5. Những đĩng gĩp của luận văn
2.1.4 Tổ chức cơng tác kế tốn và bộ máy kế tốn tại cơng ty
2.1.4.1 Tổ chức cơng tác kế tốn
2.1.4.1.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn
- Cơng ty thực hiện chế độ chứng từ kế tốn được ban hành theo Quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006.
- Do Cơng ty Đồng Tâm là Cơng ty lớn, qui mơ hoạt động trải dài trên khắp đất
nước, cĩ nhiều Cơng ty thành viên, phân xưởng và chi nhánh.Vì vậy, việc lập, luân chuyển, xử lý, cũng như lưu trữ chứng từ sẽ đuợc thực hiện theo từng cơng ty thành viên.
2.1.4.1.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn
- Cơng ty thực hiện hệ thống tài khoản kế tốn được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Đồng thời, để đáp ứng nhu cầu quản lý, thì bên cạnh tài khoản cấp một, cấp hai theo qui định của nhà nước, cơng ty tổ chức thêm tài khoản cấp ba chi tiết lên tới tám chữ số .Vì vậy, một mã tài khoản chi tiết của Cơng ty cĩ dạng: XXX(X).XXXX
Theo đĩ:
Nhĩm thứ nhất gồm ba (hoặc bốn) ký số dùng để chỉ số hiệu tài khoản cấp 1 (hoặc cấp 2) thuộc hệ thống tài khoản được ban hành theo quyết định 15 /2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006.
Nhĩm thứ hai gồm bốn ký số dùng để xác định tài khoản chi tiết cấp ba, để cơng ty cần theo dõi chi tiết và bao quát được hết tất cả những nghiệp vụ phát sinh tại thời
điểm hiện tại và sau này. Vì vậy, Cơng ty đã thiết kế tài khoản chi tiết lên tới bốn chữ
số. Vì vậy, tài khoản CPSX chung được xây dựng chi tiết cụ thể như sau: Tài khoản cấp 1: chi phí sản xuất chung: TK 627
Tài khoản cấp 2: chi phí nhân viên phân xưởng : TK 6271
Tài khoản cấp 3: chi phí tiền lương nhân viên phân xưởng: TK 62710001
34
- Hình thức sổ kế tốn Cơng ty đang áp dụng là hình thức sổ kế tốn nhật ký chung. Cơng ty đang sử dụng chương trình ERP do ORACLE của Mỹ và FPT triển
khai năm 2007.
2.1.4.1.4 Tổ chức hệ thống Báo cáo kế tốn Về báo cáo tài chính:
- Cơng ty thực hiện chế độ báo cáo tài chính được ban hành theo Quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 bao gồm các mẫu biểu sau:
+ Bảng cân đối kế tốn
+ Bảng kết quả hoạt động kinh doanh + Bảng lưu chuyển tiền tệ
+ Thuyết minh báo cáo tài chính
- Đồng thời để phục vụ cho nhu cầu của quản lý và kiểm sốt của hội đồng cổ đơng và ban giám đốc, cơng ty đã tổ chức thực hiện thêm các báo cáo sau:
+ Bảng báo cáo kế tốn hợp nhất + Bảng kết quả kinh doanh hợp nhất + Bảng lưu chuyển tiền tệ hợp nhất
Báo cáo kế tốn quản trị:
Cơng ty đã tổ chức thực hiện các báo cáo kế tốn quản trị bao gồm: - Báo cáo lãi lỗ theo khu vực
- Báo cáo lãi lỗ theo mặt hàng - Báo cáo phân tích điểm hịa vốn - Báo cáo dự tốn ngân sách - Báo cáo kế hoạch sản xuất - Báo cáo giá thành
- Báo cáo phân tích báo cáo tài chính
- Nội dung, phương pháp tính tốn, hình thức trình bày các chỉ tiêu trong từng báo cáo Cơng ty thực hiện theo đúng quy định của chế độ kế tốn được ban hành.
- Các cơng ty mẹ và các cơng ty thành viên cĩ trách nhiệm lập các báo cáo trên: + Nếu báo cáo tài chính tháng thì 10 tây tháng sau, cơng ty thành viên báo cáo sẽ gửi về Cơng ty mẹ; ngày 15 tây sẽ cĩ báo cáo tài chính hợp nhất.
+ Nếu báo cáo tài chính q thì 12 tây tháng đầu tiên của quí sau, cơng ty
thành viên báo cáo sẽ gửi về Cơng ty mẹ; ngày 15 tây sẽ cĩ báo cáo tài chính hợp nhất. + Nếu báo cáo tài chính năm thì 30 tây tháng đầu tiên của năm tiếp theo,
cơng ty thành viên báo cáo sẽ gửi về Cơng ty mẹ; ngày 20 tây tháng thứ hai của năm sau sẽ cĩ báo cáo tài chính hợp nhất.
Đối với báo cáo quản trị:
- Báo cáo lãi lỗ theo mặt hàng: Định kỳ một tháng một lần. - Báo cáo kế hoạch sản xuất: Định kỳ một tháng một lần. - Báo cáo giá thành: Định kỳ một tháng một lần
- Báo cáo lãi lỗ theo khu vực: Định kỳ ba tháng một lần. - Báo cáo phân tích điểm hịa vốn: Định kỳ một năm một lần. - Báo cáo dự tốn ngân sách: Định kỳ một năm một lần.
- Báo cáo phân tích báo cáo tài chính: Định kỳ một năm một lần.
2.1.4.1.5 Chính sách kế tốn tại Cơng ty
Niên độ kế tốn tại Cơng ty: được bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào
ngày 31 tháng 12 theo năm dương lịch.
Đơn vị tiền tệ sử dụng: là đồng Việt Nam
Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở
giá gốc. Giá gốc hàng tồn kho gồm chi phí mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác
phát sinh để cĩ được hàng tồn kho ở hiện tại.
Giá gốc hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Kế tốn tổng hợp hàng tồn kho được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên.
36
Dự phịng giảm giá hàng tồn kho được ghi nhận khi giá gốc lớn hơn giá trị thuần cĩ thể thực hiện được. Giá trị thuần cĩ thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ chi phí ước tính để hồn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Phương pháp hạch tốn ngoại tệ: tất cả các đồng ngoại tệ đều qui đổi theo ra
Việt nam đồng theo tỷ giá thực tế tại thời điểm qui đổi. Cuối năm đánh giá lại số dư các tài khoản cĩ gốc ngoại tệ theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do ngân hàng nhà
nước Việt nam cơng bố tại thời điểm đánh giá.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: tất cả các tài sản tại Cơng ty đều khấu hao
theo phương pháp đường thẳng.
2.1.4.2 Tổ chức bộ máy kế tốn
2.1.4.2.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn
Do Cơng ty Đồng Tâm là một Cơng ty lớn, bao gồm Cơng ty mẹ và cĩ nhiều Cơng ty con, nhiều chi nhánh và nhiều phân xưởng, rải rác khắp địa bàn đất nước. Để quản lý, bao quát được tình hình tài chính, kinh tế của Cơng ty, cơng ty đã xem Cơng ty mẹ, và mỗi Cơng ty con đều là các đơn vị kế tốn độc lập. Vì vậy, hình thức tổ chức bộ máy kế tốn đứng trên gĩc độ tổng cơng ty là hình thức tổ chức phân tán. Căn cứ vào sự phân cấp hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý từ tổng cơng ty mà các đơn vị trực thuộc ( gồm cơng ty thành viên và cơng ty mẹ ) đều phải tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn ( từ việc lập chứng từ ban đầu đến việc lập báo cáo kế tốn theo qui định ).
Phịng kế tốn ở tổng cơng ty thực hiện cơng tác kế tốn tổng hợp chung cho
tồn đơn vị trực tiếp hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc tổng cơng ty, kiểm tra các báo cáo từ các cơng ty thành viên gởi về và hợp nhất các báo cáo theo quy
2.1.4.2.2 Cơ cấu nhân sự bộ máy kế tốn
Phịng kế tốn ở Cơng ty thành viên và Tổng Cơng ty đều cĩ các bộ phận kế
tốn như sau:
- Nếu là Cơng ty thành viên thì kế tốn trưởng kiêm trưởng phịng kế tốn là cao nhất, là người tham mưu những vấn đề liên quan về tài chính kế tốn, dưới là
Kế tốn tổng hợp kiêm phĩ phịng kế tốn và các kế tốn viên với chức năng và nhiệm vụ của mỗi người là khác nhau.
- Nếu là Tổng Cơng ty thì trên hết là Giám đốc tài chính dưới là kế tốn trưởng, tổ chức và điều hành Tổng cơng ty và điều hành các Cơng ty thành viên thơng
qua các kế tốn trưởng ở Cơng ty thành viên.
Vì vậy, cơ cấu nhân sự bộ máy kế tốn gồm: Giám đốc tài chính, Kế tốn trưởng, kế tốn tổng hợp, kế tốn giá thành, kế tốn chi nhánh và các kế tốn viên theo
38
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế tốn Cơng ty Cổ phần Đồng Tâm
Ghi chú: - NVL: Nguyên vật liệu - NH: Ngân hàng Kế tốn trưởng các Cơng ty thành viên (Kiêm trưởng phịng kế tốn) Giám đốc tài chính (Cty mẹ) Kế tốn tổng hợp (kiêm phĩ phịng kế tốn) Kế tốn giá thành Kế tốn thuế Kế tốn phải trả Kế tốn NVL Kế tốn nợ phải thu Kế tốn NH Kế tốn Tiền mặt Thủ Quỹ Kế tốn chi nhánh Trưởng phịng Kế tốn tài chính (Cty mẹ) Trưởng phịng Kế tốn quản trị (Cty mẹ) Các bộ phận kế tốn tương tự như kế tốn Cơng ty thành viên