2.1.5.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng, phục vụ cho công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty cũng như của nền kinh tế quốc dân. Do đó tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý có vai trò rât quan trọng đối với doanh nghiệp. Nhận thức được điều này Công ty TNHH Ngọc Nhâm đã rất chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toán. Để thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của thủ trưởng, trưởng phòng kế toán đến các nhân viên. Đồng thời căn cứ vào đặc điểm của ngành nghề kinh doanh và đảm bảo bộ máy gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả.Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo sơ đồ sau:
Chức năng nhiệm vụ của bộ máy kế toán:
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN THANH TOÁN
KẾ TOÁN HÀNG
- Ghi chép chính xác khoa học phiếu thu, phiếu chi. Để bảo đảm đáp ứng kịp thời, chính xác phục vụ hết mọi hoạt động của đơn vị về thu, chi, tiền mặt, chuyển khoản, công nợ.
- Tập hợp và kiểm soát chứng từ trước khi thu, chi, thanh toán. Kiểm soát việc chi tiền không được phép chi trùng.
- Tổ chức lưu chứng từ khi phiếu đã qua đấy đủ các giai đoạn kiểm soát, có chữ ký của lãnh đạo. Yêu cầu phiếu thu, phiếu chi, giấy tạm ứng, chứng từ ngân hàng được lưu chính xác, khoa học, hợp lí.
- Cung cấp các thông tin và lập báo cáo theo yêu cầu quản lý.
(2). Kế toán hàng tồn kho
- Nhận phiếu nhập, lập phiếu xuất, ký phiếu nhập phiếu xuất, nhập phần mềm để tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, nhập xuất vào tồn kho hàng hóa.
- Kiểm soát, tính giá thực tế của hàng hóa thu mua, xuất bán và kiểm tra tình tình thực hiện kế hoạch bán hàng.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập, xuất hàng hóa, phát hiện và đề xuất hàng hóa thiếu thừa, ứ đọng, kém phẩm chất, xác định ra số lượng và giá trị.
- Tổ chức công tác kiểm kê, đánh giá hàng hóa, lập các báo cáo và tiến hành phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ xuất bán.
(3). Thủ quỹ
- Bảo quản tiền tại két của đơn vị, chịu trách nhiệm tiền thực tế khớp đúng với sổ sách
- Thực hiện nhập quỹ, xuất quỹ theo lệnh của cấp trên - Ghi chép chứng từ liên quan và sổ quỹ
(4). Kế toán trưởng:
Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc trong công tác kế toán của công ty. Tham mưu cho giám đốc mọi hợp đồng kinh tế của công ty, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi lãng phí trong kinh doanh. Là người trực tiếp kiểm tra, đôn đốc công việc của từng kế toán viên. Kiểm tra việc kí kết và thanh lý hợp đồng mua bán của công ty. Kiểm tra ký duyệt chứng từ mua hàng, bán hàng, chứng từ thu chi tiền tệ, có nhiệm vụ tổng hợp số liệu kế toán, lập các báo cáo tài chính.
- Kiểm soát công việc của kế toán thanh toán và kế toán hàng tồn kho, nhập phần mềm
2.1.5.2. Hình thức kế toán áp dụng
Hiện nay Cơng ty TNHH Thương mại Ngọc Nhâm đang áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính theo mô hình kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Đơn vị tiền tệ được sử dụng tại công ty là đồng Việt Nam, kỳ kế toán tính theo tháng, niên độ kế toán tại công ty được tính theo năm. Cuối mỗi niên độ kế toán, giám đốc và kế toán trưởng tổ chức kiểm tra công tác kế toán, kiểm tra việc ghi chép sổ kế toán, tổ chức chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp và tiến hành đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán đồng thời tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính.
Hiện nay Công ty TNHH Thương mại Ngọc Nhâm hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng.
Hình thức sổ kế toán: Do Công ty đã nối mạng nội bộ và sử dụng máy vi tính trong công tác quản lý nói chung và trong công tác kế toán nói riêng nên công việc của kế toán cũng thuận lợi và khoa học hơn. Phần mềm kế toán MISA SME.NET
* Đặc điểm của hình thức kế toán nhật kí sổ chung là sử dụng sổ nhật kí chung để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó sử dụng số liệu ở sổ nhật ký chung để ghi vào các tài khoản riêng.
*Các sổ kế toán chủ yếu sử dụng để hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng bao gồm: Sổ nhật ký chung, Sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản: 156 , 131, 331, 632, 511, 642, 911, 421,3331
* Chứng từ kế toán chủ yếu sử dụng: Để quản lý và theo dõi chặt chẽ biến động của các hoạt động kinh tế thì mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được phản ánh, ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác vào chứng từ ban đầu phù hợp với đúng nội dung quy định. Các chứng từ ban đầu này là cơ sở pháp lý hợp pháp của sổ kế toán đã ghi.Quá trình theo dõi tiêu thụ hàng hoá ở công ty TNHH Thương mại Ngọc nhâm sử dụng các chứng từ sau:
+ Phiếu nhập kho.
+ Phiếu xuất kho bán hàng. + Hoá đơn GTGT. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ khác có liên quan.
* Tài khoản kế toán sử dụng: Công ty TNHH Thương mại Ngọc Nhâm sử dụng các tài khoản sau cho công tác kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá:
+ TK 156 - Hàng hoá
+ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. + TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính
+ TK 333.1 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp nhà nước. + TK 632 - Giá vốn hàng bán.
+ TK 635 - Chi phí Tài chính
+ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp + TK 711- Thu nhập khác
+ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Và một số TK khác có liên quan TK 133, 131, 331…
* Các báo cáo kế toán theo chế độ nhà nước quy định bao gồm: Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN).
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN) Bản thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DN)
* Phần mềm kế toán áp dụng: Hiện nay Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán MISA SME.NETcủa Công ty phần mềm MISA . Quy trình làm việc của MISA SME.NET có thể được khái quát như sau:
Dữ liệu đầu vào-nhập liệu
( chứng từ gốc liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày)
Máy tính
Các thao tác cuối tháng
Máy tính xử lý
Thông tin đầu ra
Sơ đồ MISA SME.NET đưa vào ứng dụng như sau:
Các công việc để cài đặt MISA SME.NET 2010:
Chuẩn bị phần cứng theo yêu cầu của doanh nghiệp. Cài đặt phần mềm MISA SME.NET 2010 .
Các công việc thực hiện một lần sau khi cài đặt MISA SME.NET 2010 Đặt cấu hình cho MISA SME.NET2010 phù hợp với doanh nghiệp.
Phân loại chứng từ, chi phí…cập nhập 1 lần vào máy.
Nhập các dữ liệu cố định ban đầu (số dư tài khoản ban đầu, công nợ ban đầu, khách hàng, vụ việc…).
Tập hợp các bảng biểu, báo cáo quản trị theo đặc thù của doanh nghiệp.
Lên mô hình phân quyền cập nhập thông tin, quyền khai thác thông tin, cập nhập 1 lần vào máy.
Các công việc thực hiện hàng ngày hoặc định kì: Nhập dữ liệu theo phân loại chứng từ đã có. In các phiếu nhập, xuất, thu, chi nếu cần. Kiểm tra, điều chỉnh, sửa, hủy dữ liệu.
In các báo cáo quản trị để sử dụng hoặc kiểm tra số liệu. Sao, lưu dữ liệu đề phòng sự cố phần cứng.
Các công việc thực hiện cuối kỳ (cuối tháng): Xử lý tính lương
In các sổ sách, báo cáo cuối tháng, khóa sổ, chuyển kỳ hàng tháng, hoặc hàng năm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Do máy tính của toàn bộ Công ty đã được nối mạng nội bộ nên tại bất kì thời điểm nào, trong hay ngoài kỳ kế toán, các nhà quản trị cũng có thể nắm bắt một cách nhanh nhất, chính xác nhất tình hình tài chính của Công ty. Đây cũng là thế mạnh trong công tác kế toán tại doanh nghiệp
Toàn bộ các nghệp vụ phát sinh hàng ngày sẽ được nhập vào máy tính thông qua màn hình nhập dữ liệu sau: Từ màn hình chính, ta kích chuột phần “Nghiệp vụ” vào các mục liên quan đến chứng từ cập nhật:
2.2 Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Thương mại Ngọc Nhâm
2.2.1. Đặc điểm về hàng hóa của công ty
Là một công ty chuyên kinh doanh các mặt hàng phân bón phục vụ nông nghiệp nên hàng hoá mà công ty kinh doanh cũng đa dạng và phong phú . Sản phẩm được cung cấp bởi các công ty phân lân nổi tiếng trong nước như Công ty supe và photphat Lâm Thao, Công ty vật tư tổng hợp và phân bón hoá sinh, nhà máy phân đạm Hà Bắc, nhà máy đạm Phú Mỹ, doanh nghiệp Tiến Nông Thanh Hoá....Trước
*Trích bảng các hàng hoá của công ty TNHH Thương mại Ngọc Nhâm:
Số thứ
tự Mã vật tư, hàng hóa Tên vật tư, hàng hóa
1 1055 NPK 10.5.5 CON Ó 2 12210ThN NPK 12.2.10 THIÊN NÔNG 3 12510LT NPK.12-5-10 LÂM THAO 4 14714 NPK 14.7.14 CON Ó 5 1486 NPK 14.8.6 CON Ó 6 1688 NPK 16.8.83S CON Ó 7 5103LT.25 NPK 5-10-3 LAM THAO_BAO 25KG 8 5103LT.50 NPK 5-10-3 LAM THAO_BAO 50KG 9 5103VD NPK 5-10-3 VĂN ĐIỂN 10 684NL NPK 6-8-4 NHẬT LONG 11 684TN NPK 6-8-4 TIẾN NÔNG
12 693CO.1M NPK 6-9-3 CON Ó_1 MẦU
13 693CO.3M NPK 6-9-3 CON Ó_3 MẦU
14 693MT NPK 6.9.3 MẶT TRỜI
15 828NL NPK 8.2.8 NHẬT LONG
16 828ThN NPK 8.2.8 THIÊN NÔNG
17 963MT NPK 9.6.3 MẶT TRỜI
18 CAOSANTN CAO SẢN TIẾN NÔNG
19 DAMVANG ĐẠM VÀNG TIẾN NÔNG
20 KALY L.XO KALY LIÊN XÔ
… ….. ………
Các khách hàng được mã hóa và nhập vào danh mục khách hàng:
Thứ
tự Mã KH, NCC Tên KH, NCC Địa chỉ
1 ANHHUEVINHHUNG.2 Ánh Huệ- Vĩnh Hùng Vĩnh Hùng-VĩnhLộc
2 ANHMINH.NCC05 Anh Minh TP Thanh Hoá
3 ANHNGASON.51 Anh Anh Nga Sơn
4 AQUAN.SONLA.NCC02 Anh Quân Hát Lót- Mai Sơn-Sơn La 5 ATHANH.NCC01 Anh Thành Cty Hồng anh-HN
6 BACNHAM Bác Nhõm Bỉm Sơn
7 BANGTUYEN.NCC Cty TNHH Băng Tuyân Ninh Bình 8 BANHNHANDABAN.59 Bảnh Nhõn Đỏ bàn- Thạch
Thành
• Xây dựng danh mục (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các danh mục tài khoản, hàng hóa, khách hàng, chi phí, … của doanh nghiệp được cài đặt khi bắt đầu sử dụng phần mềm. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng doanh nghiệp có thể chỉnh sửa bổ sung cho phù hợp với tình hình sử dụng.
Để cập nhật vào các danh mục thì các danh mục được mã hóa một cách dễ nhớ, dễ sử dụng.
Danh mục tài khoản: Hệ thống tài khoản ở công ty nói chung tương đối
đầy đủ. Muốn cập nhật tài khoản vào: “danh mục/ tài khoản/ hệ thống tài khoản” , để có thể thêm, xóa hoặc chỉnh sửa cho phù hợp với yêu cầu quản lý.
Danh mục hàng hóa được mã hóa và cập nhật theo thao tác “danh mục/vật tư,hàng hóa / thêm”, rồi nhập vào mục “mã, tên, tính chất, đvt….”, sau đó nhấn nút “Cất, khicần bổ sung danh mục hàng hóa thì ấn nơt “Thêm” đểcập nhật.
2.2.2. Đặc điểm về bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH thương mại Ngọc Nhâm
2.2.2.1. Các phương thức bán hàng tại công ty TNHH thương mại Ngọc Nhâm
Hiện nay, để hòa nhập với xu thế của nền kinh tế, Công ty tổ chức bán hàng theo nhiều hình thức khác nhau, tuy nhiên công ty chủ yếu bán hàng theo phương thức trực tiếp và bán hàng qua đại lý.
Theo phương thức trực tiếp gồm có hình thức bán buôn và bán lẻ:
Bán buôn là hình thức bán với khối lượng lớn, khách hàng mua sẽ được hưởng giá ưu đãi. Theo hình thức này khách hàng chủ yếu là khách hàng quen thuộc như các cửa hàng phân phối, các công ty…. Khách hàng có thể lấy hàng trực tiếp tại kho công ty hoặc công ty vận chuyển đến kho cho khách hàng tùy theo thỏa thuận của từng hợp đồng.
Bán lẻ là bán với khối lượng nhỏ, khách hàng thường đến lấy trực tiếp tại kho công ty và thanh toán ngay, khách hàng thường là người nông dân.
Phương thức bán hàng đại lý: Hiện công ty đang có các đại lý bán hàng trên địa bàn tỉnh và các tỉnh lân cận
2.2.2.2. Phương pháp xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH thương mại Ngọc Nhâm
Hiện nay, Công ty áp dụng phương pháp xác định kết quả bán hàng theo tháng. Công thức xác định kết quả bán hàng : Kết quả hoạt động tiêu thụ = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí QLKD
2.2.3. Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH thương mại Ngọc Nhâm
2.2.3.1. Kế toán giá vốn hàng xuất bán tại công ty TNHH thương mại Ngọc Nhâm
Phương pháp xác định:
Hiện nay, công ty đang áp dụng tính giá trị thực tế hàng hóa xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ (theo tháng). Trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho được tính theo công thức:
Giá trị thức tế bình quân cả kỳ dự trữ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng nhập trong kỳ Số lượng hàng tồn kho đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ
Do công ty áp dụng phần mềm kế toán, việc cài đặt được thực hiện ngay từ đầu nên việc tính trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho do máy tự tính rất chính xác mà lại không phức tạp.
Cuối tháng, kế toán thực hiện thao tác, nhấp chuột vào mục: “Nghiệp vụ/ kho/ tính giá xuất kho”, máy tính sẽ tựđộng tính ra trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất bán theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ đã được mặc định sẵn.
Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho
Biểu số 2.1 Mẫu phiếu nhập kho:
Công ty TNHH Thương mại Ngọc Nhâm Mẫu Số: 01- VT
Thôn 5- Quang Trung- Bỉm sơn- Thanh Hóa (Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ- BTC ngày 24/06/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
ngày 27 tháng 9 năm 2011 Nợ: 1561,133
Số: LT.27.09 Có: 331 Họ và tên người giao: CÔNG TY CP SUPE & HC LÂM THAO
Theo…………..số……ngày…tháng…năm……….của……… Nhập tạikho: Công ty Địa điểm:………
STT Tên, nhãn hiệu, quy (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
cách, Mã số Đơn vị tính Số lượng Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 NPK 5-10-3 LAM THAO_BAO 25KG 5103LT.25 KG 45000 3960 178200000 Cộng 178200000
Tổng số tiền (viết bằngchữ): Một trăm bảy mươi tám triệu hai trăm nghìn đồng chẵn
Số chứng từ gốc kèm theo:………
Ngày ... tháng ... năm ...
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
Biểu số 2.2 Mẫu sổ cái TK632
SỔ CÁI (Trích)
Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
Tháng 09 Năm 2011
NTGS
Chứng từ Diễn giải Trang
sổ TK ĐƯ Số tiền Số NT Nợ Cú Số dư đầu kỳ 01/09 PX155.T r 01/09 Xuất bán 5-10-3 LAM THAO_BAO 25KG 156 2800000 ... …….. …. …… … …. ………… ………….
12/09 PX27.H 12/09 Xuất NPK 6-9-3 CON Ó_1 MẦU 156 975000
…. ….. …. …… …. …. ………… ……..
27/09 PX94.lệ 27/09 Xuất bán hàng hóa 156 15900000
….. …. ….. ……… …. …. ………… ……….