CHƢƠNG 1 : PHẦN MỞ ĐẦU
4.1. Quan điểm xác lập các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế tốn phù hợp cho các
TOÁN PHÙ HỢP CHO CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
Việc xác lập các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế tốn cho doanh nghiệp nhỏ và vừa không tách rời và không mâu thuẫn với thông tƣ 103/2005/TT-BTC về hƣớng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế tốn mà cịn dựa trên kết quả khảo sát thực tế của đề tài.
Các tiêu chí lựa chọn phần mềm đƣợc chọn lọc và kế thừa từ những tiêu chí đã đƣợc doanh nghiệp nhỏ và vừa đang áp dụng phù hợp trong mẫu phân tích. Bên cạnh đó, cũng lƣu ý những vấn đề dẫn đến sự chƣa hài lịng hồn tồn đối với các phần mềm hiện tại của các doanh nghiệp đƣợc khảo sát.
Phù hợp đặc điểm, qui mô hoạt động của doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Quận Tân Phú.
Nhƣ đã đề cập trong chƣơng 3, doanh nghiệp nhỏ và vừa yếu kém về trình độ quản lý, và hạn chế về số lƣợng nhân viên cũng nhƣ kỹ năng sử dụng phần mềm. Nếu nhƣ doanh nghiệp nhỏ và vừa chọn phần mềm kế tốn khơng dựa trên đặc điểm, qui mơ hoạt động của doanh nghiệp, thì phần mềm đó trở nên cồng kềnh, phức tạp so với nhu cầu của doanh nghiệp làm cho ngƣời sử dụng gặp nhiều trở ngại về kỹ năng thao tác. Hiệu quả làm việc trên phần mềm không cao. Doanh nghiệp cũng sẽ phát sinh thêm chi phí, thời đào tạo, huấn luyện ngƣời dùng. Để tránh những thiệt hại khơng đáng có, các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế tốn đƣợc
luận văn xây dựng dựa trên đặc điểm, qui mô hoạt động của doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Đảm bảo cân đối giữa lợi ích và chi phí
Khi phần mềm kế toán đƣợc doanh nghiệp nhỏ và vừa sử dụng có những phần hành và tiện ích không hoặc chƣa cần thiết sử dụng đến. Thì việc lựa chọn phần mềm kế tốn đó sẽ gây ra sự lãng phí dẫn đến hiệu suất của việc sử dụng phần mềm thấp. Lợi ích từ việc ứng dụng phần mềm khơng tƣơng xứng với chi phí đầu tƣ là nguyên do hàng đầu các doanh nghiệp nhỏ và vừa băn khoăn khi lựa chọn phần mềm kế tốn. Vì thế, các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa đƣợc xem xét trên phƣơng diện đảm bảo cân đối giữa lợi ích - chi phí so sánh hiệu quả mang lại với chi phí đầu tƣ phần mềm của doanh nghiệp.
4.2. CÁC TIÊU CHÍ LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHO DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA
Từ kết quả khảo sát, luận văn đƣa ra các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán, đã đƣợc các doanh nghiệp nhỏ và vừa quan tâm khi thựa hiện việc lựa chọn phần mềm kế tốn gồm hai nhóm tiêu chí. Nhóm tiêu chí đầu tiên đó là phần mềm phải phù hợp với các yêu cầu của ngƣời sử dụng. Nhóm tiêu chí thứ hai là phần mềm kế tốn phải có khả năng đáp ứng phần lớn các tính năng nhƣ: linh hoạt, xử lý chính xác số liệu, bảo mật thơng tin và an tồn dữ liệu.
4.2.1. Phần mềm kế toán phải phù hợp các yêu cầu của ngƣời sử dụng
4.2.1.1. Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán. Đây cũng là tiêu chí bắt buộc mà doanh nghiệp phải quan tâm đầu tiên theo quy định của thông tƣ 103/2005/TT- BTC.
4.2.1.2. Phần mềm phải hỗ trợ tốt nhất cho người sử dụng. Doanh nghiệp nhỏ và
phần mềm có hƣớng dẫn thao tác và quy trình làm việc ngay trên màn hình máy tính ln đƣợc các doanh nghiệp nhỏ và vừa chú ý.
4.2.1.3. Phần mềm thân thiện, dễ sử dụng. Bên cạnh tài liệu hƣớng dẫn sử dụng
và các buổi đào tạo, huấn luyện từ nhà cung cấp còn cần phải tạo thuận lợi cho ngƣời dùng, ví dụ giảm đến mức tối đa khối lƣợng cơng việc cho kế tốn sẽ mang lại hiệu quả trong việc sử dụng phần mềm.
4.2.2. Phần mềm kế tốn có khả năng đáp ứng các tính năng
4.2.2.1. Tính năng linh hoạt của phần mềm
Phần mềm kế tốn phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế tốn và chính sách tài chính mà khơng ảnh hƣởng đến cơ sở dữ liệu đã có. Thực chất các doanh nghiệp đƣợc khảo sát ít quan tâm đến tính linh hoạt của phần mềm kế tốn với tỉ lệ thấp nhất 8,24%. Tuy nhiên, tính năng này là nguyên nhân chiếm tỉ lệ cao nhất trong các vấn đề dẫn đến sự chƣa hài lịng hồn tồn từ phần mềm hiên tại ở các doanh nghiệp.
4.2.2.2. Độ tin cậy, chính xác của phần mềm
Cũng nhƣ tính linh hoạt, tiêu chí về độ tin cậy, chính xác của phần mềm đứng vị trí thứ hai về sự chƣa hài lòng từ phần mềm hiện tại. Do vậy, doanh nghiệp khi lựa chọn phần mềm cần lƣu tâm đến tiêu chí này. Ví dụ nhƣ đảm bảo sự phù hợp không trùng lắp giữa các số liệu kế tốn, khả năng phát hiện, ngăn chặn các sai sót khi nhập liệu và q trình xử lý thơng tin kế tốn.
4.2.2.3. Bảo mật và an toàn
Bảo mật - kiểm soát truy cập hệ thống và sao lƣu dự phịng dữ liệu là các tính năng đƣợc khá nhiều doanh nghiệp trong mẫu khảo sát quan tâm. Khả năng phân quyền đến từng ngƣời sử dụng và khả năng lƣu lại các dấu vết sửa chữa số liệu kế tốn. Phịng trƣờng hợp trong q trình sử dụng phần mềm có các sự cố kỹ thuật đơn giản, phần mềm có khả năng phục hồi đƣợc các dữ liệu, thơng tin kế tốn là điều hết sức cần thiết.
4.2.2.4. Tính phổ biến của phần mềm
Tính năng phổ biến thƣờng đƣợc quan tâm đó là sự phù hợp, sự tƣơng thích giữa phần mềm với phần cứng và các chƣơng trình ứng dụng khác cũng nhƣ khả năng liên kết dữ liệu với Microsoft Excel, Access, . . .
4.2.2.5. Cam kết bảo hành, bảo trì
Tính ổn định của phần mềm thể hiện qua các cam kết sau bán hàng từ nhà cung cấp phần mềm nhƣ thời gian bảo hành, chế độ dịch vụ bảo trì. Khi doanh nghiệp có phát sinh nhu cầu tích hợp dữ liệu với các hệ thống khác của doanh nghiệp, nhà cung cấp phải có các giải pháp hỗ trợ thích hợp.
4.2.2.6. Chi phí đầu tư và sử dụng
Với qui mơ nhỏ và vừa thì đa phần các doanh nghiệp luôn phải cân nhắc đến giá phí bản quyền của phần mềm. Tuỳ theo khả năng về tài chính mà các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm có tính kiểm sốt, tính ổn định cao cùng với sự hỗ trợ từ nhà cung cấp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp khơng có khả năng mua một phần mềm bản quyền thì cũng nên cân nhắc đến các rủi ro có thể gặp phải trong q trình sử dụng.
Các tiêu chí này theo chúng tơi cũng phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa đang hoạt động trên phạm vi cả nƣớc. Bởi về cơ bản khơng có sự khác biệt lớn giữa doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động trên địa bàn Quận Tân Phú với các địa bàn khác Quận thuộc Thành phố Hồ Chí Minh, cũng nhƣ các địa phƣơng khác ở Việt Nam.
4.3. KIẾN NGHỊ
4.3.1. Định hƣớng những phần mềm kế tốn có thể áp dụng
Hiện nay có rất nhiều sản phẩm phần mềm trên thị trƣờng. Sau đây là một vài nhà cung cấp phần mềm tiêu biểu có các dịng sản phầm phần mềm hƣớng đến doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nhằm giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa tiết kiệm thời gian trong việc thu hẹp danh sách nhà cung cấp cũng nhƣ tăng khả năng áp dụng phù
hợp phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Điều lƣu ý là các nhà cung cấp phần mềm này đƣợc luận văn giới thiệu có trong số liệu thống kê đã đƣợc cơng bố trong giải pháp ƣa chuộng của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI).
Cuộc điều tra về Ứng dụng Công nghệ Thơng tin và Truyền thơng năm 2009 do nhóm nghiên cứu của Viện Tin học Doanh nghiệp thuộc VCCI thực hiện. Đối tƣợng điều tra là cộng đồng doanh nghiệp nhỏ và vừa trên cả nƣớc bao gồm 63 tỉnh thành. Khi các doanh nghiệp đƣợc hỏi về thông tin nhà cung cấp phần mềm kế toán đang sử dụng. Kết quả thông tin này đƣợc thể hiện trong giải pháp ƣa chuộng - chỉ số phụ 2009. Bảng 4.1: Chỉ số phụ 2009 - Phần mềm ưa chuộng Phần mềm kế toán Số lƣợng Tỉ lệ Khác 234 45,57% Misa 91 17,33% Fast 88 16,76% Bravo 53 10,10% Acsoft 42 8,00% Tsoft 6 1,14% Sic 5 0,95% Sic VN 4 0,76% S.T.C 1 0,19% Vasj 1 0,19% (Nguồn: VCCI, 2010)
Bên cạnh những sản phẩm dành cho doanh nghiệp lớn, các nhà cung cấp phần mềm cũng cho ra những dòng sản phầm hƣớng đến doanh nhỏ và vừa. Các
phần mềm kế toán đƣợc nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn trong cả nƣớc nhƣ Misa, Fast, Bravo, Acsotf , . . .
4.3.1.1. Phần mềm kế toán Misa
Với phần mềm kế tốn MISA-SME 7.9, ngƣời dùng có thể tự sử dụng đƣợc ngay mà không cần qua đào tạo, do các quy trình tác nghiệp rõ ràng, tài liệu hƣớng dẫn chi tiết. Là một trong những phần mềm kế tốn phổ biến nhất với giá phí hợp lý và dịch vụ hỗ trợ tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. “MISA đã trở thành thƣơng hiệu hàng đầu trong lĩnh vực Công nghệ thông tin với hơn 100 ngàn khách hàng trên toàn quốc. MISA cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phần mềm phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp, công tác quản lý của các cơ quan nhà nƣớc từ cấp xã/phƣờng tới các bộ, ban ngành. Sản phẩm của MISA liên tiếp nhận đƣợc các giải thƣởng uy tín do khách hàng, hiệp hội chun mơn bình chọn, các bằng khen của UBND thành phố.” (Misa, 2013)
Bên cạnh đó, nhà cung cấp đã tách riêng phí dịch vụ đào tạo với giá phí phần mềm, nhƣ vậy sẽ giúp tiết kiệm chi phí các doanh nghiệp qui mơ nhỏ và vừa. Phần mềm MISA kết nối đƣợc với phần mềm ngành Thuế nhằm đáp ứng kịp thời các chế độ, chính sách về Thuế cho các doanh nghiệp.
4.3.1.2. Phần mềm kế toán Fast
(a) Phần mềm kế toán Fast Book là phần mềm đóng gói, đƣợc thiết kế đơn
giản, gọn nhẹ nhƣng vẫn theo chuẩn mực của Bộ Tài Chính, dành cho doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập. Phần mềm này có 11 phân hệ nhƣ quản trị hệ thống, kế toán tổng hợp… Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng có nhu cầu các phần mềm mạnh hơn thì ln có thể có thể nâng cấp lên các sản phẩm phù hợp mà không phải chuyển sang nhà cung cấp khác, cơ sở dữ liệu hỗ trợ trong trƣờng hợp cần tách số liệu kế tốn tài chính và kế tốn quản trị.
(b) Phần mềm kế toán Fast Accounting: Đây là phần mềm hƣớng đến doanh
nghiệp vừa và nhỏ. Fast Accouting cũng có tính mềm dẻo, khả năng bảo mật, có thể chạy trên nhiều mạng nhƣ Windows Server hoặc Novell
Netware. Ngoài ra, phần mềm cịn có tính đa tác vụ, tự động hố xử lý số liệu, tiện ích nhập liệu, hỗ trợ tốc độ lập báo cáo, . . . Mỗi năm, phần mềm này đƣợc nâng cấp và cho ra những phiên bản mới với nhiều tính năng và tiện ích.
(c) Dịch vụ phần mềm kế toán Fast Accounting Online (FAO): là phần mềm kế
toán trên nền điện toán đám mây (cloud computing), FAO đƣợc cung cấp cho khách hàng dƣới dạng phần mềm nhƣ là dịch vụ. Hiện nay chính sách giá cơng ty đƣa ra tính phí cho mỗi ngƣời dùng (user) phù hợp với doanh nghiệp siêu nhỏ có một ngƣời sử dụng phần mềm kế tốn. Ƣu điểm của dịch vụ gồm: làm việc mọi lúc, mọi nơi, từ mọi thiết bị; nhanh chóng đƣa phần mềm vào sử dụng và chi phí ban đầu cũng nhƣ tổng chi phí sở hữu (TCO) thấp vì doanh nghiệp sẽ trả tiền theo dòng sản phẩm lựa chọn, số lƣợng ngƣời sử dụng và thời gian sử dụng.
4.3.1.3. Phần mềm kế toán ACsoft
Điều mong muốn lớn nhất của nhà cung cấp là ACsoft sẽ giúp các doanh nghiệp giảm đến mức tối đa khối lƣợng công việc kế toán mà lại đạt đƣợc hiệu quả cao nhất trong cơng việc. Phần mềm kế tốn Acsoft phiên bản doanh nghiêp nhỏ và vừa với những tính năng ƣu việt nhƣ:
Giảm đếm mức tối đa khối lƣợng cơng việc kế tốn.
“ACsoft SME là giải pháp quản lý tài chính kế tốn đƣợc áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nƣớc.
Mơ hình hố chức năng, quy trình làm việc bằng sơ đồ trên màn hình
An tồn dữ liệu với tính bảo mật cao, phân quyền chi tiết cho từng kế toán, dễ dàng tích hợp với những chức năng mới phù hợp từng giai đoạn phát triển doanh nghiệp” (Theo VCCI soft). . .
4.3.2. Hƣớng đầu tƣ những phần mềm kế tốn thích hợp
4.3.2.1. Doanh nghiệp có qui mơ siêu nhỏ
Doanh nghiệp có số lƣợng nhân viên dƣới 10 ngƣời thì đa số doanh nghiệp khơng tuyển dụng nhân sự phụ trách kế toán nhằm tiết kiệm chi phí. Nguyên nhân chủ yếu là do nghiệp vụ phát sinh khơng nhiều và nhà quản trị chƣa có nhu cầu sử dụng thơng tin kế tốn thƣờng xun trong việc ra các quyết định. Doanh nghiệp có qui mơ siêu nhỏ muốn đạt đƣợc lợi ích kinh tế, đồng thời báo cáo tài chính đƣợc lập có tính chuyên nghiệp thì tốt nhất ký hợp đồng sử dụng dịch vụ kế toán.
Đối với mảng kinh doanh, kho, . . . doanh nghiệp siêu nhỏ có thể sử dụng chƣơng trình ứng dụng Microsoft Excel, tự thiết kế đơn giản theo yêu cầu quản lý, để theo dõi tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
4.3.2.2. Doanh nghiệp có qui mơ nhỏ
Trƣờng hợp nhà quản trị doanh nghiệp nhỏ thấy đƣợc lợi ích mang lại từ việc sử dụng phần mềm, và quyết định lựa chọn phần mềm nhƣng muốn giảm thiểu chi phí đầu tƣ bản quyền phần mềm. Doanh nghiệp nhỏ nên sử dụng các phiên bản đƣợc nhà cung cấp phần mềm cho phép sử dụng miễn phí, khơng nên sử dụng phần mềm bẻ khố. Khi doanh nghiệp nhỏ sử dụng phần mềm bẻ khoá sẽ đi kèm nhiều rủi ro nhƣ không bảo mật, không đƣợc dịch vụ hỗ trợ khi gặp trục trặc (ví dụ lỗi nhập liệu, lỗi của phần mềm,…); không đƣợc cập nhật kịp thời khi có sự thay đổi về chế độ, chính sách kế tốn hiện hành; khơng đƣợc hƣớng dẫn trong q trình sử dụng, . . .
Đối với doanh nghiệp nhỏ hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, không theo dõi hàng tồn kho hoặc tính giá thành sản phẩm, và có ngƣời phụ trách kế toán tại doanh nghiệp. Theo nhận định của chúng tơi, phần mềm miễn phí FTS 11 ACCOUNTING
11 FTS đƣợc thành lập bởi các đối tác gồm First Trust Holdings Pte Ltd (Cơng ty cung cấp dịch vụ Kế tốn
và Tài chính của Singapore) và ACPA Group (một trong những tổ chức Tƣ vấn Kế toán, Kiểm toán hàng đầu Việt Nam) cùng các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cơng nghệ thông tin chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý cho các doanh nghiêp trong và ngoài nƣớc (nguồn http://www.fts.com.vn/FTS/about-us.html)
SME, hoặc phần mềm miễn phí khác tƣơng tự, là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp thuộc loại hình này. Phần mềm miễn phí này hiện đang đƣợc cơng ty phần mềm cung cấp với ƣu điểm không giới hạn về thời gian sử dụng và số lƣợng dữ liệu, cũng nhƣ số ngƣời dùng.
Trƣờng hợp cần theo dõi hàng tồn kho hoặc tính giá thành sản phẩm, doanh nghiệp có thể linh động theo dõi các nghiệp vụ trên Microsoft Excel và nhập vào phần mềm ở dạng bút toán định khoản. Điều này giúp doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng phiên bản miễn phí với đầy đủ quyền lợi của một phần mềm bản quyền thông thƣờng khác.
Dịch vụ phần mềm online cũng phù hợp với doanh nghiệp nhỏ có một ngƣời phụ trách kế tốn và ngƣời quản lý có nhu cầu thơng tin cũng nhƣ làm việc vào mọi