II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT
1. Giải pháp đối với Cơng ty
1.1. Làm tốt cơng tác quy hoạchđào tạo cán bộ để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ
Sự thành cơng hay thất bại của bất cứ doanh nghiệp nào cũng bắt nguồn
từ nguyên nhân đầu tiên và căn bản nhất đĩ là nhân sự và cơ cấu nhân sự. Các
phịng kinh doanh hiện nay đều cĩ đội ngũ cán bộ kinh doanh tương đối hoàn chỉnh cĩ chất lượng cao, hầu hết đã qua đào tạo đại học chính quy hoặc tại chức
về nghiệp vụ và ngoại ngữ. Tuy nhiên việc đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu
khơng yêu cầu đơn thuần yêu cầu về trình độ mà cịn cĩ các yếu tố khác như
kinh nghiệm, khả năng giao tiếp, sự phản xạ nhạy bén trước các biến động của
thị trường và lịng nhiệt tình trong cơng việc.Dù muốn hay khơng thì cán bộ giàu kinh nghiệm thực tế nhưng lại hạn chế về trình độ ngoại ngữ, cịn các nhân viên trẻ thì lại thiếu kinh nghiệm thực tế. Đứng trước vấn đề đĩ, việc nâng cao chất lượng và hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ kinh doanh ở cơng ty là hết sức
cần thiết. Thực tế cho thấy ở cơng ty đội ngũ cán bộ cơng nhân viên phịng kinh
doanh tương đối đơng nhưng cán bộ cĩ chuyên mơn về xuất nhập khẩu là rất ít,
thời gian cơng tác thường khơng ổn định, do đĩ ít nhiều ảnh hưởng đến việc
xuất nhập khẩu ở cơng ty. Điều này địi hỏi cơng ty phải bổ sung nhân sự, mở
các lớp tập huấn ngắn hạn về nghiệp vụ để nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên. Cán bộ cĩ kinh nghiệm thực tế hỗ trợ giúp hướng dẫn cho các cán bộ trẻ. Trên thực tế bởi vì thị trường nước ngoài luơn biến động, đồng thời các chủ trương
chính sách của Nhà nước về ngoại thương cũng khơng phải cố định. Do vậy
cơng ty phải luơn bổ sung thêm các nguồn sách báo, thơng tin tài liệu cập nhật.
Hiệu quả và chất lượng làm việc sẽ được nâng lên nếu cơng ty cĩ sự quan tâm đúng mức và kịp thời tới lợi ích vật chất và khuyến khích tinh thần đến đội
ngũ cán bộ kinh doanh. Cơng ty cĩ thể lập quỹ đào tạo để hỗ trợ một phần cho
cán bộ kinh doanh đi học tập. Xây dựng một cơ cấu nhân sự hợp lý, phát huy được tính năng động của mỗi cá nhân cũng như khai thác cĩ hiệu quả nguồn lực
chất xám của đội ngũ cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu.
1.2. Duy trì các mối quan hệ với khách hàng, đẩy mạnh các hoạt động
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Cơng ty cổ phần que hàn điện Việt Đức đã chủ lập tạo dựng cho mình nhiều bạn hàng ở khắp nơi trên đất nước Việt Nam và một số mặt hàng ở Châu Á đặc biệt ở khu vực Trung Đơng, Lào và duy trì được mối quan hệ tin tưởng lẫn nhau. Hoạt động xuất nhập
khẩu phải gắn chặt với thị trường nước ngoài. Do vậy thiết lập được mối quan
hệ bạn hàng tốt, tin tưởng lẫn nhau là rất quan trọng bởi cơng ty phải nhập khẩu
các nguyên vật liệu chủ yếu như: Lõi thép que hàn FeMn, Iminhit nhập khẩu từ
các cơng ty ở Trung Quốc. Các khuơn vuốt dây thép từ f 0,8 đ f 6,5 và dầu kéo
vuốt độ trơn từ Italia. Cơng ty xuất nhập khẩu que hàn J421(f 2,5; 3,2; 4) sang
Mianma và Trung Đơng. Đứng trước yêu cầu tạo thế và lực vững chắc cho sự
phát triển lâu dài. Ban lãnh đạo cơng đã xác định,: cơng ty chỉ cĩ thể tăng trưởng
và phát triển nếu tạo dựng cho mình một hệ thống bạn hàng vững chắc uy tín hơn nữa. Muốn vậy cơng ty cần phải cĩ các chính sách và giải pháp để mở rộng
mối quan hệ với bạn hàng, khai thác tốt các bạn hàng hiện nay, đồng thời tạo
dựng cho mình một hệ thống bạn hàng trọng điểm cĩ tiềm năng.
Trước hết cơng ty cần phải cần phải duy trì khai thác chiều rộng và chiều
sâu cĩ hiệu quả bạn hàng hiện tại. Trong thời gian tới thị trường que hàn đầy
triển vọng với nhu cầu ngày càng tăng. Các giải pháp cụ thể mà cơng ty cần phải
tiến hành với các bạn hàng là: Nghiên cứu tìm hiểu kĩ các thơng tin về mơi trường kinh tế – chính trị – luật pháp của nước bạn hàng để làm điều kiện tiền đề
cho việc thương thảo hợp đồng, dự đốn được xu hướng phát triển của thị trường cung cấp nguyên vật liệu sản xuất que hàn, thiết lập được các mối quan
hệ đối với các nhà tiêu thụ ở mỗi nước bạn hàng.
Thường xuyên cập nhật thơng tin về khả năng tiêu thụ sản phẩm và cung cấp nguyên vật liệu. Mỗi thơng tin về nhà cung cấp và tiêu thụ là sự trợ giúp quý
giá cho cơng ty trong vấn đề thương thảo hợp đồng xuất nhập khẩu từ các nước
bạn hàng đĩ. Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu cĩ thể chi tiết hố các thơng tin
phẩm. Từng bước mở rộng danh mục nhà tiêu thụ sản phẩm trong thời gian tới
xuác tiến thăm dị thị trường, tập hợp các thơng tin về thị trường các nước trong
khu vực. Việc mở rộng thị trường cung cấp và tiêu thụ là rất quan trọng tạo cho
Cơng ty nguồn nhập khẩu nguyên vật liệu ổn định và cĩ thể tự do lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu chất lượng, giá cả phù hợp. Đồng thời cĩ thể sản xuất
các sản phẩm cĩ giá cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường trong
khu vực, đặc biệt là các sản phẩm que hàn việt sản xuất từ Trung Quốc cĩ giá rẻ hơn các nước khác.
Trong nền kinh tế thị trường, sự khắc nghiệt của nĩ khơng cho phép một
doanh nghiệp chỉ bước hẹp trong phạm vi kinh doanh trong một thị trường nhất định với một số bạn hàng nhất định. Bạn hàng truyền thống cĩ thể chấm dứt làm
ăn với ta một khi lưọi ích của họ khơng được đảm bảo hoặc khi cĩ những đối tác đem lại cho họ nhiều lợi ích hơn. Do đĩ cơng ty cổ phần que hàn điện Vịêt Đức
cũng như các cơng ty khác phải luơn tìm kiếm và quan hệ các bạn hàng mới
nhằm đảm bảo lợi ích và sự phát triển của mình dựa trên việc : Giao hàng đúng
hẹn, đúng số lượng, chất lượng, mẫu mã, chào giá hợp lý.
Hệ thống thơng tin thị trường và xử lý thơng tin thị trường chính là sự
nghiên cứu các biến động của thị trường và đưa ra các quyết định phù hợp.
Nghiên cứu thị trường là cơng việc rất cần thiết và cĩ ý nghĩa thiết thực đối với
hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của cơng ty. Thơng qua nghiên cứu thị trường cơng ty sẽ nắm bắt được các thơng tin như tình hình cung cầu của thị trường, cơ cấu chủng loại mà thị trường cung ứng mức giá và khả năng biến động, các đối thủ cạnh tranh, tỷ giá hối đối, lãi suất tiền vay. Từ đĩ cĩ cơ sở đưa ra các quyết định đúng đắn và kịp thời nhằm đảm bảo cho hoạt động sản
xuất và xuất nhập khẩu được an tồn và khai thác được cơ hội cĩ thể cĩ.
Nắm bắt được thị trường, hiểu biết được các quy luật của thị trường là hết
sức quan trọng. Đối với các doanh nghiệp cĩ liên quan đến việc xuất nhập khẩu
cổ phần que hàn điện Vịêt Đức trong quá trình hoạt động sản xuất và xuất nhập
khẩu của mình cơng tác nghiên cứu thị trường đã được quan tâm. Cơng ty đã giao cho phịng kinh doanh chuyên trách về việc nghiên cứu thị trường. Hiện
nay, thị trường nhập khẩu nguyên vật liệu của cơng ty chủ yếu là Trung Quốc , Đài Loan và Italia, cịn thị trường xuất khẩu thì tương đối ít chủ yếu xuất sang Mianma, Lào và Trung Đơng. Bên cạnh đĩ cơng ty đang cố gắng mở rộng kinh doanh sang nước khác trong khu vực tạo vị thế của cơng ty trên tồn thị trường
quốc tế.
1.3. Huy động và sử dụng vốn cĩ hiệu quả
Một vấn đề đặt ra đối với cơng ty cổ que hàn điện Vịêt Đức hiện nay là tình trạng thiếu vốn để đầu tư sản xuất, nhập khẩu dây chuyền sản xuất các loại que hàn điện tiên tiến để cạnh tranh được với các cơng ty trong nước và nước ngồi, cơ cấu vốn lưu động cơng ty khơng đủ tài trợ cho các thương vụ nhập
khẩu nguyên liệu trang thiết bị, máy mĩc. Vì vậy để cơng tác nhập khẩu nguyên liệu đáp ứng kịp thời cho nhu cầu SX trong cơng ty cũng như gảim thiểu các
khoản chi phí thì cơng ty cần phải chú trọng tới những biện pháp sau:
Cơng ty cần cĩ sự quản lý chặt chẽ việc sử dụng vốn cố định, vốn lưu động, Thực hiện nghiệp vụ quản lý thu chi tiền tệ đảm bảo thúc đẩy hoạt động
kinh doanh nhất là hoạt động kinh nhập khẩu nguyên vật liệu cần cĩ số vốn lớn.
Cơng tác kế tốn phải phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ tổng hợp các kết quả
kinh doanh. Lập báo cáo kế hoạch và kiểm tra thực hiện kế hoạch, ghi chép phản
ánh chính xác kịp thời và cĩ hệ thống diễn biến của các nguồn vốn cung cấp,
vốn vay từ hệ thống ngân hàng, giải quyết các loại vốn phục vụ cho việc nhập
khẩu nguyên liệu của cơng ty.
Theo dõi chặt chẽ cơng nợ của cơng ty, phản ánh đề xuất kế hoạch thu chi
tiền mặt và các hình thức thanh tốn khác. Khi cơng ty ký kết được các hợp đồng nhập khẩu nguyên vật liệu lớn như: lõi thép, Iminhit, ... được nhà nước
xuất ưu đãi đối với các mặt hàng khuyến khích nhập khẩu ).Việc này sẽ làm tăng
hiệu quả nhập khẩu do chi phí nhập khẩu giảm, cơng ty cần phải xây dựng các
mối quan hệ với hệ thống ngân hàng tốt hơn nữa lập và duy trì được niềm tin
của các ngân hàng đối với cơng ty bằng các hoạt động cụ thể và thiết thực như
trả lãi vay ngân hàng đúng hạn, cung cấp cho ngân hàng các thơng tin lành mạnh
tình hình tài chính của mình. Đồng thời tranh thủ huy động khai thác nguồn vốn
vay dài hạn và trung hạn để thúc đẩy kinh doanh xuất nhập khẩu, tạo dựng uy tín đối với các bạn hàng và các tổ chức tín dụng để dễ dàng huy động các nguồn
vốn vay phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu.
1.4.Nâng cao hiệu quả giao dịch, đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu, xuất khẩu
Giao dịch, đàm phát là khâu rất quan trọng nếu khơng muốn nĩi là quan trọng nhất của thương vụ. Đàm phán giúp các bên tìm hiểu, thảo luận thấu đáo
vấn đề nhằm đưa đến ký kết hợp đồng. Tuy nhiên việc giao dịch này thường
chiếm nhiều thời gian, chi phí hội họp cao. Trong hoạt động xuất nhập khẩu, người tham gia hoạt động này phải cĩ kiến thức về nghiệp vụ ngoại thương, kinh
nghiệm trong lĩnh vực này , đặc biệt trong giao dịch đàm phán với đối tác nước ngồi,người cán bộ xuất nhập khẩu phải cĩ kinh nghiệm và nghệ thuật giao tiếp,
cĩ bản lĩnh, nắm vững các quy tắc trong đàm phán, luật pháp quốc gia và quốc
tế. Hiện nay hầu hết các hợp đồng nhập khẩu đều được lập theo hình thức bên
nước ngoài, lập gửi cho bên cơng ty xem xét và ký vào hợp đồng giá nhập khẩu theo điều kiện CIF cảng Hải Phịng. Do vậy cơng ty cần phải cử cán bộ thơng
thạo ngoại ngữ lập và kiêm tra các điều khoản của hợp đồng. Trong quá trình
đàm phán cơng ty cần tạo ra sự cạnh tranh, gây áp lực, nêu ra mục tiêu, khơng bộc lộ suy nghĩ của mình…
Với lĩnh vực xuất khẩu, cơng ty thường giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng xuất khẩu qua mạng, do vậy sẽ khơng đảm bảo chắc chắn mọi hợp đồng
lĩnh vực xuất khẩu sang nước bạn hàng đĩ để kiểm tra, đàm phán trực tiếp để ký
hợp đồng sẽ cĩ lợi cho cơng ty. Tuy nhiên cho chi phí vấn đề này cao.
1.5. Đa dạng hố các phương thức xuất khẩu, nhập khẩu
Hiện nay cơng ty chi hoạt động nhập khẩu theo phương thức trực tiếp và củng thác do đĩ để tăng kim ngạch nhập khẩu cơng ty nên áp dụng các phương thức
nhập khẩu khác nhau đặc biệt là phương thức nhấp khẩu liên doanh để khơng bỏ
lỡ cơ hội nhất là hợp đồng lớn trong điều kiện cơng ty thiếu vốn. Hoặc nhập
khẩu qua các đại lý trung gian cĩ mối quan hệ kd thường xuyên hơn. Do đĩ
giảm thiểu chi phí giá thành nguyên vật liệu dẫn đến giá thành sản phảm cũng hạ
theo cĩ sức cạnh tranh với sản phẩm cơng ty khác.
1.6. Tối thiểu hố các chi phí để tăng lợi nhuận
Trong sản xuất kinh doanh bất kỳ doanh nghiệp nào cũng lấy lợi nhuận, an toàn và vị thế trên thương trường làm mục tiêu chính, Trong đĩ lợi nhuận là mục tiêu quan trọng nhất, là điều kiện cho sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp .
Muốn cĩ lợi nhuận cao cơng ty phải đầu tư tiền của, cơng sức vào hoạt động
kinh doanh và phải xây dựng cho mình một chiến lược kinh doanh cụ thể, phù hợp với hoàn cảnh trong từng giai đoạn của cơng ty. Hay nĩi cách khác là doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí để đầu tư cho hoạt động sản xuất của mình sao cho doanh thu mà doanh nghiệp đạt được phải bù đắp được các khoản chi phí đã bỏ ra và cĩ lãi để tiếp tục hoạt động sản xuất kinh doanh, mà chi phí thì luơn tỷ lệ nghịch với hiệu quả . Do vậy để nâng cao hiệu quả sản xuất và xuất
nhập khẩu thì việc tiết kiệm chi phí phải được chú trọng hàng đầu. Bởi cĩ quản
lý hiệu quả chi phí trong các khâu mua nguyên vật liệu thì mới tạo ra được sản
phẩm cĩ giá cạnh tranh.Đẩy nhanh tốc độ quay vịng của vốn , tăng doanh số
bán và lợi nhuận cho cơng ty. Ngược lại nếu sử dụng khơng hiệu quả các chi phí
sẽ làm cho giá thành sản phẩm cao hơn khĩ cĩ thể cạnh tranh với các sản phẩm
cùng loại của các cơng ty khác dẫn đến sản phẩm khĩ tiêu thụ được. Do đĩ
doanh thu và lợi nhuận sẽ giảm theo.