2.3.1 .Công tác tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác
2.3.3.1. Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ
Cơng tác văn thư lưu trữ ln có vai trị quan trọng trong cơ quan, doanh nghiệp và đời sống xã hội. Việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ ln rất cần thiết vì tất cả các cơ quan, doanh nghiệp trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra những giấy tờ liên quan, những văn bản tài liệu có giá trị đều được lưu giữ để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Khi các cơ quan, doanh nghiệp được thành lập công tác văn thư, lưu trữ sẽ là huyết mạch trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó. Cơng tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, quản lí ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ thơng tin, văn bản điện tử có thể sẽ được lưu hành, sử dụng các nghiệp vụ đều nhờ cơng nghệ thơng tin..Vì thế cán bộ văn thư sẽ tiết kiệm được thời gian, áp dụng được công nghệ và phương pháp mới vào lưu trữ, giúp tra tìm tài liệu sẽ dễ dàng. Văn thư sẽ có vị trí quan trọng trong việc kiểm sốt, thực hiện đăng kí văn bản đi đến, các tài liệu đều được tập trung về văn thư. Tài liệu được bảo quản tại bộ phận lưu trữ và các phòng ban.
Tổ chức nhân sự văn thư, lưu trữ
- Bộ máy văn thư lưu trữ của Công ty gồm 2 nhân viên, 1 nhân viên phụ trách công tác văn thư lưu trữ, 1 nhân viên phụ trách công tác văn thư.
STT HỌ VÀ TÊN CHỨC VỤ CHU N NGÀNH TRÌNH ĐỘ CHUN MƠN TUỔI GIỚI TÍNH 1 BÙI CÔNG DUẨN
Nhân viên văn thư lưu trữ
Văn thư Đại học 36 Nam
2 TÔ THỊ
THẢO
Nhân viên văn thư
Văn thư Cao đẳng 47 Nữ
(Nguồn: Công ty than Khe Chàm) Nhan sự văn thư, lưu trữ đáp ứng được trình độ chn mơn và có
kinh nghiệm trong cơng việc. Nắm vững, am hiểu các kến thức về nghiệp vụ, có tư duy, sử dụng máy tính thành thạo và thường xuyên được cử đi học các lớp tập huấn đào tạo về nghiệp vụ VTLT.