Từ bảng trên cho thấy, mặc dù số vòng quay của vốn giảm dần qua các năm nhưng doanh thu và lợi nhuận của Công ty liên tục tăng từ năm 1997 cho đến
1999. Dù rằng cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ vẫn chưa dị hẳn. Tỉ suất lợi
nhuận trên vốn trong 3 năm gần đây đã dần dần đi vào ổn định và tăng lên, cũng như vậy, tỉ suất lợi nhuận trên doanh thu cũng đang từng bước được phục hồi, điều
này chứng tỏ Công ty đã nghiên cứu và cân nhắc kĩ các cơ hội kinh doanh, thực
hiện tốt các nghiệp vụ để nâng cao hiệu quả. Mặc dù cơ hội kinh doanh của Công
ty không nhiều nhưng hiệu quả của nói là điều đáng mừng. Tuy nhiên số vòng quay vốn có xu hướng giảm, Công ty cần có biện pháp thúc đẩy tiêu thụ hàng hóa, góp phần tăng nhanh vòng quay của vốn hơn.
Nhiệm vụ của nghiệp vụ này là lựa chọn nguồn hàng, thị trường và nhà cung cấp, giao dịch, kí kết hợp đồng và tiến hành vận chuyển, bảo quản hàng hóa.
Trong những năm gần đây, Công ty đã sử dụng các hình thức tạo nguồn
hàng sau:
- Mua đứt bán đoạn: đây là hình thức thu mua chủ yếu của Công ty, chiếm
gần 80% giá trị hàng hóa thu mua. Sau khi Công ty và người bán đã đạt được thỏa
thuận về mặt số lượng, chất lượng mẫu mã, phương thức thanh toán, điều kiện và
cơ sở giao hàng ... thì hai bên mới tiến hành kí kết hợp đồng kinh tế. Hợp đồng này
là cơ sở ràng buộc trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng. Thông thường người kí kết hợp đồng là Giám đốc Công ty hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền.
- Phương thức ủy thác: Là phương thức mà Công ty dùng danh nghĩa của
mình để giao dịch với khách hàng nước ngoài nhằm thỏa thuận với họ về các điều
khoản: số lượng, chất lượng, mẫu mã, giá cả, điều kiện cơ sở giao hàng ... và tổ
chức bán hộ hàng cho người ủy thác. Phương thức thu mua này chỉ chiếm một tỉ lệ
nhỏ trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Phương thức đầu tư, liên doanh liên kết sản xuất hàng xuất khẩu. Theo phương thức này, Công ty sẽ bỏ vốn ra đầu tư vào các đơn vị sản xuất chế biến
hàng xuất khẩu theo các hợp đồng ngắn hạn, trong đó Công ty chịu trách nhiệm
tiêu thụ các sản phẩm sản xuất ra. Thông thường Công ty chỉ ứng vốn trước cho các cơ sở chức không tham gia trực tiếp điều hành các hoạt động sản xuất. Hình thức này chỉ được Công ty áp dụng khi đã kí được hợp đồng xuất khẩu với nước
ngoài mà nguồn hàng trong nước chưa có sẵn.
Công tác thu mua tạo nguồn hàng của Công ty được thực hiện theo quy trình sau;
- Xác định nhu cầu: Căn cứ vào các đơn đặt hàng của nước ngoài và các hợp đồng đã kí kết.
- Xây dựng đơn hàng: Dựa trên các điều kiện về số lượng, chất lượng, giá cả
- Lựa chọn khu vực thị trường: Căn cứ vào tính chất yêu cầu của hàng hóa xuất khẩu theo từng hợp đồng. Thông thường, thị trường khai thác hàng của Công
ty là các tỉnh phía Nam vì nơi đây tập trung các mặt hàng nông, lâm, thủy hải sản
... là những mặt hàng có thế mạnh xuất khẩu của Công ty.
- Tìm kiếm và lựa chọn người cung cấp: Căn cứ vào khu vực thị trường đã lựa chọn, Công ty tiến hành tìm kiếm người cung cấp. Bước đầu là tập hợp các nhà cung cấp có thể có, sau đó tiến hành phân loại nhà cung cấp theo các chỉ tiêu ưu tiên và dùng phương pháp loại trừ dần để chọn nhà cung cấp có khả năng đáp ứng
mọi yêu cầu của đơn hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tiếp cận và đàm phán với nhà cung cấp: Trên cơ sở đã xác định được nhà cung cấp, Công ty tiếp cận đàm phán về các điều kiện của đơn hàng, kí kết hợp đồng thu mua nếu đạt được các thỏa thuận với nhà cung cấp.
- Tổ chức thực hiện hợp đồng mua bán. Trong khâu này vận chuyển là khâu quan trọng nhất. Công ty đã sử dụng các hình thức tiếp nhận, vận chuyển sau:
+ Giao hàng tại cảng xuất khẩu.
+ Giao hàng tại kho của Công ty.
+ Giao hàng lên phương tiệnvận chuyển của Công ty tại kho người bán.
Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà Công ty lựa chọn các điều kiện cơ sở
giao hàng phù hợp.
Bảng VI: Mô hình tổ chức công tác thu mua tạo nguồn hàng.
b) Nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu. Nghiệp vụ này bao gồm các khâu sau:
Xác định nhu cầu Xây dựng đơn hàng Lựa chọn Thị trường Tiếp cận, đàm phán, Ký kết hợp đồng Thanh lý Hợp đồng Tổ chức thực hiện hợp đồng Tìm kiếm Nhà cung Cấp Lựa chọn Nhà cung Cấp Kiểm Tra Hàng Hóa Tiếp Nhận Hàng Hóa Vận Chuyển Hàng Hóa Thanh Toán Bảo Quản Xử lí tranh chấp
- Chuẩn bị hàng: Sau khi Công ty đã đưa hàng về kho thì tiến hành các khâu chuẩn bị như đóng gói hàng hóa, ghi mã kí hiệu để hoàn thiện hàng theo đơn hàng
của nước nhập khẩu.
- Thuê tàu và kí kết hợp đồng vận chuyển: Thông thường, Công ty sử dụng
điều kiện cơ sở giao hàng theo điều kiện FOB trong Incoterm 1990 với nước ngoài do vậy ở khâu này, Công ty chỉ kí kết hợp đồng vận chuyển với các tổ chức vận
tải, thuê các tổ chức này đem phương tiện tới tận kho hàng của Công ty để chuyển
hàng hóa ra cảng xuất khẩu, sau đó tiến hành bốc dỡ hàng xuống cảng để hải quan
kiểm định hàng hóa.
- Hoàn thiện thu tục giấy tờ: Làm thủ tục giấy phép xuất khẩu Công ty thường phải chuẩn bị các loại giấy tờ sau:
+ Hợp đồng thương mại (bản chính và bản sao).
+ Bản dịch hợp đồng.
+ Hạn ngạch, quota nếu xuất hàng hạn ngạch.
+ Giấy chứng nhận xuất xứ.
+ Giấy kiểm dịch vệ sinh hàng. + Các giấy tờ hải quan.
- Tổ chức khai báo và giám định hải quan. Khâu này Công ty có trách nhiệm
xuất trình đầy đủ giấy tờ, mở hàng hóa để hải quan kiểm tra.
- Giao hàng lên tàu và lập vận đơn. Thông thường, Công ty ủy thác toàn phần cho hãng vận tải. Sau khi giao hàng lên tàu thì đại diện của Công ty và cơ
quan bảo hiểm xác nhận hàng vào biên bản để Công ty tiến hành mua bảo hiểm.
Cũng trong khâu này, đại diện của Công ty phải lấy xác nhận thuyền phó và sau đó đổi lấy vận đơn thuyền trưởng.
c) Nghiệp vụ thanh toán bao gồm các khâu vay vốn thanh toán nguồn hàng và nhận tiền thanh toán của bên nhập khẩu:
Đối với thanh toán đầu vào, các phòng hoặc đơn vị thực hiện nhiệm vụ trực (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
tiếp thì được Công ty ủy quyền giao vốn để thanh toán. Sau khi nhận được tiền
hàng bên nhập khẩu thanh toán, đơn vị sẽ giao lại Công ty toàn bộ doanh thu và các chi phí hợp lí. Hình thức thanh toán nguồn hàng chủ yếu bằng Tiền mặt.
Nguồn vốn để thanh toán đầu vào của Công ty một phần là vốn tự có, nhưng do điều kiện còn rất thiếu vốn nên Công ty thường chủ động vay ngắn hạn Ngân hàng. Việc thanh toán của đơn vị nhập khẩu là khâu ấn định kết quả cuối cùng cả
quá trình nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa. Số tiền thanh toán căn cứ vào trị giá hàng hóa và thời hạn thanh toán đã được quy định trong hợp đồng. Phương thức thanh
toán trong xuất khẩu của Công ty rất nhiều, chẳng hạn, thanh toán bằng thư tín
dụng (L/C), thanh toán bằng phương thức nhờ thu, thanh toán hàng đổi hàng, thanh toán trao tay tiền mặt. Ngoại trừ phương pháp mở L/C, còn các phương pháp khác
rủi ro là khá lớn, vì vậy, Công ty chủ trương tạo điều kiện để bên đối tác mở L/C.
d) Nghiệp vụ xử lí thông tin thị trường hàng xuất khẩu.
Trên cơ sở thông tin thu thập được qua niên giám thống kê Việt Nam, qua
các bản tin nhanh về thị trường, giá cả, Tạp chí Thương mại, qua các cơ quan Nhà nước có liên quan, qua tiếp xúc trực tiếp với bạn hàng trong và ngoài nước ... Cán
bộ Phòng Kinh doanh xác định từng thị trường phù hợp với những mặt hàng nào, số lượng, chất lượng, giá cả có thể đáp ứng. Phương pháp nghiên cứu được áp
dụng chủ yếu là thống kê kinh nghiệm.
Trong những năm qua, thị trường thế giới có nhiều biến đổi thất thường, đặc
biệt là thị trường hàng nông sản. Trong khi đó, hệ thống cung cấp thông tin của nước ta còn rất kém, chưa kịp thời với xu hướng phát triển của thế giới. Do đó,
công tác thu thập và xử lí thông tin của Công ty gặp rất nhiều khó khăn. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ kinh doanh của Công ty chưa được trang bị đầy đủ những kiến
thức cần thiết về nghiên cứu thị trường, chưa có các phương án nghiên cứu mang
tính hệ thống. Vì vậy, có nhiều trường hợp Công ty đã gặp những lúng túng về định hướng các thị trường trọng điểm để tiến hành giao dịch xuất khẩu. Còn nữa,
do yếu kém về dự đoán xu hướng của cung cầu và giá cả trong tương lai nên Công ty chưa xác định được các chiến lược xuất khẩu hợp lí. Nhiều khi giá cả chưa lên cao đã tiến hành bán ồ ạt hàng hóa, khi giá cả đã lên cao rồi thì không còn hàng
hóa để bán. Hoặc có tình trạng chọn sai đối tượng buôn bán, họ không đủ khả năng tài chính để thanh toán Tiền hàng hoặc chây ì thực hiện hợp đồng gây ảnh
hưởng tới hoạt động xuất khẩu và nhiều khi còn dẫn đến thất thu, thua lỗ. Đây
cũng là tình trạng chung của nhiều doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu ở nước ta.
Có thể nói nghiệp vụ xử lí thông tin là cực kì quan trọng, nhất là đối với mặt
hàng xuất khẩu của Công ty đa dạng và phong phú về chủng loại, chất lượng, giá
cả. Công ty phải rất linh hoạt và tính toán kịp thời mới có khả năng đáp ứng được
nhu cầu thị trường, đảm bảo làm ăn lâu dài, tránh được lối hoạt động kinh tế theo
kiểu "phi vụ" hiện vẫn còn phổ biến ở các doanh nghiệp thương mại của nước ta.