2.3.2.1. Sơ đồ quy trình:
Chú thích:
(1a), (1b): Khách hàng giao bộ chứng từ cho bộ phận chứng từ và bộ phận quản lý hàng.
(2): Bộ phận quản lý hàng cho người đến hãng tàu lấy cont và seal hãng tàu về. (3): Tiến hành xuất hàng hĩa KNQ.
(4): Bộ phận chứng từ hồn thành hồ sơ hải quan KNQ cho hàng hĩa.
(5): Bộ phận giao nhận đưa hàng ra cảng xuất và thanh lý hải quan tại cảng/ cửa khẩu để xuất hàng ra nước ngồi.
CẢNGCẢNG CẢNG XUẤT HÀNG KNQ XUẤT HÀNG KNQ KẾT TỐN VỚI KHÁCH HÀNG KẾT TỐN VỚI KHÁCH HÀNG HÃNG TÀU HÃNG TÀU (3) )) (2) (6) (5) (4) (1a) KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG BỘ PHẬN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN QUẢN LÝ HÀNG BỘ PHẬN QUẢN LÝ HÀNG (1b)
(6): Kết tốn với khách hàng.
2.3.2.2. Diễn tả quy trình:
(1) Chủ hàng/đại diện chủ hàng gửi cho bộ phận chứng/ bộ phận quản lý hàng: Lệnh giao hàng (ghi rõ số lượng, số tờ khai KNQ, số hợp đồng thuê KNQ). Packing list
Invoice
Lệnh cấp container rỗng (Booking note) (2) Bộ phận quản lý hàng/ điều độ:
Thơng báo đội xe vận tải PIP bố trí xe (trước 1 ngày).
Gửi/fax lệnh cấp cont rỗng cho đội xe, rồi sau đĩ làm tủ tục lấy cont và seal hãng tàu.
Bộ phận quản lý hàng bố trí thủ kho, phương tiện, cơng nhân lên kế hoạch để xuất hàng.
Khi container đến kho chuẩn bị đĩng hàng thì thủ kho/điều độ phải kiểm tra tình trạng container đảm bảo đủ tiêu chuẩn đĩng hàng (nếu khơng đạt yêu cầu thì trả container đổi lấy cont khác).
Thủ kho chụp hình cont trước khi đĩng hàng.
Thủ kho kiểm tra, đối chiếu thực tế hàng hĩa đúng với các chứng từ liên quan rồi cho cơng nhân tập kết hàng để đĩng hàng vào cont.
Khi đĩng hàng xong thì thủ kho chụp hình, đĩng cửa cont, bấm seal hãng tàu, seal hải quan, chụp hình lưu.
Cung cấp thơng tin cho khách hàng. (3) Bộ phận chứng từ:
Căn cứ lượng hàng thực xuất: Viết phiếu xuất kho. Trừ lùi tờ khai KNQ.
Làm đơn đề nghị chuyển cửa khẩu. Làm biên bản bàn giao hàng.
Đưa hồ sơ trên đến hải quan KNQ ký xác nhận.
Bộ phận chứng từ giao đơn đề nghị chuyển cửa khẩu, biên bản hải quan cho bộ phận giao nhận.
Lưu hồ sơ.
Theo dõi biên bản hồi báo (lập bảng thống kê xác báo với hải quan cảng/cửa khẩu để hải quan cảng/cửa khẩu hồi báo hải quan KNQ).
Thanh khoản tờ khai khi tờ khai đã xuất hết hàng.
Bảo vệ vào số trực ca thời gian, số xe và số container ra cổng. (4) Bộ phận giao nhận tiếp nhận hồ sơ:
Vào sổ tàu.
Theo dõi lơ hàng cho đến khi lơ hàng được xếp lên tàu. Báo cáo khách hàng/điều độ về lơ hàng.
(5) Bộ phận quản lý hàng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhập số liệu để báo cáo chủ hàng. Fax biên bản bàn giao cho chủ hàng.