2.1.1. Các tiêu chuẩn xác định doanh nghiệp nhỏ và vừa
Hiện nay ở các nƣớc trên thế giới, khái niệm SME chỉ mang tính chất tƣơng đối về thời gian lẫn không gian. Mỗi nƣớc có những tiêu chí riêng để xác định quy mơ SME, do đó quy mơ SME ở các nƣớc có thể khác nhau.
Theo quan niệm của Ngân hàng thế giới (WB), SME là những doanh nghiệp có quy mơ nhỏ bé về phƣơng diện vốn, lao động, doanh thu. SME có thể chia thành ba loại. Cũng căn cứ vào quy mơ đó là doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp vừa. Trong đó, doanh nghiệp siêu nhỏ là doanh nghiệp có số lƣợng lao động dƣới 10 ngƣời; doanh nghiệp nhỏ có số lƣợng lao động từ 10 đến dƣới 50 ngƣời, cịn doanh nghiệp vừa có số lƣợng lao động từ 50 đến 300 ngƣời.
Theo quan niệm Việt Nam, Nghị định số 90/2001/NĐ-CP ban hành ngày 23 tháng 01 năm 2001 xác định SME là cơ sở sản xuất, kinh doanh độc lập, đã đăng ký kinh doanh theo pháp luật hiện hành, có vốn đăng ký khơng q 10 tỷ đồng hoặc có số lao động trung bình hàng năm khơng quá 300 ngƣời. Nhƣ vậy, theo quan niệm của Việt Nam SME là tập họp những doanh nghiệp không phân biệt lĩnh vực kinh doanh, các doanh nghiệp có số vốn đăng ký dƣới 10 tỷ đồng hoặc số lƣợng lao động trung bình hàng năm dƣới 300 ngƣời đƣợc coi là SME và khơng có tiêu chí xác định cụ thể chi tiết doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp vừa.
Ngoài ra, theo Nghị định 56/2009/ NĐ-CP ngày 30/6/2009 về việc trợ giúp phát triển SME, tại điều 3 của Nghị định này định nghĩa nhƣ sau: “Doanh nghiệp nhỏ và vừa là cơ sở kinh doanh, đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, đƣợc chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tƣơng đƣơng tổng tài sản đƣợc xác định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình qn năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ƣu tiên)”.
Bảng 2.1: Tiêu thức phân loại doanh nghiệp nhỏ và vừa Quy mô
Khu vực
Doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp vừa
Tổng nguồn vốn (tỷ đồng) Số lao động (người) Tổng nguồn vốn (tỷ đồng) Số lao động (người)
I. Nông, lâm nghiệp và thủy sản < = 20 10 200 20 100 200 300 II. Công nghiệp và xây dựng < = 20 10 200 20 100 200 300 III. Thƣơng mại và dịch vụ < = 10 10 50 10 50 50 100
Đối tƣợng áp dụng Nghị định này áp dụng đối với các SME bao gồm: Các doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo Luật doanh nghiệp; Các doanh nghiệp thành lập và hoạt động theo Luật doanh nghiệp Nhà nƣớc; Các Hợp tác xã thành lập và hoạt động theo Luật Hợp tác xã; Các Hộ kinh doanh cá thể đăng ký theo Nghị định số 02/2000/ NĐ-CP ngày 03 tháng 02 năm 2000 của Chính phủ về đăng ký kinh doanh.
2.1.2. Vai trò của doanh nghiệp nhỏ và vừa trong nền kinh tế
SME đang góp phần làm năng động nền kinh tế và đảm bảo an sinh xã hội. Trong nền kinh tế thị trƣờng, và bƣớc vào thời kỳ hội nhập của nền kinh tế quốc tế hiện nay, các SME có vai trị quan trọng đối với sự tăng trƣởng của nền kinh tế, ổn định kinh tế, chính trị và xã hội ở cả thành thị và nông thôn, trên khắp các vùng, miền của đất nƣớc, phát huy các nguồn nội lực đa dạng, tài năng kinh doanh, tiền vốn, tài nguyên, lao động… tận dụng mọi cơ hội để phát triển, góp phần quan trọng vào sự nghiệp cơng nghiệp hóa đất nƣớc. Những vai trị quan trọng của SME đƣợc tổng hợp cụ thể nhƣ sau:8
Tạo đƣợc nhiều việc làm cho ngƣời lao động, góp phần xóa đói giảm nghèo. Đóng góp vào tăng trƣởng của tổng sản phẩm trong nƣớc (GDP). Ở Việt Nam, SME ngày càng khẳng định rõ vị thế và vai trị quan trọng trong q trình phát triển của nền kinh tế Việt Nam. Đến nay, loại hình doanh nghiệp này đã phát triển rộng khắp tại tất cả các vùng miền trong cả nƣớc và tham gia vào hầu hết các ngành nghề trong nền kinh tế quốc dân. Trong năm 2011, cả nƣớc hiện có trên 500.000 doanh nghiệp nhỏ và vừa, chiếm tới 98% số lƣợng doanh nghiệp với số vốn đăng ký lên gần 2.313.857 tỷ đồng (tƣơng đƣơng 121 tỷ USD). Ngoài ra, cả nƣớc cịn có khoảng 3 triệu hộ kinh doanh thƣơng mại. Doanh nghiệp vừa có số vốn từ 20 - 100 tỷ đồng (tƣơng đƣơng 1 - 5 triệu USD) sử dụng cao nhất 300 lao động; còn doanh nghiệp nhỏ chỉ có vốn nhiều nhất 20 tỷ đồng, sử dụng nhiều nhất 200 lao động… Dù vậy, các
8 Viện nghiên cứu kinh tế phát triển, (2008- 2009), DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA VÀ VẤN ĐỀ TÀI TRỢ TÍN
SME, đặc biệt ở khu vực tƣ nhân có hiệu quả đầu tƣ khá cao so với các khu vực khác. Các SME đóng góp hơn 40% GDP cả nƣớc. Nếu tính cả 133.000 HTX, trang trại và các hộ kinh doanh cá thể thì khu vực này đóng góp vào tăng trƣởng tới 60% GDP. Hiện các doanh nghiệp này sử dụng trên 50% lao động xã hội. Vì thế, đóng góp của SME vào tổng sản lƣợng và tạo việc làm là rất đáng kể.
Góp phần thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế, cơ cấu lao động và phân công lao động giữa các vùng - địa phƣơng: Xuất phát từ nền kinh tế nông nghiệp yếu kém, sự phát triển của SME đã góp phần đẩy mạnh chuyển dịch cơ cấu kinh tế và cơ cấu lao động trong nƣớc, thu hút đƣợc ngày càng nhiều lao động ở nông thôn cũng nhƣ một số lƣợng lớn lao động bắt đầu tham gia vào thị trƣờng việc làm, lƣợc lƣợng lao động này chủ yếu tập trung vào các ngành phi nông nghiệp, công nghiệp và đã giúp chuyển đổi cơ cấu kinh tế địa phƣơng, cơ cấu ngành, cơ cấu các thành phần kinh tế, góp phần chuyển dịch cơ cấu chung kinh tế đất nƣớc theo hƣớng cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa.
Góp phần đào tạo lực lƣợng lao động cơ động, linh hoạt và có chất lƣợng: Các SME đã tham gia góp phần vào cơng việc đào tạo, nâng cao tay nghề cho ngƣời lao động và phát triển nguồn nhân lực, một bộ phận lớn lao động trong nông nghiệp và số lao động bắt đầu tham gia vào thị trƣờng việc làm đã đƣợc thu hút vào các SME và đã dần thích ứng với nề nếp tác phong cơng nghiệp và một số ngành dịch vụ liên quan.
Góp phần tạo mơi trƣờng kinh doanh, tự do cạnh tranh và giảm độc quyền, đẩy nhanh tiến trình hội nhập quốc tế.
Phát huy tiềm lực trong nƣớc trong điều kiện nền kinh tế có xuất phát điểm với nguồn vốn thấp, trình độ khoa học kỹ thuật lạc hậu, kỹ năng lao động còn yếu,…
Góp phần tạo lập sự phát triển cân bằng giữa các vùng, miền trong một quốc gia. Với sự tạo lập dễ dàng, SME có thể phát triển rộng rãi ở mọi vùng lãnh thổ và tạo ra những sản phẩm phong phú, đa dạng, đồng thời tạo ra sự phát triển cân bằng giữa các vùng trong mỗi nƣớc, góp phần tích cực trong khâu phân phối hàng hóa bảo đảm nhu cầu tiêu dùng của toàn xã hội và bình ổn giá cả giữa các vùng và các địa phƣơng.
Ở những nƣớc khác nhƣ nƣớc Mỹ, SME cũng đóng vai trị quan trọng trong nền kinh tế. Điều này thể hiện ở con số 40% GDP của nƣớc Mỹ là nhờ sự đóng góp của các doanh nghiệp thuộc khu vực này. Những doanh nghiệp lớn nhƣ Boeing hay Microsoft cũng không thể hoạt động đơn lẻ mà phải có sự hợp tác với các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ và vừa.9
Ở mỗi nền kinh tế quốc gia hay lãnh thổ, các SME có thể giữ những vai trị với mức độ khác nhau, song nhìn chung doanh nghiệp nhỏ và vừa ln giữ một vị trí hết sức quan trọng trong nền kinh tế.
2.1.3. Cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp nhỏ và vừa
2.1.3.1. Đặc điểm cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp nhỏ và vừa
SME có những đặc điểm sau:
Chủ SME thƣờng là một hoặc một vài cá nhân
Phạm vi hoạt động của doanh nghiệp hẹp và chỉ kinh doanh một hoặc một số mặt hàng nhất định, vì vậy khơng thể chi phối tồn bộ thị trƣờng hàng hố.
Tổ chức cơng tác kế tốn đơn giản, bộ máy kế tốn chỉ có một vài nhân viên (nhiều doanh nghiệp chỉ có một ngƣời làm kế tốn)
Hạn chế trong hệ thống kế toán SME. 10
Bộ máy kế toán của các SME đƣợc xây dựng chủ yếu tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin của kế tốn tài chính cho việc tổng hợp mà chƣa có bộ phận riêng phục vụ cho yêu cầu quản trị cũng nhƣ phân tích hoạt động kinh doanh. Vì vậy, trong bộ máy của SME chƣa có bộ phận kế tốn quản trị.
Trình độ về cơng nghệ thơng tin của kế tốn trong các SME chƣa cao nên việc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật hiện đại, đặc biệt là máy vi tính chƣa hiệu quả; thu thập, xử lý, tổng hợp cung cấp lƣu trữ thơng tin cịn nhiều hạn chế. Có rất ít chủ doanh nghiệp đã qua trƣờng lớp đào tạo. Do đó, chủ SME chƣa đủ trình độ chun mơn để xây dựng một hệ thống quản lý xuyên suốt từ cấp quản lý đến cấp thực hiện dẫn đến tổ chức công việc bị trùng lắp, chồng chéo lẫn nhau, tốn kém chi phí nhƣng khơng hiệu quả.
Bên cạnh đó, nhiều SME chƣa sử dụng đầy đủ các chứng từ cần thiết để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cho đúng với tính chất và nội dung của nghiêp vụ cũng nhƣ yêu cầu quản lý. Một số chứng từ kế tốn cịn chƣa đảm bảo đầy đủ tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ, một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh không đầy đủ các chứng từ, (không đƣợc duyệt, thiếu nội dung,…) ảnh hƣởng đến tiến trình tổng hợp số liệu vào máy và lập báo cáo tài chính. Đặc biệt, q trình luân chuyển chứng từ còn yếu. Khi số liệu không rõ ràng mạch lạc, tẩy xoá số liệu không thực hiện đúng theo phƣơng pháp chữa sổ quy định.
SME chƣa quan tâm đến tính trung thực (chất lƣợng) của báo cáo tài chính. Các doanh nghiệp đều muốn áp dụng những phƣơng pháp tính tốn và hạch tốn đơn giản
để xử lý số liệu kế toán, mà chƣa để ý đến sự thay đổi hàng ngày của thị trƣờng để vận dụng các phƣơng pháp hạch tốn và tính tốn cho phù hợp với tình hình thực tế. Với những doanh nghiệp th dịch vụ kế tốn thì việc ghi chép rất chính xác và đúng quy định nhƣng thơng tin kế tốn khơng đáp ứng tính kịp thời do thơng thƣờng, các kế tốn dạng này chỉ nhận chứng từ vào cuối ngày hoặc cuối tháng để tổng hợp. Do vậy, báo cáo tài chính của các doanh nghiệp này hầu nhƣ không đáp ứng đƣợc thông tin nhƣ công nợ, tồn kho…Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, việc chậm hoặc khơng có thơng tin sẽ dẫn đến việc giám đốc đƣa ra những quyết định thiếu chính xác, sai lầm.
2.1.3.2. Đối tượng sử dụng và nhu cầu thơng tin kế tốn
Việc xác định ngƣời sử dụng thông tin là điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào vì báo cáo đƣợc lập ra nhằm đáp ứng nhu cầu của ngƣời sử dụng thông tin. Đối với SME, ngƣời sử dụng thông tin thƣờng chỉ giới hạn ở hai đối tƣợng là nhà quản lý và cơ quan thuế. Để phục vụ cho hai đối tƣợng sử dụng thông tin trên, hệ thống kế toán của SME thƣờng đơn giản, các báo cáo tài chính thƣờng khơng phức tạp, ít chỉ tiêu.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và cần mở rộng quy mơ thì nhu cầu về vốn ngày càng cao. Lúc này, các báo cáo đơn giản không thể giúp doanh nghiệp đạt đƣợc mục tiêu huy động vốn từ các chủ nợ hoặc nhà đầu tƣ bên ngồi. Khi đó, doanh nghiệp buộc phải xây dựng một hệ thống kế tốn mới mà có thể lập đƣợc các báo cáo tài chính cung cấp nhiều thơng tin hơn nhằm đáp ứng đƣợc nhu cầu đa dạng của các đối tƣợng sử dụng thông tin này.
2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT CHU TRÌNH DOANH THU
VÀ CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG MƠI TRƢỜNG ỨNG DỤNG ERP TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
2.2.1. Tình hình chung về ứng dụng ERP tại doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Thành
phố Hồ Chí Minh
Năm 2011, Cục Thống kê TP. HCM tiến hành điều tra tình hình ứng dụng CNTT và thƣơng mại điện tử trên địa bàn TP.HCM, thời điểm cung cấp thông tin là cuối năm 2010. Tổng số doanh nghiệp tham gia điều tra là 12.852, trong đó có 2.441 doanh nghiệp quy mô lớn (19%) và 10.411 doanh nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ (81%). Theo kết quả điều tra của Cục Thống kê TP.HCM, phần mềm ERP có ít SME sử dụng nhất, chỉ có 4%.
Bảng 2.2: Tỷ lệ ứng dụng phần mềm của SME STT Năm 2010 2011 1. Phần mềm văn phòng 98% 88% 2. Phần mềm kế toán 87% 79% 3. Phần mềm nhân sự 45% 19% 4. Phần mềm SCM 10% 17% 5. Phần mềm CRM 8% 15% 6. Phần mềm ERP 2% 4%
(Nguồn: Bộ Côn t ươn _Cục t ươn mạ đ ện tử và CNTT- Báo cáo T ươn mạ đ ện tử Việt Nam 2011)
Hình 2.1: Tỷ lệ ứng dụng phần mềm của SME năm 2011
(Nguồn: Bộ Côn t ươn _Cục t ươn mạ đ ện tử và CNTT- Báo cáo T ươn mạ đ ện tử Việt Nam 2011)
Riêng tại Tp. Hồ Chí Minh có 83% doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong đó, tỷ lệ các SME sử dụng ERP là 6%.
SME ở Việt Nam đang phát triển rất mạnh về số lƣợng, nhƣng hiệu quả kinh doanh và quy trình hoạt động vẫn cịn nhiều hạn chế. Do đó nhu cầu ứng dụng cơng nghệ thơng tin để cải tiến quy trình sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động là rất cần thiết.
Hiện nay, việc ứng dụng phần mềm ERP đã và đang đƣợc doanh nghiệp chú ý tới. Tuy nhiên, tỷ lệ SME ứng dụng ERP chƣa cao.
Ứng dụng ERP sao cho hiệu quả và kiểm sốt AIS trong mơi trƣờng ứng dụng ERP sao cho hữu hiệu nhất không phải đơn giản. Việc triển khai và ứng dụng ERP tại SME còn gặp nhiều trở ngại do những ngun nhân chính sau:
Khó khăn về tài chính
Tuy nhiên, quy mơ vốn của các doanh nghiệp này thƣờng nhỏ, hạn chế nên các doanh nghiệp này thƣờng gặp phải khó khăn trong vấn đề tài chính khi đầu tƣ cho các giải pháp công nghệ thơng tin. Sự hạn chế về khả năng tài chính ln đặt SME đứng trƣớc sự chọn lựa xem vấn đề nào cần ƣu tiên, giải quyết trƣớc. Việc đầu tƣ cho việc ứng dụng ERP luôn bị xếp hàng thứ yếu.
Sự thiếu kinh nghiệm về ứng dụng ERP
Ứng dụng ERP vào các SME mới đƣợc chú trọng những năm gần đây. Nhìn chung thì các SME Việt Nam vẫn mới ở giai đoạn bắt đầu triển khai các giải pháp này, kiến thức của các nhân viên về ứng dụng này chƣa cao, và các SME cũng chƣa có nhiều kinh nghiệm trong triển khai ERP.
Tại Việt Nam, từ khi ERP bắt đầu đƣợc chú trọng đƣa vào ứng dụng tới nay, các doanh nghiệp triển khai ERP hầu hết là các doanh nghiệp lớn, có tiềm lực lớn về tài chính và nhân sự, chƣa có nhiều SME triển khai và ứng dụng thành cơng, do đó chƣa tạo ra đƣợc những “mơ hình”, đúc kết kinh nghiệm cho các doanh nghiệp khác.
Nhận thức và trình độ quản lý của nhà quản lý
Một số nhà quản lý chỉ thấy khoảng chi phí phần mềm và dịch vụ phải bỏ ra khi ứng dụng ERP, chứ chƣa thấy đƣợc những lợi ích do ERP mang lại.
Ngồi ra, SME cho rằng quy mơ doanh nghiệp cịn nhỏ, mà ERP thì chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn, và việc ứng dụng ERP quá phức tạp.