2 .1Khái niệm liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu thiết bị y tế
3.2 Thực trạng chủ đề nghiên cứu tại công ty
3.2.2 Kênh phân phối của sản phẩm
- Kênh trực tiếp (vậợ̣n chuyểẩ̉n hàng thẳng qua doanh nghiệợ̣p)
26
Đây là kênh phân phối mà khách hàng sẽ liên hệ đặt hàng trực tiếp với công ty thông qua wedsite và thơng tin liên lạc. Bên cạnh đó cơng ty Tân Việt Mỹ cũng là 1 trong những đối tác cung cấp các trang thiết bị y tế cho các bệnh viện và cơ sở y tế toàn thành phố.
* Ưu điểm:
- Giúp công ty dễ dàng kết nối được với khách hàng, kiểm sốt được các khía cạnh của kênh phân phối và theo dõi cách mà hàng hóa đến tay khách hàng từ đó giúp tăng khả năng tương tác với khách hàng và giảm được các quy trình thừa khơng đáng có.
- Bên cạnh đó cơng ty cịn nắm bắt được những nhu cầu và thị hiếu của khách hàng. Làm việc trực tiếp với khách hàng khi họ có yêu cầu, khiếu nại hoặc mong muốn với sản phẩm/dịch vụ mà công ty đang cung cấp qua đó mang đến các trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng của mình.
* Nhược điểm:
Do đây là kênh phân phối do cơng ty hồn tồn trực tiếp quản lý nên sẽ tốn kém hơn do phải thiết lập hệ thống kho bãi, đội ngũ hậu cần, xe tải, nhân viên giao hàng, nhân viên quản lý kho,…
- Kênh gián tiếp (các sàn thương mại điệợ̣n tử lazada,shoppee,….)
Hiện này công ty cũng đang phân phối các sản phẩm của mình qua các sàn thương mại điện tử như Shoppee, Lazada, Tiki,…nhằm đa dạng hóa kênh phân phối và để khách hàng có nhiều sự lựa chọn hơn khi mua hàng.
* Ưu điểm:
Hình thức phân phối này giúp cơng ty giảm được các chi phí đầu tư cho kênh bán hàng của mình. Bên cạnh đó các đơn vị phân phối trung gian họ cũng sẽ chuyên nghiệp và đơi khi có thể làm tốt hơn các quy trình cung cấp hàng hóa đến tay người tiêu dùng một cách hoàn mỹ hơn.
* Nhược điểm:
Thách thức nhất của kênh phân phối gián tiếp là bên trung gian cần được nhà xuất ủy quyền để tương tác với khách hàng. Với mối quan hệ hợp tác, các trung gian quản lý và bán hàng đơn giản hơn so với kênh phân phối trực tiếp. Công ty không phải trả chi phí đầu tư bán hàng cơ bản, tuy nhiên mức lợi nhuận thu lại sẽ không cao bằng bán hàng trực tiếp cho khách hàng.
Kênh gián tiếp tiếp cũng tồn tại nhiều hạn chế như: Cần thêm chi phí thiết lập bộ máy hành chính, chiết khấu cho nhà sản xuất. Điều này có thể làm tăng chi phí sản phẩm/dịch vụ, làm chậm quá trình giao hàng và làm mất kiểm sốt của cơng ty.
3.2.3 Hoạt động nhập khẩu tại cơng ty
Tác giả qua q trình trải nghiệm tại cơng ty, đã học hỏi và đút kết được quy trình nhập khẩu các thiết bị y tế, tác giả sẽ thể hiện sơ nét hoạt động nhập qua các nội dung
27
sau đây: diễn giải và phân tích quy trình, sau đó đưa ra đánh giá hoạt động theo quan điểm cá nhân.
* Quy trình nhập khẩu thiết bị y tế của Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tân Việt Mỹ
ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT HỢP ĐỒNG
HỒN TẤT THANH TỐN, NHẬN VÀ KIỂM TRA CÁC CHỨNG TỪ NHẬP KHẨU
ĐẾN KNIGHT LOGISTICS LẤY LỆNH GIAO HÀNG
NHẬN HÀNG TRỰC TIẾP TẠI CƠNG TY
KIỂM TRA HÀNG HĨA
ĐÚNG SAI
NHẬP VÀO KHO
Sơ đồ 3.1: Quy trình nhập khẩu thiết bị y tế của Công ty TNHH Thương Mại Dịch vụ Tân Việt Mỹ
* Phân tích quy trình hoạt động nhập khẩu tại cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tân Việt Mỹ
a. Đàm phán và ký kết hợp đồng
Trước khi đi đến việc ký kết hợp đồng nhập khẩu, bộ phận kho và kế toán sẽ kiểm tra và đối chiếu số lượng giữa kho và sổ sách kế tốn, sau đó chuyển số liệu về phịng kinh doanh, phòng kinh doanh sẽ lên kế hoạch đặt hàng và làm theo hướng dẫn của nhà cung cấp điền form đặt hàng sau đó gửi nhà cung cấp, tiếp đến sau khi nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng và xác nhận lại các thông tin của đơn hàng về mặt hàng, giá, thời gian giao, địa điểm giao và gửi lại cho công ty.
Sau khi nhà nhập khẩu nhận được đơn hàng từ nhà cung cấp thì hai bên tiến hành ký kết hợp động kinh tế. Mẫu hợp đồng số S008.2019/TVM-NS của công ty như sau: - Hợp đồng thương mại
- Số S008.2019/TVM-NS ký ngày 23/9/2019 - Bên người bán: Công ty NewStar Medical + Địa chỉ: 2 Orchard Turn, Singapore 238801 + Số điện thoại: +04 4 9812 766
+ Số Fax: +60 6 842 7333
+ Ngân hàng của người bán: HSBC Bank Singapore
- Bên người mua: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tân Việt Mỹ + Địa chỉ: 244 Điện Biên Phủ, phường 2, quận 3, TP. Hồ Chí Minh + Số điện thoại: 0942.838.325
+ Số Fax: 0301444104
+ Người đại diện: bà Trần Thị Mỹ Dung Các điều khoản chính trong hợp đồng gồm có:
Bảng điều kiện hàng hóa:
- Mơ tả (tên, hình thức sản xuất, % trọng lượng tịnh, mã hàng, kích thước) và đóng gói (một gói bao nhiều kg, bao bì chất liệu gì, bao nhiều kgs/cnt)
- Số lượng thùng carton cho một mặt hàng (cnts) và trọng lượng của mặt hàng đó (kgs) - Đơn giá từng mặt hàng (USD/kg) theo điều kiện (CIF HCM)
- Tổng số tiền của từng mặt hàng
- Tổng số tiền bằng số và chữ của cả lô hàng và tổng số thùng carton (+/- 10%)
29
Điều khoản giao hàng:
- Cảng bốc hàng: Singapore port, Singapore - Cảng dở hàng: Cat Lai port, Việt Nam - Thời gian giao hàng: tháng 3/2020
Điều khoản thanh toán:
Thanh toán bằng phương thức thanh tốn L/C cho ngân hàng Đơng Á, sau đó nhận tồn bộ chứng từ nhập khẩu để láy được hàng
Các chứng từ yêu cầu:
- Hóa đơn thương mại do người xuất khẩu cấp - Trọn bộ vận đơn đường biển
- Giấy chứng nhận chất lượng/ số lượng/ trọng lượng bên người xuất khẩu phát hành b. Hồn tất thanh tốn, nhận và kiểm tra chứng từ nhập khẩu
Nhà nhập khẩu tiến hành ở L/C trị giá mở L/C lúc đầu là 20% giá trị đơn hàng. Đơn vị mở L/C tại ngân hàng Đông Á – CN Bình Thạnh – TP.HCM với số tiền ký quỹ mở L/C là 20% giá trị của hợp đồng (13682 * 20% = 2763,4 USD) kèm theo bản sao hợp đồng ngoại thương và Giấy đề nghị mua ngoại tệ gửi lên ngân hàng
Trên L/C thể hiện nội dung chứng từ nhập khẩu, yêu cầu nhà xuất khẩu xuất trình đầy đủ bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu, thời gian giao hàng sớm nhất và trễ nhất…Sau khi hàng về thì nhà nhập khẩu tiến hành thanh tốn 80% giá trị L/C còn lại và đồng thời nhận bộ chứng từ nhập khẩu mà nhà xuất khẩu gửi qua để tiến hành làm thủ tục nhận hàng TKHQ, đóng thuế, vận chuyển hàng về kho.
Bộ chứng từ nhập khẩu bao gồm: - Hóa đơn thương mại 4 bản - Vận đơn đường biển 3 bản
- Giấy chứng nhận xuất xứ của nhà máy 1 bản gốc và 2 bản copy - Bảng kê hàng hóa 4 bản
- Đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm
- C/O form D do phòng thương mại và cơ quan độc lập khác của nhà xuất khẩu gửi cho nhà nhập khẩu bằng chuyển phát nhanh sau khi hàng về
- Tờ khai hải quan số 37585 được nhận sau khi bộ chứng từ về đến ngân hàng, đơn vị nhận bộ chứng từ và làm các thủ tục hải quan để nhạn hàng theo quy định.
c. Lấy lệnh giao hàng D/O từ Knight Logistics
30
Sau khi nhận được thông báo từ ngân hàng HSBC Bank Singapore rằng người mua đã thanh tốn tồn bộ số tiền cịn lại theo hợp đồng, cơng ty NewStar Medical sẽ tiền hành gửi B/L gốc cho nhà nhập khẩu công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tân Việt Mỹ.
Sau khi được Knight Logistics gửi thông báo hàng đến, chủ hàng mang B/L gốc đến để lấy lệnh giao hàng.
Từ đây, cơng ty sẽ gặp phải một số chi phí phát sinh. Một số khoản phí phải đóng khi nhận D/O bao gồm: phí T.H.C (phụ phí xếp dở thu trên mỗi container cho các hoạt động làm hàng tại cảng như: xếp dở, tập kết container từ CY ra cầu tàu, lưu container tại cảng trong khoảng thời gian từ khi dở hàng khỏi tàu đến khi hàng được kéo ra khỏi cảng), phí chứng từ, phí vệ sinh container. Các phí này được thể hiện rõ trên Giấy báo hàng đến của hãng tàu cho từng lô hàng. Sau khi đã thanh tốn tất cả các phí, nhân viên hãng tàu sẽ giao D/O gồm 4 bản, có đóng mộc ký phát của hãng tàu. Nhân viên của công ty kiểm tra lại bộ D/O trước khi rời khỏi hãng tàu: xem lại nội dung trên D/O đã đúng với vận đơn hay chưa, thời hạn hiệu lực của D/O, mộc của hãng tàu và các hóa đơn đóng tiền tại hãng tàu,… Tại hãng tàu, nhân viên giao nhận phải đóng các khoản phí sau đây:
- Phí D/O: 450.000 VNĐ - Phí THC: 1.700.000 VNĐ
Các thơng tin phải thật chính xác, nếu có sai sót nhân viên giao nhận phải yêu cầu hãng tàu chỉnh sửa lại ngay lập tức vì nếu thơng tin trên D/O và B/L khơng giống nhau thì cảng sẽ khơng giao hàng cho cơng ty, dẫn đến mất phí lưu kho, lưu bãi khi khơng lấy hàng ra kịp thời gian quy định gây chậm tiến độ giao hàng của hàng hóa và gây tổn thất khơng cần thiết cho công ty. Sau khi chỉnh sửa xong, nhân viên hãng tàu sẽ đóng dấu “CORRECTION” vào D/O.
d. Nhận hàng trực tiếp tại công ty
Công ty Knight Logistics sẽ thay Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tân Việt Mỹ khai báo hải quan và làm thủ tục lấy hàng cũng như giao hàng đến tận công ty của nhà nhập khẩu. Mọi cước phí phát sinh trong q trình làm thủ tục cũng như giao hàng sẽ được Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tân Việt Mỹ thanh toán theo đúng thỏa thuận giữa hai bên.
Công ty Knight Logistics yêu cầu Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tân Việt Mỹ giao một số loại chứng từ nhập khẩu, giấy giới thiệu của công ty cùng với Lệnh giao hàng để làm thủ tục Hải quan.
Sau khi hồn thành thủ tục hải quan, Cơng ty Knight Logistics phải mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận lại D/O. Sau khi có xác nhận D/O, Công ty Knight Logistics lấy phiếu xuất kho và nhận hàng, vận chuyển hàng về công ty của nhà nhập khẩu Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tân Việt Mỹ
31
e. Kiểm tra hàng hóa
Sau khi hàng về đến cơng ty, bộ phận quản lý kho và hàng hóa sẽ kiểm tra lơ hàng nhập xem có đúng yêu cầu chưa. Hàng có bị lỗi hay sai mẫu đơn hàng khơng, chất lượng cũng như tình trạng lơ hàng cịn ngun vẹn hay khơng. Sau đó tiến hành thành tốn 80% giá trị cịn lại của L/C theo đúng thảo thuận
Các chứng từ được ngân hàng yêu cầu xuất trình bao gồm vận đơn gốc số HCMY – 18L17569, tồn bộ hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói.
Nếu hàng khơng có vấn đề gì thì tiến hành nhập kho để xuất bán cho khách hàng. Còn trường hợp nếu hàng bị lỗi hay gặp bất cứ vấn đề nào vi phạm hợp đồng. Công ty sẽ đề xuất khiếu nại với nhà xuất khẩu Công ty NewStar Medical để có những đền bù thích đáng theo đúng thỏa thuận hợp đồng.
3. 2.4 Đánh giá quy trình nhập khẩu bằng đường biển tại công ty * Ưu điểm:
Quy trình nhập khẩu của cơng ty TNHH Thương mại dịch vụ Tân Việt Mỹ được cung cấp đầy đủ và dễ hiểu về các bước thực hiện để lập một bộ hồ sơ hàng nhập khẩu. Tạo nên sự thống nhất về mọi mặt từ khâu quản lý con người đến khâu giao thiệp với đối tác, tạo nên doanh số và nguồn hàng ổn định cho công ty.
Công ty đã hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu trên 15 năm nên đã có các mối quan hệ tốt với các cơng ty Logistics trong nước nên nhận được những ưu đãi với giá nhập khẩu tốt.
Các chứng từ đầy đủ, được ghi chếp rõ ràng, đầy đủ, lưu trữ đúng theo quy định của nhà nước. Công ty rất coi trọng việc lưu trữ chứng từ, một khi các giấy tờ chứng từ được lưu trữ tốt, chúng ta sẽ có đủ căn cứ để giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh Công tác nghiên cứu thị trường và lựa chọn đối tác luôn được công ty thay đổi và cải tiến liên tục sao cho phù hợp nhất với mục tiêu và chính sách kinh doanh của công ty. Công ty luôn lắng nghe và đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng mong muốn, luôn phát triển để hướng về tưởng lai.
Trong thời buổi cạnh tranh khốc liệt trên thị trường ở mọi lĩnh vực hiện nay, sự đa dạng về hàng hóa, chủng loại, cơng ty cần phải lựa chọn sáng suốt thị trường khách hàng mục tiêu và chiến lược kinh doanh cho từng phân khúc khách hàng cũng như từng giai đoạn bán hàng trong năm.
Công ty đã tận dụng tốt việc đàm phán ký kết hợp đồng nhanh chóng bằng các phương tiện truyền thơng mail, điện thoại, tiếp cận khách hàng mọi lúc mọi nơi. Chính vì thế, cơng ty đã tiết kiệm được chi phí di chuyển và đạt được hiểu quả về mặt thời gian. Các khâu liên quan đến thủ tục hải quan khá phức tạp nên công ty đã nhờ Công ty Knight Logistics làm thay mình để tiết kiệm thời gian và nhân lực. Điều này làm cho quy trình nhập khẩu của cơng ty được đơn giản hóa, ổn định và phục vụ hiệu quả cho hoạt động nhập khẩu cũng như kinh doanh của cơng ty.
32
* Nhược điểm:
- Do cơng ty có nhiều trường hợp khách hàng chậm thanh toán theo thỏa thuận, bên cạnh đó việc thu tiền hàng gặp nhiều khó khăn. Tình trạng này ảnh hưởng khơng nhỏ đến việc giảm doanh thu của cơng ty.
Việc trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi căn cứ vào Thơng tư số 228/2009/TT-BTC tại Điều 6, khoản 1,2,3,4 quy định điều kiện, phương pháp lập dự phịng, xử lý tài chính các khoản nợ khơng có khả năng thu hồi. Căn cứ vào bảng đối chiếu cơng nợ hàng năm, chứng từ kế tốn và hợp đồng kinh tế của công ty và khách hàng, khoản nợ của khách hàng từ 3 năm trở lên là doanh nghiệp xác định khơng có khả năng thu hồi được và xem xét xóa các khoản nợ này.
- Hàng hóa cơng ty nhập về kỳ trước vẫn còn tồn kho và đã hết thời hạn sử dụng điều này dẫn đến cuối năm công ty phải tiêu hủy số hàng này. Tình trạng này đã làm giảm đi một khoản doanh thu và thêm vào đó là cơng ty phải chịu 1 khoản phí tồn về mặt này.
- Cơng ty cịn thụ động trong việc xin giấy phép nhập khẩu hàng hóa. Đối với các mặt hàng nhạy cảm như: bao cao su, bao tránh thai,..không nằm trong danh mục trang thiết bị y tế (mới 100%) thì đơn vị cần xin giấy phép nhập khẩu chuyên ngành của Bộ Y tế ban hành kèm theo Thông tư số: 24/2014/TTBYT ngày 21/6/2014 của Bộ Y tế.
- Khi ký kết hợp đồng kinh tế nội dung điều khoản thương mại về khoản chi hoa hồng cần phải được thể hiện cụ thể, rõ ràng tránh gây tổn thất chung cho cơng ty. Tổng chi phí bán hàng của cơng ty trong đó phí hao hồng dành cho đại lý chiếm 80%, việc xác định chi phí hoa hồng tính trên 10% dựa trên doanh số bán hàng từng tháng dành cho đại lý đã thỏa thuận trong điều khoản thương mại ký kết hợp đồng giữa hai bên mua và bán. Thêm vào đó hằng tháng doanh nghiệp trích hoa hồng cho đại lý nếu tiền hoa