PHẦN 2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
2.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
2.2.1. Các chính sách kế toán chung
a) Cở sở lập báo cáo
gốc và phù hợp với các chuẩn mực kế toán Việt Nam, Hệ thống kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành và các quy định hiện hành khác về kế toán tại Việt Nam
Hình thức kế toán: Nhật ký chung.
Kỳ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01\01 và kết thúc vào ngày 31\12
b) Áp dụng Luật kế toán và các Chuẩn mựng kế toán Việt Nam
Trong năm tài chính, Công ty đã áp dụng các Chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành đợt 01, đợt 02, đợt 03, đợt 04 và đợt 05 do Bộ Tài Chính ban hành
c) Hàng tồn kho
Hàng tồn kho được xác định trên cở sở giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc của hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan .
d) Tài sản cố định hữu hình và khấu hao.
Tài sản cố định được trình bày theo nguyên giá và khấu hao lũy kế.
Nguyên giá tài sản cố định hữu hình do mua mới bao gồm giá mua và toàn bộ chi phí liên quan khác liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Nguyên giá tài sản cố định hữu hình do các nhà thầu xây dựng bao gồm giá trị công trình hoàn thành bàn giao, các chi phí liên quan trực tiếp khác. Nguyên giá tài sản cố định hữu hình do tự làm, tự xây dựng bao gồm chi phí xây dựng , chi phí sản xuất thực tế phát sinh cộng chi phí lắp đặt, chạy thử và các chi phí khác có liên quan.
Tài sản cố định hữu hình được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tình phù hợp với tỷ lệ khấu hao theo quy định tại Thông tu số 203/2009/TT – BTC ngày 20 tháng 10 năm 2009 của Bộ tài chính.
Tài sản cố định vô hình được trình bày theo nguyên giá trừ giá trị hao mòn lũy kế. Tài sản cố định vô hình là lợi thế thương mại. Tài sản cố định vô hình được khấu hao theo thời gian sử dụng ước tính không quá 20 năm, riêng đối với Tài sản cố định vô hình là quyền sử dụng đất không thời hạn thì không tính trích khấu hao.
e) Ghi nhận doanh thu
giao, dịch vụ đã hoàn thành và người mua chấp nhận thanh toán, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Doanh thu của công ty chủ yếu là doanh thu từ hoạt động mua bán xăng dầu, sơn, xây lắp, thí nghiệm vật liệu thành phẩm, siêu âm công trình…
Lãi tiền gửi được ghi nhận trên cơ sở dồn tích, được xác định trên số dư các tài khoản tiền gửi và lãi suất áp dụng.
f) Thuế
Công ty áp dụng thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Việc xác định thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp của công ty căn cứ vào các quy định hiện hành về thuế. Trong năm 2010 Công ty được giảm 50% thuế thu nhập doanh nghiệp do chuyển sang Công ty cổ phần (miễn trong năm 2006 và 2007, giảm 50% trong năm 2008, 2009 và 2010).
Các loại thuế, phí và lệ phí khác được tính và nộp theo quy định hiện hành của nhà nước.
g) Tiền và các khoản tương đương tiền
Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, các khoản ký cược, lý quỹ, các khoản đầu tư ngắn hạn hoặc các khoản đầu tư cá khả năng thanh khoản cao. Các khoản có khả năng thanh khoản cao là các khoản có khả năng chuyển đổi thành các khoản tiền mặt xác định và rủi ro liên quan đến việc biến động giá trị chuyển đổi của các khoản này.
h) Chuyển đổi ngoại tệ
Các nghiệp vụ phát sinh bằng các loại ngoại tệ được chuyển đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá tại ngày phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệch tỷ giá phát sinh từ các nghiệp vụ này được hạch toán vào Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Số dư các khoản mục tiền tệ gốc ngoại tệ tại ngày kết thúc năm tài chình kế toán được đánh giá lại theo tỷ giá bình quân liên ngân hành tại thời điểm cuối năm.
2.2.2. Tổ chức vận dụng hế thống chứng từ kế toán
Công tyTổ chức hệ thống chứng từ kế toán theo quyết định 15, cụ thể :
quyết định 15.
+ Chỉ tiêu lao động tiền lương; + Chỉ tiêu hàng tồn kho;
+ Chỉ tiêu tiền tệ; + Chỉ tiêu TSCĐ.
TT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU TÍNH CHẤT
BB (*) HD (*) A/CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH THEO QUYẾT ĐỊNH NÀY
I/ Lao động tiền lương
1 Bảng chấm công 01a-LĐTL x
2 Bảng chấm cụng làm thêm giờ 01b-LĐTL x
3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL x
4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL x
5 Giấy đi đường 04-LĐTL x
6 Phiếu xỏc nhận sản phẩm hoặc cụng việc hoàn thành 05-LĐTL x
8 Bảng thanh toỏn tiền thuờ ngoài 07-LĐTL x
9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL x
10 Biờn bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL x
11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL x
12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội 11-LĐTL x
II/ Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho 01-VT x
2 Phiếu xuất kho 02-VT x
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 03-VT x
4 Phiếu báo vật tư cũn lại cuối kỳ 04-VT x
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT x
6 Bảng kê mua hàng 06-VT x
III/ Tiền tệ
1 Phiếu thu 01-TT x
2 Phiếu chi 02-TT x
3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT x
4 Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng 04-TT x
5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT x
6 Biờn lai thu tiền 06-TT x
7 Bảng kờ vàng, bạc, kim khớ quý, đá quý 07-TT x
10 Bảng kờ chi tiền 09-TT x
IV/ Tài sản cố định
1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ x
2 Biờn bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ x
3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ x
4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ x
5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ x
6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ x
B/ CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC
1 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH x
2 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản x
3 Hoá đơn Giá trị gia tăng 01GTKT-3LL x
4 Hoá đơn bán hàng thông thường 02GTGT-3LL x
5 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03 PXK-3LL x
6 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04 HDL-3LL x
7 Hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chớnh 05 TTC-LL x
8 Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn 04/GTGT x 9 ...
Một số quy định trong việc lập chứng từ tại cụng ty: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liân quan đến hoạt động kinh doanh của cơng ty đều phải lập chứng từ. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ phải đầy đủ các chỉ tiâu, phải rị rang, phải trung thực với nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chữ viết trờn chứng từ phải rị rang, đầy đủ, khụng tẩy xỉa, khụng viết tắt. Số tiền bằng số phải khớp với số tiền ghi nờn chứng từ.
Chứng từ kế toán phải được lập đủ theo số liân quy định. Đối với chứng từ lập nhiều liân phải được lập một lần cho tất cả các liân theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng lờn giấy than….
Việc ký chứng từ kế toán: Việc ký chứng từ kế toán được thực hiện theo quy định của pháp luật về quyền hạn và trách nhiệp của người đại diện cụng ty.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
- Kế toán viên, trưởng phòng kế toán kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán đã sử dụng được sắp xếp, bảo quản và lưu giữ theo quy định của chế độ lưu trữ chứng trừ, tài liệu kế toán của Nhà nước.
2.2.3. Tổ Chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Cách mở các tài khoản chi tiết, 1 số tài khoản chủ yếu Tài khoản tiền gửi ngân hàng: 1121, chit iết theo ngân hàng + Ngân hàng NN&PTNT Gia Lâm
+ Ngân hàng Techcombank
+ Ngân hàng Đầu tư và phát triển Thăng Long + Ngân hàng Đầu Tư Tây Hà Nội
+ Ngân hàng Ngoại thương Thăng Long
Tài khoản phải thu khách hàng: 131, chi tiết theo khách hàng Tài khoản phải trả người bán: 331, chi tiết theo nhà cung cấp
Tài khoản, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: 621, chi tiết tới từng hạng mục công trình, dự án, từng đối tượng tập hợp chi phí
Tài khoản chi phí nhân công trực tiếp: 622 Chi tiết tới từng đối tượng tập hợp chi phí
Tài khoản chi phí máy thi công: 623
+ 6231: Chi phí nhân công, chi tiết tới từng đối tượng tập hợp chi phí +6232: chi phí nguyên vật liệu, chi tiết tới từng đối tượng tập hợp chi phí…
…
2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Sơ đồ 2.1: sơ đồ ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
Hằng ngày, từ chứng từ gốc kế toán ghi sổ nhật ký chung, số liệu từ nhật ký
chung tiếp tục được chuyển vào sổ cái từng tài khoản liên quan. Hằng ngày, chứng từ gốc cũng được ghi vào sổ chi tiết cho từng đối tượng. Với những doanh nghiệp
có nhiều nghiệp vụ phát sinh, nhằm giảm nhẹ công việc ghi sổ cái, hằng ngày chứng từ gốc được ghi vào một sổ nhật ký đặc biệt.
Định kỳ hoặc cuối tháng
- Cộng nhật ký đặc biệt chuyển số tổng cộng vào sổ cái
- Cộng sổ chi tiết chuyển số tổng cộng vào bảng tổng hợp chi tiết
- Cộng sổ cái lấy số liệu lập bảng cân đối số phát sinh; đối chiếu sổ cái và bảng cân đối phát sinh với bảng tổng hợp chi tiết để đảm bảo tính khớp đúng của số liệu
- Số tổng cộng từ bảng tổng hợp chi tiết và số liệu từ bảng cân đối số phát sinh được dựng để lập báo cáo tài chính
2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Kỳ lập báo cáo
- Nội bộ: hàng quý, hàng năm - Bên ngoài: hằng năm
Nơi gửi báo cáo
- Báo cáo quý: Giám đốc
- Báo cáo năm: Cục thuế thành phố Hà Nội
Các loại báo cáo
- Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01- DN
- Báo cáo kết quả kinh doanh: Mẫu số B02 - DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 – DN
- Thông tin bổ sung cho khác khoản mục trình bày trong bản cân đối kế
toán và báo cáo kết quả kinh doanh
Trách nhiệm và thời hạn lập
- Trách nhiệm lập: Trưởng phòng Tài Chính - Kế Toán
- Thời hạn lập: thời hạn gửi báo cáo tài chính chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính
2.3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ
2.3.1. Tổ chức hạch toán một số phần hành
2.3.1.1. Tổ chức hạch toán quá trình tập hợp chi phí sản xuất
Do đặc thù hoạt động kinh doanh tại công ty, việc tập hợp chi phí sản xuất rất phức tạp vậy nên công ty đã tổ chức hạch toán quá trình tập hợp chi phí sản xuất theo đúng quy định về tổ chức hạch toán quá trình tập hợp chi phí sản xuất.
+ Chứng từ sử dụng:
- Chứng từ phản ánh chi phí vật tư: Bảng phân bổ vật liệu, cụng cụ dụng cụ - Chứng từ phản ảnh chi phí lao động “ bảng phân bổ tiền lương và BHXH - Chứng từ phản ánh chi phí khấu hao: Bảng tính và phân bổ khấu hao - Chứng từ chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chứng từ phản ánh chi phí khác bằng tiền cho sản xuất + Tài khoản sử dụng: 621, 622, 627, 623, 154
+ Hạch toán chi tiết: Sử dụng sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh, mỗi tài khoản mở một sổ riêng, các tài khoản chi phí chi tiết được mở cho từng đối tượng tập hợp chi phí, tài khoản 154 được mở chi tiets cho từng đối tượng, cơ sở ghi vào các sổ này là sổ tổng cộng trờn sổ chi tiết 621, 622, 623, 627.
+ Hạch toán tổng hợp: sử dụng các sổ tổng hợp, mỗi tài khoản mở một sổ tổng hợp riêng, tất cả các nghiệp vụ liên quan được ghi vào nhật ký chung.
2.3.1.2. Tổ chức hạch toán kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Do đặc thù doanh nghiệp hoạt động kinh doanh ở nhiều lĩnh vực, việc trong kỳ phát sinh nhiều chứng từ liên quan tới tiền mặt, tiền gửi ngân hàng nên công ty đã vận dụng đúng công tác tổ chức hạch toán kế toán tiền mặt. Cụ thể như sau:
+ Chứng từ sử dụng: - Phiếu thu, phiếu chi
- Giấy báo cú, báo nợ của ngõn hàng - Giấy tạm ứng….
- Các chứng từ khác liân quan
+ Hạch toán chi tiết: sử dụng các sổ chi tiết quỹ tiền mặt, sổ này được mở chi tiết cho từng loại tiền mà Cụng ty đang sử đụng, sổ chi tiết tiền gửi ngõn hàng “ chi tiết cho từng nơi gửi.
+ Hạch toán tổng hợp: Mở chi tiết các sổ tổng hợp cho từng loại tiền, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian được tổng hợp vào sổ tổng hợp nhật ký chung
2.3.1.3. Tổ chức hạch toán kế toán với người bán
Việc tổ chức hạch toán với người bán rất phức tạp vì các nhà cung cấp của công ty rất nhiều cộng với các điều khoản thanh toán khác nhau, để theo dõi được chi tiết tình hình công nợ đối với các nhà cung cấp công ty đã vận dụng đúng công tác tổ chức hạch toán kế toán với người bán theo đúng chế độ sổ kế toán và hình thức kế toán nhật ký chung.
+ Chứng từ sử dụng
- hỉa đơn mua hàng, Húa đơn GTGT, hợp đồng cung cấp - Chứng từ thanh toán, các chứng từ khác cú liân quan + Tài khoản sử dụng 331
+ Hạch toán chi tiết: Để theo dõi chi tiết thanh toán với người bán, từng người bán, kế toán sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán theo mẫu S31-DN, mỗi người bán thường xuyân mở 1 sổ riêng,mỗi người bán cú quan hệ khơng thường xuyân kế toán theo dõi chung 1 sổ, mỗi người một trang riêng. cuối tháng số tổng cộng được dung để lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán.
2.3.2. Tổ chức hạch toán các phần hành cụ thể
Quy trình ghi sổ phần hành hạch toán quá trình tập hợp chi phí sản xuất.
: Ghi hàng ngày : Đối chiếu : Ghi cuối kỳ
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán quá trình tập hợp chi phí sản xuất.
Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc, đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết và sổ nhật ký chung, sổ cái. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số tổng hợp trờn sổ cái các tài khoản 621, 622, 623 để lập bảng cân đối số phát sinh, cuối kỳ căn cứ bảo các