Giới thiệu về Sở Giao thơng vận tải TP Hồ Chí Minh
2.3Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại các đơn vị trực thuộc Sở Giao thông vận
Giao thông vận tải TP.HCM
Những mặt đạt được
Sau thời gian nghiên cứu, khảo sát và tìm hiểu thực tế, tác giả nhận thấy tổ chức kế toán tại các đơn vị trực thuộc Sở Giao thông vận tải TP.HCM đạt được những kết quả sau:
Về hệ thống chứng từ, cơng tác hạch tốn ban đầu và ln chuyển chứng từ :
Về cơ bản, kế toán tại các đơn vị trực thuộc Sở Giao thông vận tải TP.HCM đã xây dựng hệ thống chứng từ trên cơ sở hệ thống chứng từ áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp được Bộ Tài chính thống nhất và ban hành theo thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 thay thế quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/06/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hệ thống chứng từ này, bao gồm cả chứng từ bắt buộc, chứng từ hướng dẫn cơ bản đã đủ để phản ánh nội dung các hoạt động thu chi, đồng thời đáp ứng được yêu cầu về tra cứu, kiểm tra, kiểm soát tại các đơn vị.
Về trình tự luân chuyển chứng từ, kế toán tại các đơn vị trực thuộc Sở Giao thông vận tải TP.HCM đã thực hiện khá nghiêm túc các quy định do Bộ Tài chính và đơn vị chủ quản cấp trên là Văn phòng Trung ương Đảng ban hành.
Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Các đơn vị đã vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 thay thế Quyết định 19/2006/QĐ để phục vụ kế toán các khoản thu, chi tại đơn vị. Căn cứ tình hình thực tế và đặc thu hoạt động của đơn vị, kế toán đã mở chi tiết các tài khoản cấp 2, cấp 3 cho phù hợp. Điều này
56
đã giúp đơn vị có thể theo dõi chi tiết các khoản thu, chi theo nội dung, theo nguồn gốc và tính chất của khoản đó.
Việc hạch toán tại các đơn vị được thực hiện nghiêm túc dựa trên chế độ kế tốn Hành chính sự nghiệp, được ban hành tại thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 thay thế quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/06/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Hạch tốn đầy đủ các khoản thu chi của đơn vị.
Vận dụng hệ thống sổ kế toán: Để phản ánh đầy đủ các hạch toán, kế toán
các đơn vị trực thuộc Sở Giao thông vận tải TP.HCM đã mở các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, sổ cái. Các sổ này khi được mở đều tuân thủ các nguyên tắc quy định cho các loại sổ kế toán, như: loại sổ, kết cấu sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, trình tự, kỹ thuật ghi chép giữa các loại sổ. Ngoài ra, hệ thống sổ sách này đã được xây dựng dựa trên cơ sở phù hợp với hình thức kế tốn “Chứng từ ghi sổ” mà đơn vị đang áp dụng, và phù hợp với đặc thù hoạt động, sản xuất của các đơn vị trực thuộc Sở giao thông vận tải TP.HCM.
Tổ chức bộ máy kế toán: Về tổ chức bộ máy kế toán tại các đơn vị trực thuộc Sở Giao thông vận tải TP.HCM có chun mơn cao và đã có sự phân cơng rõ ràng chuyên mơn hóa từng phần việc: Kế tốn cơng nợ phải trả, kế tốn cơng nợ phải thu; kế toán ngân hàng theo dõi các khoản và các đối tượng thanh toán qua ngân hàng, kế toán thanh toán tiền mặt, kế toán vật tư và nguyên liệu, kế toán thuế…Phân chia ra các phần hành kế toán riêng biệt như vậy đã giúp cho các kế toán tránh được sự chồng chéo, mỗi người tự chủ hơn trong phần hành kế toán của mình và chịu trách nhiệm với phần hành kế tốn được giao. Khi cần số liệu, kế toán tổng hợp hoặc kế tốn trưởng có thể hỏi ngay kế toán viên ở mảng kế toán tương ứng, tránh sự chồng chéo, trùng lắp lẫn nhau.
Về cơng tác kiểm tra kế tốn: Các đơn vị trực thuộc Sở giao thông vận tải
TP.HCM đã tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn theo định kỳ để phát hiện những sai sót và điều chỉnh trong q trình hạch tốn, xử lý số liệu kế tốn
57
Về cơng tác lập báo cáo tài chính: Các đơn vị trực thuộc Sở Giao thông vận
tải TP.HCM đã đảm bảo công tác lập báo cáo tài chính theo quy định, chấp hành quy định về thời hạn nộp báo cáo tài chính quý, năm và báo cáo quyết toán ngân sách. Phương pháp lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn ngân sách được hướng dẫn rõ rang và việc lập báo cáo tài chính có hỗ trợ của phần mềm giúp cho việc lập báo cáo nhanh chóng hơn.
Về cơng tác kiểm kê tài sản: Để hỗ trợ cho công tác quản lý và tổ chức kế toán hiệu quả, Các đơn vị trực thuộc Sở giao thông vận tải TP.HCM đã chủ động ứng dụng phần mềm quản lý tài sản tại đơn vị và hoạt động khá hiệu quả. Do đó, cơng việc kiểm kê tài sản đối chiếu được thuận lợi, dễ dàng.
Về công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán: việc theo dõi lưu trữ chứng
từ thực hiện thường xuyên hàng ngày nên dễ dàng trong lưu trữ, bảo quản chứng từ.
Những tồn tại và nguyên nhân thực tế tại các đơn vị trực thuộc
SGTVT
Thời gian qua, các đơn vị trực thuộc Sở Giao thông vận tải TP.HCM về cơ bản đã đảm bảo thực hiện tốt công tác tổ chức kế tốn, nhất là cơng tác lập và báo cáo tài chính tại các đơn vị, ứng dụng phương tiện kỹ thuật vào công tác kế toán. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm đạt được, trong cơng tác tổ chức kế tốn tại các đơn vị trực thuộc Sở Giao thơng vận tải TP.HCM cịn một số tồn tại sau đây:
Về chứng từ sử dụng: Đối với những nguồn thu từ hoạt động SXKD, khi khách hàng nộp tiền mặt hoặc chuyển khoản để thanh toán, kế toán viên chỉ căn cứ vào số tiền hoặc chứng từ ngân hàng để hạch tốn, mà khơng có các chứng từ khác như hợp đồng, thanh lý, các phụ lục hợp đồng. Do đó việc theo dõi khách hàng đã thanh tốn đầy đủ chưa khơng thể hiện được ngay mà phải thực hiện thêm một số thao tác khác.
Tương tự đối với các khoản chi hoạt động SXKD, kế toán viên thường làm thủ tục thanh toán khi nhận được “Giấy đề nghị tạm ứng”, “ Giấy đề nghị thanh tốn” đã có đủ thành phần chữ ký của kế tốn trưởng và lãnh đạo đơn vị, mà không
58
quan tâm đến các chứng từ đi kèm để giải thích cho việc tạm ứng, thanh tốn cho việc gì, mức chi có phù hợp với quy chế khơng…
Thời gian ln chuyển chứng từ đơi khi cịn mất nhiều thời gian dẫn đến việc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh chưa kịp thời. Thực tế tại một số đơn vị trực thuộc Sở Giao thông vận tải TP.HCM, do lượng chứng từ quá nhiều nên việc lưu trữ bảo quản hồ sơ chứng từ kế tốn cịn hạn chế và chưa có sự sắp xếp khoa học do vậy chưa đáp ứng yêu cầu quản lý, dẫn đến những khó khăn trong việc kiểm tra lại các chứng từ hoặc lấy lại các chứng từ để sử dụng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Về tài khoản kế toán: Tại các đơn vị trực thuộc sở Giao thông vận tải
TP.HCM, kế toán đã mở những tài khoản cấp 2, cấp 3 tại đơn vị để hạch toán vào theo dõi các khoản thu, nhưng chưa đủ để phản ánh và tách bạch các khoản thu phục vụ công tác quản lý và báo cáo đơn vị cấp trên. Nhiều khi việc hạch toán, ghi chép các nghiệp vụ chưa được đơn vị quan tâm và sử dụng đúng tài khoản, đúng phương pháp kế toán để ghi chép.
Về sổ kế toán: Trong việc lập sổ chi tiết các khoản thu, các đơn vị trực thuộc
sở Giao thông vận tải TP.HCM chưa sử dụng sổ chi tiết các khoản thu theo đúng mẫu của Bộ Tài chính. Điều này xuất phát từ việc đơn vị chưa mã hóa đầy đủ tài khoản cho các nội dung thu chi, nên chưa lập được các sổ chi tiết phản ánh đầy đủ cho các nội dung đó. Việc vận dụng tài khoản và phương pháp kế tốn chưa chính xác, dẫn đến các sổ kế toán đã mở chưa theo dõi đầy đủ và chính xác các khoản chi về hoạt động SXKD tại các đơn vị trực thuộc Sở Giao thông vận tải TP.HCM.
Về cơng tác kiểm tra kế tốn: Hạn chế trong công tác kiểm tra tại các đơn vị
trực thuộc Sở Giao thông vận tải TP.HCM là chưa tổ chức kiểm tra thường xuyên nên những sai sót nếu xảy ra sẽ chậm phát hiện và khó khăn trong việc xử lý chứng từ.
Về bộ máy kế tốn: Cơng tác tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị trực thuộc sở
Giao thông vận tải TP.HCM tương đối đảm bảo, tuy nhiên năng lực cán bộ kế toán
59
là một điểm hạn chế trong bộ máy kế toán đơn vị, nhiều cán bộ yếu chuyên môn, thiếu kinh nghiệm quản lý kế tốn và việc bố trí cơng việc cho nhân viên chưa phù hợp nên chưa phát huy hiệu quả trong công việc.
Về công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán: Mặc dù hiện tại đơn vị trực
thuộc Sở Giao thông vận tải TP.HCM đã có kho lưu trữ và thực hiện sắp xếp hồ sơ, tuy nhiên hồ sơ lưu trữ qua các năm quá nhiều, kho lưu trữ diện tích cịn hạn chế nên công tác lưu trữ cịn nhiều khó khăn.
Tóm tắt chương 2
Từ các số liệu phân tích trong Chương 2 phản ánh được thực trạng cơng tác tổ chức kế tốn tại các đơn vị trực thuộc Sở Giao thơng vận tải TP.HCM. Từ đó đánh giá những mặt đạt được, những hạn chế và nguyên nhân hạn chế trong công tác tổ chức kế toán tại các đơn vị trực thuộc Sở Giao thông vận tải TP.HCM. Qua phân tích thực trạng cơng tác tổ chức kế toán tại các đơn vị trực thuộc Sở Giao thông vận tải TP.HCM cho thấy, tuy vẫn cịn những hạn chế nhất định nhưng nhìn chung cơng tác tổ chức kế toán tại các đơn vị trực thuộc Sở Giao thông vận tải TP.HCM được quản lý chặt chẽ, hiệu quả đảm bảo thực hiện theo qui định của nhà nước. Từ cơ sở phân tích chương 2, tác giả xin đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức kế toán tại các đơn vị trực thuộc Sở Giao thông vận tải TP.HCM trong chương 3.
60
Chương 3. GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC SỞ GIAO THƠNG VẬN TẢI TP. HỒ CHÍ MINH