Phần 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG SIÊU THỊ 2.1 Lịch sử phát triển siêu thị Hapromart
2.4. Mô tả các hoạt động chính của siêu thị
Ban giám đốc Bộ phận kế toán Bộ phận quản lý kho hàng Bộ phận quản lý hàng hoá Bộ phận quản lý nhân sự Bộ phận thu ngân Bộ phận bảo vệ Bộ phận thống kê, báo cáo
- Hoạt động mua hàng của khách: Khách đến siêu thị mua hàng theo hình thức tự phục vụ- khách hàng tự chọn hàng được bày ở siêu thị cho vào giỏ hàng của mình (nhưng vẫn được sự giúp đỡ của các nhân viên quản lý quầy hàng khi khách hàng có yêu cầu giúp đỡ). Sau khi lựa chọn xong hàng, khách mang hàng ra quầy thu ngân yêu cầu tính tiền( thanh toán). Sau khi thanh toán xong khách sẽ nhận được hoá đơn hàng. Trước khi ra về, tổ bảo vệ sẽ kiểm tra hàng hoá của khách một lần nữa để đảm báo không có sai sót gì.
- Hoạt động quản lý bán hàng ( ở quầy thu ngân): Xuất hiện khi khách mua hàng yêu cầu tính tiền, nhân viên thu ngân phải có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu thanh toán hoá đơn sau đó lập hoá đơn thanh toán.( Nếu hàng có mã vạch thì tính tổng giá trị hoá đơn. Nếu hàng không có mã vạch thì cập nhật thông tin măt hàng) rồi in hoá đơn cho khách hàng và lưu trữ hoá đơn.
- Hoạt động nhập hàng: Do tổ quản lý nhập hàng thuộc bộ phận quản lý kho hàng chịu trách nhiệm, tổ quản lý nhập hàng làm nhiệm vụ:
+Tiếp nhận hàng hoá từ nhà cung cấp( đối chiếu, kiểm tra) lập phiếu nhập hàng hoá In phiếu phân loại hàng hoá theo chủng loại hàng, theo loại hàng, theo đơn vị xếp hàng vào kho . Sau đó nhân viên tin học sẽ có nhiệm vụ nhập thông tin hàng hoá và số lượng nhập của mặt hàng đó( Thông tin hàng bao gồm: mã vạch, giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng nhập, đơn vị tính, ngày nhập,…)
* Chú ý:
- Việc nhập hàng hoá: Mặt hàng mới nhập về sẽ được nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu trữ các thông tin của hàng vào hệ thống quản lý. Mỗi một hàng sẽ được đánh một mã vạch thực hiện theo quy tắc:
+ Bộ mã bán hàng: là bộ mã mang tính cách pháp lý giữa siêu thị và người tiêu dùng. Mỗi một mặt hàng kinh doanh đều có một mã số riêng.
+ Một mã bán hàng có độ dài 13 ký tự theo cấu trúc của hệ thống mã vạch barcode quốc tế đối với những mặt hàng nào không có mã vạch, hay nếu có mã vạch mà mã vạch không có khả năng tin cậy thì mặt hàng đó sẽ được dùng mã nội bộ của siêu thị làm mã bán hàng, có chiều dài 8 ký tự.
- Hoạt động xuất hàng: Do bộ phận quản lý xuất hàng đảm nhận, có nhiệm vụ tiếp nhận yêu cầu xuất hàng từ bộ phận mặt hàng hay yêu cầu trả hàng từ nhà cung cấp Kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho:
+Nếu còn hàng: Lập phiếu xuất hàng Xuất hàng lên quầy( Sắp xếp hàng trên quầy) cập nhật số lượng tồn của mặt hàng đó In và lưu trữ phiếu xuất hàng.
+Nếu hết hàng: Thông báo với bộ phận quản lý hàng hoá của ngành hàng đó để họ có kế hoạch đặt hàng với nhà cung cấp.
- Hoạt động kiểm kê hàng hoá, sắp xếp, trưng bày hàng hoá trên quầy: Do nhân viên thuộc bộ phận quản lý hàng hoá đảm nhận, làm nhiệm vụ kiểm kê
hàng hoá có trên quầy( số lượng hàng còn trên quầy), kiểm tra chất lượng của hàng hóa. Họ sẽ tiếp nhận những yêu cầu kiểm kê hàng hoá từ “trưởng ngành” lập báo cáo kiểm kê In và lưu trữ phiếu kiểm kê. Khi số lượng hàng hoá trên quầy ít thì họ sẽ yêu cầu bộ phận xuất hàng xuất hàng lên quầy.
- Hoạt động thống kê báo cáo: Do bộ phận thống kê, báo cáo chịu trách nhiệm, có nhiệm vụ tiếp nhận yêu cầu thống kê báo cáo từ ban giám đốc rồi Lựa chọn tiêu chí thống kê thích hợp sau đó Lấy thông tin hàng hoá( lấy số lượng hàng hoá nhập, số lượng xuất hàng, kiểm tra số lượng tồn hàng trên quầy, lấy số lượng bán được tại siêu thị tiếp đến là Tính số lượng tồn thực tế của hàng hoá, tính doanh thu bán được của siêu thị rồi lập và in báo cáo thống kê.
Ngoài ra, còn hoạt động quản lý nhân sự do bộ phận quản lý nhân sự chịu trách nhiệm. Làm nhiệm vụ lập kế hoạch nhân sự; tuyển dụng nhân sự; bố trí nhân sự; đánh giá và trả lương…