Sơ đồ 2 .2 Mơ hình thơng tin từ trên xuống
Sơ đồ 2. 4 Mơ hình thơng tin từ dưới lên
Nhận xét mơ hình 3:
Lập dự tốn ngân sách theo mơ hình này rất thống, hầu như mọi việc đều để cho các bộ phận tự quyết định. Người trực tiếp tham gia trong các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp lập dự tốn thì số liệu sẽ chính xác hơn và thực tế hơn. Tâm lý chung thì mọi người sẽ thích làm những gì do mình đặt ra, vì vậy dự tốn mang
Quản trị cấp cao
Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở
tính khả thi cao và kéo mọi người trong tổ chức cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.
Việc để cho các bộ phận tự lập dự tốn của bộ phận mình sẽ phát huy rất tích cực vai trị kiểm tra của dự toán ngân sách, buộc mọi người trong tổ chức phấn đấu đạt được kế hoạch do chính mình lập ra. Nếu các bộ phận không đạt được các chỉ tiêu như trong dự tốn thì họ chỉ có thể trách mình chứ khơng thể đổ lỗi cho bất kỳ ai được. Dự tốn theo mơ hình này rất phù hợp với cơng ty lớn, hoặc các tập đồn vì thể hiện sự phân quyền trong quản lý.
Lập dự tốn theo mơ hình này khơng tốn nhi ều thời gian và chi phí nhưng vẫn hiệu quả. Tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của mơ hình chính là việc để cho các cơ sở tự định dự tốn của mình nên có thể xảy ra tình trạng lập dự tốn thấp hơn năng lực thật sự mà họ có thể thực hiện được. Lúc này dự tốn ngân sách khơng phát huy được tính tính cực của nó mà cịn làm trì trệ các hoạt động sản xuất, lãng phí tài nguyên và năng lực của doanh nghiệp, không khai thác hết khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp. Vì vậy nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi chấp nhận ngân sách tự định của cấp dưới. Nếu có những khoản mục nào đáng nghi ngờ thì phải thảo luận với quản lý các cấp dưới cho đến khi đạt được sự chấp nhận.
Nhận xét chung:
Trong 3 mơ hình trên thì mỗi mơ hình có ưu điểm và nhược điểm nhất định. Tùy theo đặc điểm của từng tổ chức sẽ chọn mơ hình phù hợp cho việc lập dự toán ngân sách tại đơn vị mình. Tuy nhiên mơ hình lập dự toán ngân sách từ dưới lên chịu nhiều ảnh hưởng của lý luận quản lý hiện đại, nhấn mạnh cơ chế khuyến khích cổ vũ nhân viên bằng sự cùng tham gia nhiều hơn là ép buộc. Hiện nay theo xu thế chung, thì quản lý hiện đại đang được phát triển và sử dụng ở nhiều cơng ty, nhiều tập đồn thay cho quản lý kiểu truyền thống, tập quyền trước đây, nên dự tốn theo mơ hình từ dưới lên được các doanh nghiệp ưa chuộng.
Thực chất, trong q trình lập dự tốn ngân sách tất cả các cấp quản lý trong tổ chức cần kết hợp với nhau, cùng làm việc chung với nhau để lập dự toán ngân
sách hồn chỉnh. Nhà quản lý cấp cao thì khơng quen với chi tiết, cần dựa vào nhà quản lý cấp dưới để cung cấp chi tiết thông tin ngân sách, nhưng họ có tầm nhìn rộng và nắm vững các mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Vì vậy vấn đề con người trong dự toán ngân sách rất quan trọng đòi hỏi mọi người trong tổ chức hướng đến mục tiêu chung của tổ chức, cùng bắt tay tham gia vào việc dự toán ngân sách và cùng thực hiện dự toán ngân sách để dự toán ngân sách trở nên thực tế và khả thi hơn.
2.2.5.2 Quy trình lập dự toán ngân sách
Dự tốn ngân sách là cơng việc rất quan trọng nên không thể chấp nhận một dự tốn ngân sách có nhiều sai sót. Việc lập dự tốn ngân sách một cách chính xác ngay từ lần đầu tiên là rất khó. Lập dự tốn ngân sách cũng tương tự như cố gắng dự đốn chính xác tương lai, trong khi đó tương lai thì khơng chắc chắn. Hơn nữa, trong kinh doanh có nhiều vấn đề khơng thể lường trước nên khiến cho việc lập dự tốn ngân sách càng trở nên khó khăn và thiếu thực tế. Vì vậy trước khi lập dự tốn ngân sách cần phải hoạch định một qui trình dự tốn ngân sách để chuẩn bị tất cả các cơng việc mà ủy ban dự tốn ngân sách cần phải làm.
Tùy theo từng công ty, tùy theo phong cách quản lý mà quy trình cơng việc lập dự toán ngân sách sẽ khác nhau. Sau đây là quy trình quản lý ngân sách cơ bản được trình bày trong sách Managing budgets của nhà xuất bản Dorling Kindersley Limited Trong quy trình tác giả cho rằng việc quản lý ngân sách chia làm 3 giai đoạn. Đầu tiên là giai đoạn chuẩn bị dự tốn ngân sách, sau đó là soạn thảo dự tốn ngân sách và cuối cùng là theo dõi, kiểm tra thực hiện ngân sách.
Giai đoạn chuẩn bị
Việc đầu tiên phải làm trong q trình dự tốn ngân sách là làm sáng rõ mục tiêu của doanh nghiệp. Dự toán ngân sách phải lấy chiến lược và mục tiêu kinh doanh của công ty làm nền tảng. Sau khi xác định rõ ràng mục tiêu của doanh nghiệp sẽ xây dựng một mẫu dự toán ngân sách chuẩn. Điều này giúp cho nhà quản lý cấp cao dễ phối hợp với các dự toán ngân sách của các bộ phận trong doanh nghiệp, cho phép so sánh, kết nối giữa các nội dung một cách dễ dàng. Khi mọi thứ đã được
chuẩn bị đầy đủ cho việc lập dự tốn ngân sách thì trước khi vào soạn thảo hãy xem xét lại hệ thống để đảm bảo rằng ngân sách sẽ cung cấp thơng tin chính xác và phù hợp.
Giai đoạn soạn thảo
Tiếp theo sau giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn soạn thảo dự toán ngân sách. Trước hết, những cá nhân có liên quan trong việc lập dự toán ngân sách phải tập hợp tồn bộ thơng tin về các nguồn lực sẳn có trong doanh nghiệp và các yếu tố bên trong và bên ngồi doanh nghiệp tác động đến cơng tác dự tốn ngân sách đồng thời ước tính thu, chi,… trên cơ sở đó soạn thảo các báo cáo dự tốn tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu, dự toán tiền mặt, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh v.v…
Giai đoạn theo dõi
Việc lập dự toán ngân sách tại doanh nghiệp phải được lập liên tục từ năm này sang năm khác, từ tháng này sang tháng khác. Vì vậy, sau mỗi kỳ dự tốn ngân sách cần phải thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình dự tốn, từ đó xem xét lại các số liệu, cơ sở lập dự toán ngân sách và điều chỉnh khi cần thiết và để rút kinh nghiệm cho lần lâp dự toán ngân sách kế tiếp.
2.2.5.3 Trình tự lập dự tốn ngân sách
Dự toán tiêu thụ ln là dự tốn chủ đạo, dự tốn tiêu thụ phải được lập đầu tiên. Hầu hết tất cả các báo cáo dự toán ngân sách trong doanh nghiệp đều phụ thuộc vào dự toán tiêu thụ. Căn cứ vào dự báo tiêu thụ và kết hợp với dự toán tồn kho sẽ tiến hành lập dự toán sản xuất, từ dự toán sản xuất sẽ lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung. Từ dự tốn tiêu thụ sẽ lập dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp và cuối cùng là dự tốn tài chính bao gồm dự tốn báo cáo KQHĐKD, dự tốn báo cáo cân đơí kế toán, dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa
2.3.1 Trình độ nhân lực tham gia dự tốn
Con người là nhân tố đóng vai trị rất quan trọng trong việc lập dự toán ngân sách. Nhà quản trị sử dụng các kỹ thuật để lập dự toán nhưng cũng phải quan tâm đến yếu tố con người, vì dự tốn ngân sách do con người lập ra và có vai trị động viên và tạo sự phối hợp giữa các bộ phận trong công ty nhằm hướng đến mục tiêu chung (Đồn Ngọc Quế và cộng sự, 2012). Một dự tốn ngân sách được coi là thành cơng khi họ có được sự chấp thuận và ủng hộ của các nhà quản trị các cấp, đặc biệt là nhà quản trị cấp cao. Nếu nhà quản trị cấp cao thiếu quan tâm đến việc lập dự toán ngân sách hoặc chỉ xem dự tốn ngân sách mang tính hình thức thì nhà quản trị cấp thấp hơn cũng sẽ có thái độ khơng nhiệt tình trong việc xây dựng và thực hiện dự toán ngân sách. Tuy nhiên, nhà quản trị cấp cao cũng không nên gây áp lực căng thẳng cho nhân viên trong quá trình xây dựng hay thực hiện dự tốn vì điều này có thể dẫn đến tình trạng căng thẳng, hồi nghi hay chống đối từ phía các nhân viên thay vì cùng nhau hợp tác để đạt được các mục tiêu chung của công ty, hơn nữa là sẽ nảy sinh những tiêu cực khi nhân viên tìm mọi cách, kể cả gian dối, để đạt được mục tiêu dự tốn ngân sách (Đồn Ngọc Quế và cộng sự, 2012). Nhiều chuyên gia kinh tế cho rằng mục tiêu trên dự tốn ngân sách phải mang tính vừa sức. Điều này nhằm tạo động lực cho nhân viên thực hiện mục tiêu mà dự toán ngân sách đã đề ra. Nếu mục tiêu từ dự toán ngân sách là quá cao, nhân viên sẽ buông xuôi khi biết rằng mục tiêu đó là khó đạt được. Ngược lại, nếu mục tiêu là quá thấp, nhân viên sẽ khơng có động lực phấn đấu (Đồn Ngọc Quế và cộng sự, 2012). Tóm lại, nhà quản trị khi xây dựng và thực hiện dự tốn ngân sách khơng nên q tập trung vào các kỹ thuật tính tốn mà cịn phải xem xét đến nhân tố con người trong doanh nghiệp. Con người tham gia dự toán ở đây là các nhà quản lý các cấp và nhân viên kế tốn phải có trình độ am hiểu về kế tốn quản trị nói chung và cơng tác dự tốn ngân sách nói riêng để tiến hành lập và triển khai dự tốn được hiệu quả. Vì nếu xây dựng tốt, dự tốn ngân sách sẽ là công cụ đắc lực của các nhà quản trị trong việc hoạch định, đánh giá kết quả và kiểm soát trách nhiệm của các nhà quản lý trong doanh nghiệp.
2.3.2 Cơ sở vật chất
Trong nghiên cứu của các tác giả Beatrice Njeru Warue, Thuo Vivian Wanjira (2013), và Chu Hồng Minh (2015) thì cơ sở vật chất là một trong các nhân tố tác động đến cơng tác lập dự tốn ngân sách tại các doanh nghiệp.
Cơ sở vật chất có ảnh hưởng đáng kể đến cơng tác lập dự toán và hiệu quả lập báo cáo dự toán tại các doanh nghiệp. Cơ sở vật chất như máy móc, trang thiết bị, phần mềm...Khi doanh nghiệp trang bị cho mình trang thiết bị hiện đại thì chúng có thể giúp doanh nghiệp tạo được môi trường làm việc chuyên nghiệp và hỗ trợ nhân viên lập dự tốn xử lý cơng việc nhanh. Bên cạnh đó, phương tiện xử lý thơng tin nhanh và hiệu quả nhất là những phần mềm kế toán tiên tiến, chúng giúp doanh nghiệp cập nhật dữ liệu, liên kết dữ liệu, kết xuất dữ liệu và cho ra báo cáo dự toán hiệu quả trong thời gian sớm nhất.
2.3.3 Tổ chức cơng tác kế tốn
Theo tác giả Chu Hoàng Minh (2015) trong nghiên cứu “Các yếu tố ảnh hưởng tới Dự toán ngân sách của các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại khu vực Thành phố Hồ Chí Minh” thì tổ chức công tác kế toán trong đơn vị là một trong những nhân tố tác động đến cơng tác lập dự tốn ngân sách tại các doanh nghiệp. Do đó, trong nghiên cứu của mình tác giả tiếp tục kế thừa nhân tố này nhằm đánh giá mức độ tác động của nó đến cơng tác lập dự toán ngân sách tại các DNNVV.
Tổ chức cơng tác kế tốn bằng việc phối hợp giữa kế tốn tài chính và kế toán quản trị trong việc tổ chức phân cơng cơng tác lập dự tốn với điều kiện của các DNNVV có ảnh hưởng đáng kể đến cơng tác lập dự toán và hiệu quả báo cáo dự tốn.
Tổ chức cơng tác kế tốn là một trong những yếu tố quyết định hiệu quả của báo cáo dự tốn. Nó giúp doanh nghiệp phát huy được vai trị của nhân viên lập dự toán, thể hiện trách nhiệm và sự phối hợp thực hiện giữa các nhân viên, giảm thiểu được những yếu kém của nhân viên, giảm phí, nâng cao chất lượng của báo cáo dự tốn.
2.3.4 Quy trình dự tốn
Theo tác giả Kazeem Olabode Faleti và Darrell Myrick (2012) trong nghiên cứu “The Nigerian Budgeting Process: A Framework for Incresing Employment Performance” thì quy trình ngân sách thơng thường và sự tham gia vào quá trình thiết lập ngân sách của các thành viên trong tổ chức ảnh hưởng đến công tác lập dự tốn của doanh nghiệp.
Thêm vào đó các nghiên cứu tại Việt Nam về nhân tố ảnh hưởng đến cơng tác lập dự tốn ngân sách của doanh nghiệp của các tác giả như Hồ Xuân Hữu (2014), Chu Hoàng Minh (2015) một lần nữa khẳng định quy trình dự tốn có tác động đến cơng tác lập dự tốn.
Quy trình dự tốn có ảnh hưởng đáng kể đến công tác lập dự toán và hiệu quả báo cáo dự tốn trong các doanh nghiệp.
Một quy trình làm việc rõ ràng sẽ giúp nhân viên lập dự tốn năm rõ cơng việc và phối hợp với các thành viên khác, đồng thời giúp nhân viên lập dự toán chủ động, có kế hoạch làm việc cụ thể, tránh được áp lực công việc hay bị quá tải công việc vào cuối tháng, cuối năm và với quy trình dự tốn tốt nó là cơng cụ truyền đạt thơng tin cho các cấp quản lý thực hiện tốt dự tốn của bộ phận mình nhằm hướng đến đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Ngồi ra với quy trình dự tốn tốt nó làm cho dự tốn ngân sách trở thành cơng cụ quản lý hiệu quả trong việc hoạch định và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp.
2.3.5 Chế độ chính sách nhà nước
Chế độ chính sách nhà nước là một nhân tố tác động đến cơng tác lập dự tốn ngân sách tại các đơn vị, điều này đã được tác giả Pornpan Damrongsukniwat, Danuja Kunpanitchakit và Supol Durongwatana (2011) trong nghiên cứu “The Measurements of Budgetary Slack: The Empirical Evidence of Listed Companies in Thailand”, cũng như tác giả Chu Hoàng Minh (2015) trong nghiên cứu “Các yếu tố ảnh hưởng tới Dự toán ngân sách của các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại khu vực Thành phố Hồ Chí Minh” kiểm chứng và khẳng định sau quá trình nghiên cứu của mình.
Chế độ chính sách nhà nước có ảnh hưởng đáng kể đến cơng tác lập dự toán và hiệu quả báo cáo dự toán tại các doanh nghiệp.
Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp phải phù hợp với các chế độ, chính sách quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhất đinh. Chính vì thế, khi có sự thay đổi trong chế độ kế tốn, chính sách thuế, điều chỉnh giá, lạm phát sẽ làm ảnh hưởng đến việc tổ chức cơng tác kế tốn, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp phải cân nhắc trong việc quản lý tài chính, các nhân viên lập dự tốn phải xem xét tác động của các yêu tố trên để điều chỉnh các chỉ tiêu dự đoán trong báo cáo dự toán của năm kế cho phù hợp.
2.3.6 Đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ và vừa
Theo tác giả Beatrice Njeru Warue và Thuo Vivian Wanjira (2013) trong nghiên cứu “ASSESSING BUDGETING PROCESS IN SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES IN NAIROBI'S CENTRAL BUSINESS DISTRICT: A CASE OF HOSPITALITY INDUSTRY” thì đặc điểm doanh nghiệp có tác động đến cơng tác lập dự tốn ngân sách của các đơn vị. Do đó tác giả sẽ tiếp tục kế thừa nhân tố này để xác định đánh giá mức độ tác động, mối quan hệ ảnh hưởng đến cơng tác lập dự tốn ngân sách.
- Trong các DNVVN thì doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ chiếm đại bộ phận. Về loại hình doanh nghiệp chủ yếu thì chủ yếu là doanh nghiệp tư nhân, công ty trách