Sau khi ký kết đợc hợp đồng nhập khẩu xe máy với phía đối tác, công ty bắt đầu triển khai quá trình nhập khẩu. Việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhạp khẩu đợc tiến hành nh sau:
Việc xin giấy phép nhập khẩu:
Theo thông t:”Hớng dẫn thực hiện quyết định của Thủ tớng Chính phủ số 242/ 1999/QT-TTG ngày 30/12/1999về điều hành xuất nhập khẩu hàng hoá” đã giảm khá nhiều l- ợng nhập khẩu. Mặt hàng xe máy là một trong những mặt hàng đợc Nhà nớc quản lý chặt chẽ để đánh thuế.
Theo nghị định 89/CP ngày 15/12/1995 kể từ ngày 1/2/1996 trở đi, chỉ còn 9 trờng hợp cần phải xin giấy phép xuất nhập khẩu: hàng xuất nhập khẩu mà nhà nớc quản lý bằng hạn ngạch, hàng tiêu dùng nhập khẩu theo kế hoạch đợc Thủ tớng chính phủ duyệt, máy móc thiết bị nhập khẩu bằng vốn ngân sách, hàng của doanh nghiệp đợc thành lập theo luật đầu t nớc ngoài tại Việt Nam, hàng phục vụ thăm dò khai thác dầu khí, hàng dự hội trợ triển lãm, hàng gia công, hàng tạm nhập tái xuất, hàng nhập khẩu thuộc diện cần điều hành để đảm bảo cân đối nhu cầu trong nớc.
Công việc xin giấy phép nhập khẩu tại công ty QHQT-ĐTSX là theo kế hoạch sản l- ợng cả năm, chứ không phải theo từng hợp đồng. Công việc này do phòng kinh doanh thực hiện. Giấy phép nhập khẩu do Bộ công nghiệp cấp.
Sau khi ký kết hợp đồng sơ bộ với phía đối tác Trung Quốc, công ty tiến hành làm thủ tục xin giấy phép kinh doanh trình lên bộ. Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh gồm có:
ã Hợp đồng nhập khẩu giữa công ty và phía đối tác trung Quốc. ã Phiếu hạn ngạch nhập khẩu.
ã L/C
ã Các giấy tờ khác có liên quan: + Hoá đơn thơng mại
+ Chứng nhận xuất xứ
Làm thủ tục hải quan:
Thông thờng hàng nhập khẩu của công ty về theo đờng bộ là tại cửa khẩu Hữu Nghị - Lạng Sơn và theo đờng sắt là ga Yên Viên - Hà Nội. Khi làm thủ tục hải quan thông thờng phải xuất trình cho hải quan nhứng giấy tờ sau:
- Tờ khai hàng nhập khẩu - Hợp đồng nhập khẩu - Bảng kê chi tiết hàng hoá - Danh mục số khung, số máy - Hoá đơn thơng mại
- Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh của công ty - Giấy giới thiệu của công ty
- Giấy xác nhận của Bộ công nghiệp - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá
Bên công ty phải có nghiă vụ hoàn thành thủ tục hải quan để hàng hoá đợc thông quan, còn về phía hải quan sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hoá sẽ có quyết định cho hàng qua biên giới, giao lại cho nhân viên của công ty:
ã Tờ khai hải quan
ã Thông báo cho công ty về các khoản thuế phải nộp, và biên lai nộp lệ phí.
Giao nhận và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu:
Trớc khi giao nhận hàng hoá thì công ty phải hoàn tất các thủ tục để có thể tiến hành giao nhận hàng. Công ty sẽ đợc thông báo gửi hàng từ phía đối tác Trung Quốc trớc 20 ngày, trớc khi nhận hàng tại cửa khẩu. Thông báo này bao gồm: thông báo về số L/C, số hợp đồng, tên hàng, khối lợng, số xe, bao bì ký mă hiệu. Việc tiến hành giao nhận và kiểm tra hàng hoá công ty cử ngời trực tiếp liểm tra tại cửa khẩu, hai bên công ty đều đồng ý giao cho cơ quan kiểm tra hàng hoá là Vinacontrol thực hiện. Nội dung kiểm tra, thì kiểm tra đầy đủ về:
ã Số lợng hàng: số lợng hàng thiếu, hàng thừa.
ã Kiểm tra về chất lợng: có đúng với loại hàng đã kí trong hợp đồng hay không.
ã Kiểm tra bao bì, kí mã hiệu: đối với hàng hoá của công ty QHQT-ĐTSX là nhập khẩu xe máy nên bao bì đóng gói là sử dụng thùng cacton, nên cũng rất thuận tiện cho việc kiểm tra về số lợng hàng hoá.
Nếu thấy lô hàng có những mất mát, thiệt hại và chất lợng hàng không đạt thì yêu cầu cơ quan giám định hàng hoá giám định lại, sau khi nhận hàng xong các bên sẽ ký vào bản tổng kết giao nhận hàng hoá.
Sau khi nhận thông báo của phía đối tác về việc hàng đã đến cửa khẩu, công ty trực tiếp cử ngời đi nhận hàng về. Doanh nghiệp thuê ô tô chở hàng về nhập kho của mình . Hàng về của công ty là tại cửa khẩu Hữu Nghị - Lạng Sơn và tại ga Yên Viên – Hà Nội nên công ty thuê ô tô chở về nhập kho của công ty. Trong nghĩa vụ thuê chở hàng hoá bằng ô tô là một chứng từ không chuyển nhợng đợc- giấy gửi hàng. Giấy gửi hàng này thờng đợc lập thành ba bản. Nội dung bao gồm:
- Ngày và nơi lập giấy
- Ngày và nơi nhận hàng chở
- Mô tả tính chất của hàng hoá, phơng pháp đóng gói, tình trạng bao bì - Số lợng kiện, kí mã hiệu, trọng lợng hàng
- Những qui định và thoả thuận khác
Bảo hiểm cho hàng hoá:
Theo điều kiện DAF, ngời mua phải chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hoá từ khi hàng hoá đặt dới quyền định đoạt của mình tại địa điểm giao hàng tại biên giới. Nên vấn đề bảo hiểm cho hàng hoá trên đờng vận chuyển về là do công ty chịu trách nhiệm. Công ty phải xác định đợc nhu cầu cần bảo hiểm của mình. Thờng công ty mua bảo hiểm ở mức thấp nhất cho hàng hoấ có h hỏng hoặc mất mát trên đờng vận chuyển về nhập kho tại công ty.
Thanh toán tiền hàng :
Có rất nhiều phơng thức thanh toán tiền hàng, nhng phơng pháp tín dụng chứng từ (L/C) là thờng sử dung hơn cả, và phơng thức thanh toán của công ty QHQT-ĐTSX với đối tác là th tín dung không huỷ ngang (irevocable letter of credit ). Dùng đông USD thanh toán. Sau khi soạn hợp đồng thì từ phòng kinh doanh sẽ chuyển cho phòng kế toán để làm các thủ tục mở L/C thanh toán cho đối tác.
Đối với công ty QHQT-ĐTSX với t cách là nhà nhập khẩu sẽ mở L/C để thanh toán, số tài khoản của công ty là 4321- 0137 - 001158 tai ngân hàng Công thơng Việt Nam. Còn đối tác Trung Quốc ở đây là công ty Choqing thì số tài khoản là: 01809002352 tại ngân hàng Bank of China.
Khi công ty mở L/C thì bộ chứng từ cần thiết trình lên choi ngân hàng để ngân hàng phục vụ cho nhà nhập khẩu gồm:
ã Hoá đơn thơng mại ã Chứng nhận xuất xứ ã Danh mục đóng gói ã Chứng từ vận tải
Khi tiến hành mở L/C thì công ty phải viết đơn xin mở L/C trình lên ngân hàng phục vụ mình, thực hiện việc ký quĩ theo mức xác định của ngân hàng đối với từng lô hàng nhập khẩu với số lợng lớn hay nhỏ( có những lô hàng phải kí quĩ 100%, hay có những lô hàng chỉ phải kí quĩ 5%-10% giá trị của hợp đồng). Và phải bâo gồm cả giấy yêu cầu thu tiền để trả
thủ tục phí, thủ tục phí này phải trả theo yêu cầu của ngân hàng(thờng là 0,1% giá trị của hợp đồng).
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại:
Khi nhận đợc hàng công ty phải kiểm tra hàng, nếu hàng hoá không đúng về số lợng, chất lợng và chủng loại phù hợp nh trong hợp đồng thoả thuận đã kí giữa hai bên, công ty có quyền khiếu nại bên ngời bán.
Về điều khoản này, trong hợp đồng giữa hai bên công ty cũng đa ra trờng hợp miễn trách đó là việc bất khả kháng nh: lũ lụt, chiến tranh,... Trong việc giao nhận hàng hoá, chậm chễ h hỏng, hay không đúng thời gian.. tất cả những tranh chấp phát sinh giữa hợp đồng nhập khẩu, công ty thống nhất chủ trơng giải quyết bằng thơng lợng trực tiếp giữa hai bên. Điều này giúp cho công ty không phải tốn nhiều thời gian tiền bạc, đồng thời không tạo ra những căng thẳng trong quan hệ giữa hai bên. Nếu hai bên không giải quyết đợc bằng thoả thuận, thơng lợng giữa hai bên thì lấy trọng tài quốc tế cùng với Bộ công nghiệp - Thơng mại Việt Nam để phân xử.
Công việc hoàn thiện các thủ tục để tổ chức thực hiện hợp đồng về phía công ty QHQT-ĐTSX đợc hoàn thiện một cách nhanh chóng để thực hiện nghĩa vụ đối với hợp đồng. Đội ngũ lãnh đạo và nhân viên là những ngời có trách nhiệm và chuyên môn . Mỗi công việc đều đợc giao cho một ngời cụ thể , nên có trách nhiêm hoàn thành công việc mình đợc giao. Điều này giúp cho việc thực hiện hợp đồng đợc nhanh chóng và chuyên môn, giúp ngắn đợc thời gian và đảm bảo đợc thực hiện một cách hiệu quả.
Chơng 3
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu xe máy của công ty
I. Mục tiêu và phơng hớng phát triển của công ty:
Công ty QHQT-ĐTSX, là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực kinh doanh xe máy theo xu hớng của thị trờng hiện nay đó là xe máy với giá rẻ.Không nh những năm tr- ớc các công ty hoạt động trên thị trờng này còn ít thì tình hình kinh doanh của công ty còn có nhiều thuận lợi,nhng những năm gần đây thì số công ty tham gia kinh doanh trong lĩnh vực này tăng lên, tăng tính cạnh tranh trên thị trờng, nên hoạt động của công ty có giảm nhng vì thơng hiệu xe máy của công ty trên thị trờng đã có uy tín nên hoạt động của công ty vẫn có lãi. Và công ty gặp phải một sự cạnh tranh gay gắt hơn nữa là những công ty sản xuất xe máy lớn khác, đã đổi mới công nghệ, mua những linh kiện từ công ty khác với giá rẻ hơn để lắp ráp xe hoàn chỉnh với giá thấp hơn nhng vẫn là những công ty lớn hàng đầu có qui tín về chất lợng hàng hoá trong lòng ngời tiêu dùng. Đấy có thể là một khó khăn lớn cho công ty.
Tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty sẽ đợc phòng kế toán tập hợp lại, phân tích đánh giá và đa ra những mục tiêu của năm tới , kết hợp với phòng dự án và phòng kinh doanh, lập thành bản báo cáo hay tờ trình về kế hoạch sản xuất kinh doanh chi tiết cho năm tới lên tổng công ty bao gồm:
ã Biểu kế hoạch về sản lợng. ã Biểu kế hoạch về doanh thu.
ã Biểu kế hoạch, doanh thu chi phí kết quả sản xuất king doanh.
Trên cơ sở phân tích tình hình xu thế biến động của thị trờng , công ty QHQT-ĐTSX đã đa ra những mục tiêu va phơng hớng của mình.
Về nhập khẩu xe máy, công ty giảm số lợng xe nhập khẩu dạng CKD, tập trung vào nhập khẩu xe máy dạng IKD, tiến sang lĩnh vực nhập khẩu ô tô chuyên dùng, và các hàng khác nh hàng tiêu dùng để phù hợp với nền kinh tế thị trờng. Vẫn tiến hành các hoạt động nhập khẩu uỷ thác, thiết bị cầu đờng, phơng tiện giao thông vận tải và các hàng khác.
Thị trờng xe máy Trung Quốc bão hoà, xu hớng thị trờng đang hớng tới những sản phẩm có chất lợng cao, giá thấp hơn, nên công ty đã có kế hoạch sản xuất xe máy dới dạng IKD2, đầu t chiều sâu vào trang thiết bịi, nâng caonăng suất và chất lợng, áp dụng tiêu chuẩn kỹ thuật quản lý chất lợng ISO 9001 vào trong công ty.
Về kế hoạch xuất khẩu, thì mở rộng thị trờng xuất khẩu lao động xuất khẩu sang các n- ớc, tuyển và đào tạo tay nghề cho những ngời xuất khẩu lao động, tăng số lợng ngời đợc đi xuất khẩu lao động.
Tăng các mặt hàng kinh doanh thơng mại khác, thức hiện kế hoạch về doanh thu năm sau tăng hơn năm trớc.
Công ty QHQT-ĐTSX là công ty con, trức thuộc tổng công ty xây dựng giao thông công trình 8 , nên công ty đang có kế hoạch mở rộng thị lĩnh vực xây dựng cơ bản, những năm trứơc về giá trị lĩnh vực này chỉ đạt doanh thu khiêm tốn so với hoạt động kinh doanh xe máy, thì sang năm tới sẽ tăng diện tích đợc xây dựng và tăng doanh thu. Để có thể tiến hành cho hoạt động này công ty QHQT- ĐTSX đang có chính sách tuyển thêm nhân sự là những kỹ s thuộc lĩnh vực xây dựng, thi công cầu đờng, có tay nghề, có kinh nghiệm để có thể đảm bảo đợc trách nhiệm đợc giao và tạo lập uy tín trên thị trờng.
Để đẩy nhanh hoạt động kinh doanh xe máy,tạo lòng tin với khách hàng,tăng cờng các mối quan hệ làm ăn đối với các khách hàng,tăng cờng các mối quan hệ làm ăn đối với các cửa hàng, đại lý tiêu thụ của công ty,công ty không ngừng đổi mới và hoàn thiện về chất lợng Ta có thể cụ thể hiểu kế hoạch sản lợng sản xuất kinh doanh năm 2002của công ty QHQT- ĐTSX nh sau:
Kế hoạch sản lợng sản xuất kinh doanh năm 2002
Đơn vị: triệu đồng
Xe máy IKD 39.900 322.950.000 Xe máy CKD 100 3.400.000 Lợi nhuận đạt 965.996
Stt Nội dung đv tính Kế hoạch năm
Số lợng Giá trị
Tổng số 525.600 A Kế hoạch kinh doanh 473.800 I Nhập khẩu kinh doanh xe máy 450.200 Xe máy dạng IKD Chiếc 60.000 450.200 Ii Ô tô chuyên dùng Chiếc 6 3.600 Iii Hàng khác 4.000 Iv Nhập khẩu uỷ thác
Thiết bị cầu đờng Chiếc 12 15.000 Hàng khác 1.000 Phơng tiện vận tải Chiếc 6.000 B Kế hoạch xuất khẩu
Xuất khẩu lao động Ngời 200 C Kinh doanh thơng mại 20.000 Hàng tiêu dùng 3.000 D Xây dựng cơ bản
M2 27.000 2.000
Hà Nội, ngày 05/01/02
ii. Các giải pháp nhằm hoàn thiện qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty QHQT-ĐTSX:
Để đa công ty hoạt động theo đúng những mục tiêu và phơng hớng đề ra một cách có hiệu quả, đòi hỏi công ty phải có những biện pháp thích hợp đối với qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty. Qua quá trình thực tập tại công ty, em xin đa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện qui trình nhập khẩu xe máy tại công ty.