3.1.1. Yêu cầu về tính kịp thời
Mọi sự kiện hộ tịch phát sinh trong đời sống xã hội phải được cán bộ hộ tịch đăng kí và quản lý trong thời hạn pháp luật qui định đối với từng loại việc, hạn chế tối đa tình trạng đăng kí quá hạn hoặc không đăng kí hộ tịch. Suốt một thời gian dài trước đây, việc bảo đảm tính kịp thời trong đăng kí và quản lý hộ tịch chưa được quan tâm đúng mức, mà biểu hiện cụ thể là tình trạng đăng kí khai sinh quá hạn. Việc đăng kí và quản lý kịp thời hộ tịch vừa bảo đảm quyền và lợi ích chính đáng của người dân, vừa phục vụ cho công tác thống kê hộ tịch. Số liệu thống kê hộ tịch là nguồn tài nguyên vô cùng quí giá đối với nhiều lĩnh vực quan lý nhà nước, do đó việc cung cấp số liệu thống kê kịp thời từ cấp xã tới trung ương có ý nghĩa rất quan trọng. Tuy nhiên tính kịp thời của công tác quản lý hộ tịch chỉ có thể đạt được khi người dân có ý thức tự giác trong việc thực hiện quyền và chấp hành nghĩa vụ đăng kí hộ tịch, đồng thời cán bộ tư pháp - hộ tịch phải có ý thức trách trong việc chủ động theo dõi, nắm vững các sự kiện hộ tịch phát sinh tại địa bàn và tạo điều kiện thuận lợi cho người dân đăng kí hộ tịch.
3.1.2. Yêu cầu về tính đầy đủ
Đây là một yêu cầu quan trọng gắn liền với yêu cầu về tính kịp thời. Yêu cầu đặt ra là việc quản lý nhà nước trên từng loại việc hộ tịch: khai sinh, khai tử, kết hôn, nuôi con nuôi… dù ở đô thị hay nông thôn, đồng bằng hay miền núi, vùng kinh tế phát triển hay nơi dân trí còn thấp cũng phải đạt hiệu
quả đồng đều. Thực tế hiện nay cho thấy hiệu quả quản lý hộ tịch vẫn chưa đồng đều giữa các loại việc hộ tịch. Tại nhiều xã, phường, thị trấn hoạt động đăng kí khai sinh và đăng kí kết hôn được thực hiên khá tốt nhưng hoạt động đăng kí khai tử và một số việc hộ tịch khác lại chưa được quan tâm đúng mức. Đến nay tại nhiều xã miền núi, ý thức chấp hành nghĩa vụ đăng kí khai tử của nhân dân còn rất kém, hiệu quả của hoạt động này đạt thấp. Bên cạnh đó, tình trạng đăng kí khai sinh quá hạn và chung sống không đăng kí kết hôn vẫn có thể tiếp tục phát sinh , gây tác đô ̣ng không nhỏ đến mục tiêu quản lý đầy đủ mọi sự kiện hộ tịch.
3.1.3. Yêu cầu về tính chính xác, khách quan
Việc đăng kí hộ tịch phải phản ánh chính xác, trung thực sự kiện hộ tịch xảy ra trên thực tế , hạn chế tối đa tình trạng sai sót khi đăng kí hộ tịch do lỗi vô ý của cán bộ tư pháp hộ tịch hoặc người đi đăng kí hộ tịch. Nghiêm cấm việc cố ý đăng kí hộ tịch hoặc cấp giấy tờ hộ tịch không đúng sự thật.
3.1.4. Yêu cầu về tính chủ động của cơ quan quản lý và đăng kí hộ tịch
Cơ quan quản lý hộ tịch các cấp cần nhận thức quản lý hộ tịch là nhiệm vụ quan trọng của chính quyền và phải thường xuyên nắm vững tình hình hộ tịch tại địa bàn quản lý của mình, từ đó chủ động áp dụng các biện pháp cần thiết nhằm bảo đảm hiệu quả quản lý hộ tịch.
Cơ quan Tư pháp các cấp phải chủ động phát huy vai trò tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân cùng cấp thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý hộ tịch, kịp thời đề xuất và tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý phù hợp với tình hình địa phương. Cơ quan quản lý cấp trên phải thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra, tháo gỡ vướng mắc phát sinh đối với cơ quan cấp dưới.
Ví dụ: Trước khi Bộ Tư pháp ban hành đề án số 278/TP-HT về thực hiện “Tổng đăng kí khai sinh” trong cả nước, tại một số tỉnh, thành phố, Sở tư pháp đã chủ động tham mưu cho Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh triển khai việc rà
soát những trẻ em chưa được đăng kí khai sinh nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hộ tịch tại địa phương.
Cán bộ tư pháp - hộ tịch ở xã cần chủ động theo dõi tình hình phát sinh các sự kiện hộ tịch trong địa bàn để thực hiện việc đăng kí kịp thời, đầy đủ. Đối với các xã vùng sâu vùng xa, địa bàn đi lại khó khăn hoặc những nơi ý thức chấp hành nghĩa vụ đăng kí hộ tịch của người dân chưa tốt thì cán bộ tư pháp hộ tịch cần chủ động thực hiện việc định kì xuống địa bàn dân cư để đăng kí hộ tịch. Đối với cán bộ tư pháp hộ tịch, tính chủ động trong thực hiện nhiệm vụ gắn liền với tính chịu trách nhiệm trong các hoạt động tác nghiệp.
3.1.5. Yêu cầu về tính pháp chế
Việc đăng kí hộ tịch phải thực hiện đúng thẩm quyền, đúng thủ tục và trình tự do pháp luật quy định, bảo đảm cho mọi sự kiện hộ tịch phải được đăng ký kịp thời, thống kê đầy đủ và chính xác; Các yêu cầu của người dân về cải chính, bổ sung hộ tịch, cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch,...cần phải được giải quyết kịp thời, đúng luật; Việc quản lý và sử dụng các loại sổ hộ tịch, các biểu mẫu hộ tịch phải theo đúng cách thức quy định.
Tuy nhiên cần nhận thức một cách đầy đủ rằng, yêu cầu về tính pháp chế trong công tác đăng kí hộ tịch không mâu thuẫn và hoàn toàn không loại trừ khả năng cho phép người có thẩm quyền đăng kí hộ tịch được vận dụng linh hoạt khi tác nghiệp.
Ví dụ: Khi đăng kí hộ tịch, cán bộ thụ lý đã biết chắc chắn về nhân thân của người đăng kí hộ tịch thì không nhất thiết buộc người đó phải xuất trình chứng minh nhân dân để chứng minh về nhân thân của người đó nữa.
3.1.6. Yêu cầu về cải cách thủ tục hành chính
Yêu cầu về cải cách thủ tục hành chính được thể hiện trước hết và tập trung trong việc xây dựng các qui định pháp luật về thủ tục đăng kí hộ tịch. Thực tiễn hoạt động xây dựng pháp luật về hộ tịch cho thấy, việc ban hành
các quy phạm về thủ tục về đăng kí hộ tịch luôn đặt trong sự giằng co giữa những mâu thuẫn khác nhau: mâu thuẫn giữa yêu cầu phục vụ hoạt động quản lý với yêu cầu phục vụ quyền lợi của người dân; mâu thuẫn giữa thói quen coi đăng kí hộ tịch là nghĩa vụ của người dân với sự đổi mới tư duy coi việc quản lý và tổ chức đăng kí hộ tịch trước hết là trách nhiệm của cơ quan nhà nước. Nếu nghiêng về yêu cầu phục vụ hoạt động quản lý, thì các thủ tục đăng kí hộ tịch sẽ được qui định chặt chẽ bằng các qui định” cứng”, hạn chế tính linh hoạt trong áp dụng pháp luật (biểu hiện rõ nhất của lối tư duy này là việc đặt ra các qui định yêu cầu người dân khi đăng kí hộ tịch phải xuất trình nhiều loại giấy tờ khác nhau). Cách tư duy này cũng khiến cho hoạt động quản lý hộ tịch luôn ở trạng thái bị động dẫn đến tình trạng cơ quan quản lý hộ tịch không chịu trách nhiệm về hiệu quả quản lý hộ tịch trong pha ̣m vi quản lý của mình. Đây cũng là nguồn gốc dẫn đến căn bệnh vô cảm trước quyền lợi của người dân, khi mà các qui định thủ tục quá chặt chẽ , người có trách nhiệm đăng ký sẽ không có được cơ hội để linh hoạt trong hoạt động tác nghiệp để giải quyết các yêu cầu chính đáng của người dân. Ngược lại, nếu nghiêng về yêu cầu phục vụ người dân thì thủ tục đăng kí hộ tịch phải được thiết kế một cách đơn giản tối đa, phải quy định theo hướng “mở”, cho phép áp dụng pháp luật một cách linh hoạt , phù hợp với các đặc điểm dân cư và trình độ phát triển xã hội không đồng đều ở nước ta hiện nay . Thủ tục đăng kí hộ tịch cần giải quyết một cách hài hoà mối quan hệ giữa cơ quan nhà nước và công dân , trong đó, với yêu cầu cải cách hành chính và xây dựng một nền hành chính phục vụ, thì yêu cầu phục vụ người dân đăng kí hộ tịch thuận tiện phải được ưu tiên hàng đầu khi thiết kế các quy phạm thủ tục.
Yêu cầu về cải cách hành chính cũng đòi hỏi cán bộ tư pháp- hộ tịch phải nâng cao ý thức trách nhiệm, năng lực chuyên môn nghiệp vụ theo hướng chuyên môn hoá.
3.2. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả áp dụng pháp luật về hộ tịch ở cơ sở, huyện Thanh Trì, Thành phố Hà Nội thời gian tới