- Nguyên vật liệu được mua từ các nguồn như: đất sét được cung cấp từ
mỏ sét Trúc Thôn - Chí Linh - Hải Dương, Fedls par được cung cấp ở Lào Cai, Yên Bái, Đôlêmit thì ở Thanh Hóa.
- Các nguyên vật liệu được mua dưới dạng ký hợp đồng với công ty khoáng sản.
Một số mẫu hợp đồng, hóa đơn GTGT, biên bản nghiệm thu nguyên vật liệu, phiếu giao nhận vật tư, phiếu nhập kho như sau:
Biểu 06:
HỢP ĐỒNG MUA BÁN
Ngày 3 tháng 1 năm 2006 (Số 01 năm 2006) Bên bán: Công ty khoáng sản Yên Bái
Địa chỉ: 393 đường Điện Biên - phường Minh Tâm - thị xã Yên Bái Bên mua: Công ty gạch Granite Tiên Sơn
Địa chỉ: Khu công nghiệp Tiên Sơn - Bắc Ninh
Hai bên ký hợp đồng mua bán với những điều khoản sau: Điều 1: Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền
Tên hàng: Bột cao lanh xương, số lượng 100.000 kg
Đơn giá gốc 605đ/kg
Thuế GTGT: 10%; tổng giá trị thanh toán: 66.550.000đ
Điều 2: Quy cách, chất lượng
Cỡ hạt < 0,1 mm; Al2O3 > = 35%; độẩm < 5% SiO2 < = 44% -> 53%
Độ trắng: 74%
Điều 3: Bao bì, đóng gói
Đóng gói trong bao, trọng lượng 50 kg
Điều 4: Hàng được giao tại Công ty gạch Granite Tiên Sơn từ ngày 8/1/2006 đến ngày 13/1/2006
Điều 5: Thanh toán muộn nhất là ngày 25/2/2006 Điều 6: Hai bên thực hiện đúng hợp đồng
Đại diện bên bán Đại diện bên mua
Hợp đồng được thực hiện ngày 7/1/2006, công ty nhận được hóa đơn của công ty khoáng sản Yên Bái như sau:
HÓA ĐƠN (GTGT)
Liên 2: (giao cho khách hàng) N: 1289 Ngày 7 tháng 1 năm 2006
Đơn vị bán hàng: Công ty khoáng sản Yên Bái
Địa chỉ: 393 Điện Biên - Yên Bái
Điện thoại: MST: 52001175191
Họ và tên người mua hàng: Công ty Granite Tiên Sơn
Địa chỉ: Khu Công nghiệp Tiên Sơn - Bắc Ninh Hạn thanh toán : Thanh toán sau
STT Tên hàng hóa Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột cao lanh xương Kg 100.000 605 60.500.000
Cộng tiền hàng 60.500.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 6.050.000 Tổng cộng tiền thanh toán 66.550.000
Số tiền bằng chữ: Sáu mươi triệu ba trăm năm mươi ba ngàn đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên)
Sau khi nhận hóa đơn GTGT thì nhân viên thu mua vật liệu mang về
phòng kế hoạch để kiểm tra đối chiếu với hợp đồng và kế hoạch thu mua để
có quyết định nhận hàng hay không.
Đối với các loại nguyên vật liệu chính này, trước khi nhập kho phòng kỹ thuật lập biên bản kiểm nghiệm và tiến hành kiểm tra quy cách, chất lượng.
Sau khi kiểm tra thì kết quả được ghi vào biên bản nghiệm thu nguyên vật liệu nhập kho.
Biểu 08:
BIÊN BẢN NGHIỆM THU NGUYÊN VẬT LIỆU NHẬP KHO
Bắc Ninh, ngày 8 tháng 1 năm 2006 Tại Công ty Granite Tiên Sơn, gồm có:
1, Ông Nguyễn Văn Chiến - Quản đốc phân xưởng sản xuất 2, Ông Nguyễn Văn Thuận - Thủ kho nguyên vật liệu 3, Ông Trịnh Ngọc Bảo - Trưởng phòng kỹ thuật 4, Bà Nguyễn Thị Hồng - Phòng kế hoạch
Sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng nguyên vật liệu nhập kho do công ty khoáng sản Yên Bái cung cấp trong tháng 1 năm 2006.
Theo các chứng từ kèm theo sau:
Hóa đơn GTGT số 1289 ngày 7/1/ 2006 Bản kết quả phân tích thành phần hóa học
Bản theo dõi kết quả vềđộẩm nguyên vật liệu nhập kho. Kết luận: đủ số lượng, chất lượng tốt
Phòng Kế hoạch Thủ kho Phòng kỹ thuật Quản đốc PX
Đối với một số nguyên vật liệu công ty mua trên thị trường mà không phải ký hợp đồng cung cấp thì khi vật liệu về kho thì nhân viên phòng kỹ
thuật sẽ lập phiếu giao nhận vật tư dựa trên hoá đơn của người bán.
Ngày 8/1/2006 công ty mua Môdun của công ty Thương mại và dịch vụ
kinh doanh xuất khẩu tổng hợp theo hóa đơn GTGT số 50
Trước khi nhập kho nguyên vật liệu thì công ty lập phiếu giao nhận vật tư như sau:
Biểu 09:
PHIẾU GIAO NHẬN VẬT TƯ
Bắc Ninh, ngày 8 tháng 1 năm 2006 Tại Công ty Granite Tiên Sơn, gồm có:
1, Ông Nguyễn Ngọc Cần: đại diện công ty Thương mại và dịch vụ
kinh doanh XNK tổng hợp
2, Ông Nguyễn Văn Thuận: Thủ kho Cùng giao nhận số vật tư như sau: STT Tên, quy cách
sản phẩm Mã ký hiệu Đơn vị Số lượng Ghi chú
1 Bộ Modun C3000-HX PT124 Bộ 1
2 Modun CHB1-NA200 PT104 Bộ 1 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Người giao Thủ kho bên nhận
Vật liệu sau khi được kiểm nghiệm thì phòng kế toán lập phiếu nhập kho vật liệu. Sau đó thì các phiếu nhập kho được cập nhật vào máy tính để xử
Biểu 10:
PHIẾU NHẬP KHO
Bắc Ninh, ngày 8 tháng 1 năm 2006 Chứng từ số 08 Liên 2 Người giao dịch: Anh Phương
Địa chỉ phòng kế hoạch Diễn giải: Nhập vật tư theo hợp đồng số 1289 ngày 7/1/2006 Nhập kho tại: K01 Dạng nhập: phải trả người bán (331) STT Tên vật tư TK vật tư Mã vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột cao lanh xương 1521 NL1001 kg 100.000 605 60.500.000 Tổng tiền hàng: 60.500.000 Thuế GTGT: 6.050.000 Tổng tiền thanh toán: 66.550.000
Viết bằng chữ: sáu mươi sáu triệu năm trăm, năm mươi nghìn Người giao hàng Thủ kho Phụ trách KT trưởng TT đơn vị
Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên. Người giao hàng mang phiếu nhập kho xưởng kho vật liệu… Thủ kho kiểm tra vật liệu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho, còn 2 liên còn lại chuyển về phòng kế toán.
Dựa trên các phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT và các chứng từ khác có liên quan, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung sau đó ghi sổ cái tài khoản 152 và các sổ chi tiết có liên quan tùy hình thức thanh toán.
Việc thanh toán tiền mua nguyên vật liệu chính nhập kho thì công ty mua trả chậm hoặc trả bằng tiền gửi ngân hàng.
Việc thanh toán với người bán được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Số này được lập riêng cho từng người bán.
Với nghiệp vụ nhập bột xương cao lanh của công ty khoáng sản Yên Bái, căn cứ vào hóa đơn GTGT số 1289 ngày 7 tháng 1 năm 2006, phiếu nhập kho số 08 ngày 8/1/2006, kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán theo định khoản sau:
Nợ TK 1521: 60.500.000 Nợ TK 133: 6.050.000
Có TK 331 - KSYB 66.550.000
Kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán như sau:
Biểu 011:
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Từ ngày 1/1/2006 đến ngày 31/1/2006 Mã khách hàng: KH - 03 công ty khoáng sản Yên Bái Loại tiền: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Số Ngà y Nợ Có Nợ Có 128 9 Nhập bột cao lanh xương 152 1 6.050.000 133 1 605.000 6.655.000 148 2 15/1 Nhập Feldpar 152 1 190.000.0 00 27555000 0 133 1 19.000.00 0 20.900.00 0 112 25/2 Thanh toán cho 112 66.550.0
3 người bán (HD 1289)
00
31/1 Dư cuối kỳ 209.000.0
00
Trong trường hợp mua nguyên vật liệu trả bằng tiền gửi ngân hàng thì kế toán căn cứ vào giấy báo nợ, hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho kế toán hạch toán.
Ngày 15/1/2006 công ty nhập bột đá theo hóa đơn 400 của Công ty hóa chất Việt Trì, thanh toán bằng chuyển khoản theo giấy báo nợ số 459 vật liệu nhập kho theo phiếu nhập kho số 17 kế toán định khoản và ghi sổ như sau:
Biểu 12:
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Kính gửi: Giám đốc công ty Granite Tiên Sơn
Tên tôi là: Nguyễn Sỹ Hà Công tác tại: Phòng kế hoạch
Được giám đốc giao nhiệm vụ mua vật tư phục vụ cho sản xuất Tôi có chi các khoản sau:
Thanh toán tiền mua Modun QN12 và Môdun CXN23 đã nhập kho theo các chứng từ sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phiếu nhập kho số 03 ngày 4/1/2006: 35.750.000 Tổng cộng: 35.750.000
Bằng chữ: Ba mươi năm triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn Tôi xin cam đoan các khoản chi trên là đúng sự thật, nếu có sai xót tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Bắc Ninh, ngày 7 tháng 1 năm 2006
Kế toán kiểm tra giấy đề nghị trên và lập giấy thanh toán tạm ứng như
Biểu 13:
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Ngày 7 tháng 1 năm 2006 Họ và tên người thanh toán: Nguyễn Sỹ Hà
Địa chỉ: Phòng kế hoạch
Diễn giải Số tiền
I. Số tiền tạm ứng 40.000.000 II. Số tiền đã chi 1. Chứng từ số 03 ngày 4/1/2006 35.750.000 III. Số chênh lệch 1. Số tạm ứng chi không hết 2. Chi quá số tạm ứng 4.250.000 4.250.000 0
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng KT thanh toán Người thanh toán
Nghiệp vụ này được kế toán vào sổ như sau: Nợ TK 1524 32.500.000
Nợ TK 133 3.250.000
Có TK 141 35.750.000
Số tiền tạm ứng để mua nguyên vật liệu được vào sổ chi tiết thanh toán tạm ứng, số này được mở theo dõi từng đối tượng và ghi chép tương tự sổ chi tiết thanh toán với người bán.
Ngoài các hình thức thanh toán trên, chỉ có một số ít vật liệu được công ty mua bằng tiền mặt, thường là các loại vật liệu phục vụ việc giao dịch, sử
dụng ở các phòng ban. Các nghiệp vụ thu chi tiền đều được xem xét trên các chứng từ hợp lý.