CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BẢNG ĐIỂM CÂN BẰNG
3.2 Quy trình xây dựng và triển khai bảng điểm cân bằng tại công ty TNHH TM Vũ
Vũ Tân
Bƣớc 1: Chuẩn bị
Trƣớc tiên, công ty TNHH TM Vũ Tân cần lập “nhóm BSC” bao gồm thành viên của Ban Giám đốc, kế toán trƣởng, trƣởng các bộ phận.
Ngƣời thiết kế ở đây sẽ là kế tốn trƣởng vì kế tốn trƣởng là ngƣời hiểu đƣợc hệ thống đo lƣờng thành quả tại công ty, nắm rõ đƣợc cơng tác kế tốn quản trị nhƣ thế nào. Kế toán trƣởng sẽ hƣớng dẫn quy trình xây dựng bảng điểm cân bằng, giám sát việc lên lịch cho các cuộc họp và phỏng vấn, theo dõi tiến độ xây dựng bảng điểm cân bằng. Công ty TNHH TM Vũ Tân xác định công ty sẽ là đối tƣợng cần xây dựng bảng điểm cân bằng.
Bƣớc 2: Phỏng vấn lần đầu tiên
Kế toán trƣởng sẽ chuẩn bị những tài liệu cơ bản giới thiệu về Bảng điểm cân bằng, tài liệu nội bộ về tầm nhìn, chiến lƣợc của doanh nghiệp để cung cấp cho những nhà quản lý cấp cao; tiến hành trao đổi, phỏng vấn từng thành viên trong Ban giám đốc để thu thập ý kiến về chiến lƣợc của doanh nghiệp, đề xuất những mục tiêu và thƣớc đo dự kiến của bảng điểm cân bằng. Sau khi cuộc phỏng vấn đầu tiên kết thúc, nhóm BSC tiến hành tổng hợp kết quả phỏng vấn, sắp xếp lại các mục tiêu theo thứ tự ƣu tiên. Bƣớc 3: Hội thảo lần đầu tiên
Nhóm BSC tranh luận về sứ mệnh, chiến lƣợc đƣợc đề xuất cho đến khi nhóm nhất trí ,cũng xem xét tính hợp lý về thứ tự của các mục tiêu này, mối quan hệ giữa các mục tiêu và các mục tiêu đã đại diện cho chiến lƣợc của doanh nghiệp hay chƣa.
Sau đó, kế tốn trƣởng sẽ đƣa ra kết quả phỏng vấn lần đầu tiên để tiếp tục xem xét kĩ lƣỡng sự xác đáng, lời nhận xét đối với các mục tiêu và thƣớc đo đã đƣợc xây dựng.
Từ đây, bảng điểm cân bằng sơ bộ cũng đƣợc thiết lập, đồng thời xác định mối quan hệ nhân-quả giữa các mục tiêu và hình thành bản đồ chiến lƣợc.
Bƣớc bốn : Phỏng vấn lần thứ hai
Từ kết quả đã thu đƣợc của cuộc hội thảo lần đầu tiên, ngƣời thiết kế sẽ tập hợp ý kiến của các nhà quản lý cấp cao về bảng điểm cân bằng sơ bộ và xác định các công việc cần làm nhằm thực hiện mục tiêu chiến lƣợc đã đề ra.
Bƣớc năm : Hội thảo lần thứ hai
Cuộc hội thảo này sẽ đƣợc thực hiện với có sự tham gia của Ban Giám đốc, , trƣởng các bộ phận, kế toán trƣởng. Mọi ngƣời sẽ tranh luận về tầm nhìn, chiến lƣợc, bảng điểm cân bằng dự kiến và sẽ đƣa ra ý kiến về những thƣớc đo đƣợc đề xuất. Từ đó lựa chọn đƣợc thƣớc đo nào sẽ đƣa vào bảng điểm cân bằng, cách thức thu thập nguồn dữ liệu liên quan để tính tốn đƣợc các thƣớc đo này và cuối cùng là thảo luận kế hoạch thực hiện bảng điểm cân bằng.
Bƣớc sáu: Hội thảo lần ba
Ở bƣớc này sẽ đi đến sự thống nhất về tầm nhìn, mục tiêu và thƣớc đo đã đề ra. Tiếp đến, nhóm xây dựng chỉ tiêu kế hoạch của các thƣớc đo trên bảng điểm cân bằng, xác định các cách thức thực hiện cần thiết sơ bộ để đạt đƣợc mục tiêu.
Bên cạnh đó cũng phải nhất quán về việc tiến hành hành động qua việc kết nối bảng điểm cân bằng với các thành viên trong tổ chức, vận dụng bảng điểm cân bằng vào chính sách quản lý và phát triển hệ thống thơng tin để hỗ trợ trong q trình triển khai và xây dựng.
Một nhóm BSC mới đƣợc thành lập nhằm triển khai kế hoạch thực hiện bảng điểm cân bằng, xác định nguồn dữ liệu và thông tin cho các thƣớc đo, truyền đạt bảng điểm cân bằng đến toàn tổ chức, đảm bảo nhân viên nắm rõ và thông suốt về bảng điểm cân bằng. Nếu nhân viên có thắc mắc thì cần đƣợc giải thích kỹ càng và thỏa đáng.
Từng bộ phận trong công ty sẽ đƣợc phân công đảm nhiệm việc thu thập, nhập số liệu đúng và chính xác để tính tốn các thƣớc đo kịp thời.
Ngồi ra, việc dự trù kinh phí cũng cần thiết để áp dụng một cách thành công. Bƣớc tám: Đánh giá định kỳ
Đánh giá và báo cáo cho ban Giám đốc định kỳ mỗi tháng/quý/năm về tiến trình thực hiện mục tiêu và thƣớc đo đã đƣợc xác định trong bảng điểm cân bằng.
Hằng năm, công ty cũng sẽ điều chỉnh bảng điểm cân bằng sao cho phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của mình.