh trong nước. Để làm được điều này, logistics phải phối hợp với bộ phận marketing và phịng kế hoạch của nhà máy. Hàng tháng marketing lập các chương trình bán hàng cho 1-3 tháng tiếp theo, từ đĩ dự báo mức tiêu thụ cho mỗi sản phẩm trong từng tháng, đồng thời dự báo xu hướng trong 12 tháng kế tiếp. Quy định ba tháng tiếp theo gần nhất là “đĩng băng” – khơng được phép thay đổi. Trên cơ sở số lượng dự báo, bộ phận logistics sẽ xem xét lại tồn kho, kết hợp với phần mềm dự báo để tính tốn lượng hàng bổ xung cần thiết, sau đĩ làm việc với phịng kế hoạch của nhà máy trong nước và bộ phận nhận đơn hàng của các nhà máy nước ngồi để tiến hành đặt hàng, đồng thời thơng báo số liệu dự báo cho những tháng kế tiếp để nhà máy cĩ kế hoạch phân bổ cơng xuất và chuẩn bị nguyên vật liệu.