Với những từ lặp đi lặp lại nhiều lần trong văn bản gõ nhiều lần hay copy rất mất thời gian, để khắc phục điều này bạn sử dụng tính năng Autocorrect.
Từ menu bar vào tool\ Autocorrect Options...chọn nhãn Autocorrect.
Tại khung Replace: Gõ nhập chữ đại diện chữ cho dòng chữ bên khung With Khung With nhập dong chữ cần thay.
Gõ nhập xong nhấn Add để cộng thêm vào . Nhấp Ok để chấp nhận,
Khi soạn thảo trong bảng tính gặp từ vừa đặt nó lập tức thay thế dòng chữ trong khung With.
VI.Chuẩn bị trang in
Trang tính Excel không giới hạn khuôn khổ bảng dữ liệu trong trang in định trước . người ta có thể soạn bảng dữ liệu có kích thước tuỳ ý và sau đó Excel sẽ cắt ra thành các trang in.
Thay vì để Excel cắt và in toàn bộ trang tính chúng ta nên tự xác định vùng dữ liệu định in bằng cách bôi đen trang in và chọn menu File.printArea. như vậy trên trang tính có thể chứa nhiều kết quả tính toán trung gian nhưng chỉ có kết quả cuối cùng mới được chọn và in ra .
bước tiếp theo la chọn File.pagesetup.<Margin>để căn chỉnh vị trí trên trang giấy. Có thể chọn hộp kiểm ‘center on page horizontally’để căn vào giữa theo chiều ngang và chọn ‘center on page vertically’để căn giữa theo chiều dọc. Sau đó chọn File print preview để xem lại lần cuối trước khi in ra.
CHƯƠNGIII
BIỂU ĐỒ VÀ CHÈN HÌNH ẢNH I.Làm việc với biểu đồ
Người ta vẫn thường nói “Một hình ảnh nói được nghìn từ ‘cách trình diễn ấn tượng nhất là hãy để các hình ảnh tự giải thích cho dữ liệu gắn kèm.
1. Khái niệm biểu đồ
Biểu đồ là đồ thị biểu diễn dữ liệu bảng tính. Các biểu đồ làm cho dữ liệu của bảng tính phức tạp trỏ thành trực quan và dễ hiểu hơn. Biểu đồ biến đổi từ các hàng và các cột trên bảng tính thành hình khối, đồ thị .. ..Biểu đồ các trục trên đó có các giá trị tỷ lệ tương ứng với các giá trị dữ liệu trên bảng tính .
Xét bảng tính dưới đây về thu nhập của một đơn vị sản xất nông nghiệp trên ba ngành nghề : trồng trọt , chăn nuôi ,thủ công từ năm 1999 đến năm 2005 (đơn vị là ngàn đồng)
Để tạo biểu đồ này ta có hai cách chọn lựa • Chọn chart từ menu insert
• Nhấn vao nút chart wizard
Tạo đồ thị từ dữ liệu của cột trồng trọt .Các bước thực hiện • Dùng chuột chọn vùng từ A1 : B8
• Nhấy vào biểu tượng chart wizard trên thanh công cụ để hiển thị hộp thoại chart wizard -step of 4 - chart wizard chọn lớp standard types, trong mục chart type chọn column, trong mục chart sub type chọn một trong các mẫu con
Trong hộp thoại này cho dạng đồ thị ban đầu và gồm hai lớp. Lớp data range dùng để chọn vùng chứa dữ liệu cho biểu đồ xác định cách bố trí theo hàng hay theo cột , lớp serier : chọn tên cho biểu đồ, chuỗi số làm biểu đồ các nhẵn cho mục x Khi nháy vào khung cửa sổ nhỏ bảng tính hiện lên để ta chọn vùng thích hợp nháy biểu tượng Excell trong vùng cửa sổ nhỏ để về hộp thoại .
đây là kết quả ta thực hiện được
Chú ý : Có rất nhiều loại biểu đồ chứ đơn không chỉ đơn thuần chỉ có cột và đường ví dụ
Bảng giá trị sản phẩm sản xuất trong năm của xí nghiệp sản xuất xe máy Hoà Bình (tỷ đồng)
quý 1 quý 2 quý 3 quý 4
tổ 1 60 50 58 65
tổ 2 30 40 70 52
tổ 3 25 37 50 45
Yêu cầu
Lập biểu đồ biểu diễn giá trị sản phẩm của từng tổ dạng hình tròn trong không gian 3 chiều.
đây là kết quả
Còn đối với tổ 2, 3 thì chúng ta làm tương tự
3. Hiệu chỉnh biểu đồ
Để thưc hiện được hiệu chỉnh biểu đồ trước tiên ta cần chọn biểu đồ bằng cách nháy chuột vào biểu đồ muốn hiệu chỉnh khung viền biểu đồ sẽ hiện 8 nút ở 4 góc và điểm giữa các cạnh sau đó ta tiến hành các thao tác
1. Di chuyển biểu đồ 2. Thay đổi kích thước
3. Nháy nút phải chuột lên biểu đồ xuất hiện menu dọc nhỏ chọn chart Options hộp thoại xuất hiện. Hộp thoại này có nhiều lớp để thay đổi tiêu đề đồ thị, thuyết minh các cột các đường kẻ ngang dọc, chú thích các nhãn ...
4. Hiệu chỉnh các thành phần bên trong biểu đồ
Xoá một thành phần : Nhấychuột vào thành phần ,chọn delete Thay đổi kích thước của một thành phần
Định dạng lại một thành phần ; Nháy đúp vào thành phần xuất hiện một hộp thoại gồm nhiều lớp tiến hành lựa chọn theo hứng dẫn trên hợp thoại ,ta có thể chọn mẫu tô hoặc màu tô cho thành phần .
4.Các tiêu đề đặc biệt của biểu đồ
Hộp thoại mục title cho phép ta ấn định một tiêu đề chỉ đồ thị và miêu tả văn bản cho mỗi trục ;
Mục Char Title dùng để đặt tiêu đề cho biểu đồ
Mục Category(X) axi dùng để đặt tên cho trục toạ độ X Mục Category(Y) axi dùng để đặt tên cho trục toạ độY
5. Hiển thị hoặc ẩn các trục toạ độ
Thỉnh thoảng bạn có thể nhận thấy biểu đồ trông bớt rắc rối hơn nếu bạn bỏ bớt đi phần biểu diễn trục toạ độ cùng với các thang chia. Để ẩn đi trục toạ độ chỉ cần xoá bỏ hộp kiểm cho trục X,Y,Z tương ứng.
6.Chia tỷ lệ đối với loại dữ liệu kiểu thời gian
Nếu dữ liệu trên trục toạ độ cùng thuộc loại dạng ngày Excel chấp nhận giá trị thực tế và tự độngáp dụng chia tỷ lệ thời gian trên trục toạ độ. Tỷ lệ thời gian không giống nhau , thông thường người ta chia theo các cách sau:
Excel đặt tất cả dữ liệu tại thời điểm phù hợp với chúng theo thứ tự thời gian. Ví dụ như mùng 1/1 và 3/1 ,9/1 thì thời điểm 1/1 và 3/1 gần nhau hơn là 3/1 va 9/1 vì khoảng cách của chúng khác nhau do vậy có sự chênh lệch.
Excel tự động vẽ các chuôi dữ liệu thời gian theo thứ tự tăng dần ngày ca khi dữ liệu của bạn không theo thứ tự thời gian.
Excel sử dụng thời gian nhỏ nhất chênh lệch giữa thpời gian của bạn với đơn vị cơ sở nhưng bạn có thể chuyển đổi thời gian cơ sở lớn nhất khác gần với dữ liệu của bạn. Ví dụ bạn muốn vẽ biểu đồ giá cổ phiếu hàng ngày Excel dùng cơ sở là một ngày ,nhưng bạn có thể chuyển thành tuần hoặc tháng..
Các đường kẻ lưới bắt nguồn từ các thang chia nhỏ trên trục. Thang chia gồm các mốc chính và các mốc phụ. Excel tự động xác định các thang chia nhỏ này nhưng bạn cũng có thể thay đổi mức chia cũng như màu và kiểu dáng của đường kẻ lưới sau khi đã vẽ xong đồ thị .
8. Hiển thị hoặc ẩn hộp chú giải
Thông thường Excel hiển thị hộp chú giải ngay bên phải của đồ thị. Bạn có thể đặt sang vùng khác bằng cắch chọn Placement và cũng có thể giấđi bằng cách bỏ dấu kiểm Show Legend
9.Hiển thị nhãn dữ liệu
Đối với các biểu đồ dạng quạt, vành khăn hay dạng cột nơi có ít các mốc dữ liệu chúng ta nên cho hiển thị các giá trị chodữ liệu của mỗi phần biểu diễn trên biểu đồ.
10.Hiển thị bảng dữ liệu
Nếu dữ liệu của bạn không quá lớn, chúng ta có thể chèn ngay vào cùng biểu đồ để tiện cho việc đối chiếc chi tiết. Đánh dấu kiểm vào mục Show data table để hiển thị nội dung bảng dữ liệu đã sinh ra biểu đồ.
11. Quyết định nơi đặt biểu đồ.
Biểu đồ sinh ra có thể được đặt trên cung trang với bảng dữ liệu hoặc đặt trên một trang tính mới. Nếu trang tính dữ liệu chứa nhiều phần tính toán chung gian hoặc không dùng tới khi in báo cáo thì bạn nên đặt biểu đồ ở một trang mới.
Sau khi đã tạo biểu đồ, bạn có thể nhấn chuột phải vào các thành phần trong biểu đồ để thay đổi các lựa chọn đã xác lập.
II. Đưa đối tượng hình ảnh vào bảng tính
Thao tác hoàn toàn như trong word ta có thể dùng thanh công cụ Drawing để đưa một đối tượng Autoshape, text box, word Art,vào trong một bảng tính
hay cũng có thể ta vào insert/picture/from fìe để chèn một bức ảnh vào một bảng tính.
CHƯƠNG IV
CHIA SẺ VỚI CÁC CHƯƠNG TRÌNH KHÁC . I. Hòa trộn Excel với word
1. Tạo một bảng tính mới từ word
• Bạn đang soạn thảo word đặt con chuột tại vị trí muốn chèn bảng tinh của Excell
• Nhấp chuột vào biểu tượng insert Microsoft Excell Worrksheet trên thanh công cụ thấy xuất hiện dãy các ô tiếp tục rê chuột xuống dưới hay sang ngang, chọn số hàng ,cột rồi thả chuột lúc này trên màn hình word xuất hiện thêm bảng tính Excellngay tai vị tri con chuột và thanh công cụ hay menu bar đều là của Excell
• Soạn thảo bảng tính này được tính bình thường nhuuư chúng ta làm trong Excell vậy.
• Soạn thảo xong nháy chuột đến một chỗ bất kỳ nào ngoài bảng tính bạn trở về word như bình thường
2. Chèn một bảng tính Exell có sẵn vào Word
• Bạn đang soạn thảo trong word nhấp chuột để con nhấy nơi muốn chèn bảng tính • Từ menu bar vào Insert/Object ... hộp thoại Object hiện lên trên màn hình . chọn
nhãn Creat From File từ hộp thoại này . *giải thích thành phần trong hộp thoại
Khung file name :nhập tên đường đẫn và tệp tin Excell cần đưa vào word nếu không nhớ cụ thể ấn Browse
Hộp kiểm Link to file:nếu chọn hộp này có nghĩa là liên kết bảng tính
Hộp kiểm Display as Icon: nếu chọn hộp này thì word sẽ lấy ra không thể hiện một bảng tính thực sự mà thể hiện dưới một biểu tượng Excell, biểu tượng này có đường dẫn và tên bảng tính đó . Nhấp đôi biểu tượng để xem nội dung của nó. • Chọn xong nhấn OK để thực hiện
3.Liên kết một phần của bảng tính Excell có sẵn vào word
• Trong word nhấp chuột để đặt con nháy nơi bạn muốn chèn bảng tính
• Mở chương trình Excel mở bảng tính cần chèn những ô vào trong word,đánh dấu các ô muốn chèn
• Vẫn đứng trong chương trình Excel hãy thực hiện lệnh copy với nhưng ô đã được chọn
• Chuyển sang chương trình word từ menu bar chọn Edit/paste Special.. hộp thoại hiển thị nhấp chọn microsoft excel worksheet Object từ khung As
1. Paste:chọn chức năng này nghĩa là ta nhúng các ô vào word 2. Paste link: chọn chức năng này nghĩa là liên kết các ô trong bảng
tính vào word, khi ta thay đổi dữ liệu gốc thì các ô trong Word chung bi thay đổi
3. Display as icon : nếu chọn chức năng này word thể hiện ổ một biểu tượng nhấy đôi vào nó sẽ hiển thị nội dung
• Nhấn Ok
4.Hoà trộn một tài liệu word với Excel
Làm tương tự như các mục trên
Nếu bạn muốn liên kết tài liệu bạn nên sử dụng lệnh copy trong word và sử dụng lệnh dán paste Special trong menu Edit của Excelvaf dùng các kiểu dán như lần trước. Bạn có thể soạn thảo trực tiếp một tài liệu word trong Excel bằng cách chèn một trang mới của word vào Excelsuwr dùng lệnh Object trong menu Insert và lúc này bạn có thể soạn thảo bình thường như trong word.