Kỹ năng gửi thơng tin
62
Tâm lý đối phương trong giao tiếp:
Được chào đĩn
Cảm thấy mình là quan trọng
Cảm thấy thoải mái, và
63
Kỹ năng gửi thơng tin: viết và nĩi
Nguyên tắc 5C - Rõ ràng (Clear) - Rõ ràng (Clear) - Hồn chỉnh (Complete) - Ngắn gọn (Concise) - Chính xác (Correct) - Lịch sự (Courteous)
64
Nguyên tắc viết
Viết những gì cần làm
Giao tiếp qua e-mail - - - - - 1. Tiêu đề
Nên ngắn gọn, thơng báo chính xác nội dung
Nếu email gửi mang tính định kỳ (báo cáo hàng tuần): ghi thêm ngày tháng Nên viết khơng dấu và khơng cĩ các ký tự lạ
Thay đổi tiêu đề cho phù hợp với từng nội dung để người nhận khơng bị nhầm lẫn giữa thư cũ và thư mới (nếu nội dung cĩ thay đổi, chỉnh sửa)
-
-
-
2. Cấu trúc e-mail:
Lời chào mở đầu: thể hiện sự tơn trọng với người nhận, nên ghi rõ tên, vị trí, học vị/học hàm người nhận. VD: Dear…, Xin chào anh/chị..., Thân gửi anh/chị…
Nội dung:
+ Đề cập vấn đề chính, đưa ra ý kiến, đề nghị...
+ Cần ngắn gọn, cơ đọng, chia làm nhiều đoạn. Trong mỗi đoạn nên giới hạn một vài câu. Nếu cĩ nhiều vấn đề, nên trình bày theo cách đánh số thứ tự hoặc xuống dịng cho từng vấn đề
+ Chắc chắn nội dung được soạn thảo chính xác nhất, nếu khơng người nhận sẽ cho rằng bạn khơng quan tâm và thiếu tơn trọng họ hoặc cĩ thể người đọc sẽ đặt câu hỏi về trình độ và sự nghiêm túc của bạn
Kết thúc: Cuối thư nên là câu kết và cảm ơn vì họ đã quan tâm hoặc dành thời gian đọc, đồng thời mong sự phản hồi từ người nhận. Luơn kết thúc thư bằng một câu chào hay lời chúc. VD: Best regards; Your faithfully; Trân trọng; Thân mế6
n5 ; Chúc anh/chị một ngày tốt đẹp… Chúc anh/chị một ngày tốt đẹp…
3. Chữ ký/tên