7. Bố cục của đề tài
3.4. Hoàn thiện công cụ thống kê
Thống kê hồ sơ bệnh án lưu trữ là sử dụng các công cụ phương tiện chuyên môn nghiệp vụ để nắm bắt được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình hồ sơ bệnh án, tình hình cán bộ và hệ thống bảo quản trong công tác lưu trữ. Đây là một khâu nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ, thống kê giữ một vị trí quan trọng trong quản lý hồ sơ bệnh án lưu
trữ. Nhận thức được vai trò quan trọng này, cán bộ văn thư khi làm nhiệm vụ thống kê đều xuất phát từ mục đích bảo vệ sự nguyên vẹn của hồ sơ bệnh án lưu trữ để tổ chức sử dụng những tài liệu đó trên cơ sở những quy định cụ thể. Để thực hiện tốt công tác thống kê, hiện nay tại Bệnh viện cán bộ văn thư đã xây dựng và áp dụng một số loại công cụ thống kê: mục lục hồ sơ, sổ đăng ký mục lục hồ sơ,… Trên cơ sở những số liệu thống kê đã nắm được phòng lưu trữ có thể xây dựng kế hoạch công tác cho các khâu nghiệp vụ khác một cách thích hợp.
3.5. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong lƣu trữ hồ sơ bệnh án quân nhân
Hiện nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin diến ra sôi động tác động sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt hoạt động: kinh tế, xã hội của đất nước. Phương hướng tin học hoá công tác Lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng như khả năng phát triển trong tương lai. Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn thư lên nhiều lần nhờ đó giảm được một số nhân viên văn thư hành chính, đồng thời giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn thư. ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo ra được những quyết định kịp thời, chĩnh xác, đúng đắn. Hiện nay, máy vi tính đang được sử dụng rộng rãi trong công tác Lưu trữ từ.
Công nghệ thông tin với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã là cho công tác văn phòng có những thay đổi cơ bản. Đưa con người sang một kỷ nguyên mới với các trang thiết bị hiện đại. Nhưng thực tế Bệnh viện còn chưa khai thác hết giá trị của công nghệ thông tin trong thời kỳ hiện nay, điều đó gây rất nhiều hạn chế cho công tác lưu trữ.
Muốn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này lãnh đạo Bệnh viện nên thay một máy vi tính hiện đại hơn đặt ở phòng lưu trữ. Có thể sử
dụng những phần mềm chuyên dụng cho quản lý để công việc quản lý được dễ dàng và có trình tự khoa học hơn.
Hồ sơ bệnh án đồng thời có thể được lưu trên máy tính để quản lý cho dễ những vẫn có thể lưu ngoài trên giấy tờ để phòng trường hợp mất dữ liệu trong máy.
Nên sử dụng những chương trình đã được lập trình sẵn trên máy tính vào công tác lưu trữ để giảm bớt gánh nặng cho công tác lưu trữ đồng thời làm cho việc tìm kiếm cũng như kiểm tra tài liệu lưu trữ được dễ dàng hơn.
Việc lưu trữ có thể dùng các film, băng từ, đĩa từ... có thể lưu trữ thông tin với trữ lượng rất lớn hơn hàng triệu lần. Do đó không cần sao chép, nhân in văn bản và phát hành theo kiểu thủ công qua đường bưu điện như trước đây. Với việc xuất hiện các đĩa cứng, nhất là đĩa quang, xử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đã lưu trữ thông tin với khối lượng rất lớn. Bằng cách này có thể vừa tìm kiếm thông tin, vừa trao đổi với đối tác những thông tin cần thiết, có thể chi phí lúc dầu bỏ ra là khá lớn nhưng những lợi ích mà nó mang lại lại vô cùng to lớn, vừa tiết kiệm thời gian, vừa tiết kiệm được công sức.
3.6. Xây dựng kho lƣu trữ hồ sơ bệnh án quân nhân
Để đánh giá chất lượng, hiệu quả của một bệnh viện người ta căn cứ vào nhiều yếu tố trong đó có hệ thống trang thiết bị của bệnh viện, một văn phòng thật sự hiện đại thì cần có những thiết bị tiên tiến đáp ứng yêu cầu của công việc một cách tốt nhất.
Nhìn chung điều kiện cơ sở vật chất của Bệnh viện TWQĐ 108 đã khá đầy đủ về số lượng thế nhưng về chất lượng thì một số máy còn khá lạc hậu, chưa đáp ứng đủ những tiêu chuẩn trong công tác lưu trữ. Vì thế, để nâng cao hơn nữa công tác này, lãnh đạo Bệnh viện cần đầu tư mới một số trang thiết bị như máy tính có nối mạng internet, máy hút ẩm để đảm bảo việc lưu trữ đựơc tốt hơn. Cần chú trọng hơn tới các biện pháp chống ẩm mốc, cháy nổ, và có
các biện pháp để ngăn chặn sự phá hoại của các côn trùng gây hại cho tài liệu. Cần phải chú trọng hơn nữa tới việc bảo quản tài liệu. Bệnh viện nên mua thêm một số thuốc trừ mối mọt và một số côn trùng như:Gián, chuột để bảo quản tài liệu một cách tốt hơn.
Trong tương lai, với sự phát triển của Bệnh viện, kho lưu trữ sẽ không đáp ứng được nhu cầu lưu trữ của thực tế, chính vì thế cần phải có những phương hướng cụ thể để có thể bố trí sao cho phù hợp, vừa tiết kiệm được diện tích lại vừa có thể có những điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ. Thực tế cho thấy, Bệnh viện sử dụng giá để đựng bảo quản hồ sơ bệnh án là chưa hợp lý. Với đặc thù là một Bệnh viện, khối lượng hồ sơ bệnh án nhiều, việc sử dụng các giá để bảo quản hồ sơ bệnh án gây tốn rất nhiều diện tích đồng thời lại làm cho công tác bảo quản gặp nhiều khó khăn hơn. Bảo quản trên giá, nên sự tiếp xúc với môi trường bên ngoài sẽ cao hơn, sự tiếp xúc với những tác nhân gây hư hại hồ sơ bệnh án sẽ nhiều hơn, vì vậy hồ sơ bệnh án sẽ dễ bị hư hỏng hơn. Hơn nữa, do không phải là đơn vị chuyên nghiên cứu nên công tác lưu trữ dù được chú trọng đến đâu nhưng vẫn không thể tránh được những tác nhân gây hại cho hồ sơ bệnh án đó.
Hiện nay, ở các Bệnh viện sử dụng các tủ chuyên dụng để bảo quản hồ sơ bệnh án. Tủ có thể làm bằng kim loại hay bằng sắt.... hồ sơ bệnh án cũng sẽ được phân loại, xắp xếp và được bảo quản trong từng ngăn tuỳ theo sự xắp xếp của mỗi Bệnh viện. Trong mỗi ngăn tủ Bệnh viện có thể có những biện pháp bảo quản riêng cho từng ngăn sao cho phù hợp với tính chất của hồ sơ bệnh án trong tủ.Ví dụ như có thể dùng các túi hút ẩm bằng vôi sống hay bằng silicagel đặt trong từng ngăn tủ để có điều kiện tốt hơn cho hồ sơ bệnh án... Hơn nữa, sử dụng các tử đựng hồ sơ bệnh án sẽ ngăn chặn được tốt hơn những tác nhân gây hại như ẩm, mốc hay bụi bẩn, đồng thời ngăn chặn được sự xâm nhập của các loài gặm nhấm như chuột hay các loại côn trùng gây hại như nhậy cánh bạc hay gián....Từ đó công tác lưu trữ sẽ có hiệu quả cao hơn. Không những thế, sử dụng
các tủ đựng hồ sơ bệnh án sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều diện tích bởi do đặc thù các Bệnh viện hiện nay không phải Bệnh viện nào cũng có thể có những diện tích lớn để xây dựng hẳn một kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn mà Nhà nước ta quy định. Vì vậy việc bảo quản hồ sơ bệnh án trong các tủ chuyên dụng là rất phù hợp với các đơn vị hiện nay, đặc biệt là ở các Bệnh viện.
Từ đó thiết nghĩ, để phù hợp hơn với cơ chế thị trường hiện nay, và phù hợp hơn với quy mô phát triển của Bệnh viện, lãnh đạo Bệnh viện nên xem xét đổi mới và sử dụng các tủ kim loại để bảo quản hồ sơ bệnh án góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác lưu trữ hiện nay tại thực tế Bệnh viện.
Để thực hiện tốt giải pháp trên Bệnh viện cần quan tâm đến các vấn đề sau: - Xây dựng kho lưu trữ cố định, đúng quy cách của kho lưu trữ như đảm bảo việc xuất nhập hồ sơ bệnh án, đủ điều kiện cho xe chữa cháy di chuyển dễ dàng, tiếp cận được nơi xảy ra cháy. Đồng thời, trong kho phải có hệ thống báo cháy khẩn cấp và có lắp đặt hệ thống phòng cháy tự động.
Khi tiến hành xây dựng kho, thiết bị bảo quản cần lưu ý những vấn đề sau: + Lập kế hoạch xây dựng kho cần lưu ý đến các yếu tố: địa điểm xây dựng, quy mô, mặt bằng và hướng kho; diện tích, lối đi, tường, cửa, chiều cao, tải trọng sàn kho; hệ thống điện, hệ thống nước, chế độ nhiệt độ, độ ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ thông gió.
+ Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho cần quan tâm đến những thiết bị: cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, quạt thông gió, máy hút ẩm, máy điều hoà không khí. Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu: máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác.
+ Đồng thời, cần có những biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp như chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột,...
+ Ngoài ra, để tổ chức tài liệu khoa học và logic cần phải: tổ chức lại tài liệu trong kho, xử lý tài liệu trước khi nhập kho, xếp tài liệu trên giá, lập sơ đồ giá trong kho, đưa tài liệu ra sử dụng, kiểm tra tài liệu trong kho.
+ Để góp phần giải phóng không gian lưu trữ thì cuối mỗi năm, nhân viên lưu trữ phải thống kê, lựa chọn ra những tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ. Đây là công tác thường xuyên đối với kho lưu trữ phải đòi hỏi thực hiện một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định và kiểm tra chặt chẽ.
Tiểu kết chƣơng 3
Thực trạng tổ chức lưu trữ hồ sơ bênh án quân nhân tại Bệnh viện TƯQĐ 108 qua khảo sát thực tể để đề ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ chức lưu trữ hồ sơbệnh án quân nhân tại Bệnh viện TƯQĐ 108 để đưa ra những kiến nghị đề xuất.
Công tác tổ chức lưu trữ hồ sơ bệnh án quân nhân quan nghiên cứu thực trạng cho thấy Ban Giám đốc bệnh viện đã quan tâm đến công tác lưu trữ, từ việc bố trí bố trí tổ chức và nhân sự, tổ chức chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong giao nhận hồ sơ bệnh án vào kho lưu trữ của Bệnh viện. Tính đến nay, một khối lượng tài liệu tương đối lớn được hình thành từ năm 1951, tuy đã tổ chức xác định giá trị và hủy những hồ sơ bệnh án hết giá trị nhưng qua khảo sát từ năm 2006 đến 2018 tổng số hồ sơ bệnh án hiện tại đang có trong các kho là:
635.172.000. Với khối lượng hồ sơ bệnh án ngày càng tăng thì nhu cầu về kho tàng ngày càng cần, để tổ chức lưu trữ có hiệu quả và phát huy giá trị HSBA trong khai thác, sử dụng đối với một Bệnh viện-Viện nghiên cứu khoa học y dược lâm sàng 108, là cơ sở đào tào tới bậc tiến sĩ y học chúng tôi đã đưa ra các giải pháp với hy vọng khi thực thi sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức lưu trữ HSBA nói riêng và công tác lưu trữ nói chung của Bệnh viện TƯQĐ 108 đó là:
- Kiện toàn tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác lưu trữ hồ sơ bệnh án quân nhân; thành lập Ban Lưu trữ HSBA thuộc phòng Kế hoạch tổng hợp (vì hiện nay theo biểu biên chế của bệnh viện chưa có Ban lưu trữ HSBA) bộ phận lưu trữ HSBA làm việc với khối lượng lớn cần thành lập Ban để tổ chức hoạt
động có sự chỉ đạo sát sao hơn nữa các khâu nghiệp vụ lưu trữ, hơn nữa thành lập Ban sẽ là sự quan tâm, đãi ngộ chế độ đối với cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ HSBA.
- Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ HSBA quân nhân; ban hành các quy định về việc giao nộp HSBA, tiếp tục thành lập hội đồng xác định giá trị HSBA để tiêu hủy những HSBA hết giá trị, giải phóng kho tàng.
- Tăng cường phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ HSBA quân nhân; Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn; Hoàn thiện công cụ thống kê; Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ HSBAquân nhân; Đẩy nhanh ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ HSBAquân nhân
- Tổ chức hoạt động nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ bệnh án quân nhân: thu thập bổ sung, chỉnh lý, bảo quản, thống kê, khai thác, sử dụng HSBAquân nhân; đối với các đơn vị trực thuộc trực tiếp là nơi hình thành nên HSBA hằng năm tăng cường tập huấn, kiểm tra và chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ để nâng cao kiến thức về công tác lưu trữ, nhằm thực hiện đúng các quy định của cơ quan cấp trên và của Bệnh viện.
- Xây dựng kho lưu trữ HSBAquân nhân; Bệnh viện cần phải xây dựng kho lưu trữ cố định để lưu trữ khối lượng HSBA nói chung và HSBA quân nhân nói riêng.
KẾT LUẬN
Hồ sơ bệnh án quân nhân có vai trò quan trọng trong Phông lưu trữ của Bệnh viện TƯQĐ 108-Viện nghiên cứu khoa học Y Dược lâm sàng 108, hồ sơ được coi là căn cứ chính xác đối với mỗi cá nhân khi tiến hành công việc chuyên môn như: khám bệnh, chữa bệnh, nghiên cứu…hồ sơ bệnh án quân nhân là nguồn tư liệu quan trọng để sử dụng và đúc rút kinh nghiệm đối với các y bác sĩ trong quá trình điều trị bệnh, là nguồn sử liệu đối với các nghiên cứu sinh và là căn cứ pháp lý đối với các cơ quan pháp luật…
Trong khoảng thời gian tìm hiểu thực tế tại Bệnh viện TƯQĐ 108, nhờ sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo Bệnh viện, chúng tôi đã có được một khoảng thời gian vô cùng hữu ích khitiếp xúc với thực tế công việc và có những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ chức lưu trữ hồ sơ bệnh án quân nhân tại Bệnh viện TƯQĐ 108. Có nhiều hồ sơ bệnh án có giá trị quan trọng cần tổ chức lưu trữ nhằm tiếp tục phát huy giá trị cho các công trình nghiên cứu về y học, giúp cung cấp thông tin, luận cứ khoa học thực sự là nguồn tư liệu, là nguồn thông tin quy giá đối với các nhà nghiên cứu… Qua khảo sát thực trạng cho thấy Bệnh viện TƯQĐ 108 đã thực sự quan tâm đến công tác lữu trữ hồ sơ bệnh án, từ việc bố trí tổ chức và nhân lực, tổ chức thu nộp hồ sơ bệnh án vào kho lưu trữ đã được thực hiện theo đúng quy định, phát huy được giá trị sử dụng trong nghiên cứu khoa học cũng như trong công tác quản lý.
Tuy nhiên, với chức năng là một Bệnh viện tuyến cuối cùng của toàn quân, Viện nghiên cứu khoa học Y Dược lâm sàng, là cơ sở đào tạo tới bậc tiến sĩ y học, bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác tổ chức lưu trữ hồ sơ bệnh án quân nhân tại bệnh viện TƯQĐ 108 vẫn còn những hạn chế từ hoạt động điều hành cho đến tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, cơ sở lưu trữ dẫn đến tình trạng: Hồ sơ bệnh án lưu trữ chưa được bảo quản tập trung, nằm rải rác tại các kho tạm khi cần khai thác gặp nhiều khó khăn, mất nhiều thời gian và nhân lực phục vụ.
Từ thực trạng trên, chúng tôi đã đưa ra các giải pháp với hy vọng khi thực hiện sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ hồ sơ bệnh án và phục vụ có hiệu quả việc khai thác, sử dụng như:
Tiếp tục hoàn thiện các hệ thống văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ