- Các yếu tố quy định phạm vi - Mở rộng phạm vi
- Kiểm soát thay đổi - Thay đổi kế hoạch
- Giám thiểu mở rộng phạm vi
3.1. Các yếu tố quy định phạm vi
Quy định phạm vi là tài liệu dự án xác định công việc được tính đến hay không được tính
đến trong dự án và gồm có các yếu tố sau:
- Yêu cầu bắt buộc xác định bởi nhà tài trợ hay khách hàng cũng như các yêu cầu không bắt buộc. Truyền thông giữa nhà tài trợ, khách hàng và đội dự án là yếu tố quyết định việc xây dựng các ưu tiên của khách hàng. Điều này có lợi về sau trong dự án nếu như cần thiết phải thương lượng lại lịch trình, chi phí hay phạm vi dự án.
- Định nghĩa ràng buộc về tổ chức và chúng sẽ tác động tới dự án như thế nào. - Định nghĩa rõ ràng những thứ được tính đến hay không được tính đến trong dự án. - Xác định sản phẩm có thể chuyển giao.
- Xác định các phương pháp luận và công cụ được sử dụng và tuân theo trong suốt quá trình thực thi dự án.
- Đặt mục tiêu ngày tháng bắt đầu và ngày tháng hoàn tất và thể hiện đường thời gian dựa vào các mốc quan trọng.
- Xác định kinh phí có giá trị bằng tiền và cơ sở quyết định đó.
- Bản đồ nguồn lực xác định các nguồn lực được dùng trong suốt dự án, trong đó có con người, cơ sở vật chất và các giả định về tính giá trị của các nguồn lực đó.
- Ưu tiên chi phí, lịch trình và chất lượng.
- Xác định vai trò và trách nhiệm của giám đốc dự án, nhà tài trợ, các đối tượng liên quan dự án.
- Các nhân tố rủi ro dự án và sức chịu đựng rủi ro của khách hàng hay nhà tài trợ. - Các tiêu chí hoàn tất.
3.2. Mở rộng phạm vi
Mở rộng phạm vi là sự mở rộng phạm vi của dự án do những thay đổi không được phê chuẩn hay quản lý, ảnh hưởng tới chi phí, chất lượng và/hoặc thời gian của dự án. Khi dự án tiến triển, đặc biệt là các dự án “may đo”, các yêu cầu có xu hướng thay đổi liên tục, khiến nhà tài trợ và khách hàng phải bổ sung thêm các chức năng và tính năng, dẫn đến thay đổi WBS và tăng lịch biểu và kinh phí. Khả năng này thể hiện rất rõ trong các dự án IT, thực tế cho thấy hầu hết các dự án đều liên quan đến công nghệ mới, việc chốt chặt các yêu cầu trong tài liệu phạm vi ban đầu trở nên vô cùng khó khăn. Xu hướng mở rộng phạm vi gây không nhỏ vào sự thất bại của dự án. Chìa khóa để vượt qua nguy cơ có thực này trong công tác quản lý dự án là phải quản lý chặt chẽ và tuân thủ các quy định về thủ tục thay đổi, qua đó không chấp nhận bất kỳ thay đổi nào không tuân theo quy trình quản lý thay đổi và được phê chuẩn.
Ví dụ:
Dũng và Đức là hai người bạn và là những lập trình viên đang làm chung một ứng dụng trên PDA cho đội bán hàng tiến hành trong lịch phát triển chặt chẽ để ứng dụng sẽ được hoàn thành trước khi bắt đầu năm mới. Một người bạn của họ là một nhân viên bán hàng rất thích ứng dụng này. Tuy nhiên, cô muốn bổ sung một vài tính năng mới mà cô cho rằng rất nhỏ.cô đề nghị Đức bổ sung tính năng đó thay vì thực hiện yêu cầu thay đổi chính thức. Cả hai Đức và Dũng đồng ý và cho rằng cô bạn có một ý tưởng hay, họ không mất nhiều thời gian để bổ xung những tính năng này và sản phẩm cuối cùng chắc chắn sẽ tốt hơn. Tuy nhiên, khi họ bắt đầu thêm những tính năng này, họ gặp phải một số vấn đề và trước khi họ nhận ra điều đó, mỗin người trong số họ đã mất 2 ngày để hoàn thành các tính năng mới và dự tính sẽ mất thêm 4 ngày nữa để tích hợp mã. Tại cuộc họp báo cáo hiện trạng hàng tuần, họ đã phải thừa nhận công việc đã bị chậm lịch trong công việc
chính thức của mình. Giám đốc dự án của họ thông cảm nhưng hãng thì không. Không có sự trì hoãn nào trong lịch và hãng không thể chấp nhận yêu cầu thay đổi cho phiên bản ứng dụng này.
3.3. Kiểm soát thay đổi
Kiểm soát thay đổi là một kỹ thuật dùng để đảm bảo rằng những thay đổi được đề xuất sẽ được coi như một phần của quá trình quản lý thay đổi do phải được định nghĩa và sau đó được phê duyệt hay hủy bỏ. Nếu được phê duyệt sẽ được đưa vào kế hoạch của dự án. Quá trình quản lý thay đổi được định nghĩa trước là một phần của tài liệu phạm vi. Trong quá trình thực hiện, Giám đốc dự án phải giám sát chặt chẽ quá trình này và tuân thủ kế hoạch quản lý thay đổi để đảm bảo rằng những thay đổi không được chấp thuận sẽ không đưa vào dự án. Các yêu cầu thay đổi xuất hiện liên tục trong vòng đời dự án khi xuất hiện những thông tin và công nghệ mới, sự thay đổi ưu tiên của tổ chức và xảy ra những thay đổi về nhân sự. Những thay đổi được quản lý không phải là mở rộng phạm vi.
Hệ quả tất yếu của thay đổi: kế hoạch dự án được đánh giá tốt nhất cũng có thể thay đổi trong dự án. Trước khi chấp nhận một thay đổi, hãy chắc chắn rằng bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng ảnh hưởng của thay đổi tới phạm vi, lịch biểu và kinh phí. Nếu một thay đổi tác động mạnh đến kinh phí hay lịch biểu, hãy xem xét liệu bạn có thể thương lượng thay đổi phạm vi để hạn chế ảnh hưởng không. Ngược lại, nếu thay đổi phạm vi sẽ ảnh hưởng kinh phí hay lịch biểu, hãy đảm bảo mọi đối tượng liên quan chính và khách hàng hiểu được hệ quả của nó. Hãy luôn sẵn sàng để đàm phám và thỏa hiệp. Nếu một yêu cầu thay đổi được chấp nhận, nó phải trải qua quá trình phê duyệt được xác định trong quy trình quản lý thay đổi. Nếu thay đổi ảnh hưởng đến kinh phí, thời gian hay các yêu cầu về nguồn lực, kế hoạch dự án cũng phải được cập nhật cho phù hợp và chính xác.
3.4. Thay đổi kế hoạch
Thay đổi kế hoạch dự án là những thay đổi đối với tài liệu kế hoạch của dự án phải xảy ra nếu một thay đổi quan trọng về phạm vi của dự án được phê duyệt.
- Những thay đổi về ngân sách đòi hỏi sự tính toán về cơ sở chi phí mới và những thay đổi đối với các tài liệu quản lý dòng tiền.
- Những thay đổi về lịch đòi hỏi những thay đổi đối với lịch dự án và tính toán trên cơ sở của lịch trình
- Một thay đổi về bản chất công việc đang được thực hiện có thể dẫn tới những thay đổi về lược đồ mạng, ma trận tài nguyên, kế hoạch quản lý rủi ro và kế hoạch quản lý chất lượng. - Những thay đổi về nhân sự ảnh hưởng đến đội dự án, nhà tài trợ hoặc những đối tượng
liên quan sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch truyền thông.
- Bổ sung thêm một nhà cung cấp ảnh hưởng đến kế hoạch mua sắm.
3.5. Kiểm soát phạm vi
Một kế hoạch quản lý thay đổi được tuân thủ tốt và chặt chẽ sẽ ngăn ngừa việc mở rộng phạm vi ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng dự án.
Nguyên tắc
Để quản lý hiệu quả việc mở rộng phạm vi, hãy tuân theo nguyên tắc sau:
- Giám sát thay đổi không được kiểm soát bằng cách phân tích các gói công việc để tìm ra công việc không được phép: