- Duy trỡ cỏc chương trỡnh đào tạo và phỏt triển kỹ năng làm việc cho nhõn viờn Đõy là một khoản đầu tư cho tương lai và nú sẽ đem lại hiệu quả khi cụng ty
8 nguyờn tắc dẫn dắt nhõn viờn hành động đỳng hướng
Tuấn Anh (Dịch từ CEO refresher)
Sau đõy là tỏm nguyờn tắc được dựng để dẫn dắt nhõn viờn cú hành động đỳng đắn theo đỳng cỏch, phương hướng, mục tiờu và thời điểm mà bạn đề ra.
1. Lời núi của bạn phải thể hiện được hành động cụ thể và mang tớnh quyền lực Hành động khụng phải là suy nghĩ hay sự cảm nhận của người nghe. Nú là những gỡ mà người nghe sẽ thực hiện. Thụng thường, người nghe sẽ hành động bằng chớnh chõn, tay của họ hoặc bằng một cụng cụ nào đú. Khi bạn muốn người nghe thực hiện hành động phỏt ra từ lời núi của bạn, hóy tưởng tượng cụ thể hành động đú như thế nào. Muốn người nghe hành động đỳng theo lời núi của bạn, thỡ bạn phải là người đầu tiờn hiểu đỳng hành động đú một cỏch chi tiết và cụ thể. Khi Ronald Reagan phỏt biểu trong bài diễn văn tại Bức tường Berlin, cõu núi: “ễng Gorbachev sẽ phải nhỏ nước mắt xuống bức tường này” đó trở thành một lời phỏt động, khởi đầu cuộc chiến tranh lạnh giữa Mỹ và Nga. Cỏc hoạt động lónh đạo hàng ngày trong kinh doanh khụng thỏch thức đến mức phải chiến thắng bằng mọi cỏch như trong chiến tranh, nhưng bạn cú thể sử dụng nguyờn tắc này để nõng tớnh hiệu quả của sự lónh
đạo lờn một bước cao hơn.
2. Cú mục đớch, chủ ý rừ ràng
Nếu nhõn viờn hành động mà khụng biết mục đớch rừ ràng, rất cú thể hành động của họ sẽ là vụ dụng đối với tổ chức. Chỉ những người cú hành động mang lại kết quả như bạn mong muốn mới là những người cú ớch. Vỡ vậy, hóy đảm bảo chắc chắn hành động của họ được xuất phỏt từ những mục đớch rừ ràng. Bớ quyết của sự thành cụng nằm ở tớnh kiờn trỡ và lũng trung thành theo đuổi mục đớch. Khi nhõn viờn của bạn hành động vỡ lợi ớch của cụng ty, họ nờn biết chớnh xỏc họ đang làm gỡ và tại sao họ lại làm điều đú.
Mục đớch trong lời núi của cỏc nhà lónh đạo phải thể hiện được ba khớa cạnh quan trọng: lý do, cảm xỳc và sự nhận biết. Con người nờn hiểu và điều chỉnh hành động sao cho hợp lý; hành động của họ cũng nờn xuất phỏt từ những cảm xỳc thụi thỳc bờn trong; và cuối cựng họ phải cú khả năng nhận biết được đầy đủ ý nghĩa hành động mỡnh sẽ thực
hiện là gỡ.
3. Thể hiện sự trung thực
Một nhà lónh đạo dựng những lời lẽ man trỏ hoặc thủ đoạn lừa dối buộc nhõn viờn hành động mang lại kết quả như mỡnh mong muốn, sẽ là người phỏ hủy nhõn tố cơ sở của động cơ thỳc đẩy con người, đú là sự tin tưởng. Trong trường hợp này, bạn cú thể ra lệnh cho nhõn viờn phải thực hiện một cụng việc nào đú, nhưng bạn sẽ khụng bao giờ tạo ra động lực thỳc đẩy họ làm việc. Vỡ vậy muốn lónh đạo bằng phương thức kờu gọi hành động, trước hết bạn hóy học cỏch trung thực với chớnh bản thõn mỡnh.
Marcus Aurelius đó từng núi: “Nếu bạn là một người khụng bao giờ coi trọng sự thực, thỡ lời núi của bạn cũng sẽ khụng bao giờ trở thành sự thực, và bạn sẽ tự đỏnh mất lũng tự trọng của chớnh bản thõn mỡnh”. Ở đõy khụng chỉ đơn thuần muốn nhấn mạnh đến giỏ trị nền tảng của sự thực mà cũn muốn nhắc nhở bạn nờn hành động dựa trờn sự trung thực. Hơn nữa, bạn sẽ khụng thể biết mỡnh cú phải là một nhà lónh đạo tốt hay khụng nếu như sự lónh đạo của bạn khụng được biểu hiện cụ thể bằng hành động đỳng đắn của nhõn viờn. Và chắc chắn họ sẽ khụng dễ gỡ bị thuyết phục nếu như họ nghĩ bạn đang lừa dối họ, hoặc bạn đang lừa dối chớnh bản thõn mỡnh.
4. Cú ý nghĩa
Hành động sẽ trở nờn cú ý nghĩa hơn nếu nú được thỳc giục bằng những cảm xỳc bờn trong con người. Một mỡnh cảm xỳc thụi thỡ khụng thể làm được điều gỡ cả. Nhưng hành động cú cảm xỳc sẽ là hành động mang lại kết quả. Trong trường hợp này, cảm xỳc trở thành một chất xỳc tỏc mang lại hiệu quả cho hành động. Những nhà lónh đạo chỉ tỡm thấy rất ớt ý nghĩa trong cụng việc của họ, sẽ khụng thể trở thành nhà lónh đạo thực thụ
và nờn từ bỏ cụng việc của mỡnh.
Những lý do mà bạn đưa ra để thỳc đẩy nhõn viờn hành động cũng phải cú ý nghĩa đối với họ. Nếu lý do đú xuất phỏt từ lợi ớch cỏ nhõn bạn mà khụng phải là tiếng núi đại diện cho quyền lợi và lợi ớch của cỏc nhõn viờn trong cụng ty bạn, thỡ hành động mà nhõn viờn của bạn thực hiện sẽ khụng thể mang lại kết quả mỹ món. Do đú, lý do mà bạn đưa ra phải cú ý nghĩa đối với họ và xuất phỏt từ nhu cầu của chớnh họ. Trước khi bạn đặt thỏch thức của cụng việc lờn vai cỏc nhõn viờn, hóy xỏc định chớnh xỏc nhu cầu và cỏc
vấn đề mà họ quan tõm.
5. Gắn với nhu cầu
Nhu cầu của con người chớnh bắt nguồn từ thực tế cuộc sống. Nếu bạn là một nhà lónh đạo bảo thủ, rừ ràng bạn sẽ khụng cần biết nhu cầu của nhõn viờn trong cụng ty mỡnh là gỡ. Bạn chỉ đơn giản muốn thể hiện và ỏp đặt quan điểm lónh đạo của cỏ nhõn mỡnh. Nhưng nếu bạn muốn tạo ra động lực thỳc đẩy hành động vỡ lợi ớch chung của cụng ty ở họ, bạn cần phải hiểu biết cỏch ỏp dụng nguyờn tắc này. Bởi vỡ động cơ của họ khụng phải là sự lựa chọn của bạn, nú phải là sự lựa chọn của chớnh họ. Vai trũ của bạn là truyền tải thụng điệp mà bạn muốn qua giao tiếp, nhưng hành động của nhõn viờn phải cú động cơ thỳc đẩy xuất phỏt từ nhu cầu.
6. Mang tớnh cấp bỏch
cấp trong lời núi sẽ khiến thời gian hoàn thành cụng việc được nhõn lờn gấp bội. Một sĩ quan chỉ huy 100 binh sĩ thuộc La Mó cổ đại đó núi, bớ mật truyền dẫn tớnh khẩn cấp trong quõn đội được gúi gọn bằng một cõu tuy hơi thụ thiển song rất hiệu quả. Đú là: “hóy thỳc vào đớt họ”. Cõu núi này ngày nay vẫn được cỏc nhà lónh đạo bảo thủ sử dụng như là một bảo bối kờu gọi nhõn viờn hành động. Nú khụng tạo ra một cảm giỏc mang tớnh vật chất nhưng xột ở gúc độ tõm lý, nú cũng cú những tỏc dụng nhất định.
Việc thử kờu gọi tớnh cấp bỏch bằng việc sử dụng nguyờn tắc của vị sĩ quan chỉ huy núi trờn sẽ ớt cú hiệu quả hơn nhiều so với cỏch tạo ra tớnh khẩn cấp trong cụng việc xuất phỏt từ động cơ thỳc đẩy bờn trong con người. Sau đõy là một tiến trỡnh đỳng đắn khiến nhõn viờn khẩn cấp hoàn thành cụng việc:
- Xỏc định nhu cầu của họ;
- Nhỡn ra những vấn đề bờn trong nhu cầu của họ; - Đưa ra những giải phỏp cho vấn đề đú. Sau khi thực hiện được ba bước này, bạn sẽ dễ dàng đạt được điều mà bạn muốn một
cỏch nhanh nhất.
Vớ dụ, trong một trường đào tạo sĩ quan cảnh sỏt, một giỏo viờn vào lớp học và đưa ra một thụng điệp trờn giấy là “HÃY LÀM TRỐNG TRƠN CĂN PHềNG NÀY NGAY LẬP TỨC”. Học viờn đầu tiờn nhận được thụng điệp này, đó ra lệnh cho cỏc bạn đồng nghiệp rời khỏi phũng. Nhưng chỉ rất ớt học viờn rời khỏi căn phũng cũn phần lớn thỡ vẫn
ở lại.
Người giỏo viờn tiếp tục đưa tờ giấy ghi thụng điệp này cho học viờn thứ hai. Học viờn này cũng vẫn bằng cỏch yờu cầu cỏc bạn cựng lớp rời khỏi căn phũng, nhưng cũng chỉ cú rất ớt người thực hiện yờu cầu của anh ta, cũn hầu như mọi người vẫn tiếp tục ở lại căn phũng.
Cuối cựng, khi người giỏo viờn đưa tờ giấy ghi thụng điệp này cho học viờn thứ ba, học viờn này đó nhanh chúng hiểu ra vấn đề nằm ở chỗ làm sao xỏc định được nhu cầu của mọi người hiện tại là gỡ và muốn tất cả rời khỏi căn phũng này phải đưa ra cỏch giải quyết nhu cầu đú. Anh ta đó núi một cõu và ngay lập tức căn phũng trở nờn trống trơn, đú
là: “Đó đến giờ nghỉ ăn trưa!”.
Con người thường cú thiờn hướng sẵn sàng hành động hăng hỏi nếu như hành động đú gắn liền với một nhu cầu nào đú của họ cần được giải quyết. Bằng cỏch đặt cõu hỏi, bạn
cú thể xỏc định được những nhu cầu đú. Một khi đó xỏc định chớnh xỏc nhu cầu, con đường đến đớch mà bạn muốn, coi như đó đi được một nửa.
7. Cú hạn định
Tất cả mọi hành động bạn muốn nhõn viờn cấp dưới thực hiện phải cú thời hạn rừ ràng. Nếu khụng, nú cú thể sẽ trở thành vấn đề thứ yếu đối với họ, và họ sẽ khụng bị bắt buộc phải thực hiện nú. Hóy luụn luụn kiểm soỏt bản thõn khi bạn muốn tạo ra động lực thỳc đẩy nhõn viờn cấp dưới hành động, bằng cỏch đặt ra một cõu hỏi với chớnh mỡnh: “Khụng biết mỡnh đó đưa ra thời hạn cho hành động này chưa nhỉ?”. Nếu cõu trả lời là khụng, thỡ việc đầu tiờn bạn phải làm là ra thời hạn cho hành động này ngay lập tức.
8. Cú thụng tin phản hồi
Động lực làm việc của nhõn viờn thường được che giấu đằng sau tầm mắt của bạn. Nú sẽ được bộc lộ thực sự sau khi bạn đi khuất. Rất nhiều nhà lónh đạo đó nhận được “bộ mặt giả tạo” từ những con người mà họ đang lónh đạo. Khi đứng trước mặt bạn, họ gật đầu và núi: “Võng, thưa ụng, tụi sẽ thực hiện đỳng những gỡ mà ụng yờu cầu”, nhưng sau lưng bạn, họ lại núi: “Khụng bao giờ tụi lại làm điều đú”. Khi vắng sự cú mặt của bạn, họ sẽ làm những gỡ mà họ muốn, chứ khụng phải những gỡ mà bạn muốn. Vỡ vậy, hóy đảm bảo chắc chắn những hành động mà bạn yờu cầu nhõn viờn làm phải cú thụng tin phản hồi, và khi đú bạn sẽ nhận biết được họ cú hành động đỳng như bạn yờu cầu hay khụng.
Đối với những nhà lónh đạo thỡ khụng gỡ quan trọng hơn kết quả cụng việc, mà kết quả cụng việc lại đến từ hành động của mọi nhõn viờn trong cụng ty. Nhưng thật đỏng tiếc là hầu như nhiều nhà lónh đạo đó khụng khuyến khớch và tạo ra động lực khiến nhõn viờn làm việc hết khả năng của mỡnh. Lý do là họ đó khụng hiểu hành động thực sự xuất phỏt từ đõu và ỏp dụng sai phương thức khuyến khớch nhõn viờn hành động đỳng, hoặc nhiều khi họ đó ỏp dụng đỳng nhưng lại quỏ lạm dụng chỳng.
Vỡ vậy khi núi với nhõn viờn cấp dưới về mục đớch và phương thức hành động, hóy sử dụng tỏm nguyờn tắc trờn đõy và bạn sẽ thu được kết quả tốt.
Cõu 6: Học vấn càng cao, quản trị càng giỏi?
Thời gian này, hầu hết cỏc trường đại học đều cú đào tạo ngành Quản trị kinh doanh. Điều đú chứng tỏ nhu cầu nhõn lực về quản trị ngày càng nhiều. Nhưng trong số đú, cú mấy người đó, đang và sẽ trở thành những nhà quản trị giỏi sau khi ra trường. Thực tế tụi thấy cú nhiều người học bằng cấp đại học quản trị hẳn hoi nhưng khi ra trường lại làm trỏi nghề. Ngược lại cú nhiều người khụng học ngành quản trị, thậm chớ khụng học đại học, nhưng họ vẫn quản lớ thành cụng doanh nghiệp. Như vậy cõu hỏi đặt ra ở đõy la ̀:Điều gỡ làm nờn thành cụng của một nhà doanh nghiệp?
-Cú phải là học vấn cao, được đào tạo chớnh qui về Quản trị? -Hay đú là năng khiếu bẩm sinh của mụ̃i người
-Hay đú là vỡ một lớ do nào khỏc?
Theo tụi, Nhà quản trị giỏi khụng nhất thiết phải cú bằng cấp cao,nhưng họ phải nắm vững phương phỏp quản trị.Họ cú thể trau dồi kiến thức,rỳt kinh nghiệm qua thực tế,khụng cứ phải ở trường học.Mà trường đời cho ta những bài học bổ ớch,xương mỏu hơn nhiều.Nhưng dự sao đuợc đào tạo chớnh quy vẫn cần thiết.
Theo cỏc chuyờn gia nhõn sự thỡ trong thời đại ngày nay, một sự nghiệp thành đạt sẽ đến với những ai được đào tạo kỹ lưỡng, đầu úc sỏng tạo, nhanh nhạy và linh hoạt với mọi biến động trong cuộc sống.
Warren Bennis, một chuyờn gia nổi tiếng về nghệ thuật lónh đạo cụng ty đó từng núi rằng: “Quản lý là một cuộc thử nghiệm gắt gao trong cuộc đời mỗi cỏ nhõn, và điều đú sẽ mài giũa họ trở thành cỏc nhà lónh đạo”. Vậy để thành cụng trong cuộc thử nghiệm này, nhà quản lý cần chuẩn bị cho mỡnh những gỡ? Bằng cấp, kiến thức, thực tế..??
Cụng việc quản lý thật nhiều thỳ vị, đồng thời cũng là một quỏ trỡnh khú khăn gian khổ. Mọi người thường hay nhắc đến thuật ngữ “nhà quản lý bẩm sinh” khi núi về thành cụng của một số nhà quản lý. Sự thật khụng hẳn như vậy. Nhà quản lý giỏi cú thể là bất cứ ai, ở bất cứ đõu khi anh ta hội đủ cỏc phẩm chất cần thiết. Chỉ nhỡn vào những nhà quản lý thành đạt tại cỏc cụng ty, chỳng ta cú thể thấy được những phẩm chất của họ khỏc biệt thật là xa so với những trưởng phũng hay giỏm sỏt viờn đơn thuần. Một cuộc nghiờn cứu của tạp chớ Nihon Keizai, Nhật Bản, đó đỳc kết được 6 phẩm chất cú quan trọng nhất ở tất cả cỏc nhà quản lý thành cụn:g
1. Phẩm chất của một vị tướng giỏi
Khi xụng pha trận mạc, một người cầm quõn “trăm trận trăm thắng” phải là người biết điều binh khiển tướng, thụng tuệ binh sỏch, mưu lược... Nhà quản lý cũng cần phẩm chất
như vậy với sự hiểu biết cặn kẽ về một loại hỡnh hoạt động đặc biệt nào đú, nhất là loại hỡnh hoạt động cú liờn quan đến cỏc phương phỏp, cỏc chu trỡnh, cỏc thủ tục hay cỏc kỹ thuật trong cụng ty. Trong số cỏc phẩm chất của một nhà quản lý, phẩm chất kỹ thuật là yếu tố được nhắc đến nhiều nhất, và trong thời đại chuyờn mụn hoỏ ngày nay, phẩm chất này càng được chỳ trọng. Hầu hết cỏc chương trỡnh đào tạo quản lý chủ yếu hướng đến việc phỏt triển kỹ thuật chuyờn mụn quản lý.
Một vị tướng giỏi cũn là một người biết đưa ra những quyết định chuẩn xỏc nhất trong thời gian ngắn nhất. Trong quản lý kinh doanh hiện đại, người ta khụng xõy dựng chiến lược như trước đõy, bởi cỏc chiến lược tốt nhất cũng sẽ trở nờn khụng cũn phự hợp nếu việc xỏc định mất quỏ nhiều thời gian. Nhưng làm sao để cú được cỏch lựa chọn nhanh nhạy và thực sự tranh thủ được thời gian? Điều này tuỳ thuộc vào khả năng của cỏc nhà quản lý cú thể ra quyết định chớp nhoỏng như một vị tướng quõn sự tài ba hay khụng. Cỏc vị tướng thường dựa vào những cố vấn quõn sự của mỡnh, cũn cỏc nhà quản lý cũng phải dựa vào những chuyờn viờn tư vấn để ra quyết định. Đa số cỏc nhà quản lý ra quyết định nhanh nhạy thường lấy ý kiến ở hai cấp độ- một là, của tất cả cỏc cộng sự, hai là, của cỏc nhà tư vấn cú kinh nghiệm nhất. Trong khi đú, những nhà quản lý quyết định chậm thường khụng giao cho ai giữ vai trũ tư vấn. Họ ớt cú cỏc quan hệ gần gũi và nghe ý kiến của người khỏc. Hoặc giả họ cú tranh thủ ý kiến thỡ chỉ là tỡnh cờ. Ở đõy, chớnh cỏc nhà tư vấn mới là người đẩy nhanh quỏ trỡnh ra quyết định. Họ khụng chỉ đúng gúp năng lực từng trải của mỡnh, mà cũn phỏt huy cỏc quan hệ cộng tỏc gần gũi, tăng thờm sự tự tin của người ra quyết định. Trước những tỡnh hỡnh chưa rừ ràng và chắc chắn, sự bàn bạc với những chuyờn viờn tư vấn nhiều kinh nghiệm sẽ giỳp cho cỏc nhà quản lý cú