Hình 6. Kiểu c hữV
Chương VII: Khách tới sự kiện
Hình 8. Bàn trịn
Ngồi những kiểu sắp xếp điển hình trên đây cịn nhiều kiểu sắp xếp khác tùy theo đố i tượng khách mời, tính chất và quy mô của sự kiện. Nhà tổ chức cũng cần biết tới những cách thức sắp xếp cho các sự kiện khác, chẳng hạn hội chợ, triển lãm. Dưới đây là một trong nhiều kiểu sắp xếp điển hình của khu vực hội chợ.
Cờ, biểu ngữ, những vật gắn lên tường: Cờ, biểu ngữ được
treo như thế nào? Kích thước của cờ, biểu ngữ cụ thể là bao nhiêu? Chúng được treo tại vị trí nào? Thời gian cần thiết để treo và tháo dỡ là bao lâu?
Có những thứ cần gắn lên tường song khơng phải nơi tổ chức nào cũng cho phép làm việc này. Tại các địa điểm sang trọng như khách sạn 5 sao, các trung tâm hội nghị quốc tế, v.v... không cho phép gắn lên tường bất kỳ thứ gì. Do vậy, Nhà tổ chức phải luôn năng động và sáng tạo với những giải pháp thích hợp mới đáp ứng được yêu cầu của sự kiện.
m T ố C H Ứ C s ự KIÊN
Hình 9. Sáp xếp điển hình của khu vực hội chợ —Cửa ra vào cửa ra vào
Lối đi Ì 104 105 106 107 108 109 no UI 112 113 114 115 116 in 118 119 205 207 209 211 213 215 217 219 221 223 225 227 229 231 233 23S Lối đi 2 206 208 210 212 214 216 218 220 222 224 226 228 230 232 234 236 305 307 309 311 313 315 317 319 321 323 325 327 329 331 333 335 Lối đi 3 306 308 310 312 314 316 318 320 322 324 326 328 330 332 334 336 405 407 409 411 413 415 417 419 421 423 425 427 429 431 433 435 Lối đi 4
Khu vực phục vụ ăn uống
Tại một cuộc triển lãm nghệ thuật, các bức tranh thường được treo trên các dây xích gắn trên trần nhà hoặc các phào trần với những chiếc móc xích hình chữ s, được treo trên các khung gơ to hoặc các phần nội thất phù hợp ảnh minh hoa sẽ làm nổi bật bức tranh.
Thông tin trong sự kiện: Tuy có máy điện thoại di động hoặc
bộ đàm song khơng hồn tồn dựa vào những phương tiện này được vì máy bộ đàm, điện thoại di động đã không hoạt động được ở nhiều vị trí khác nhau trong toa nha.
^ Phải thử nghiệm điện thoại di động và máy bộ đàm trong toàn bộ khu vực mà bạn sẽ sử dụng chúng. Phải sử dụng thử các loại máy khác nhau xem loại nào tốt nhất sẽ được chọn. Phải có đủ pin dự trữ để có thể duy trì máy thường trực 24/24.
Những nhu cầu đặc biệt khác: Ồ cắm điện, hãy liệt kê các
khu vực cần sử dụng các ổ cắm điện. Xác định chính xác nơi cụ thể cần tới chúng và tổng cộng bao nhiêu cái.
Hãy bao gồm mọi thứ: Các nhạc công chơi nhạc tại nơi đón tiếp có cần ổ cắm khơng? Các thợ quay phim chụp ảnh có cần ổ cắm để chiếu sáng và các thiết bị khác không? Những người pha chế rượu phục vụ đồ uống lạnh với việc sử dụng các máy pha trộn, có ổ cắm điện ở đó khơng? Mỗi người cần bao nhiêu ổ cắm? Đừng đợi diễn ra sự kiện mới biết là không đủ ổ cắm ở xung quanh.
Với số lượng ổ cắm cụ thể, nơi tổ chức có đảm nhận cung cấp đủ hay Nhà tổ chức phải tự giải quyết? Hơn nữa, Nhà tổ chức phải nắm được tổng công suất các thiết bị sử dụng điện. Nơi tổ chức có cung cấp đủ điện khơng? Nếu khơng đủ giải quyết ra sao? Có máy phát điện dự phịng khơng? Những giải pháp nào được thực hiện khi đột xuất mất điện? Đèn ắc quy, nến đã chuẩn bị chưa? Số lượng bao nhiêu chiếc, v.v... Các nhân viên và các nhà quản lý phải được chuẩn bị trước và phải có k ế hoạch hành động đối với những sự cố có thể xảy ra.
m T ổ C H Ứ C s ự K I Ệ N
TÓM TẮT CHƯƠNG VII
Chương vn đi sâu vào nội dung những vấn đề phải giải
quyết khi khách đến sự kiện gồm hai nội dung lớn là: thời tiết và những cơng việc có liên quan tới thịi tiết và chuẩn bị đón tiếp khách tới sự kiện.
Việc xem xét thòi tiết khí hậu và rất cần thiết, phải nghiên cứu tính quy luật trong nhiều năm ở Việt Nam, miền Bắc có bốn mùa xuân, hạ, thu, đơng rõ rệt. Cịn miền Nam có hai mùa mưa và khơ thời tiết rất khác nhau. Ngồi ra phải chú ý tói các vùng tiểu khí hậu. Phải làm việc với cơ quan khí tượng địa phương để dự đốn thời tiết của thời gian diễn ra sự kiện.
Trên cơ sở đó, Nhà tổ chức chuẩn bị các phương án đón khách từ điểm đỗ xe tới nơi tổ chức sự kiện.
Phải chuẩn bị sẵn sàng trong mọi tình huống, những phương án thay thế khi tình huống xuất hiện. Nhà tổ chức phải cân nhắc cung cấp thông tin gì đầu tiên, hình ảnh gì đầu tiên khi khách tói sự kiện nhằm tạo ấn tượng và sự thân thiện tác động tích cực vào sự kiện.
Chuẩn bị cho đón tiếp gồm rất nhiều cơng việc. Bên ngồi phịng tổ chức sự kiện là nơi mọi khách mời đều tiếp xúc, bố dí lối đi lại, phịng gửi đồ và những ghi thức đón tiếp. Chú ý các dịch vụ cung ứng cho khách.
Trong phòng sự kiện, việc sắp đặt bố trí bàn ghế, khăn trải bàn, vật trang trí giữa bàn, sân khấu, vật được chuẩn bị chu đáo. Nhà tổ chức phải chú ý tới từng chi tiết nhỏ.
Chương VII: Khách tới sự kiện
CÂU HỎI ƠN TẬP VÀ THẢO LUẬN CHƯƠNG VII
Ì- Hãy trình bày quy luật thời tiết ở Việt Nam. Nêu một số khu vực tiểu khí hậu ở các miền mà bạn biết.
2- Thời tiết khí hậu Việt Nam chi phối hoạt động tổ chức sự kiện thế nào?
3- Thời tiết khí hậu u cầu việc đón khách phải chú ý những vấn để gì?
4- Nêu những cơng việc chuẩn bị ngồi phịng sự kiện. 5- Bố trí sắp đặt trong phòng sự kiện như thế nào?