PMA cần tổ chức lưu trữ vă quản lý câc thơng tin sau :
- Danh mục câc loại cơng việc, cĩ xĩt đến quan hệ giữa loại cơng việc chung vă câc loại cơng việc chi tiết , giữa loại cơng việc với câc vai trị cĩ thểđảm nhận nĩ.
- Danh mục câc vai trị vă trình độ
- Hồ sơ nhđn viín với thơng tin về trình độ của họ.
- Thơng tin chung về dự ân : tín dự ân, ngăy dự kiến bắt đầu vă kết thúc, trưởng dự ân, quan hệ giữa dự ân vă câc dự ân con.
- Danh sâch câc giai đoạn cĩ thể cĩ trong một dự ân.
- Kế hoạch tổng thể của dự ân : phiín bản, ngăy lập, người lập
- Câc cơng việc tổng thể : loại cơng việc; ngăy bắt đầu vă kết thúc dự kiến, chi phí vă thời lượng dự kiến; quan hệ giữa cơng việc vă cơng việc con - Kế hoạch chi tiết của dự ân : cơng việc tổng thể được chi tiết, ngăy lập,
người lập, ngăy cập nhật cuối. Một cơng việc tổng thể (cấp 1) cĩ thể được chi tiết bởi một hoặc nhiều bản kế hoạch chi tiết
- Câc cơng việc chi tiết: loại cơng việc; ngăy bắt đầu vă kết thúc dự kiến, chi phí vă thời lượng dự kiến; quan hệ giữa cơng việc vă cơng việc con; ngăy bắt đầu vă kết thúc thực tế, chi phí vă thời lượng thực tế.
KHOA CNTT –
ĐH KHTN
35
- Thơng tin phđn cơng : cơng việc (chi tiết) vă nhđn viín được phđn cơng văo cơng việc, vai trị của nhđn viín trong cơng việc; ngăy bắt đầu vă kết thúc dự kiến, chi phí vă thời lượng dự kiến; ngăy bắt đầu vă kết thúc thực tế, chi phí vă thời lượng thực tế, tỷ lệ hoăn tất đến thời điểm hiện tại - Câc văn bản phât sinh trong quâ trình triển khai dự ân :
Đối với câc văn bản như hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biín bản thanh lý hợp đồng : lưu một số thơng tin chính như khâch hăng, số tiền của hợp
đồng, câc phđn hệ, câc mốc thanh tôn, số tiền thanh tôn… vă thơng tin về ngăy lập, nơi lưu trữ
Đối với một số loại văn bản khâc : chỉ cần lưu thơng tin về giai đoạn phât sinh , ngăy lập vă nơi lưu trữ.