Stt Đơn vị So với kết quả
định biên Đề xuất
1 Văn phòng Sở Nội vụ Dư 02 nhân sự Giữ nguyên
2 Phịng Tổ chức – Cơng chức Dư 01 nhân sự Giải quyết chế độ hưu trí
và khơng tuyển dụng
3 P. Xây dựng Chính quyền Dư 02 nhân sự Giải quyết chính sách và luân chuyển
4 Thanh tra Sở Nội vụ Dư 01 nhân sự Điều động hoặc luân chuyển
5 Phòng Đào tạo Dư 02 nhân sự Biệt phái và điều động
6 Phịng Cải cách hành chính Dư 01 nhân sự Luân chuyển hoặc biệt phái
7 Phịng Tổ chức phi chính phủ
Để làm rõ hơn những đề xuất nêu trên, tác giả phân tích, đánh giá đối với từng đơn vị như sau:
Đối với Văn phòng Sở Nội vụ
Hiện tại, Văn phòng Sở Nội vụ có 12 nhân sự: Chánh Văn phòng, 01 Phó Chánh Văn phịng phụ trách tổng hợp, 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách hành chính quản trị - kiêm kế toán, 01 chuyên viên tổng hợp, 01 chuyên viên quản trị mạng, 01 thủ quỹ, 01 văn thư, 02 lái xe, 02 bảo vệ và 01 nhân viên tạp vụ. Kết quả định biên chỉ cần 10 nhân sự (giảm 02 nhân sự). Tác giả nhận thấy kết quả định biên là phù hợp nếu Văn phịng Sở phân cơng lại cơng việc, cụ thể như: Chuyên viên quản trị mạng, tổng hợp, báo cáo (giảm 01 vị trí chuyên viên tổng hợp, báo cáo); Văn thư – Thủ quỹ (giảm 01 vị trí thủ quỹ). Tuy nhiên, tác giả đề xuất giữ nguyên, bởi vì nhiệm vụ của từng vị trí mang tính độc lập, khó kiêm nhiệm.
Đối với Phòng Tổ chức – Cơng chức
Hiện tại, Phịng Tổ chức – Cơng chức có 07 nhân sự: Trưởng phịng, 02 Phó Trưởng phịng và 04 chuyên viên. Kết quả định biên chỉ cần 06 nhân sự, điều này là phù hợp với thực tế do Trưởng phòng Tổ chức – Công chức không trực tiếp làm một số công việc mà đáng lẽ ra phải làm theo bảng phân công nhiệm vụ, chủ yếu là làm công việc hậu kiểm. Thực tế, vào cuối năm 2015, Trưởng phịng Tổ chức – Cơng chức sẽ nghỉ hưu. Như vậy từ năm 2016, phòng Tổ chức – Cơng chức sẽ cịn 06 nhân sự đúng bằng kết quả định biên, tác giả đề xuất không tuyển dụng nhân sự bổ sung.
Đối với Phịng Xây dựng Chính quyền
Hiện tại, Phịng Xây dựng Chính quyền có 04 nhân sự: Trưởng phịng, 01 Phó Trưởng phịng và 02 chun viên. Kết quả định biên chỉ cần 02 nhân sự, điều này phản ánh đúng thực tế cơng việc của phịng Xây dựng Chính quyền. Theo quan sát của tác giả, ở phịng Xây dựng Chính quyền, có 01 cơng chức lớn tuổi, năng lực làm việc bị hạn chế (đây là vấn đề tồn đọng về nhân sự của Sở Nội vụ mà đến nay cũng chưa có biện pháp giải quyết hợp tình, hợp lý) và 01 cơng chức trẻ chưa có kinh nghiệm làm việc. Do đó, tất cả cơng việc đều do Trưởng phịng và Phó Trưởng phịng đảm trách. Từ thực trạng đó, như tác giả đã đề xuất ở trên, đối với phòng
Xây dựng Chính quyền cần thiết phải giải quyết chính sách đối với cơng chức lớn tuổi, năng lực làm việc hạn chế và luân chuyển công chức trẻ về cơ sở để rèn luyện thêm, đồng thời có thể tiếp nhận 01 nhân sự dư thừa từ đơn vị khác.
Đối với Thanh tra Sở Nội vụ
Hiện tại, Thanh tra Sở Nội vụ có 03 nhân sự: Chánh Thanh tra, 01 Phó Chánh Thanh tra và 01 Thanh tra viên. Kết quả định biên chỉ cần 02 nhân sự, điều này thể hiện đúng thực tế. Bởi lẽ, trong quá trình thực hiện việc định biên đối với đơn vị Thanh tra Sở, tác giả nhận thấy công việc của Phó Chánh Thanh tra và Thanh tra viên là giống nhau, đều là các công việc như: xây dựng kế hoạch thanh tra, báo cáo thanh tra, phúc tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo. Trên thực tế, trong một năm thực hiện không quá 03 đợt thanh tra (mỗi đợt khoảng 01 tuần) và nhận trung bình khơng q 20 đơn khiếu nại, tố cáo và hơn 1/3 là chuyển đơn thư khiếu nại, tố cáo đến các cơ quan, đơn vị khác để giải quyết theo thẩm quyền. Dó đó, tác giả đề xuất nên điều động 01 nhân sự của Thanh tra sở sang đơn vị khác hoặc luân chuyển về huyện để rèn luyện, tạo nguồn cán bộ lãnh đạo sau này.
Đối với Phòng Đào tạo
Hiện tại, Phịng Đào tạo có 04 nhân sự: Trưởng phịng, 01 Phó Trưởng phịng và 02 chuyên viên. Kết quả định biên chỉ cần 02 nhân sự, điều này là hợp lý. Nguyên do, Trưởng phòng Đào tạo chỉ làm cơng việc hậu kiểm, cịn 02 chun viên thì thực hiện cùng một cơng việc là phối hợp mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; báo cáo kết quả đào tạo khi có yêu cầu. Theo thống kê số liệu từ bộ phận một cửa, trung bình phịng Đào tạo phối hợp mở được khoảng 20 lớp trong một năm (thời gian làm thủ tục mở 01 lớp đào tạo, bồi dưỡng tối đa là 01 tuần). Từ đó, tác giả có đề xuất biệt phái 01 nhân sự về xã, phường, thị trấn và điều động tăng cường 01 nhân sự cho các đơn vị có nhân sự nghỉ hưu.
Đối với Phịng Cải cách hành chính
Hiện tại, Phịng Cải cách hành chính có 03 nhân sự: Trưởng phòng và 02 chuyên viên. Kết quả định biên chỉ cần 02 nhân sự, điều này là hợp lý. Bởi vì, Trưởng phịng Cải cách hành chính cũng giống như các Trưởng phịng khác chỉ làm
công việc hậu kiểm. Mặt khác, công việc của 02 chun viên cịn lại là khơng nhiều nên tác giả đề xuất luân chuyển về huyện hoặc biệt phái về xã, phường thị trấn.
Đối với Phịng Tổ chức phi chính phủ và công tác thanh niên
Hiện tại, Phịng Tổ chức phi chính phủ và cơng tác thanh niên có 04 nhân sự: Quyền Trưởng phịng, 01 Phó Trưởng phịng và 02 chuyên viên (trong đó có 01 chuyên viên đã biệt phái về xã). Kết quả định biên rất bất ngờ, chỉ cần 01 nhân sự là có thể giải quyết được tất cả cơng việc. Nguyên do, Quyền Trưởng phịng cũng làm cơng việc hậu kiểm, các cơng việc sự vụ q ít, 02 nhân sự cịn lại hầu như khơng có việc để làm. Cũng cần nêu thêm, phịng Tổ chức phi chính phủ và công tác thanh niên do mới thành lập cách đây khoảng 02 năm nên khơng có sự vụ nhiều. Mặc dù, kết quả định biên dư 03 nhân sự, tuy nhiên về lâu dài khi công việc thanh niên gia tăng về số lượng thì chỉ nên luân chuyển hoặc biệt phái thêm 01 nhân sự về cơ sở.
Một số đề xuất khác
Trong quá trình định biên, tác giả nhận thấy, chức năng, nhiệm vụ của một
số đơn vị có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, như phòng Đào tạo và phịng Tổ chức – Cơng chức. Phịng Đào tạo có chức năng chính là đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức, viên chức, trong khi đó Phịng Tổ chức – Cơng chức là phịng quản lý cán bộ, công chức, viên chức, nắm rõ số lượng, chất lượng cán bộ, cơng chức, viên chức. Do đó, để đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức, viên chức được kịp thời đáp ứng tiêu chuẩn nghiệp vụ, việc sáp nhập Phòng Đào tạo vào Phòng Tổ chức – Công chức là việc làm cần thiết và hợp lý.
Phịng Tổ chức phi chính phủ và cơng tác thanh niên với biên chế được
giao là 04 biên chế, kết quả định biên chỉ cần 01 biên chế, công chức còn quá nhiều thời gian rãnh. Do đó, tác giả cũng mạnh dạn đề xuất giải thể phịng Tổ chức phi chính phủ và công tác thanh niên, sáp nhập vào các đơn vị khác, cụ thể: Công tác quản lý nhà nước về thanh niên nhập vào phòng Xây dựng Chính quyền, đổi tên thành phịng Xây dựng chính quyền và cơng tác thanh niên; cơng tác quản lý các tổ chức phi Chính phủ sáp nhập vào phịng Tổ chức – Công chức. Tuy nhiên, nếu thực hiện các động tác sáp nhập nêu trên đối với phịng Tổ chức – Cơng chức thì q nhiều cơng việc nên cần phải tách ra làm 02 phịng đó là Phịng Cơng chức, viên
chức và Phòng Tổ chức, biên chế và tổ chức phi chính phủ. Như vậy, theo đề xuất của tác giả, Sở Nội vụ sẽ có 06 đơn vị sau đây:
Bảng 5.2. Nhân sự đề xuất sau khi sáp nhập, chia tách các đơn vị theo kết quả định biên Stt Đơn vị Nhân sự đề xuất sau khi sáp nhập, chia tách các đơn vị theo kết quả định biên Ghi chú 1 Văn phòng Sở Nội vụ 10
2 Phịng Cơng chức, viên chức 6 04 nhân sự cũ
02 nhân sự sáp nhập 3 Phòng Tổ chức, biên chế và tổ chức phi
chính phủ 3 02 nhân sự cũ 01 nhân sự sáp nhập
4 Phịng Xây dựng chính quyền và cơng tác
thanh niên 3
02 nhân sự cũ 01 nhân sự sáp nhập
5 Thanh tra Sở Nội vụ 2
6 Phịng Cải cách hành chính 2
Tổng cộng 26
Qua đó, sau khi thực hiện việc sáp nhập, chia tách các đơn vị thì cần 26 nhân sự (thêm 01 nhân sự) để các đơn vị thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Nguyên nhân của việc tăng nhân sự là do khi giải thể phịng Tổ chức phi chính phủ và công tác thanh niên để sáp nhập vào phịng Tổ chức – cơng chức và phịng Xây dựng chính quyền, mãng công tác thanh niên cần 01 nhân sự và mãng công tác tổ chức phi chính phủ cũng cần 01 nhân sự. Mặc dù 02 mãng công tác này khi định biên chỉ cần 01 nhân sự đảm trách. Điều này cho thấy khi tổ chức biến động thì kết quả định biên sẽ thay đổi.
Tiếp theo, tác giả nhận thấy, cần thiết phải đưa ra một bức tranh toàn cảnh
Bảng 5.3. Toàn cảnh nhân sự cơ hữu của Sở Nội vụ đến năm 2020 Stt Đơn vị Cơ hữu hiện tại Cơ hữu định biên
Nghỉ hưu & Kế hoạch tuyển dụng
2016 2017 2018 2019 2020
1 Văn phòng Sở Nội vụ 12 10 -1+0 -1+0
2 Phịng Tổ chức – Cơng chức 7 6 -1+0
3 Phịng Xây dựng Chính quyền 4 2 -1+0
4 Thanh tra Sở Nội vụ 3 2
5 Phòng Đào tạo 4 2 -1+0
6 Phịng Cải cách hành chính 3 2 -1+0
7 Phịng Tổ chức phi chính phủ và cơng tác thanh niên 4 1
Tổng 37 25 -1+0 -1+0 -2+0 -2+0
Ghi chú:
-x: Đủ tuổi được nghỉ việc để hưởng chế độ hưu trí. +x: Tuyển dụng để bù đắp cho số nghỉ hưu trí.
Để nhìn rõ hơn, tác giả tiếp tục thống kế nhân sự của Sở Nội vụ đến năm 2025, kết quả có thêm 03 nhân sự sẽ nghỉ hưu. Như vậy, trong 10 năm tới từ năm 2016 đến năm 2025, Sở Nội vụ sẽ nghỉ hưu 9 nhân sự, lúc đó nhân sự hiện hữu là 32 nhân sự, vẫn còn dư 03 nhân sự so với kết quả định biên của đề tài là 29 nhân sự. Do đó, những năm tiếp theo, theo ý kiến chủ quan của tác giả cũng không tuyển dụng thêm nhân sự.
5.2. Về cơ cấu ngạch
Như tác giả đã nêu và phân tích, đánh giá ở chương 3, cơ cấu ngạch công chức hiện tại của Sở Nội vụ là 0% chuyên viên cao cấp; 17% chuyên viên chính; 66% chuyên viên; 5% cán sự và 12% nhân viên. Tuy nhiên, sau khi phân tích cơng việc thực tế, quan sát sản phẩm đầu ra tại bộ phận một cửa thì với cơ cấu ngạch như vậy, theo tác giả là chưa hợp lý nên đề xuất cơ cấu ngạch công chức cho Sở Nội vụ giai đoạn 2016-2020 như sau:
Bảng 5.4. Đề xuất cơ cấu ngạch công chức Sở Nội vụ giai đoạn 2016-2020 Stt Đơn vị Nhân sự hiện hữu
Cơ cấu ngạch hiện tại Nhân sự định biên
Đề xuất theo kết quả định biên
CVCC CVC CV CS Khác CVCC CVC CV CS Khác
1 Ban Giám đốc 4 3 1 4 1 3
2 Văn phòng Sở Nội vụ 12 1 5 1 5 10 1 4 5
3 P.Tổ chức – Công chức 7 1 6 6 2 4
4 P.Xây dựng Chính quyền 4 3 1 2 1 1
5 Thanh tra Sở Nội vụ 3 3 2 1 1
6 P.Đào tạo 4 1 3 2 1 1
7 P.Cải cách hành chính 3 1 3 2 1 1
8 P.Tổ chức phi Chính phủ và
Cơng tác thanh niên 4 3 1 1
Tổng 41 0 7 27 2 5 29 1 10 13 5
Qua đó, cơ cấu ngạch cơng chức hướng tỷ lệ hợp lý: Chuyên viên cao cấp (3,5%), Chuyên viên chính (34,5%), Chuyên viên (44,8%), Cán sự và nhân viên (17,2%). Cụ thể là 01 chuyên viên cao cấp (Giám đốc); 10 chuyên viên chính (03 Phó Giám đốc, 06 Trưởng phịng và 01 Phó Trưởng phịng); 13 chun viên và 5 nhân viên phục vụ. Việc đề xuất phòng Tổ chức – Cơng chức có 02 chun viên chính vì số lượng văn bản quy phạm pháp luật mà phòng này tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành khá nhiều; cịn phịng Tổ chức phi chính phủ và cơng tác thanh niên hầu như khơng có tham mưu văn bản quy phạm pháp luật (Tỷ lệ ngạch
cơng chức đề xuất được tính bằng cách lấy số nhân sự đề xuất từ kết quả định biên theo ngạch công chức chia cho tổng số nhân sự định biên được. Ví dụ: tỷ lệ ngạch CVCC = 1/29 ~ 3,5%).
Trường hợp nếu thực hiện việc sáp nhập, chia tách các đơn vị sau khi thực hiện cơng tác định biên thì cơ cấu ngạch cơng chức được đề xuất như sau:
Bảng 5.5. Đề xuất cơ cấu ngạch công chức Sở Nội vụ giai đoạn 2016- 2020 (sau khi sáp nhập, chia tách)
Stt Đơn vị
Nhân sự hiện hữu
Cơ cấu ngạch hiện tại Nhân sự định biên
Đề xuất theo kết quả định biên và sáp nhập, chia tách các đơn vị CVCC CVC CV CS Khác CVCC CVC CV CS Khác 1 Ban Giám đốc 4 3 1 4 1 3 2 Văn phòng Sở Nội vụ 12 1 5 1 5 10 1 4 5 3 P.Công chức, viên chức 7 1 6 6 2 4 4 P.Tổ chức, biên chế và tổ chức phi chính phủ 4 3 1 3 1 2 5 P.Xây dựng chính quyền và
công tác thanh niên 3 3 3 1 2
6 Thanh tra Sở Nội vụ 4 1 3 2 1 1
7 P.Cải cách hành chính 3 1 3 2 1 1
Tổng 41 0 7 27 2 5 30 1 10 14 5
Qua đó, cơ cấu ngạch cơng chức hợp lý sẽ là cơ cấu ngạch công chức hướng tỷ lệ hợp lý: Chuyên viên cao cấp (3,33%), Chuyên viên chính (33,33%), Chuyên viên (46,67%), Cán sự và nhân viên (16,67%). Cụ thể là 01 chuyên viên cao cấp (Giám đốc); 10 chun viên chính (03 Phó Giám đốc, 06 Trưởng phịng và 01 Phó Trưởng phịng); 14 chun viên và 5 nhân viên phục vụ.
Cơ cấu ngạch cơng chức hợp lý có ý nghĩa rất quan trọng trong việc bố trí, sử dụng và đề bạt cơng chức, nếu cơ cấu ngạch không hợp lý sẽ dẫn đến hàng loạt các hệ lụy như: quỹ tiền lương tăng thêm, ngạch công chức không gắn liền với chức danh, chức vụ. Ví dụ: nếu khơng cơ cấu ngạch công chức hoặc cơ cấu không hợp lý thì đến một lúc nào đó tồn bộ các đơn vị sẽ là chuyên viên chính trở lên, điều này sẽ làm quỹ tiền lương tăng lên trong khi đó chất lượng, khối lượng và hiệu quả cơng việc thay đổi không đáng kể. Đồng thời xảy ra trường hợp “tham mưu ngược” nghĩa là cấp trên giữ ngạch công chức thấp hơn cấp dưới.
Từ những kiến nghị, đề xuất nêu trên, tác giả nhận thấy phương pháp định mức lao động tổng hợp theo định biên cộng với kinh nghiệm quản lý nhân sự thực tế là phương pháp khả thi mà hiện nay chúng ta có thể áp dụng để định biên nhân sự trong cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập của nhà nước.
Kết luận chƣơng 5
Từ kết quả định biên ở chương 4, trong chương 5 tác giả đã có những kiến nghị, đề xuất cụ thể về cơ cấu nhân sự, cơ cấu ngạch công chức hướng hợp lý. Qua đó, tác giả đã đề xuất Sở Nội vụ không tuyển dụng nhân sự trong giai đoạn 2016 – 2020 và những năm tiếp theo; đồng thời điều động, luân chuyển, biệt phái nhân sự