Phƣờng Tổng số hồ sơ Hồ sơ GCN đất Hồ sơ GCN Nhà Phƣờng 01 152 0 152 Phƣờng 02 111 2 109 Phƣờng 03 144 0 144 Phƣờng 04 305 2 303 Phƣờng 05 312 2 310 Phƣờng 06 181 4 177 Phƣờng 07 174 2 172 Phƣờng 08 379 5 374 Phƣờng 09 280 6 274 Phƣờng 10 340 14 326 Phƣờng 11 537 10 527 Phƣờng 12 636 5 631 Phƣờng 13 507 24 483 Phƣờng 14 619 8 611
Ứng dụng VILIS trong công tác quản lý đất đai tại TP. Hồ Chí Minh
Tổng cộng 4677 84 4593
e. Tổng số giấy chứng nhận đã cấp bằng phần mềm ViLIS (bảng 3.8). Bảng 3.8: Tổng số Giấy chứng nhận cấp theo ViLIS
Phƣờng Tổng số hồ sơ Hồ sơ GCN đất Hồ sơ GCN Nhà Phƣờng 01 148 8 140 Phƣờng 02 131 0 131 Phƣờng 03 109 0 109 Phƣờng 04 178 1 177 Phƣờng 05 221 1 220 Phƣờng 06 199 0 199 Phƣờng 07 190 1 189 Phƣờng 08 220 1 219 Phƣờng 09 152 6 146 Phƣờng 10 270 7 263 Phƣờng 11 318 6 312 Phƣờng 12 384 1 383 Phƣờng 13 296 7 289 Phƣờng 14 320 4 316 Tổng cộng 3136 43 3093
*Liên kết với bộ số liệu cũ hiện có phục vụ cơng tác kiểm tra pháp lý hồ sơ.
a. Liên kết, kết nối thông tin hồ sơ địa chính quản lý bằng phần mềm PXD:
Đây là bộ Hồ sơ lƣu trữ các thông tin pháp lý về nhà đất từ năm 1975 đến trƣớc khi sử dụng bộ hồ sơ 6280. Thông tin đƣợc sử dụng thƣờng xuyên phục vụ khâu kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ. Các thơng tin đã đuợc xây dựng trong phần mềm PXD trên
nền FOXPRO for DOS đƣợc chuyển đổi đầy đủ, chính xác vào CSDL phần mềm ViLIS phục vụ cho công tác tra cứu thông tin nhà đất để in phiếu kiểm tra hồ sơ. ViLIS đã phát triển thêm cơng cụ cho phép liên kết và tra cứu, tìm kiếm và hiển thị thông tin của PXD ngay trong môi trƣờng phần mềm VILIS.
b. Liên kết, kết nối bộ hồ sơ quản lý bằng phần mềm GCN38:
Đây là bộ Hồ sơ lƣu trữ các thông tin về đăng ký, cấp và in Giấy chứng nhận khi trình ký. Thông tin về hồ sơ địa chính trong GCN38 hiện vẫn đang đƣợc sử dụng thƣờng xuyên. Thông tin về Giấy chứng nhận là thông tin để in ra trình ký, chƣa phải là thơng tin sau khi xét duyệt, ban hành. Bộ hồ sơ GCN38 đƣợc cập nhật thông tin từ 9/6/2000. Thông tin về Giấy chứng nhận trƣớc đây đƣợc cấp dựa trên hệ thống sơ đồ nền cũng đƣợc lƣu trong GCN38.
VILIS đã phát triển thêm công cụ cho phép liên kết và tra cứu, tìm kiếm và hiển thị thơng tin của GNC38 ngay trong môi trƣờng phần mềm VILIS.
c. Liên kết bộ hồ sơ quản lý bằng phần mềm GM_LandReg:
Trƣớc tiên, bộ hồ sơ quản lý bằng GM_LandReg lƣu trữ tồn bộ thơng tin kê khai đăng ký qua đợt tổng điều tra kê khai đăng ký nhà đất năm 1999. Đây là thông tin đang đƣợc sử dụng thƣờng xuyên để xem xét tính pháp lý phục vụ cấp Giấy chứng nhận mới.
Sau khi trình duyệt, các Giấy chứng nhận đƣợc xét duyệt, cấp sẽ đƣợc cập nhật thông tin vào lại trong bộ hồ sơ của phần mềm này. Hồ sơ quản lý bằng phần mềm GM_LandReg gồm cả hai thông tin trƣớc và sau khi đƣợc cấp Giấy chứng nhận.
VILIS đã phát triển thêm công cụ cho phép liên kết và tra cứu, tìm kiếm và hiển thị thông tin của MG_LandReg ngay trong môi trƣờng phần mềm VILIS.
Nhƣ vậy, cơ sở dữ liệu đất đai sau khi xây dựng đã lƣu trữ hoặc tích hợp đƣợc gần nhƣ toàn bộ các dữ liệu cần thiết sử dụng thƣờng xuyên phục vụ cấp GCNQSDĐ và quản lý hồ sơ địa chính. Thơng tin đất đai đƣợc lƣu trữ duy nhất trong một cơ sở dữ liệu quản lý bằng phần mềm VILIS.
Ứng dụng VILIS trong cơng tác quản lý đất đai tại TP. Hồ Chí Minh
3.2.5. Khai thác cơ sở dữ liệu quản lý đất đai bằng ViLIS
a,Kê khai đăng ký lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Để tiến hành kê khai – đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu cho thửa đất ông Nguyễn Văn Thành đang sử dụng, các cán bộ địa chính cần cập nhật đầy đủ các thông tin nhƣ sau:
- Thông tin về Chủ sử dụng/sở hữu. - Thông tin về Thửa đất.
- Thơng tin về Nhà - căn hộ (nếu có).
- Thơng tin về các Cơng trình xây dựng, rừng, tài sản khác gắn liền với đất (nếu có).
Sau khi kê khai thành cơng, cán bộ địa chính tiến hành biên tập và in giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất theo nghị định 88/2009/NĐ-CP của Chính phủ cơng nhận về mặt pháp lý cho thửa 35 tờ bản đồ số 50 (hình 3.5)
Hình 3.5: Kê khai thơng tin về thửa đất
Ngồi ra, từ hệ thống cũng lập và in đƣợc bộ sổ hồ sơ địa chính để quản lý theo Thơng tƣ số 17/2009/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng gồm:
+ Sổ địa chính (hình 3.6) + Sổ mục kê đất đai (hình 3.7)
Ứng dụng VILIS trong cơng tác quản lý đất đai tại TP. Hồ Chí Minh
Hình 3.7: Sổ mục kê đất đai
- Sổ theo dõi biến động đất đai (hình3.8)
- Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác
Hình 3.8: Sổ theo dõi biến động đất đai
Hình 3.9: Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Đặc biệt hệ thống còn giúp cấp Giấy chứng nhận, tổng hợp báo cáo tình hình cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thống kê, kiểm kê đất đai… là những công tác thƣờng ngày một cách nhanh chóng.
Ứng dụng VILIS trong cơng tác quản lý đất đai tại TP. Hồ Chí Minh
b, Đăng ký biến động sử dụng đất và quản lý hồ sơ địa chính:
- Khai thác cơ sở dữ liệu phục vụ biến động đất đai:
Để minh hoạ quy trình thực hiện biến động về hồ sơ, học viên lấy ví dụ một trƣờng hợp cụ thể ông Nguyễn Văn A trú tại đƣờng Võ Văn Kiệt, phƣờng 1, quận 6 đến Văn phòng Đằng ký đất đai quận 6 xin đăng ký chuyển nhƣợng tồn phần cho ơng Huỳnh Hƣng.
Quy trình kê khai - đăng ký biến động nhƣ sau:
Bƣớc 1: Cán bộ địa chính có trách nhiệm cập nhật thông tin về bên nhận chuyển
quyền và các thông tin biến động.
- Đối với bên chuyển quyền: chỉ thực hiện khi thửa đất đó đã thực hiện cấp GCNQSDĐ. Thực hiện lệnh Tìm GCN để cập nhật các thông tin liên quan đến chủ sử dụng và thửa đất đó.
- Đối với bên nhận chuyển quyền: có thể thực hiện Tìm chủ nếu trong danh sách đã có tên ngƣời nhận, hoặc thực hiện lệnh Thêm chủ và điền các thơng tin có liên quan đến ngƣời nhận.
Bƣớc 2: Thực hiện đăng ký biến động chuyển nhƣợng trọn thửa. Bƣớc 3: Cập nhật thông tin Giấy chứng nhận.
Bƣớc 4: Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho chủ sử dụng mới
Lấy ví dụ một trƣờng hợp cụ thể nữa, ông Lê Trƣờng Sơn ở phƣờng 2 quận 6 đến Văn phòng Đăng ký đất và nhà quận 6 xin đăng ký thế chấp
Quy trình kê khai - đăng ký biến động nhƣ sau:
Bƣớc 1: Cán bộ địa chính có trách nhiệm tìm kiếm, kiểm tra thơng tin về thửa đất
và Giấy chứng nhận của ông Lê Trƣờng Sơn.
Bƣớc 2: Sau khi kiểm tra thông tin về Giấy chứng nhận thực hiện biến động thế
chấp cho ông Lê Trƣờng Sơn.
Hình 3.11: Thực hiện biến động thế chấp
- Khai thác phục vụ đăng ký biến động bản đồ
Để minh hoạ quy trình thực hiện biến động về bản đồ, học viên lấy ví dụ một trƣờng hợp cụ thể là ông Đặng Văn Thành đến Văn phòng Đăng ký đât và nhà quận 6 xin tiến hành đăng ký chuyển nhƣợng một phần thửa đất mà ông đang sử dụng tại
Ứng dụng VILIS trong công tác quản lý đất đai tại TP. Hồ Chí Minh
phƣờng 3 quận 6 cho bà Lê Huyền Trang. Tách thửa bản đồ có số hiệu là 306 đƣợc thực hiện nhƣ sau:
- Sử dụng cơng cụ Tìm kiếm thửa theo thuộc tính để chọn đúng thửa cần tách.
- Sau đó tiến hành tách thửa và cập nhật biến động trên bản đồ.
Hình 3.12: Giao diện kết quả tách thửa thành công
3.2.6. Hiện đại và quy trình hố q trình xử lý các giao dịch đất đai bằng Vilis
3.2.6.1. Quy trình hố các giao dịch đất đai
Để quản lý nâng cao hiện đại hố, phối hợp với phịng Tài nguyên Môi trƣờng quận 6 đã xây dựng và triển khai thực hiện 08 quy trình giao dịch đất đai hồn tồn bằng phần mềm ViLIS.
1. Quy trình Cấp mới GCN 2. Quy trình Chuyển quyền 3. Quy trình Giao dịch bảo đảm
4. Quy trình Đăng ký biến động – Cấp đổi 5. Quy trình Chỉnh lý – Điều chỉnh
6. Quy trình Tăng giảm diện tích 7. Quy trình In biến động trang 3-4 8. Quy trình Thu hồi giấy chứng nhận. - Lấy ví dụ với Quy trình cấp mới GCN:
Hình 3.13 Quy trình cấp mới GCN
- Với việc thiết lập quy trình, chƣơng trình ViLIS giúp việc theo dõi hồ sơ rất thuận tiện để đƣợc hồ sơ ai đang thụ lý, đã tới giai đoạn nào, đã quá hẹn ngày làm việc chƣa, không cần phải chạy đi hỏi từng ngƣời trƣớc đây.
3.2.6.2. Tra cứu hồ sơ lưu trữ trong kho
- Với việc sử dụng tích hợp phần hồ sơ qt đã giải quyết tình trạng phải đi lục hồ sơ mất thời gian rất lâu cho ngƣời dân đồng thời cho cán bộ thụ lý hồ sơ khi có vƣớng mắc cần phải xem lại lịch sử của hồ sơ để thụ lý
Ứng dụng VILIS trong công tác quản lý đất đai tại TP. Hồ Chí Minh
Để minh họa quy trình thực xem thông tin hồ sơ đã đƣợc quét, học viên lấy ví dụ một trƣờng hợp cụ thể là ơng Nguyễn Tấn Đức ở phƣờng 7 quận 6:
- B1: Mở Form xem đơn - B2: Chuyển xem hồ sơ quét
Hình 3.15: Hình ảnh tờ trình trong hồ sơ quét trong kho lưu trữ 3.2.5.3 Triển khai thử nghiệm cổng thông tin điện tử
- Thử nghiệm triển khai cổng thông tin điện tử đất đai ViLIS land Portal (VLP). VLP sử dụng công nghệ webGIS với apache, MapServer for Window (MS4W), Ka- Map lập trình phát triển bằng ngơn ngữ PHP. Hình thành mơi trƣờng làm việc cộng tác trên mạng diện rộng (Internet/Intranet). VLP bao gồm:
+ Trang web nội bộ (VLP internal web): môi trƣờng làm việc trực tuyến cho các cán bộ quản lý, cung cấp một số chức năng liên quan đến tiếp nhận hồ sơ, tra cứu hồ sơ, tra cứu biến động đất đai, trao đổi thông tin đất đai giữa các cấp.
+ Trang web công cộng (VLP public web): là môi trƣờng trao đổi thông tin với ngƣời dân, cung cấp các chức năng tra cứu thông tin xử lý hồ sơ, những quy định trong giải quyết hồ sơ, tra cứu thông tin pháp lý thửa đất, thông tin quy hoạch
+ Trang bản đồ trực tuyến sử dụng công nghệ webGIS (hay internet-GIS) phục vụ tra cứu thơng tin thửa đất, bản đồ địa chính, thơng tin quy hoạch.
Ứng dụng VILIS trong cơng tác quản lý đất đai tại TP. Hồ Chí Minh
- Tùy từng quận, huyện mà mức độ công khai thông tin về đất đai trên Trang Web đến đâu, lấy ví dụ quận 6 (đối với phân hệ dành cho ngƣời dân)
B1: Vào trang Web http://lis.vn/
B2: Chọn huyện quận 6, phƣờng 1, số biên nhận mà ngƣời thụ lý hồ sơ đƣa cho ngƣời
dân thì sẽ tra đƣợc thơng tin hồ sơ của mình đang nằm ở chỗ nào và thuộc quy trình gì
Hình 3.16: Trang giao diện của trang Web ViLIS tra cứu trên mạng
Hình 3.17: Tra cứu thông tin trên mạng của người dân
3.3. Kết quả ứng dụng Hệ thống thông tin đất đai Ƣu điểm:
- Phần mềm ViLIS quản lý thống nhất dữ liệu bản đồ địa chính và hồ sơ địa chính trong một mơt trƣờng thống nhất. Do đó, việc ứng dụng phần mềm ViLIS góp phần rất lớn trong việc khai thác hệ thống bản đồ địa chính số, phục vụ hiệu quả trong công tác cập nhật, chỉnh lý biến động đồng thời trên 2 loại dữ liệu bản đồ địa chính và hồ sơ địa chính. Ngồi ra, ViLIS cịn hỗ trợ các chức năng quản lý bản đồ khác nhƣ: đo đạc, tính tốn diện tích trên bản đồ; trích lục hồ sơ kỹ thuật thửa đất, sơ đồ vị trí thửa đất; thành lập bản đồ chuyên đề…
- Vận hành tốt công tác cập nhật quản lý biến động đất đai thƣờng xuyên trên địa bàn quận, khai thác một các tốt nhất dữ liệu bản đồ số vừa đƣợc cung cấp. Chức năng đồng bộ dữ liệu biến động giữa cấp TP và cấp quận sẽ đảm bảo đƣợc tính liên thơng hồ sơ giữa các cấp, các biến động đƣợc cập nhật kịp thời đảm bảo tính hiện trạng của hệ thống hồ sơ địa chính.
- Hỗ trợ quản lý thông tin qui hoạch, hỗ trợ cho công tác quản lý quy hoạch, cung cấp một số công cụ hiệu quả để thực hiện công tác quản lý, tra cứu và cung cấp thông tin về quy hoạch tiện lợi, trực quan, nhanh chóng và có độ chính xác cao. Hạn chế đƣợc việc phải chồng xếp nhiều loại bản đồ giấy khác nhau vừa mất thời gian và độ chính xác khơng cao.
- Hỗ trợ cập nhật biến động hồ sơ liên tục vào cơ sở dữ liệu của hệ thống. Do đó, phần mềm đáp ứng tốt công tác quản lý thƣờng xuyên về đất đai nhƣ công tác in ấn tự động sổ bộ địa chính (Sổ mục kê, sổ địa chính, sổ theo dõi biến động đất đai, sổ đăng ký thế chấp), xuất các bảng biểu thống kê – kiểm kê đất đai ...
- Đáp ứng tốt công tác quản lý đất đai thƣờng xuyên nhƣ công tác in sổ bộ địa chính, hồ sơ kỹ thuật, trích lục, giấy CN QSD đất.
- Phần mềm VILIS hoạt động theo mơ hình khách/chủ trong hệ thống mạng máy tính. Tồn bộ dữ liệu về hồ sơ địa chính, bản đồ địa chính đƣợc lƣu trữ trong một cơ sở dữ liệu duy nhất tại máy chủ. Việc khai thác cơ sở dữ liệu phục vụ cấp GCNQSDĐ, xử lý hồ sơ .v.v. đƣợc tiến hành trên các máy trạm, kết nối vào cơ sở dữ liệu lƣu trữ trên
Ứng dụng VILIS trong công tác quản lý đất đai tại TP. Hồ Chí Minh
máy chủ. Đây là ƣu điểm lớn của VILIS, nó vừa đảm bảo tính an tồn, bảo mật và đồng nhất theo đúng qui chế quản lý thơng tin địa chính do thơng tin bản đồ địa chính, hồ sơ địa chính chỉ lƣu trữ tại 1 mơi duy nhất là máy chủ, đồng thời tăng cƣờng hiệu suất khai thác, xử lý thơng tin do nhiều máy trạm có thể đồng thời kết nối với cơ sở dữ liệu khai thác cùng một lúc.
Việc quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu đất đai tại địa phƣơng đƣợc nâng lên một bƣớc theo hƣớng tin học hóa.
Nhƣợc điểm:
- Chỉ xử lý biến động bản đồ đơn giản, những trƣờng hợp phức tạp phải chuyển qua Microstation để xử lý sau đó chuyển qua VILIS lại nên tốn thời gian cho việc cập nhật biến động bản đồ.
- Địi hỏi hệ thống máy tính phải kết nối mạng cục bộ (LAN) và mạng diện rộng (WAN) mới thống nhất đƣợc trong quá trình quản lý giữa các cấp địa phƣơng và trong cùng một đơn vị quản lý.
- Cài đặt ban đầu khó hơn so với các phần mềm trƣớc do phiên bản đầu đòi hỏi bản quyền và phần mềm sử dụng tự do chƣa đƣợc lƣu hành.
- Độ chính xác thơng tin phụ thuộc rất nhiều nguồn dữ liệu đầu vào do đó địi hỏi