Số lượng Tỉ lệ (%) Nhóm tuổi 25 và ít hơn 1 1% 26 - 35 58 71% 36 -45 17 21% 46 và lớn hơn 6 7% Học vấn Trung cấp 7 9% Cao đẳng 27 33% Đại học 44 54% Sau đại học 4 5% Số năm làm việc Ít hơn 1 năm 9 11% 1 - 3 năm 34 41% 3 - 5 năm 34 41% Trên 5 năm 5 6% Cấp bậc Nhân viên 66 80% Quản lý cấp trung 13 16% Quản lý cấp cao 3 4%
• Về nhóm tuổi: Nhân viên trong độ tuổi từ 26 - 35 chiếm ưu thế với tỉ lệ 71%. Kế đến là nhóm tuổi từ 36 - 45 (21%). Nhóm trên 46 tuổi chiếm 7% và nhóm dưới 25 tuổi chỉ chiếm 1%.
• Về học vấn: Phần lớn nhân viên có trình độ Cao đẳng (33%) và Đại học
(54%). Nhân viên có trình độ trung cấp chiếm 9% và Sau đại học là 5%.
• Về số năm làm việc: Hai nhóm 1 - 5 năm và 3 - 5 năm chiếm tỉ lệ bằng nhau (41%). Hai nhóm cịn lại lần lượt chiếm 11% (dưới 1 năm) và 6% (trên 5 năm).
• Về cấp bậc: Trong tổng số 82 người trả lời, cấp bậc nhân viên chiếm tới 80%. Cấp quản lý chiếm 20) với 16% là quản lý cấp trung và 4% là quản lý cấp cao.
2.3.3. Thực trạng niềm tin của nhân viên vào sự thay đổi khi áp dụng phần mềm iBOM mềm iBOM
Phần mềm SPSS (phiên bản 20.0) được sử dụng để xử lý thống kê mô tả với dữ liệu thu thập được.
Các câu hỏi khảo sát được mã hóa trong q trình xử lý số liệu như bảng 2.5 sau: Bảng 2.5 Mã hóa câu hỏi khảo sát
TT Câu hỏi Mã hóa
Nhu cầu thay đổi D
1 Chúng ta cần thay đổi cách mà chúng ta quản lý dự án tại Công ty D1
2 Chúng ta cần cải tiến cách mà chúng ta quản lý dự án tại Công ty D2
3 Chúng ta cần cải thiện hiệu quả của chúng ta bằng cách thay đổi cách chúng ta làm việc D3 4 Một sự thay đổi là cần thiết để cải thiện hoạt động quản lý dự án của chúng ta D4
Sự phù hợp A
1 Tôi tin rằng áp dụng phần mềm iBOM sẽ tạo ra ảnh hưởng tốt cho
hoạt động quản lý dự án của chúng ta A1
2 Phần mềm iBOM sẽ cải thiện hoạt động quản lý dự án của tổ chức chúng ta A2
3 Phần mềm iBOM phù hợp với tình trạng của chúng ta A3
4 Khi tôi nghĩ về việc áp dụng phần mềm iBOM, tôi nhận ra nó rất phù hợp cho tổ chức của chúng ta A4
5 Sự thay đổi sang áp dụng phần mềm iBOM sẽ cho thấy rằng đó là
điều tốt nhất cho tình trạng của chúng ta A5
Tính khả thi E
1 Tơi có năng lực để áp dụng phần mềm iBOM E1
TT Câu hỏi Mã hóa 3 Tơi có năng lực để thực hiện thành cơng cơng việc của tơi khi có sự thay đổi E3
4 Tơi tin rằng chúng ta có thể áp dụng thành công phần mềm iBOM E4 5 Chúng ta có năng lực để áp dụng thành cơng phần mềm iBOM E5
Sự hỗ trợ S
1 Hầu hết các đồng nghiệp mà tơi kính trọng đã chấp nhận phần mềm iBOM S1 2 Ban Giám đốc của Cơng ty "nói đi đôi với làm" S2 3 Ban Giám đốc hỗ trợ cho việc áp dụng phần mềm iBOM S3 4 Phần lớn các đồng nghiệp được tôi kính trọng đã cam kết để phần
mềm iBOM áp dụng một cách thành công S4
5 Quản lý trực tiếp của tôi cổ vũ tôi để hỗ trợ áp dụng phần mềm iBOM S5 6 Quản lý trực tiếp của tơi có thiện chí với việc áp dụng phần mềm
iBOM S6
Giá trị đối với cá nhân V
1 Việc áp dụng phần mềm iBOM sẽ có lợi cho tơi V1
2 Với việc áp dụng phần mềm iBOM trong công việc của tôi, tôi sẽ cảm thấy bản thân hồn thiện hơn V2 3 Tơi sẽ nhận lương cao hơn sau khi áp dụng phần mềm iBOM V3 4 Sự thay đổi trong phân công công việc của tôi sẽ làm tăng cảm nhận của tôi về sự công nhận V4
Nhu cầu thay đổi:
Niềm tin về Nhu cầu cần thiết phải thay đổi hoạt động quản lý dự án đạt 74% với mức điểm tổng giá trị trung bình là 14.77 (số liệu trong bảng 2.6). Abdel-Ghany
(2014) đánh giá niềm tin thuộc mức cao khi có tỷ lệ trên 80% đối với thang đo
OCRBS. Do đó, kết quả đo được tại Cơng ty Khang Hy chỉ đạt mức khá. Niềm tin có chỉ số thấp nhấp là 3.48, về sự cần thiết phải thay đổi. Qua các số liệu trong bảng 2.6, có thể thấy rằng mặc dù những người được khảo sát cho rằng cần thay đổi cách thực hiện quản lý dự án, nhưng họ không nghĩ nên thực hiện thay đổi ngay lúc này.
Nếu niềm tin này không được gia tăng, có thể gây ra tình trạng trì hỗn thay đổi, ảnh hưởng tới tiến độ triển khai phần mềm iBOM.
Bảng 2.6 Kết quả khảo sát niềm tin về Nhu cầu thay đổi
N Điểm số Trung bình Độ lệch chuẩn
1 2 3 4 5 D1 82 2 10 26 27 17 3.57 1.031 D2 82 1 7 19 27 28 3.9 1.014 D3 82 3 10 17 21 31 3.82 1.177 D4 82 4 14 27 13 24 3.48 1.219 Tổng 14.77 -
Tỉ lệ (%) so với điểm số cao nhất (20) 74% -
Sự phù hợp:
Niềm tin về sự phù hợp của phần mềm iBOM đối với tình trạng hiện tại của Cơng ty ở mức trung bình (59%) với tổng điểm 14.82. Trong đó niềm tin rằng phần mềm iBOM là lựa chọn phù hợp nhất đối với Cơng ty tại thời điểm hiện tại có giá trị thấp nhất (2.5) (dữ liệu chi tiết trong bảng 2.7). Điều này cho thấy nhân viên chưa thực sự tin tưởng vào các chức năng của phần mềm iBOM.
Bảng 2.7 Kết quả khảo sát niềm tin về sự phù hợp của phần mềm iBOM N Điểm số Trung bình Độ lệch chuẩn N Điểm số Trung bình Độ lệch chuẩn
1 2 3 4 5 A1 82 0 20 29 27 6 3.23 0.907 A2 82 0 18 38 18 8 3.2 0.895 A3 82 1 23 27 24 7 3.16 0.975 A4 82 13 22 24 20 3 2.73 1.112 A5 82 16 20 36 9 1 2.5 0.972 Tổng 14.82 -
Tỉ lệ (%) so với điểm số cao nhất (25) 59% -
Nếu niềm tin về sự phù hợp thấp, nhân viên có thể khơng hồn tồn cam kết và tâm
huyết đối với việc áp dụng phần mềm; họ có thể có xu hướng so sánh với những
phần mềm khác hoặc trông đợi một giải pháp tối ưu hơn. Khi mà Công ty đã mua
gây tổn thất lớn cả về vật chất lẫn tinh thần, đặc biệt là những người chịu trách nhiệm triển khai.
Tính khả thi:
Niềm tin về tính khả thi, hay khả năng triển khai thành công của phần mềm iBOM chỉ ở mức trung bình (62%) với tổng điểm là 15.51. Các câu hỏi về khả năng cá nhân trong việc áp dụng thay đổi (câu hỏi E2, E3) có số lượng lựa chọn điểm 3, 4 chiếm ưu thế (bảng 2.8), điều này cho thấy nhân viên khá tự tin về năng lực cá nhân của mình, điều cịn lại phụ thuộc vào việc họ có muốn sử dụng năng lực này cho iBOM hay không.
Đây là yếu tố có ảnh hưởng tích cực tới việc triển khai phần mềm sau này (theo Bandura, 1986; Armenakis, 1993; Armenakis et al., 2007)) do đó cần tăng cường niềm tin vào tính khả thi của phần mềm iBOM trong việc xử lý các vấn đề mà công ty đang gặp phải.
Bảng 2.8 Kết quả khảo sát niềm tin về tính khả thi của sự thay đổi
N Điểm số Trung bình Độ lệch chuẩn
1 2 3 4 5 E1 82 0 44 16 17 5 2.79 0.978 E2 82 0 0 67 7 8 3.28 0.634 E3 82 0 3 49 24 6 3.4 0.682 E4 82 6 14 38 19 5 3.04 0.974 E5 82 1 29 27 19 6 3 0.969 Tổng 15.51 -
Tỉ lệ (%) so với điểm số cao nhất (25) 62% -
Sự hỗ trợ:
Niềm tin của nhân viên về sự hỗ trợ đạt mức trung bình (61%) với tổng điểm 18.21 (bảng 2.9). Đáng quan tâm là phát biểu "Ban giám đốc "nói đi đơi với làm" có chỉ số thấp nhất (S1 = 2.87). Điều này cho thấy hành động của lãnh đạo chưa mang lại hiệu quả như mong đợi.
Bảng 2.9 Kết quả khảo sát niềm tin về sự hỗ trợ N Điểm số Trung N Điểm số Trung bình Độ lệch chuẩn 1 2 3 4 5 S1 82 1 34 19 28 0 2.9 0.897 S2 82 2 20 48 11 1 2.87 0.716 S3 82 0 7 54 11 10 3.29 0.793 S4 82 9 22 31 20 0 3.05 0.815 S5 82 1 37 16 12 16 3.06 1.2 S6 82 4 32 8 33 5 3.04 1.116 Tổng 18.21 -
Tỉ lệ (%) so với điểm số cao nhất (30) 61% -
Giá trị đối với cá nhân:
Niềm tin của nhân viên về giá trị của sự thay đổi khi áp dụng iBOM ở mức trung bình (56%) với tổng điểm 11.28 (bảng 2.10). Trong đó niềm tin đối với việc tăng lương có chỉ số rất thấp (1.71).
Bảng 2.10 Kết quả khảo sát niềm tin về giá trị đối với cá nhân khi áp dụng thay đổi N Điểm số Trung bình Độ lệch chuẩn
1 2 3 4 5 V1 82 11 13 22 19 17 3.22 1.315 V2 82 11 13 22 19 17 3.22 1.315 V3 82 47 13 21 1 0 1.71 0.896 V4 82 0 46 0 15 21 3.13 1.331 Tổng 11.28 -
Tỉ lệ (%) so với điểm số cao nhất (20) 56% -
Theo Amernakis et al. (2007) thì lương là yếu tố tác động bên ngoài. Yếu tố này quan trọng vì nếu nhân viên khơng cảm nhận được giá trị gia tăng khi áp dụng sự thay đổi thì khi gặp khó khăn họ sẽ khơng có động lực để giải quyết nó. Chuyên viên tư vấn của iSoftco cũng đề cập đến một thách thức trong giai đoạn triển khai ban đầu đó là nhân viên có thể phải thực hiện một lượng lớn cơng việc phát sinh, vì phải vận hành song song cả hai hệ thống cho tới khi chuyển đổi hoàn toàn qua phần mềm. Vậy nếu Cơng ty thiếu các chương trình động viên khích lệ nhân viên, mà cụ
thể nhất là các phần thưởng có giá trị vật chất, thì có khả năng nhân viên sẽ khơng nhiệt tình đóng góp ý kiến và hiểu biết cá nhân cho việc phát triển phần mềm, thậm chí có thể rời bỏ cơng ty để tìm kiếm mơi trường khác dễ dàng hơn.
Tổng quan niềm tin vào sự thay đổi khi áp dụng phần mềm iBOM:
Nhân viên tại Công ty Khang Hy có niềm tin khơng cao vào sự thay đổi khi áp dụng
phần mềm iBOM (62%) với tổng điểm 74.59. Chỉ số này cho thấy niềm tin chỉ ở
mức trung bình.
Khơng có niềm tin nào đạt tới mức cao, các chỉ số hiện tại chỉ dao động từ 56% đến 74%, cho thấy cả 5 yếu tố niềm tin được Amenakis et al (2007) đề cập tới đều đang
ở mức thấp (Bảng 2.11).
Bảng 2.11 Niềm tin của nhân viên vào sự thay đổi khi áp dụng phần mềm iBOM
Tổng điểm trung bình Tổng điểm tối đa %
Nhu cầu thay đổi 14.77 20 74%
Sự phù hợp 14.82 25 59%
Tính khả thi 15.51 25 62%
Sự hỗ trợ 1821% 30 61%
Giá trị đối với cá nhân 11.28 20 56%
Tổng 74.59 120 62%
Trong đó thấp nhất là niềm tin về giá trị đối với cá nhân khi thực hiện thay đổi cách làm việc truyền thống sang sử dụng phần mềm iBOM (56%). Kế đến là niềm tin về sự phù hợp (59%), hầu hết nhân viên đều cho rằng iBOM không phải là giải pháp tốt nhất để giải quyết các hạn chế của công ty tại thời điểm hiện tại. Niềm tin về sự hỗ trợ và tính khả thi có giá trị xấp xỉ nhau (61%, 62%). Khả quan hơn cả là niềm tin về nhu cầu thay đổi, cho thấy nhân viên đã nhận thức được hạn chế của hệ thống hiện tại.
Kiểm định ANOVA:
Để kiểm tra có sự khác biệt hay không về niềm tin giữa các đối tượng khảo sát về
nhóm tuổi, học vấn, số năm làm việc tại Công ty và cấp bậc hiện tại, tôi sử dụng phần mềm SPSS (phiên bản 20.0) để kiểm định ANOVA.
Có sự khác biệt về niềm tin đối với Nhu cầu của sự thay đổi giữa các nhóm tuổi của các đáp viên (Levene sig. = 0.47 > 0.05 và Anova sig. = 0.041 < 0.05) (Phụ lục 3). Tuy nhiên chỉ có 1 đáp viên trong nhóm tuổi dưới 25, và đáp viên này lựa chọn các chỉ số về niềm tin rất cao (lần lượt giá trị đồng ý với các phát biểu trong mục D là 4, 4, 5, 5), điều này khiến chỉ số niềm tin về Nhu cầu của nhóm này cao nổi trội hơn so với các nhóm cịn lại. Vì thế tơi cho rằng sự khác biệt này khơng có ý nghĩa thống kê.
Các niềm tin cịn lại (Sự phù hợp, tính khả thi, hỗ trợ, giá trị đối với cá nhân) khơng có sự khác biệt giữa các đáp viên thuộc các nhóm tuổi khác nhau.
• Học vấn:
Khơng có sự khác biệt có ý nghĩa thống kê của niềm tin về khoảng cách, sự phù hợp, tính khả thi, hỗ trợ và giá trị đối với cá nhân giữa các đáp viên có học vấn khác nhau.
• Số năm kinh nghiệm:
Có sự khác biệt về niềm tin đối với Nhu cầu của sự thay đổi giữa các đáp viên có số năm làm việc tại cơng ty khác nhau (Levene sig. = 0.107 > 0.05 và Anova sig. = 0.001 < 0.05). Theo đó, nhóm nhân viên mới làm việc tại công ty dưới 3 năm (gồm 2 nhóm: Dưới 1 năm và Từ 1 - dưới 3 năm) có niềm tin rằng Cơng ty cần thay đổi cách quản lý dự án cao hơn so với các nhân viên đã gắn bó trên 3 năm (gồm 2 nhóm: Từ 3 - 5 năm và Trên 5 năm). Chỉ số niềm tin cao nhất thuộc về nhóm nhân viên dưới 1 năm (N = 9, Trung bình = 4.44), và thấp nhất thuộc về nhóm nhân viên làm việc từ 3 - 5 năm (N = 34, trung bình = 3.22).
Theo nghiên cứu của Shah (2009) nhân viên lâu năm có xu hướng e ngại sự thay đổi vì họ đã quen thuộc với cách làm cũ. Với tình trạng hiện tại, Cơng ty Khang Hy cần quan tâm đến nhóm nhân viên này, vì khi làm việc lâu năm, giữa các nhân viên đã hình thành các mối quan hệ cá nhân, điều này có thể gây ra tâm lý ảnh hưởng nhóm. Nếu trong số các nhân viên này có một số người hoặc nhóm có ý định trì hỗn, chống đối, bài trừ sự thay đổi thì nó có thể tạo ra ảnh hưởng mạnh tới những nhân viên khác.
Trong phân tích tiếp theo, các số liệu cũng cho thấy những nhân viên làm việc lâu năm (trên 3 năm) có niềm tin về tính khả thi của việc áp dụng phần mềm iBOM thấp hơn so với các nhân viên mới (dưới 3 năm) (chỉ số Levene sig = 0.063 > 0.05 và Anova Sig = 0.04). Nếu nhân viên đã không nhận thấy sự cần thiết phải thay đổi thì việc họ khơng tin vào khả năng thành cơng của nó cũng là điều dễ hiểu.
Các niềm tin cịn lại khơng có sự khác biệt giữa các đáp viên có số năm làm việc tại cơng ty khác nhau.
• Cấp bậc:
Có sự khác biệt về niềm tin đối với sự hỗ trợ giữa các đáp viên có cấp bậc khác
nhau (Levene sig. = 0.092 > 0.05 và Anova sig. = 0.01 < 0.05). Theo đó, quản lý cấp cao có niềm tin mạnh nhất, với chỉ số lên tới 4.33 (N = 3), trong khi quản lý cấp
trung chỉ đạt 3.13 (N = 13) và nhân viên có niềm tin thấp nhất đạt 2.96 (N = 66).
Trong số 50% quản lý cấp cao quan tâm tới phần mềm iBOM thì họ đều tin rằng mình rất tạo điều kiện hỗ trợ cho sự thay đổi sắp tới. Tuy nhiên, dường như quản lý
cấp trung và nhân viên lại không cảm nhận giống như vậy. Điều này cho thấy có
vấn đề ở khâu truyền đạt và hành động của quản lý cấp cao về sự hỗ trợ của mình.
2.4. Tóm tắt chương II
Ngồi những rủi ro trong quá khứ về khả năng thất bại trong việc thực hiện thay
đổi, chính đơn vị cung cấp phần mềm cũng đã nêu ra những khó khăn mà Cơng ty
Khang Hy có thể gặp phải trong q trình áp dụng phần mềm iBOM, phần lớn tới từ sự chống đối của người thực hiện. Do đó điều cần làm lúc này là tạo ra sự hứng thú trong tồn cơng ty nhằm có được sự tham gia, ủng hộ của họ. Trong đó niềm tin là yếu tố tiền đề sinh ra thái độ và hành vi chống đối hay hỗ trợ.
Sau khi tiến hành khảo sát 104 nhân viên trong tồn cơng ty, tơi xác định được
những vấn đề đang tồn tại như sau:
• Một số quản lý cấp cao và cấp trung không quan tâm tới sự thay đổi sắp tới.