Phiếu chi Ngày 26 thỏng 12 năm
3.4.2. Trỡnh tự bỏn hàng, xuất kho thanh toỏn
Hiện tại cỏc kờnh tiờu thụ hàng hoỏ chủ yếu của cụng ty gồm cú: bỏn hàng tại showroom, bỏn hàng theo dự ỏn, hàng qua mạng internet. ở showroom cụng ty cú tổ chức đội ngũ kế toỏn bỏn hàng để thực hiện cỏc thủ tục bỏn hàng cho khỏch. Về bỏn hàng dự ỏn, do xuất phỏt từ tỡm kiếm thị trường và ký kết hợp đồng nờn kế toỏn phải phối hợp chặt chẽ với nhõn viờn kinh doanh làm cỏc thủ tục xuất hàng và thanh toỏn. Cũn về bỏn hàng qua mạng chủ yếu thực hiện nhiệm vụ tư vấn, giới thiệu sản phẩm là chớnh, tuy nhiờn nếu cú đơn đặt hàng hàng thỡ sẽ chuyển nhõn viờn kinh doanh dự ỏn thực hiện.
BÁN HÀNG THEO HỢP ĐỒNG DỰ ÁN là một hỡnh thức bỏn hàng được
diễn ra trong một thời gian dài với khối lượng hàng lớn phỏt sinh nhiều lần. Khi nắm bắt được nhu cầu của khỏch hàng, nhõn viờn kinh doanh tiếp cận và tư vấn cho khỏch hàng. Nếu hợp đồng được ký kết, 01 bản lưu tại Kế toỏn, 01 bản lưu tại Phũng Kinh doanh, 01 bản lưu tại Phũng Kế hoạch - Cung ứng để cựng theo dừi thực hiện.
Ta cú sơ đồ quỏ trỡnh bỏn hàng một cỏch chi tiết như sau:
TRÁCH NHIỆM CÁC BƯỚC THỰC HIỆN Mễ TẢ/ BIỂU MẪU
Nhõn viờn kinh doanh
Lập bỏo giỏ Hoặc hợp đồng Phụ trỏch kinh
doanh hoặc người uỷ quyền
Nhõn viờn kinh doanh
Tỷ lệ yờu cầu tối thiểu 40% giỏ trị đơn hàng
hoặc hợp đồng Nhõn viờn đặt hàng
Nhõn viờn điều phối hàng
Giấy biờn nhận và phiếu xuất kho Nhõn viờn thủ kho/ lắp đặt/ lỏi xe/ nhõn viờn kế toỏn Sổ chi tiết cụng nợ 131 Nhõn viờn kinh doanh
Biờn bản nghiệm thu quyết toỏn hợp đồng Mẫu đề nghị xuất hoỏ
đơn
Nhõn viờn kế toỏn Hoỏ đơn giỏ trị gia
tăngPhiếu thu, bảo lónh bảo hành ngõn hàng( nếu
cú) Nhõn viờn kinh
doanh
Nhõn viờn kinh doanh tiếp nhận yờu cầu của khỏch hàng, tiến hành lập cỏc bỏo giỏ (giỏ bỏn căn cứ theo bảng giỏ niờm yết của cụng ty) hoặc hợp đồng ký duyệt
Duyệt
Tiếp nhận yờu cầu khỏch hàng
Thu tiền đạt cọc của khỏch hàng TM hoặc
chuyển khoản Đặt hàng
Đưa ra yờu cầu xuất kho Xuất kho nhận hàng giao
hàng và lắp đặt kế toỏn cập nhật cụng nợ Theo dừi tiến độ nghiệm thu quyết toỏn chuyển về kế toỏn đề nghị viết hoỏ
đơn
Hoàn thành hoỏ đơn chứng từ cho khỏch
hàng
Giao hoỏ đơn, chứng từ cho khỏch và thu hồi
của phụ trỏch kinh doanh hoặc người được uỷ quyền.
Sau khi khỏch hàng xỏc nhận đặt hàng bằng văn bản nhõn viờn kinh doanh phải tiến hành thu tiền đặt cọc tối thiểu bằng 40% giỏ trị lụ hàng. Hỡnh thức đặt cọc cú thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Trong trường hợp cỏc hợp đồng cú gớ trị lớn thỡ cỏc điều khoản về tạm ứng thanh toỏn phải đạt được thoả thuận của hai bờn và phải được lónh đạo cụng ty GSC chấp nhận nhưng nờn để theo tỷ lệ như sau:
40% tạm ứng ngay sau khi ký kết hợp đồng
40% tiếp theo khi tập kết hàng đến chõn cụng trỡnh
20% cũn lại khi nghiệm thu / bàn giao và xuất hoỏ đơn giỏ trị gia tăng Nhõn viờn kinh doanh chuyển thụng tin đặt hàng cho bộ phận đặt hàng. Ngày đặt hàng tớnh từ ngày nhận được tiền đặt cọc (cú thể xỏc nhận thụng tin qua phũng kế toỏn) . Nhõn viờn điều phối hàng theo dừi tiến độ đơn hàng kết hợp với bộ phận kinh doanh thực hiện cỏc thủ tục giấy tờ để xuất chuyển hàng cho khỏch đỳng tiến độ hợp đồng đó ký kết. Lập bảng kờ bỏn hàng sau khi nhận được giấy biờn nhận cú xỏc nhận của khỏch hàng từ nhõn viờn lắp đặt. Giấy biờn nhận gồm ban liờn, liờn 1 giữ tại cuống, liờn 2 và liờn 3 giao cho nhõn viờn lắp đặt xuống kho nhận hàng, nhõn viờn lắp đặt bàn giao hàng cho khỏch rồi xin chữ ký xỏc nhận của khỏch hàng, liờn 2 giao lại cho khỏch, liờn 3 mang về giao cho nhõn viờn điều phối làm căn cứ lập bảng kờ bỏn hàng chuyển kế toỏn cập nhật cụng nợ. Nhõn viờn kinh doanh theo dừi tiến độ lắp đặt cụng trỡnh của mỡnh đẩy nhanh tiến độ lập biờn bản nghiệm thu quyết toỏn hợp đồng, yờu cầu kế toỏn xuất hoỏ đơn, làm thủ tục thanh lý hợp đồng và thu hồi cụng nợ. Tựy thuộc vào giỏ trị Hợp đồng/Đơn đặt hàng và cỏc điều khoản quy định trong đú. Kế toỏn phải bỏm sỏt để theo dừi tiến độ thanh toỏn của khỏch hàng một cỏch cập nhật, mang lại lợi ớch cao nhất cho Cụng ty thụng qua cỏc biện phỏp nghiệp vụ của mỡnh: bằng email, điện thoại, fax,... để yờu cầu bộ phận thanh toỏn của khỏch hàng chuyển tiền cho mỡnh một cỏch nhanh nhất cú thể. Kế toỏn căn cứ vào cỏc
chứng từ phiếu thu, giấy biờn nhận và cỏc giấy bỏo cú của ngõn hàng, cỏc phiếu nhập lại hàng(nếu cú) cập nhật cụng nợ cho khỏch. Sau khi nhận được bản nghiệm thu quyết toỏn cụng trỡnh và giấy đề nghị viết hoỏ đơn kế toỏn cú trỏch nhiệm hoàn thiện cỏc thủ tục cuối cựng: Do đặc thự của sản phẩm nội thất ờn tr ước khi viết Húa đơn GTGT, hầu hết hàng húa pải đư ợc lắp đặt và nghiệm thu đầy đủ (trừ một số hàng húa tiờu chuẩn, mua số lượng nhỏ). Khi cú nhu cầu viết húa đơn GTGT, nhõn viờn Kinh doanh/Bỏn hàng viết Giấy đề nghị viết húa đơn (theo mẫu). Kế toỏn cụng nợ căn cứ trờn đú kiểm tra cụng nợ thực tế xem cú chờnh lệch hay khụng? Nếu khụng cú vấn đề gỡ tiến hành đỏnh dấu đó viết Húa đơn vào sổ cụng nợ và tiến hành viết Húa đơn
o khỏch.
Thủ tục bảo hành sản phẩm (nếu cú): Tựy vào từng khỏch cụ thể mà trờn hợp đồng thỏa thuận hai bờn cú điều khoản bảo hành bằng hỡnh thức phỏt hành bảo lónh Ngõn hàng. Khi cú phỏt sinh Kế toỏn tiến hành làm thủ tục yờu cầu ngõn hàng của mỡnh phỏt hành Bảo lónh bảo hành. Sau khi thực hiện đầy đủ cỏc yờu cầu núi trờn, Kế toỏn cú quyền yờu cầu phớa khỏch hàng tiến hành thanh toỏn theo đỳng điề khoản đó ca m kết trong Hợp đồng. rong cỏc trư ờng hợp bỏ lẻ với số l ượng ớt thỡ vic thanh toỏn đư ợc thực hiện ngy khi việc lắp đặt hoàn thành hoặc khỏch hàng c thể trả tiền tr ước
hi giao hàng. BÁN LẺ, BÁN
ÀNG TRỰC TUYẾN:
Bỏn lẻ thụng thường khụng bỏn cụng nợ, giao hàng xong thỡ thu tiền luụn. Nếu phỏt sinh cụng nợ thỡ nhõn viờn bỏnhàng phải chịu t rỏch nhiệm giải trỡnh lý do và thực hiện đối chiếu thường xuyờn với kế toỏn để tiến
TRÁCH NHIỆM CÁC BƯỚC THỰC HIỆN Mễ TẢ/ BIỂU MẪU Nhõn viờn bỏn hàng ỏp dụng theo bảng giỏ bỏn chuẩn của cụng ty ban hành Nhõn viờn bỏn hàng Phiếu thu
Tỷ lệ yờu cầu 40% giỏ trị đơn hàng Nhõn viờn đặt hàng
Nhõn viờn điều phối/ lắp đặt
Bàn giao giấy biờn nhận cho khỏch
Nhõn viờn bỏn hàng hoặc nhõn
viờn lắp đặt
Mẫu đề nghị xuất hoỏ đơn
Kế toỏn/ Nhõn viờn bỏn hàng
Đối chiếu số liệu cụng nợ
thu nợ ngay.
Nhõn viờn đặt hàng: cú trỏch nhiệm kiểm tra, xỏc nhận lại thụng tin trước khi tiến hành đặt hàng. Nhõn viờn điều phối sắp xếp bố trớ hàng hoỏ, thợ lắp đặt để triển khai cụng việc cú trỏch nhiệm viết giấy biờn nhận (hoỏ đơn bỏn hàng) và
Chuyển hàng, lắp đặt
Giao hoỏ đơn và thu hồi cụng nợ
Theo dừi và đối chiếu cụng nợ Lập bỏo giỏ cú lónh đạo ký duyệt Xỏc nhận đặt hàng của khỏch Đặt hàng Thu tiền đặt cọc
g thuận lợi nhất.
Nhõn viờn thủ kho: cú trỏch nhiệm xuất hàng đầy đủ, đỳng yờu cầu và bàn giao cho người nhận hàng. Nhõn viờn lắp đặt cú trỏch nhiệm giao hàng hoỏ đến tay khỏch hàng, lắp đặt hàng, lấy chữ ký xỏc nhận của khỏch hàng. Nộp đầy đủ giấy biờn nhận về cho nhõn viờn phối hàng. Thực hiện thu tiền cụng nợ khi cú yờu cầu của người cú thẩm quyền. Nhõn viờn kinh doanh cú trỏch nhiệm bỏm sỏt, theo dừi tiến độ lắp đặt. Tiến hành nhanh cỏc bước nghiệm thu, quyết toỏn hợp đồng và đề nghị xuất hoỏ đơn GTGT và thu hồi cụng nợ. Nhõn viờn kế toỏn cú trỏch nhiệm cập nhật, theo dừi cụng nợ, đụn đốc kinh doanh thu nợ. Hoàn thành nhanh cỏc thủ tục về cung cấp số liệu đối chiếu, quyết toỏn cụng trỡnh, xuất hoỏ đơn GTGT. Trỡnh ban giỏm đốc cỏc bỏo cỏo về doanh số và tỡnh hỡnh cụng nợ. Nhõn viờn bỏn hàng lập bỏo giỏ theo bảng giỏ chuẩn do cụng ty ban hành đưa cho phụ trỏch kinh doanh hoặc người được uỷ quyền phờ duyệt. Fax cho khỏch hàng nhận đặt hàng và tiến hành thu tiền đặt cọc (40% giỏ trị lụ hàng). Chuyển thụng tin đặt hàng cho nhõn viờn đặt hàng, ngày đặt hàng tớnh từ ngày nhận được tiền đặt cọc của khỏch. Khi hàng về nhõn viờn điều phối hàng sẽ làm cỏc thủ tục cần thiết để đưa hàng đi lắp và ban giao cho khỏch. Nhõn viờn bỏn hàng đề nghị xuất hoỏ đơn giỏ trị gia tăng giao khỏch hàng và thu hồi hết cụng nợ. Nhõn viờn kế toỏn cập nhật cụng nợ theo d
và đối chiếu cụng nợ.
Theo quy định mới về giảm thuế suất thuế GTGT đối với một số hàng hoỏ dịch vụ tại Thụng tư 13/2009/TT-BTC, trong đú cú giảm 50% thuế suất đối với hoạt động vận tải, do đú khi viết hoỏ đơn GTGT cần chỳ ý mức thuế suất, đặc biệt trong tỡnh hỡnh thực tiễn tại cụng ty, cần phõn biệt phần doanh thu bỏn hàng hoỏ và phần doanh thu vận chuyển chịu thuế nhưng đến năm 2010 m
thuế suất lại về 10%.
Vớ dụ: Khi phỏt sinh đơn hàng bỏn một chiếc bàn với giỏ 1.000.000đ, chi phớ vận chuyển 100.000đ thỡ phải viết 2 hoỏ đơn GTGT ( mức thuế suất 10% cho
giỏ bỏn bàn, mức thuế suất 10%*50% vớ
oản phớ vận chuyển).
Một số nghiệp
ụ pỏt sinh trong quý:
Ngày 29/12/2010 cụng ty xuất bỏn lẻ cho Hợp tỏc xó dịch vụ nụng nghiệp, giỏ trị đơn hàng là 3.3
.000 đ. ( gi đó VAT). ịnh khoản Nợ T 632 Cú TK 156 Nợ K 131 Cú K 333 Cú TK 511
chứng từ kế toỏn như sau:
Cụng ty cổ phần GSC Việt Nam
B7,TT3 Bắc Linh Đàm, Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội