- ChuyӇn ÿәi dӳ liӋu cӫa mӝt văn bҧn thành dҥng bҧng
GIҨY MӠI HӐP
Kính mӡi Ơng /Bà: ………………………………………………………. Nѫi công tác: ………………………. Chӭc vө: …………..…………….. Trân trӑng kính mӡi Ơng /Bà ÿӃn dӵ buәi hӑp giao lѭu ÿҫu năm mӟi 2014 cӫa công ty chúng tôi vào lúc 8h sáng ngày 16 tháng 1 năm 2014 tҥi hӝi trѭӡng lӟn cӫa công ty ÿiӋn máy Sao Mai.
Rҩt mong sӵ có mһt cӫa Ơng/Bà.
TM Cơng ty Giám ÿӕc
Bѭӟc 2: Tҥo tӋp dӳ liӋu
Yêu cҫu: TӋp dӳ liӋu không có tiêu ÿӅ bҧng, cho dù ÿó chӍ là 1 dịng trҳng - Lұp bҧng dӳ liӋu có các cӝt (trѭӡng) và dòng (bҧn ghi) phҧi theo ÿúng qui ÿӏnh: khơng có tiêu ÿӅ cӫa tài liӋu mà chӍ có tiêu ÿӅ bҧng (tên các cӝt) và viӃt ngay tӯ ô ÿҫu tiên cӫa bҧng (A1) và tên cӝt không nên viӃt có dҩu tiӃng ViӋt. Sau ÿó nhұp dӳ liӋu cho bҧng.
- Lұp bҧng xong ghi và ÿһt tên cho văn bҧn dӳ liӋu.
Ví dө: Tҥo giҩy mӡi nói trên theo danh sách (dӳ liӋu) sau:
Stt Ho va Ten Hoc Vi Chuc Vu Co quan
1 NguyӉn Lan Anh TiӃn sƭ Giám ÿӕc Cty Xuҩt nhұp khҭu Mai Trang 2 Trҫn Văn Bình Thҥc sƭ P. Giám ÿӕc Cty ĈiӋn máy Thành Lӝc 3 NguyӉn Nam Kӻ sѭ Trѭӣng
phòng KT
Cty chӃ tҥo ĈiӋn máy Ĉӭc Long
Bѭӟc 3: Các thao tác trӝn
Mӣ tӋp văn bҧn khuôn mүu.
Tӯ thӵc ÿѫn Mailings, kích chuӝt vào biӇu tѭӧng Start Mail Merge
trong nhóm Start Mail Merge, chӑn lӋnh Letters Ỉ Kích chuӝt vào biӇu
tѭӧng Select Recipients trong nhóm Start Mail Merge, chӑn lӋnh Use Existing List
Hình 3.23: Hӝp thoҥi lӵa chӑn tӋp dӳ liӋu ÿӇ mӣ
Ĉѭa con trӓ tӟi vӏ trí chèn dӳ liӋu Ỉ Kích vào nút Insert Merge Field
trong nhóm Write & Insert Fields và lһp lҥi cho tӟi hӃt các cӝt ÿѭӧc chèn trong tӋp dӳ liӋu Trong nhóm Finish, kích vào nút Finish & Merge,
chӑn lӋnh Edit Individual Document, có thӇ chӑn mӝt trong ba lӵa chӑn: All (tҩt cҧ các bҧn ghi), Current record (bҧn ghi ÿang ÿӏnh vӏ), From-To (tӯ bҧn ghi ... tӟi bҧn ghi ...) trong hӝp thoҥi OK Ghi tài liӋu ÿã ÿѭӧc trӝn.
Hình 3.24: Hӝp thoҥi Merge to New Document
Ngồi cách trӝn nhѭ trên, ta có thӇ thӵc hiӋn trӝn theo tӯng bѭӟc hѭӟng dүn cӫa Microsoft Word nӃu chӑn lӋnh Step by Step Mail Merge Wizard trong Start Mail Merge nhóm Start Mail Merge.
3.5. ThiӃt kӃ trang in và in văn bҧn
Sau khi ÿã hoàn chӍnh nӝi dung văn bҧn, ÿӇ thӵc hiӋn in nӝi dung ÿó tùy chӍnh theo các thơng sӕ nhѭ kích cӥ giҩy, hѭӟng giҩy, các lӅ cӫa giҩy… thì ngѭӡi dùng cҫn ÿӏnh dҥng trang in cho phù hӧp sao cho trang in ra ÿҽp và không bӏ mҩt nӝi dung. ViӋc ÿӏnh dҥng trang in này có thӇ áp dөng ÿӕi
3.5.1. Thi͇t k͇ trang in a. T̩o phân ÿo̩n a. T̩o phân ÿo̩n
Phân ÿoҥn dùng ÿӇ phân tách văn bҧn thành các vùng văn bҧn
(Section), giúp ngѭӡi sӱ dөng có thӇ thiӃt lұp ÿӏnh dҥng trang in khác nhau cho các vùng ÿó (còn gӑi là phân ÿoҥn) nhѭ: In ngang, in dӑc, văn bҧn dҥng mӝt cӝt hoһc nhiӅu cӝt, ký hiӋu ÿánh sӕ trang giӳa các phân trang khác
nhau,... Có mӝt sӕ loҥi phân ÿoҥn: phân ÿoҥn sang trang, phân ÿoҥn trong cùng mӝt trang, phân ÿoҥn trang chҹn, phân ÿoҥn trang lҿ.
1) Cách tҥo phân ÿoҥn:
Ĉһt con trӓ tҥi vӏ trí cҫn ngҳt ÿoҥn. Tӯ thӵc ÿѫn Page Layout, kích
chuӝt vào biӇu tѭӧng Breaks trong nhóm Page Setup, chӑn trong các lӵa
chӑn sau:
- Page: Chèn ngҳt vùng và chuyӇn văn bҧn tӯ vӏ trí con trӓ vӅ sau sang vùng mӟi trên trang mӟi kӃ tiӃp.
- Next Page: Chèn ngҳt vùng và bҳt ÿҫu vùng mӟi trên trang mӟi kӃ tiӃp. - Continuous: Chèn ngҳt vùng và bҳt ÿҫu vùng mӟi trên cùng mӝt trang. - Even Page hoһc Odd Page: Chèn ngҳt vùng và bҳt ÿҫu vùng mӟi trên trang chҹn hoһc lҿ kӃ tiӃp.
2) Xóa ngҳt vùng
Tӯ thӵc ÿѫn View, kích chuӝt vào biӇu tѭӧng Draft trong nhóm
Document Views Dùng chuӝt chӑn ngҳt vùng muӕn xóa Nhҩn Delete. Chú ý: Khi xóa ngҳt ÿoҥn các ÿӏnh dҥng cӫa khӕi văn bҧn thuӝc phân
ÿoҥn trên sӁ mҩt tác dөng. Khӕi này sӁ thuӝc phân ÿoҥn kӃ tiӃp và ÿӏnh
dҥng giӕng phân ÿoҥn này.