(Nguồn: Trường ĐH Công nghệ TP.HCM, 2020)
Trưởng phịng Tài chính, kiêm Kế tốn trưởng
Q ản lý v điề n trực tiếp bộ má kế toán của N trườn với n iệm vụ
* Chịu trách nhiệm trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động Tài chính, kế tốn trước HĐT, GH v p áp l ật N nước.
T ực iện đầ đủ các ổ ác kế toán li n q an t eo đún q địn iện n .
* Chỉ đạo việc xây dựng kế hoạc t i c ín n năm của n trường.
P ân tíc oạt độn kin tế của trườn tr n cơ ở liệ của báo cáo t i c ín kế tốn trìn HĐT & GH.
* Phân công chỉ đạo trực tiếp cơng việc của các kế tốn viên tại đơn vị về các công việc thuộc nghiệp vụ kế tốn, th ng kê.
Phó trưởng phịng tài chính (phụ trách bộ phận thu)
Hỗ trợ trưởn p òn tron việc q ản lý v điề n n iệp vụ c n mơn m mìn p ụ trác , các k oản t ọc p í, lệ p í to n trườn .
Xác định lịch thu học phí và xây dựng quy trình kế hoạch chi tiết đ i với từng học kỳ, từng hệ đ o tạo to n trường.
Giúp trưởng phòng tiếp nhận v p ân tíc các đề xuất của các đơn vị về mức thu, các khoản t trước khi trình BGH phê duyệt.
* Tổ chức thơng báo, tun truyền đón ọc phí qua ngân hàng, hạn chế đón tiền mặt tại trường.
* Tổ chức tiếp Phụ n , Sin vi n để giải quyết các quyền lợi của n ười học tại p òn T i c ín . Hướng dẫn, giải thích các chế độ chính sách miễn giảm học phí, gia hạn, hồn học phí, xác nhận tình trạng học phí.
* Theo dõi, kiểm tra tình hình hạch tốn doanh thu
Phó trưởng phịng tài chính (phụ trách bộ phận thanh tốn)
Giúp trưởng phòng quản lý, tổ chức cơng tác kế thanh tốn, kiểm tra các khoản li n q an đến chi phí và tài sản
Xem xét v đề xuất các bản dự trù kinh phí hoạt động. Ký duyệt các bản đề nghị tạm ứng, bản dự toán tr n cơ ở các đề xuất hợp lý và tình hình thanh tốn tạm ứng của các đơn vị phòng ban...
* Kiểm tra và ký các chứng từ đề nghị thanh tốn trình BGH duyệt
* Kiểm tra và ký bảng tổng hợp t an tốn Lươn , t ù lao trìn GH d ệt * Theo dõi, kiểm tra tình hình hạch tốn chi phí
Thủ quỹ
* Quản lý tiền mặt vào sổ quỹ hàng ngày.
n , k o bạc.
ăn cứ vào phiếu thu, chi hằn n để thực hiện các nghiệp vụ thanh toán thu chi bằng tiền mặt.
Đ i chiếu sổ quỹ với các chứng từ t , c i để xác định, báo cáo tồn quỹ vào cu i n để đảm bảo s tiền thu chi không sai lệch dẫn đến tình trạng thất thoát và mất mát.
H n t án tiến n kiểm k q ỹ tiền mặt.
Kế toán doanh thu
* Chịu trách nhiệm kiểm tra dữ liệu phải thu của từn Sin vi n trước thời điểm thu, s tín chỉ đăn ký, đơn iá tín c ỉ, tiền giáo trình tài liệu, tổng s học phí phải đón các bậc, hệ to n trường.
* Kiểm tra và lập phiếu thu học phí bằng tiền mặt
* Cập nhật dữ liệu Sinh vi n đón ọc phí qua ngân hàng, xuất ố đơn ọc phí. Quản lý cấp phát và báo cáo tình hình sử dụn ố đơn.
* Trực tiếp theo dõi quản lý các khoản thu ngoài học p í Sin vi n n ư các khoản phí, lệ phí, tiền cho thuê mặt bằng của n trường.
* Kiểm tra, đ i chiếu dữ liệ đ t , p ân tíc v báo cáo kết quả thu học phí.
* Kiểm tra, đ i chiếu các khoản thu học phí qua ngân hàng và thu tiền mặt với việc cập nhật vào phần mềm thu học phí (Edusoft) và phần mềm kế tốn (Fast)
* Lập bảng phân bổ doanh thu
Kế toán tiền lương
* Theo dõi, kiểm tra, tổng hợp v đề xuất thanh toán thù lao giáo viên * Ph i hợp kiểm tra dữ liệu thanh toán tiền lươn n ân vi n
đến thu nhập cá nhân.
* Báo cáo tổng hợp tình hình thanh tốn thu nhập của n ười lao động, lập bảng phân bổ về thù lao, tiền lươn , HXH, HYT, HTN, P Đ.
Hướn dẫn -GV-NV mới l m t ủ tục đăn ký m t ế TN N, đăn ký iảm trừ ia cản .
Đ i chiếu, cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TN N c o n ười lao động * Lập báo cáo và quyết toán thuế TN N n năm.
Kế toán thanh toán, TSCĐ và thuế
iểm tra tín c ín xác, Hợp lý, ợp lệ, đầ đủ các ố đơn, c ứn từ trìn l n đạo phòng và BGH duyệt trước khi lập phiếu chi tiền hoặc lập Uỷ nhiệm chi.
* Hạch tốn, phân bổ chi phí theo từng khoản mục, đơn vị phịng ban... T eo dõi, đôn đ c thu hồi các k oản côn nợ, tạm ứn của -GV-NV. Đ i chiếu sổ kế toán với tồn quỹ vào cu i ngày.
T ường xuyên theo dõi tình hình khấ ao, tăn iảm tài sản c định (TS Đ).
* Tham gia kiểm k định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của BGH * Báo cáo thuế, báo cáo tình hình sử dụn ố đơn.
T ực iện các côn việc k ác t eo ự p ân côn của kế toán trưởn .
3.2.2.6. Tổ chức kiểm tra kế toán
Về tổ chức kiểm tra kế toán hiện na Trườn c ưa có bộ phận kiểm tra, kiểm sốt nội bộ nên việc kiểm tra tính chính xác của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát in được phản ánh vào các tài khoản kế toán tổng hợp và các tài khoản kế toán chi tiết hàng tháng vẫn c ưa được thực hiện mà chủ yếu tập trung vào thời điểm cu i quý, cu i năm trước khi lập báo cáo tài chính.
yế được thực hiện bởi các cơ q an, tổ chức ở b n n o i n ư ơng ty kiểm tốn độc lập, Cục thuế TP.HCM và Bảo hiểm xã hội TP. HCM. Việc tổ chức kiểm tra n cũn lại phụ thuộc vào kế hoạc n năm của các cơ q an q ản lý, có đơn vị thực hiện n năm ( iểm toán, Cục thuế TP.H ), có đơn vị kiểm tra đột xuất ( HXH), điều này nhiều khi gây ra tâm lý chủ quan có thể xảy ra những sai sót trong thời gian dài.
3.2.2.7. Tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp
Tuỳ thuộc v o đ i tượng sử dụng thơng tin kế tốn m các báo cáo được lập để cung cấp cho nhà quản lý thơng qua việc trình bày trên các BCTC hay báo cáo kế toán quản trị.
Sau khi lập các BCTC, báo cáo kế toán quản trị, nhiệm vụ quan trọng của kế tốn là tổ chức phân tích các báo cáo này nhằm cung cấp được các thông tin hữu ích phục vụ cơng tác quản lý. Hiện nay, tại Trườn ĐH ôn n ệ TP. HCM đan tổ chức p ân tíc định kỳ các T v p ân tíc t ường xuyên các báo cáo kế tốn quản trị.
Tổ chức phân tích báo cáo tài chính
ác T được lập v p ân tíc định kỳ để cung cấp c o các cơ q an N nước n ư ộ GD&ĐT, ục thuế TP. HCM, Cục th ng kê TP. HCM, BHXH, các công ty Kiểm tốn độc lập. T ơn t ườn các báo cáo n được lập và gửi định kỳ n năm a k i kết t úc năm t i c ín , liệ p ân tíc v được gửi c o các đ i tượng này chủ yế để phục vụ công tác th ng kê, thông tin kinh tế, xác địn n ĩa vụ với cơ q an t ế...
ác T cũn được yêu cầu phân tích và cung cấp t ơn tin định kỳ hàng năm oặc đột xuất c o HĐT & GH n ằm cung cấp thơng tin tài chính kịp thời trong việc quản lý, điều hành các nhiệm vụ của n trường.
Để tổ c ức p ân tíc T l n đạo p ịn T i c ín đ q địn tiến n t eo các bước a
- Tổ chức lập kế hoạch phân tích:
Lập kế hoạch phân tích bao gồm việc xác định mục ti , c ươn trìn p ân tích. Kế hoạch phân tích phải xác định rõ nội dung phân tích, phạm vi phân tích, thời gian thực hiện, bộ phận, cá nhân thực hiện phân tích và những thông tin cần thiết khác thơng qua các chỉ tiêu phân tích. Nếu tổ chức lập kế hoạch phân tích t t, bám sát mục tiêu, phân bổ thời gian phù hợp có ý n ĩa rất lớn đến chất lượng công tác phân tích sau này.
- Tổ chức thực hiện cơng tác phân tích
Trưởng phịng Tài chính trực tiếp phân cơng trách nhiệm cụ thể cho các bộ phận kế toán và từng kế toán viên trong việc thu nhận, cung cấp và tính tốn phân tích, bao gồm việc thu thập nguồn tài liệu, lựa chọn và tính tốn các chỉ tiêu phân tíc , xác định nguyên nhân và nhân t ản ưởn đến chỉ ti p ân tíc để cơng tác p ân tíc đạt hiệu quả thiết thực.
- Tổ chức báo cáo kết quả phân tích
Tổ chức báo cáo kết quả phân tích là khâu cu i cùng của cơng tác phân tích T . Tr n cơ ở các tính tốn, phân tích, dự báo tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh, cán bộ tổng hợp p ân tíc v báo cáo ( P ó trưởng phịng phụ trách) phải nêu rõ nguyên nhân, trình bày kiến nghị và thuyết min T iúp c o HĐT & GH có cơ ở tin cậy cho việc đề ra các quyết địn đún đắn tron điều hành hoạt động của n trường
Tổ chức phân tích báo cáo kế tốn quản trị
Việc tổ chức phân tích các báo cáo kế tốn quản trị cũn được tiến hành theo các bước gi n n ư các bước tổ chức p ân tíc T n ư tổ chức lập kế hoạch phân tích, tổ chức thực hiện cơng tác phân tích và tổ chức báo cáo kết quả phân tích. Tuy nhiên khác với tổ chức p ân tíc T được lập v p ân tíc định kỳ t eo năm t i c ín , tại Trườn ĐH ơn n ệ TP. HCM các báo cáo kế toán quản trị phải được lập v p ân tíc t ường xuyên, liên tục t eo t án , q ý, năm. Việc
tổng hợp p ân tíc v báo cáo l n HĐT & GH được thực hiện bởi kế toán trưởng. Ngồi ra có nhữn báo cáo được lập nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu th ng kê, quản lý nội bộ ngành, nội bộ đơn vị n ư báo cáo t eo từng học kỳ của năm ọc, báo cáo tổng hợp, chi tiết từng bậc hệ đ o tạo, báo cáo chi tiết từng khoa, khoá học, năm ọc của to n trường.
3.2.2.8. Tổ chức trang bị, ứng dụng công nghệ xử lý thơng tin trong cơng tác kế tốn
Trong kỷ nguyên kỹ thuật s ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin đ ỗ trợ, rất nhiều trong hoạt động của bộ phận kế tốn. Ứng dụng cơng nghệ thông tin trong công tác kế tốn khơng chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thơng tin nhanh chóng, thuận lợi m nó cịn l m tăn năn ất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ ở để tinh giảm bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơng tác kế tốn.
Từ những nhận thức v đán iá đún tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin mang lại, từ rất sớm HĐT & GH đ q ết địn đầ tư rất lớn khơng chỉ mua sắm máy móc, trang thiết bị (hệ th n má tín , erver lư trữ) mà còn đầ tư mạnh về hệ th ng internet, phần mềm kế toán, học vụ đ o tạo (phần mềm kế toán Fast, phần mềm học vụ Ed oft), đầ tư t ển dụn , đ o tạo nhân viên IT giỏi, đội n ũ kế tốn vi n có trìn độ chun mơn nghiệp vụ và sử dụng thành thạo các phần mềm được n trường trang bị, nâng cấp.
Tuy nhiên, có những lo ngại nhất định về bảo mật thơng tin do tình trạng đán cắp dữ liệu từ các tổ chức, cá nhân xấu nhằm phá hoại hoặc thông tin sai lệch có thể ản ưởng khơng t t tới uy tín, quyền lợi của n trường. Thơng qua mạng internet các máy tính có thể bị nhiễm virút độc hại mà gần đâ cả thế giới đều biết n ư Wanna r , k i virút má tín n xâm n ập vào hệ th ng máy các tổ chức, cá nhân nổi tiếng, chúng sẽ mã hố tồn bộ dữ liệu và gửi cho chủ nhân yêu cầu trả s tiền rất lớn để được giải mã, nếu khơng tồn bộ dữ liệu sẽ bị khố và khơng sử dụng được.
3.3. Đánh gıá thực trạng cơng tác kế tốn của Trường
Tổng hợp các nguồn t ơn tin có được qua kết quả khảo sát về tổ chức cơng tác kế tốn tại Trườn ĐH ôn n ệ TP.HCM, tác giả đán iá về nhữn ư điểm nổi trội và những tồn tại cần được khắc phục nhằm hồn thiện ơn tron cơn tác tổ chức, cụ thể n ư a
3.3.1. Những ưu điểm
Về tổ chức chứng từ kế toán: Trườn đ t ực hiện tươn đ i t t. Từ khâu
lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, ghi sổ, bảo quản v lư trữ chứng từ đều thực hiện khoa học, dễ kiểm tra, dễ tìm kiếm. Chứng từ kế toán được sử dụn đún mẫu t eo q định.
Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Hệ th ng tài khoản kế toán tại
Trườn được sử dụn đún q địn v được mở đầ đủ để phản ánh các hoạt động kinh tế, tài chính của Trường.
Về tổ chức hệ thống sổ kế toán: Hiện nay, tại Trườn đ áp dụng th ng
nhất phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm n trườn đan ử dụng là phần mềm Fast Finance, có nhiều mẫu báo cáo chi tiết và tổng hợp, rất dễ hiểu, dễ sử dụng. Vì vậy, sau khi chứng từ được kiểm tra và nhập s liệu chính xác vào phần mềm thì tất cả các loại sổ tổng hợp, chi tiết được in ra một các đầ đủ, việc làm này rất thuận lợi cho nhân viên kế tốn có thể lập báo cáo đột xuất hoặc định kỳ theo yêu cầu.
Về tổ chức báo cáo tài chính: Trườn đã lập báo cáo t i c ín t eo đún
q i định của N nước. N o i ra để nâng cao hiệu quả quản lý tài sản kế toán đơn vị lập t m báo cáo tăn iảm TS Đ, báo cáo kiểm k TS Đ, báo cáo c i tiết các khoản phải thu, phải trả, tạm ứn … ác báo cáo n trường tự xây dựng theo yêu cầu quản lý của đơn vị mình.
Về cơng tác tổ chức bộ máy kế toán: Nhân sự hiện tại thuộc phòng Tài
lâ năm tại Trườn (tr n 20 năm) với rất nhiều kinh nghiệm trong công tác chuyên môn. Đặc biệt l l n đạo p ịn T i c ín (trưởn p ịn v p ó trưởn p ịn ) đều nằm tron ban l n đạo HĐT, nơi đưa ra các c iến lược địn ướng, các quyết sách quan trọng của n trường. Từ đó có t ể chủ độn đề xuất, t am mư c o l n đạo N trường trong việc hoạc định và tổ chức các hoạt độn đầ tư p át triển cơ ở hạ tầng khang trang hiện đại, các hoạt độn đầ tư t i c ín man lại lợi nhuận cho n trườn , cũn n ư các p úc lợi của CB-GV-NV được tăn t m.
3.3.2. Những hạn chế
Về tổ chức chứng từ kế toán: Hiện nay có rất nhiều bộ phận thuộc các
p òn ban k ác k i l m t an tốn đều có chung một nhận địn , đó l q trìn luân chuyển chứng từ quá cứng nhắc, không linh hoạt trong việc kiểm tra, xét duyệt hồ ơ t an toán. Rất nhiều lần làm chậm tiến độ t an toán, â k ó k ăn c o iao nhận hàng hố, nhất là những hàng hố, thiết bị có giá trị cao, thời gian báo giá, ký hợp đồng và bàn giao phải nhanh do biến động giá trị trườn tăn li n tục. Nhiều trường hợp chỉ q an tâm đến việc kiểm tra về nội d n m c ưa để ý đến tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ kế toán.
Về tổ chức tài khoản kế toán: danh mục tài khoản tại Trườn ĐH ôn