CHƢƠNG II : TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG ẢO
2.6. Thực trạng Văn phòng ảo ở Việt Nam và Đà Nẵng
2.6.1.
Văn phòng ảo tại Việt Nam phát triển mạnh ở hai thành phố lớn Hồ Chính Minh và Hà Nội. Những công ty cung cấp dịch vụ Văn phòng ảo tiên phong tại Việt Nam
gồm có G-Office (Tp. Hồ Chí Minh), Regus (Tp. Hồ Chí Minh và Hà Nội), Central Office (Tp. Hồ Chí Minh).
Bảng 2.3. Một số Văn phịng ảo tại Việt Nam
Regus G – Office Central Office
Vị trí - Hà Nội - Hồ Chí Minh - Một số nước khác Đối tượng khách - Cao Cấp Sản phẩm
- Trung tâm kinh doanh - Văn phòng ảo
- Thẻ hội viên
Giá cả sản phẩm
- Gói Văn phịng ảo đầy đủ là 3.769.000VND/tháng
Ưu điểm
- Vị trí văn phịng tại trung tâm thành phố.
- Văn phịng đẹp, cách bày trí có khoa học nên một văn phịng diện tích nhỏ vẫn cảm thấy thoải mái. - Khu vực trà café đẹp, trang bị đầy đủ tiện nghi như computer, máy pha café, tủ lạnh, máy nướng.
Vị trí - Hồ Chí Minh Đối tượng khách - Đa dạng Sản phẩm - Văn phòng ảo - Phòng làm việc riêng - Chỗ ngồi làm việc - Phòng họp - Dịch vụ viễn thông -Thành lập doanh nghiệp Giá cả sản phẩm
- Saigon Trade Center giá 680.000VND/tháng - Rosana Tower giá 480.000VND / tháng - Indochina park Tower giá 300.000VND/tháng
Ưu điểm
- Vị trí Văn phịng tại nhiều địa điểm trong thành phố.
- Khu vực trà café tốt có thể tổ chức được tea break cho các buổi hội thảo số lượng ít. - Khu vực tiếp khách chung
Vị trí - Hồ Chí Minh Đối tượng khách - Trung bình Sản phẩm - Văn phịng ảo - Phịng làm việc riêng - Chỗ ngồi làm việc - Phòng họp - Tổ chức sự kiện Giá cả sản phẩm - Eco 870.000VND/tháng - Standard 1.700.000 VND/ tháng - Plus 2.400.000VND/tháng - Plus+ 2.900.000 VND/ tháng Ưu điểm - Vị trí trung tâm thành phố. - Văn phịng đẹp, bày trí khoa học, chuyên nghiệp.
- Nhạy bén trong việc phân loại khách.
- Có văn phịng ở nhiều nước trên thế giới
Nhược điểm
- Lối đi tại khu vực tiền sảnh nhỏ.
- Khu vực tiếp khách chung nhỏ chỉ chứa được 1-2 nhóm, nếu nhu cầu tiếp khách của khách sử dụng dịch vụ văn phịng ảo tăng cao thì khu vực này khơng đủ sức chứa.
- Các gói dịch vụ đa dạng phục vụ nhu cầu đa dạng của khách.
Nhược điểm
- Lối đi tiền sảnh nhỏ. - Phòng họp liền kề nhau nhưng cách âm không tốt.
nghiệp.
- Các gói dịch vụ và dịch vụ cộng thêm đa dạng.
- Ứng dụng cơng nghệ vào các gói dịch vụ, khách hàng có thể kiểm tra được thơng báo thư từ, bưu phẩm, khách hàng của mình đến thăm văn phịng…ngay cả khi khơng có mặt tại văn phịng. - Có giá kệ trưng bày tờ rơi quảng cáo của doanh nghiệp là khách hàng thuê Văn phòng ảo.
Nhược điểm
- Khu vực trà café cho khách nhỏ.
- Phòng họp liền kề nhau nhưng cách âm không tốt. - Khu vực tiếp khách chung sang trọng nhưng sức chứa khơng nhiều.
Ƣu điểm chung: Văn phịng ảo tại các thành phố lớn đều có chính sách marketing tốt do đó dịch vụ này nhanh chóng được các khách hàng tiềm năng biết đến.
Nhƣợc điểm chung: Xuất hiện một số tình huống tiêu cực thực tế xảy ra đối với các doanh nghiệp trong ngành Văn phịng ảo.
Tình huống 1: Công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển X.X Việt Nam (Tên công ty đã được thay đổi) thuê một gói dịch vụ Văn phịng ảo của cơng ty ABC thành Phố Hồ
Chí Minh. Khi làm hợp đồng th văn phịng ảo thì cơng ty này chỉ cung cấp bản photo chứng minh nhân dân có cơng chứng của người đứng tên trên hợp đồng và
một bản sao giấy phép đăng kí kinh doanh cơng ty. Trong q trình làm ăn của họ, họ đã nợ tiền hàng một số đối tác và trốn tránh không chịu chi trả. Lần lượt những đối tác của họ tìm đến cơng ty ABC để tìm người đại diện X.X thì mới phát hiện đây chỉ là văn phịng ảo nơi họ đặt bảng tên cơng ty và không hề làm việc tại đây. Cuối cùng cơ quan Công An đã tìm đến cơng ty văn phòng ảo ABC để yêu cầu cung cấp thơng tin về cơng ty X.X nói trên, nhưng thơng tin về cơng ty chỉ có giấy phép đăng kí kinh doanh và giấy photo chứng minh của người đứng tên.
Tình huống 2: Công ty Cổ phần Địa ốc X.Y.Z trên giấy phép kinh doanh thì ngày
hoạt động là ngày 15/11/2012 tại Hà Nội và địa chỉ đang kí kinh doanh giống địa chỉ của một công ty cho thuê Văn phòng ảo ACB. Nhưng trước ngày 15/11/2012 công ty này chưa hề liên hệ cơng ty cho th Văn phịng ảo ABC để thực hiện hợp đồng thuê dịch vụ Văn phòng ảo. Sau đó những thư từ bưu phẩm của cơng ty X.Y.Z liên tục được gửi đến công ty ACB, nhân viên ACB truy theo thông tin trên thư từ bưu phẩm để tìm đến cơng ty X.Y.Z và gửi yêu cầu cơng ty này phải sử dụng dịch vụ Văn phịng ảo ACB mới được phép tiếp tục sử dụng địa chỉ ACB làm đại diện.
2.6.2.
Theo báo cáo tóm lược quý I-II (2013) về thị trường bất động sản của Savills, giá cho thuê văn phòng tại Đà Nẵng là 10.45$/m2/tháng tương đương 220.000VND/m2/tháng, giá thuê văn phòng tại Hà Nội là 417.000VND/m2/tháng, giá thuê văn phịng tại Hồ Chí Minh là hơn 500.000VND/m2/tháng. Với giá 220.000VND/m2/tháng, Đà Nẵng có giá thuê thấp nhất khi so sánh với Hà Nội và Hồ Chí Minh. Nhưng để có một văn phịng nhỏ từ 20m2 – 25m2 thì doanh nghiệp tại Đà Nẵng phải trả từ 209$ - 262$/tháng tương đương 4.400.000VND – 5.500.000VND/tháng. Đồng thời phải trả ít nhất 2 tháng tiền cọc cho chủ cơng trình. Ngồi chi phí th văn phịng, doanh nghiệp phải đầu tư chi phí trang thiết bị văn phịng. Tất cả những chi phí này tạo nên áp lực cho doanh nghiệp.
Hiện nay tại Đà Nẵng chỉ mới có 2 cơng ty lớn thực sự hoạt động trong lĩnh vực Văn phịng ảo, cơng ty Cổ phần Ngọn Hải Đăng và công ty Cổ phần dịch vụ bất động sản Đỉnh Cao Mới. Giá cả Văn phòng ảo tại Đà Nẵng từ 500.000VND/tháng đến 3.350.000VND/tháng.
Công ty Cổ phần Ngọn Hải Đăng – Light House Land
Công ty Cổ Phần Ngọn Hải Đăng với hoạt động kinh doanh chủ lực là đầu tư bất động sản. Được thành lập năm 2009. Đến nay Light House đã có hơn 50 cơng ty thuê văn phòng và văn phòng ảo tại đây. Sản phẩm dịch vụ gồm Văn phòng ảo, cho thuê văn phòng, phòng họp.
Giá sản phẩm Văn phòng ảo
Standard class 5.980.000VND/năm tương đương 498.300VND/tháng Economy class 8.300.000VND/năm tương đương 692.000VND/tháng Business class 13.000.000VND/năm tương đương 1.083.300VND/tháng
Công ty Cổ phần dịch vụ bất động sản Đỉnh Cao Mới – Miinh
Cơng ty Đỉnh Cao Mới có trụ sở chính tại Hà Nội và các khu văn phịng kinh doanh tại Hà Nội và Đà Nẵng. Tại Đà Nẵng tọa lạc ở tầng 3 của toà nhà Indochina Riverside trên phố Bạch Đằng. Sản phẩm dịch vụ gồm Văn phòng ảo, Cho thuê phòng họp, Cho thuê văn phòng, Cho thuê chỗ ngồi làm việc riêng.
Giá cả dịch vụ Văn phịng ảo
Gói hộp thư 45USD/tháng tương đương 900.000VND/tháng.
Gói trả lời điện thoại giá 80USD/tháng tương đương 1.600.000VND/tháng Gói Văn phịng ảo giá 120USD/tháng tương đương 2.400.000VND/tháng
Theo kết quả khảo sát cho thấy có 32% khách hàng của Central có nhu cầu mở Văn phòng tại Đà Nẵng và 63% doanh nghiệp tại Đà Nẵng muốn sử dụng loại văn phịng này. Do đó, khơng chỉ có những doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Đà Nẵng mà cả những doanh nghiệp ở Hồ Chí Minh hoặc Hà Nội vẫn có nhu cầu mở Văn phịng ảo như một văn phòng đại diện, một chi nhánh tại Đà Nẵng. Như vậy, với nguồn cung là 2 cơng ty cho th Văn phịng ảo và nhu cầu nêu trên thì Đà Nẵng sẽ là thị trường tiềm năng cho Văn phòng ảo phát triển.
2.6.3. Những ƣu điểm – nhƣợc điểm của Văn phòng ảo tại Đà Nẵng so với thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội
Nhìn chung, Văn phịng ảo tại Đà Nẵng cung cấp đầy đủ các dịch vụ căn bản giống Văn phòng ảo tại thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội, nhưng cũng có những ưu nhược điểm riêng khi so sánh với thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội.
Ƣu điểm
- Giá thuê Văn phòng và mặt bằng tại Đà Nẵng thấp hơn so với Hồ Chí Minh và Hà Nội do đó dễ dàng th một vị trí đặt văn phịng ảo tại trung tâm thành phố.
- Diện tích của các Văn phịng ảo tại Đà nẵng rộng hơn một số Văn phịng ảo tại Hồ Chí Minh và Hà Nội do đó tạo cảm giác làm việc thoải mái cho khách hàng.
- Do diện tích rộng, vị trí thuận lợi nên các Văn phịng ảo tại Đà Nẵng có khả năng tổ chức hội nghị tốt mà một số Văn phịng ảo tại Hồ Chí Minh và Hà Nội khơng thể làm được điều này vì diện tích nhỏ.
- Trang bị cơ sở vật chất hiện đại, sang trọng và chuyên nghiệp. - Khu vực tiếp khách chung sức chứa lớn, rộng rãi.
- Nhân viên lễ tân nhiệt tình niềm nở.
- Tạo ra nhiều mức giá khác nhau để khách hàng dễ dàng lựa chọn. Giá cả cũng rất hợp lý khi so sánh giữa giá thuê Văn phòng ảo và giá th văn phịng truyền thống.
- Vì cơng ty cung cấp dịch vụ Văn phòng ảo tại Đà Nẵng cịn rất ít (02 cơng ty) do đó khơng đưa ra được nhiều lựa chọn cho khách hàng trong việc lựa chọn vị trí văn phịng đại diện.
- Văn phòng ảo tại Đà Nẵng chưa được quảng cáo tốt do đó vẫn cịn nhiều doanh nghiệp có nhu cầu nhưng khơng biết đến dịch vụ này tại Đà Nẵng. - Khơng có khu vực, giá sách hay tủ kính nào trưng bày tờ quảng cáo, hàng
mẫu của các doanh nghiệp th Văn phịng ảo.
2.7. Mơ hình đề xuất và các giả thuyết
Từ những nghiên cứu trên và thực trạng Văn phòng ảo tại Đà Nẵng, người nghiên cứu đề xuất mơ hình Các yếu tố tác động đến quyết định thuê Văn phòng ảo của doanh nghiệp tại Thành phố Đà Nẵng gồm có 9 yếu tố là (1) Năng suất, (2) Tinh thần, (3) Làm việc nhóm, (4) Linh hoạt, (5) Cân bằng cơng việc và cuộc sống, (6) Thời gian làm việc, (7) Chấp nhận cơng nghệ, (8) Vị trí, (9) Giá cả.
2.7.1. N - Productivity
Làm việc có năng suất nghĩa là làm việc với kết quả tốt nhất đạt được trong khoảng thời gian ngắn nhất và chi phí hợp lý nhất. Khi làm việc từ xa, doanh nghiệp sẽ khơng lo về các chi phí th mặt bằng bao gồm chi phí đặt cọc ban đầu và chi phí thanh tốn tiền văn phòng hàng tháng. Làm việc từ xa chỉ cần một máy tính xách tay, điện thoại di động, một quán café có chỗ ngồi thoải mái và khi đó doanh nghiệp sẽ khơng phải bận tâm về chi phí th văn phịng, đặt cọc văn phịng, chi phí điện nước, internet, phí bảo vệ … và chỉ việc chi trả cho phần nước mà mình đã dùng tại quán café đó. Từ đó ta dễ dàng nhận thấy vốn đầu tư ban đầu của những người làm việc từ xa sẽ thấp hơn so với đầu tư văn phịng truyền thống. Kết quả cơng việc vẫn tốt hơn khi vốn đầu tư thấp và chi phí duy trì cơng việc thấp. Do thời điểm hiện nay nền kinh tế đang khủng hoảng, các doanh nghiệp gặp khó khăn trong sản xuất và kinh doanh nên yếu tố năng suất sẽ tác động đến quyết định làm việc từ xa và quyết định sử dụng Văn phòng ảo thay cho văn phòng truyền thống. Theo các nghiên cứu
trước, tác động của yếu tố năng suất lên quyết định thuê văn phòng ảo của doanh nghiệp là tác động dương.
H1: Năng suất có tác động dương đến quyết định thuê văn phòng ảo.
2.7.2. Tinh thần – Morale
Làm việc từ xa tại bất kì nơi nào mà người làm việc cảm thấy thuận tiện nhất với mình và khơng bị gị bó trong khơng gian văn phịng do đó sẽ mang đến tâm lý thoải mái trong công việc. Những người làm việc từ xa tập cho mình tính nhạy bén trong xử lý cơng việc, do đó họ dễ dàng xử lý những rắc rối đến với mình. Khi làm việc tại văn phòng truyền thống, người làm việc phải gặp gỡ những đồng nghiệp, trong đó có cả những đồng nghiệp mà bản thân người đó khơng thích tiếp xúc nhưng cũng phải gặp gỡ hằng ngày từ đó tạo cho họ áp lực trong các mối quan hệ với sếp, đồng nghiệp. Một số lĩnh vực ngành nghề cần sự sáng tạo nếu phải làm việc trong tác phong, môi trường văn phịng làm họ khơng thể sáng tạo hơn trong cơng việc và chỉ có làm việc từ xa mới tạo cho họ sự sáng tạo trong công việc. Do đó tinh thần cũng là một yếu tố tác động đến quyết định chọn văn phòng ảo và chuyển từ làm việc tại văn phịng sang làm việc tại bất kì nơi nào mà người làm việc cảm thấy thoải mái nhất.
H2: Tinh thần có tác động dương đến quyết định thuê văn phòng ảo.
2.7.3. L – Team work
Các nghiên cứu trước về Văn phòng ảo đều kết luận rằng làm việc từ xa giảm hiệu quả trong làm việc nhóm. Ta cũng dễ dàng nhận thấy rằng làm việc trực tiếp mặt đối mặt sẽ nhanh hơn, giải thích thơng tin đến những thành viên khác trong nhóm một cách rõ ràng hơn so với làm việc từ xa. Làm việc trực tiếp sẽ truyền tải thơng tin chính xác, mạch lạc hơn đến người đối diện vì khơng bị gián đoạn thơng tin do cơng nghệ (nhiễu sóng, mất sóng điện thoại, rớt mạng…). Cũng khơng thể phủ nhận
thông tin, mạng điện thoại, internet. Đặc biệt sự phát triển của những dịch vụ OTT (over the top) như Zalo, Line, Kakaotalk, Viber… cũng phần nào hỗ trợ cho những nhóm làm việc từ xa. Đồng thời khi làm việc từ xa, những thông tin thảo luận sẽ được lưu trữ tốt như các cuộc gọi giữa các thành viên qua điện thoại di động hay skype, yahoo… đều có thể được ghi âm lại, các thư từ điện tử, tin nhắn điện thoại đều được lưu giữ trong máy.
H3: Làm việc nhóm có tác động dương đến quyết định thuê văn phòng ảo.
2.7.4. - Flexibility
Khi làm việc từ xa người làm việc có thể tùy ý chọn vị trí làm việc theo ý mình. Họ có thể làm việc tại nhà ngay trong phòng riêng với trang phục ở nhà, hoặc có thể ngồi thoải mái tại quán café quen thuộc hay làm việc tại những nơi iên tĩnh như thư viện. Thậm chí họ có thể làm việc ngay trên đường, một hợp đồng có thể được kí kết ngay trên đường thơng qua điện thoại, laptop có 3G hoặc wifi. Điều này chứng tỏ tính linh hoạt cao về địa điểm khi làm việc từ xa.
Người làm việc từ xa có thể tự sắp xếp thời gian của mình, sắp xếp thời gian gặp khách hàng, nhóm làm việc, và cũng có thể kết thúc thời gian làm việc sớm hay muộn theo ý mình. Khi làm việc từ xa, người làm việc sẽ linh hoạt hơn trong sắp xếp thời gian sao cho hiệu quả nhất.
Những người làm việc văn phòng thường xảy ra những xung đột giữa chốn công sở, đôi khi xung đột chỉ từ những chuyện rất đơn giản và nhỏ nhặt. Ở cơng sở, mỗi người một tính cách nên người làm việc khơng thể là người được lịng hết thảy tất cả vì thế sẽ có một vài lời đố kỵ làm ảnh hưởng đến sự sáng tạo và mục tiêu trong công việc. khi làm việc từ xa người làm việc có thể hạn chế tiếp xúc với những người mà họ khơng thích. Họ có thể quyết định việc gặp hoặc khơng gặp những đối tác đồng nghiệp của họ. Do đó tính linh hoạt trong các mối quan hệ cũng là một