(Nguồn Exhibit 8.7 –Charpter8, Kim Langfield-Smith. 2011)
Phần I : Bảng kê hoạt động và chi phí gián tiếp
Hoạt động Chi phí mỗi đơn vị hoạt động Mức hoạt động sử dụng Chi phí liên quan đến sản phẩm …. ….
Tổng chi phí gián tiếp Sản lượng sản xuất Chi phí gián tiếp mỗi sản phẩm
Phần II : Phần tính giá thành sản phẩm
Chi phí gián tiếp mỗi sản phẩm Chi phí trực tiếp mỗi sản phẩm Giá phí đơn vị
1.3. Đối tượng doanh nghiệp ứng dụng hệ thống ABC
Để cĩ thể ứng dụng hệ thống kế tốn chi phí dựa trên cơ sở hoạt động, cần phải cĩ những điều kiện sau:
- Hệ thống ABC chỉ cần thiết đối với các doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm trên cùng một dây chuyền sản xuất cĩ chi phí sản xuất chung cần phải phân bổ, cịn đối với doanh nghiệp chỉ sản xuất một loại sản phẩm hoặc theo đơn đặt hàng riêng lẻ khơng thường xuyên thì khơng cần thiết phải áp dụng.
- Cơ cấu chi phí thay đổi, tỷ trọng chi phí gián tiếp ngày cảng lớn, việc khơng phân bổ các chi phí này vào giá thành sản phẩm cĩ thể dẫn tới những ngộ nhận về mức lợi tức của sản phẩm .
- Quy trình chế tạo sản phẩm địi hỏi phải cĩ sự kết hợp nhiều gíai đoạn cơng nghệ, nhiều hoạt động.
- Cĩ sự chênh lệch đáng kể trong giá thành tính tốn so với giá thành thực tế.khi sử dụng phương pháp truyền thống.
- Sự đa dạng hĩa ngày một tăng của các sản phẩm, dịch vụ cùng với độ phức tạp của phân đoạn thị trường. Doanh nghiệp thường phải đáp ứng nhu cầu của thị trường, khách hàng thay đổi liên tục về chủng loại, mẫu mã, chất lượng kỹ thuật ngày càng phức tạp.
1.4. Ý nghĩa của ứng dụng hệ thống ABC
Hệ thống ABC là một trong những hệ thống kế tốn hiện đại. Tính ưu việt của hệ thống ABC đã được thừa nhận trên thế giới vì :
- Khả năng cung cấp thơng tin cho quản lý chi phí của hệ thống ABC được đánh giá là tốt hơn, tập trung đa chiều vào chi phí, quản lý chặt chẽ hơn các chi phí chung và chi phí gián tiếp, giúp cho nhà quản lý khơng nhìn nhận sai lầm về mức lợi nhuận mà một sản phẩm cụ thể đem lại và do đĩ tránh được những sai lầm trong việc ra quyết định.
- Quản lý các hoạt động sẽ dẫn đến việc tái cấu trúc lại chuỗi giá trị với chi phí thấp nhất.
- Thúc đẩy tư tưởng và cơng tác cải tiến liên tục của quá trình sản xuất sản phẩm và thiết kế, tự động hĩa quy trình.
- Một số quy trình quản lý như: quản lý chất lượng, quản lý thời gian và quản lý năng lực sản xuất được thực hiện một cách dễ dàng hơn bởi một hệ thống ABC. - Quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh cĩ thể chuyển đổi từ quản lý theo chức năng sang quản lý theo quy trình, mà sẽ phản ánh tốt hơn về chức năng thực sự của tổ chức.
- Cơ sở phân bổ (cost driver) dựa trên những thủ tục rất chi tiết và hợp lý nên đảm bảo mức độ tin cậy rất cao vào chi phí, cho thấy rõ mối quan hệ nhân quả giữa chi phí phát sinh cho từng hoạt động và mức độ tham gia của từng hoạt động và quá trình sản xuất kinh doanh. Từ đĩ, kế tốn cĩ thể phản ánh chính xác hơn mức độ tiêu hao nguồn lực thực tế của từng loại sản phẩm/dịch vụ. Giúp định giá các sản phẩm/ dịch vụ chính xác hơn.
- Xác định khách hàng, sản phẩm, kênh phân phối tạo ra lợi nhuận nhiều nhất và ít nhất. giúp phân bổ nguồn lực nhiều hơn vào các sản phẩm cĩ lợi nhuận, các phịng ban và các hoạt động.
- Việc áp dụng hệ thống ABC cịn gĩp phần hỗ trợ hoạt động marketing trong việc xác định cơ cấu sản phẩm cũng như chính sách giá, định hướng nhu cầu khách hàng vào các mặt hàng cĩ lợi nhuận cao, thay thế cho các mặt hàng mà doanh nghiệp khơng cĩ lợi thế.
- Vận dụng hệ thống ABC, kế tốn quản trị cĩ sự linh hoạt trong việc sử dụng các tiêu chuẩn phân bổ chi phí cho sản phẩm nhằm cung cấp thơng tin đa dạng, phong phú về tình hình chi phí, giá thành đáp ứng được các nhu cầu sử dụng thơng tin khác nhau của các nhà quản trị.
- Kế tốn chi phí trên cơ sở hoạt động là một cơng cụ đo lường tương đối chính xác và hợp lý các chi phí phát sinh liên quan đến đối tượng và hoạt động chịu phí, điều đĩ giúp cho các doanh nghiệp cĩ thể đưa ra được phương pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả nhất, cĩ thể linh hoạt hơn trong việc lập kế hoạch ngân sách cũng như điều chỉnh các chính sách, chiến lược sản phẩm của doanh nghiệp trong điều kiện thị trường luơn biến động.
→ Một khi doanh nghiệp triển khai được mơ hình ABC thì nĩ sẽ cĩ được lợi thế cạnh tranh rất lớn trên thị trường.
1.5. Hạn chế của hệ thống kế tốn chi phí dựa trên cơ sở hoạt động ABC.
Bên cạnh những ưu điểm khi ứng dụng hệ thống đã phân tích ở trên, việc ứng dụng hệ thống ABC cũng gặp phải những hạn chế bởi chính sự phức tạp hơn nhiều so với hệ thống kế tốn chi phí truyền thống. Cụ thể :
- Mặc dù việc quy nạp chi phí sản xuất chung cho các sản phẩm về cơ bản là dựa vào mối quan hệ khách quan giữa các hoạt động và từng loại sản phẩm, dịch vụ nhưng về mặt kỹ thuật, trong nhiều trường hợp, do mối quan hệ đĩ là khơng rõ ràng, kế tốn vẫn phải lựa chọn các tiêu thức phân bổ một cách chủ quan. Hơn nữa, việc vận dụng mơ hình ABC địi hỏi phương pháp tổ chức sản xuất của doanh nghiệp cũng phải đạt tới trình độ quản lý theo hoạt động.
- Để cĩ thể cung cấp chi tiết về cấu trúc chi phí địi hỏi một khối lượng cơng việc phân tích rất lớn được thực hiện, doanh nghiệp phải tiêu tốn rất nhiều nguồn lực từ thiết kế, xây dựng đến khâu triển khai. Thơng tin đầu vào của phương pháp ABC liên quan đến rất nhiều hoạt động vì vậy sẽ mất rất nhiều cơng sức để thu thập, kiểm tra và nhập dữ liệu thơng tin vào hệ thống.
- Kế hoạch phải được thiết lập một cách kỹ lưỡng và chu đáo, quy trình quản lý chi phí tỉ mỉ hơn sẽ gia tăng yếu tố đầu vào (tăng chi phí).
- Một hệ thống kế tốn phức tạp hơn rất nhiều được triễn khai trong khi tổ chức khơng cĩ đủ nhân sự hoặc chuyên gia để quản lý, điều này dễ dàng dẫn đến sự thiếu tin tưởng vào hệ thống do bởi các thơng tin thiếu tin cậy.
- Hệ thống báo cáo của ABC khơng tương thích với hệ thống báo cáo tài chính theo GAAP. Kết quả là nếu đơn vị sử dụng phương pháp ABC thì phải duy trì song song hai hệ thống hạch tốn chi phí- một dùng lập báo cáo nội bộ, một dùng lập báo cáo tài chính thơng thường.
1.6. Bài học kinh nghiệm về ứng dụng hệ thống ABC vào doanh nghiệp.
- Bài học kinh nghiệm về nhận biết dấu hiệu lỗi thời của một hệ thống kế
tốn chi phí cổ điển và thời điểm cần thiết ứng dụng hệ thống ABC.
Trước hết việc áp dụng hệ thống ABC cần phải cĩ thời điểm thích hợp. Thời điểm đĩ chính là sự lỗi thời của hệ thống kế tốn chi phí cổ điển, hệ thống kế tốn chi phí cổ điển đánh mất niềm tin, sự tin tưởng của các nhà quản trị. Cụ thể:
+ Mơi trường hoạt động sản xuất kinh doanh : Khoa học - kỹ thuật - cơng nghệ – quản lý thay đổi rất nhanh, nhất là sự phát triển và thâm nhập nhanh chĩng của cơng nghệ thơng tin vào nhiều lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, xã hội.
+ Cơ cấu chi phí thay đổi, tỷ trọng chi phí gián tiếp ngày cảng lớn, việc khơng phân bổ các chi phí này vào giá thành sản phẩm cĩ thể dẫn tới những ngộ nhận về mức lợi tức của sản phẩm và do đĩ sai lầm trong ra quyết định kinh doanh.
+ Cĩ sự chênh lệch đáng kể trong giá thành tính tốn so với giá thành thực tế.khi sử dụng phương pháp truyền thống.
+ Sự đa dạng hĩa ngày một tăng của các sản phẩm, dịch vụ cùng với độ phức tạp của phân đoạn thị trường. Cơng ty thường phải đáp ứng nhu cầu của thị trường, khách hàng thay đổi liên tục về chủng loại, mẫu mã, chất lượng kỹ thuật ngày càng phức tạp.
+ Quy trình chế tạo sản phẩm địi hỏi phải cĩ sự kết hợp nhiều gíai đoạn cơng nghệ, nhiều hoạt động.
+ Chu kỳ sống của sản phẩm trở nên ngắn hơn do tốc độ phát triển cuả cơng nghệ làm cơng ty khơng đủ thời gian điều chỉnh giá cả và chi phí.
- Bài học kinh nghiệm về ứng dụng nội dung, trình tự tiến hành hệ thống ABC. Hệ thống ABC là một hệ thống kế tốn chi phí cĩ nhiều vấn đề kỹ thuật, quy trình ngược với hệ thống kế tốn chi phí truyền thống. Vì vậy, khi ứng dụng hệ thống ABC cần phải cĩ những tiếp cận mới về nội dung, và quy trình tiến hành. + Để xác lập nội dung và trình tự tiến hành hệ thống ABC phù hợp với doanh nghiệp và đạt hiệu quả thì cần phải xem xét các yếu tố như quy trình sản xuất, năng lực quản lý cấp cao, nhân viên, nhận thức của nhà quản trị về chi phí, việc phân loại các trung tâm hoạt động của cơng ty, mục đích quản lý chi phí. Mỗi doanh nghiệp sẽ căn cứ vào những điều kiện cụ thể mà họ hiện cĩ để đề ra những giải pháp áp dụng mơ hình cho hợp lý.
+ Về trình tự tiến hành mơ hình chủ yếu vẫn dựa trên cơ sở các bước cơ bản như lý thuyết chung về triển khai hệ thống ABC. Tuy nhiên, tùy vào điều kiện cơng ty mà nội dung tiến hành cĩ thể được chi tiết hay gộp chung một số bước với nhau để đảm bảo cân đối giữa chi phí và lợi ích mang lại.
- Bài học kinh nghiệm về lựa chọn hình thức tiến hành hệ thống ABC.
Từ các mơ hình ứng dụng hệ thống ABC tại các cơng ty trên thế giới, kinh nghiệm cho thấy rằng cĩ rất nhiều cách tiếp cận, chọn lựa hình thức. Với những doanh nghiệp mà chi phí sản xuất chiếm một giá trị, tỷ trọng lớn cũng như chi phí sản xuất chung chiếm một giá trị, tỷ trọng lớn thường áp dụng hệ thống ABC đơn giản và ngược lại với những doanh nghiệp mà chi phí gián tiếp, chi phí ngồi sản xuất chiếm một giá trị, tỷ trọng lớn thường áp dụng hệ thống ABC tồn diện.
- Bài học kinh nghiệm về quản lý, con người, cơ sở vật chất ứng dụng hệ
thống ABC.
Hệ thống ABC thực chất là một cơng cụ của ABM, vì vậy, ứng dụng ABC cĩ thành cơng và cĩ phát huy được vai trị của nĩ hay khơng phụ thuộc rất nhiều vào cách thức quản trị. Một khi ABM đã được thừa nhận hoặc được xây dựng thì khả năng thành cơng và phát huy vai trị của hệ thống ABC là bắt buộc rất cao. Do đĩ, về nguyên lý, các doanh nghiệp phải xây dựng ABM trước khi xây dựng ABC. Vì vậy, nếu doanh nghiệp áp dụng hệ thống ABC trước thì cần phải kịp thời xây dựng hệ thống ABM
Hệ thống ABC là một hệ thống kế tốn chi phí hiện đại cĩ nhiều điểm tiến bộ trong cung cấp thơng tin, tuy nhiên, hệ thống ABC khá phức tạp. Trong thực tiễn ở các nước trên thế giới cho thấy rằng để xây dựng và ứng dụng ABC là một dự án cải tiến cơng cụ quản trị chứ khơng phải là một sự thay đổi đơn thuần chuyên mơn, kỹ thuật của kế tốn. Vì vậy, để ứng dụng hệ thống ABC vào doanh nghiệp cần phải cĩ sự chuẩn bị, đầu tư về con người, và các điều kiện cơ sở vật chất, cơng nghệ thơng tin, nhất là cơng nghệ thơng tin.
- Một số bài học kinh nghiệm cụ thể ứng dụng ABC tại một số tổ chức
Mơ hình ABC tại Cơng ty Elgin Sweeper của Bắc Mỹ
+ Bước đầu tiên là nghiên cứu các hoạt động tạo phí, lập danh sách các đơn vị tính phí cĩ thể, cho mỗi hoạt động. Các đơn vị tính phí của Elgin bao gồm: tiền cơng lao động ($), giờ lao động, số lượng hàng gửi đi, số lượng thành phẩm, số đơn đặt hàng, doanh thu, ngày làm việc, thơng báo thay đổi kỹ thuật, thời gian lao động kỹ thuật,... Các chi phí thay đổi với từng đơn vị tính phí được nhận dạng và tính tốn.. + Tiếp theo, Elgin thiết lập báo cáo về dây chuyền sản xuất cho phép đánh giá hiệu quả của các quyết định phân bổ nguồn lực. Kết quả của việc áp dụng hệ thống xác lập chi phí là sự tham gia của các giám đốc sản xuất vào việc nhận dạng kích tố chi phí và sự xố bỏ các hoạt động khơng tạo ra giá trị gia tăng.
Mơ hình ABC tại Cơng ty Mason & Cox ở Australia
+ Sản phẩm chủ yếu của cơng ty là các sản phẩm đúc kim loại cho các ngành cơng nghiệp khai khống, sản xuất xi măng.
+ Nhà quản lý cơng ty nhận thấy phương pháp tính giá thành truyền thống khơng cịn phù hợp với mơi trường kinh doanh hiện tại và cơ cấu chi phí thay đổi của cơng ty, dẫn đến những quyết định sai lầm về kinh donah và giá bán. Để cạnh tranh trên thị trường cơng ty đã quyết định thay đổi hệ thống chi phí theo mơ hình mới ABC. + Cơng ty áp dụng mơ hình ABC hồn thiện vừa với mục đích tính gía thành sản phẩm , vừa quản lý hoạt động.
+ Họ sử dụng 9 trung tâm hoạt động (điều hành doanh nghiệp, quản lý, bán hàng, quản lý phân xưởng, nấu chảy kim loại, làm khuơn đúc, hồn thiện sản phẩm, thiết kế mẫu sản phẩm, bảo dưỡng sản phẩm), chi phí được phân bổ đến các trung tâm hoạt động sau đĩ đến hoạt động (mức độ lơ, đơn vị sản phẩm, dịng sản phẩm, duy trì doanh nghiệp).
+ Cơng ty cĩ 6 danh mục chi phí (lương, khấu hao, chi phí đi lại, chi phí năng lượng, chi phí khác).
+ Với 2 bước thực hiện:
Đo lường chi phí cho các hoạt động
Phân bổ chi phí sản phẩm đến các hoạt động
+ Cơng ty quản lý chi phí theo hoạt động ABM sử dụng các thơng tin từ quá trình xác định chi phí sản phẩm theo hoạt động ABC ở trên để phân tích các hoạt động, tiêu thức nguồn lực và sự thực hiện để cắt giảm chi phí, làm tăng giá trị cho các khách hàng và tăng lợi nhuận.
Mơ hình ABC tại nhà máy lắp ráp xe của General Motors (GM)
+ Một nghiên cứu trường hợp tính chi phí Hoạt động dựa trên (ABC) sử dụng để đánh giá nhu cầu và đáp ứng cung cấp đã được tiến hành tại một nhà máy lắp ráp xe của General Motors (GM ) - là một trong những hãng xe lớn nhất trên thế giới. + Quá trình sản xuất của xe ơ tơ được chia thành ba phân xưởng : phân xưởng chi tiết, phân xưởng sơn, và phân xưởng lắp ráp. Phân xưởng sơn được chọn nghiên cứu trong bài báo này. Vì sơn ơ tơ là một quá trình rất phức tạp và địi hỏi nhiều tiểu quy trình và các giai đoạn. Cĩ năm quá trình riêng biệt được thực hiện được xem là đối tượng chi phí trong mơ hình ABC :
(1) Tiền xử lý của sản phẩm (2) Áp dụng ELPO (3) Niêm phong ứng dụng (4) Sơn Booth (5) Sửa chữa sau Sơn (bao gồm sáp khoang )
+ Các nguồn lực theo dõi trong mơ hình này :khơng khí nén, điện, khí đốt tự nhiên , và nước. Trọng tâm của các kết quả được trình bày trong bài viết này là về nguồn điện.
+ Cĩ tổng số 55 hoạt động được xác định trong quá trình sơn xe. Chúng được chia