7. Bố cục luận văn
2.1. Giai đoạn thí điểm ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm (199 7-
2.1.1. Những ngày đầu thành lập Trung tâm (1997): Áp dụng CDS/ISIS
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các thư viện nói chung và thư viện trường học nói riêng là rất quan trọng và cần thiết. Nó mang lại những kết quả tốt nhất trong công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác và giao lưu thông tin, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ của người dùng tin trong các thư viện nhà trường. Nhìn lại những năm đầu thành lập ĐHQGHN (năm 1993), trong bối cảnh nền kinh tế đất nước còn gặp rất nhiều khó khăn, cơ sở vật chất kỹ thuật dành cho Thư viện còn rất nghèo nàn, song Ban giám đốc ĐHQGHN đã mạnh dạn đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý kho tài liệu. Từ những máy tính PC đầu tiên, một cơ sở dữ liệu thư mục sách được xây dựng dựa trên phần mềm quản trị dữ liệu được áp dụng là CDS/ISIS 3.0 do Trung tâm Thông tin Tư liệu khoa học và công nghệ quốc gia chuyển giao. Như chúng ta đã biết, phần mềm tư liệu là phần mềm dùng để quản lý, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu, đồng thời tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục. Đó là bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa- giai đoạn đầu của quá trình tin học hóa thư viện.
CDS/ISIS là phần mềm tư liệu do UNESCO phát triển và phổ biến từ năm 1985. Ở Việt Nam, CDS/ISIS được Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia Việt hóa để sử dụng với bộ mã chuẩn quốc gia và được đưa vào sử dụng từ cuối những năm 1980 ở một số thư viện lớn để xây dựng,
quản lý và khai thác các CSDL tài liệu của mình. Trong những năm 1993, 1994 hầu hết các thư viện của trường đại học ở Hà Nội đều triển khai ứng dụng phần mềm tư liệu này, trong đó có thư viện Đại học Tổng hợp, ĐHQGHN. Năm 1997 Trung tâm được thành lập trên cơ sở hợp nhất 3 thư viện thành viên trực thuộc ĐHQGHN, Trung tâm đã tiếp quản toàn bộ số biểu ghi mà các đơn vị đã thực hiện và tiếp tục bổ sung các biểu ghi mới với khoảng 43.000 biểu ghi thư mục sách sử dụng phần mềm tư liệu này. Đây là lần đầu tiên các dữ liệu của Trung tâm sau khi xử lý được lưu trữ trong máy tính điện tử, tạo lập các CSDL giúp người dùng tin tra cứu tìm tin hiện đại với các toán tử logic and, or, not. Việc sử dụng phần mềm này đánh dấu bước đi đầu tiên của công tác tin học hóa tại Trung tâm. Sau này, khi đã chuyển sang sử dụng các phần mềm thư viện ưu việt khác, CSDL này vẫn phát huy được tác dụng của nó bởi chúng được chuyển đổi sang cấu trúc khác phù hợp với từng giai đoạn phát triển của Trung tâm.
CDS/ISIS có những tính năng sau:
Nhập các biểu ghi mới trong CSDL cho trước Thay đổi, chỉnh sửa hoặc xóa các biểu ghi
Tự động xây dựng và duy trì khả năng truy cập nhanh nhất trong mỗi CSDL
Truy lục các biểu ghi theo nội dung bằng cách sử dụng ngôn ngữ tìm kiếm tinh xảo
Sắp xếp các biểu ghi theo thứ tự mong muốn
In một phần hoặc toàn bộ catalog và/hoặc các chỉ mục Trao đổi dữ liệu
Song phần mềm này rất bị hạn chế về mặt phát triển hệ thống thông tin thư viện. Như chúng ta đã biết, một phần mềm quản lý thư viện gồm có hai phần:
- Hệ quản trị CSDL thương mại (như MS SQL server, Oracle, Linux post gratesSQL…) được bán rộng rãi trên thị trường, có khả năng thay đổi tính năng cho phù hợp với nội dung, nhu cầu quản lý thông tin và do các chuyên gia tin học lĩnh vực đó lựa chọn.
- Hệ quản trị thư viện, bao gồm: quản lý thư tịch, giao tiếp (có thể kết nối, liên thông với các hệ thống khác về mặt kỹ thuật) và giao diện người sử dụng. Trong khi đó, phần mềm CDS/ISIS hệ quản trị CSDL và phần giao tiếp không tách biệt nhau. Khi người dùng tin muốn tra cứu thông tin thì cần phải có một hệ quản trị CSDL khác hỗ trợ như Access hay Foxpro.
Mặt khác, CDS/ISIS sử dụng dạng biên mục máy đọc được đầu tiên trên thế giới CCF (Common Communication Format) do UNESCO phát triển từ rất lâu và nay không còn được cập nhật mà thay vào đó là xu hướng sử dụng dạng MARC và đỉnh cao là MARC 21
Mặc dù đã có sự thay đổi cấu trúc để đáp ứng xu thế phát triển dữ liệu số trên thế giới bằng việc cải biên phần giao tiếp, có thể chạy trên môi trường DOS, Window và Web song không đáp ứng được mọi yêu cầu quản lý thư viện ngày càng tăng. Do vậy, nhu cầu tất yếu là phải lựa chọn một phần mềm thư viện khác, phù hợp hơn với nhu cầu cập nhật, lưu trữ và trao đổi dữ liệu.
2.1.2. Giai đoạn 1997-2001: Sử dụng chương trình xử lý kiểu MARC
Thế kỷ 21- thời đại của công nghệ thông tin, Internet và giao lưu trực tuyến, thương mại điện tử, toàn cầu hoá và một thế giới không có biên giới kinh tế, thời đại của học tập liên tục. Trong lĩnh vực thông tin-thư viện, từ những năm đầu thập kỷ 90 của thế kỷ 20 thư viện các quốc gia có nền kinh tế phát triển trên thế giới đã bắt tay vào xây dựng thư viện điện tử với khối
lượng ngân hàng dữ liệu khổng lồ. Ở Việt Nam, sau năm 1997, Internet được ứng dụng rộng rãi đã tạo đà cho sự phát triển mới, các thư viện Việt Nam bắt đầu áp dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động nghiệp vụ. Đối với các hệ thống thông tin, sự phát triển chỉ được gọi là đồng bộ khi và chỉ khi hệ thống thông tin đó có đủ 2 thành phần: nguồn tin điện tử và hạ tầng công nghệ thông tin (bao gồm máy tính và hệ thống mạng) đảm bảo về mặt công cụ kỹ thuật để truyền tải thông tin tới người sử dụng.
Đứng trước sự phát triển như vũ bão của công nghệ mới cùng với sự ra đời của các hệ thống thư viện điện tử hiện đại trên thế giới đã đặt ra cho thư viện đại học Việt Nam nhiều thời cơ và thách thức. Nhiều đoàn cán bộ được cử đi học tập, trao đổi kinh nghiệm xây dựng thư viện điện tử tại các nước phát triển trên thế giới. Song vì nguồn kinh phí hạn hẹp nên khả năng mua các phần mềm quản lý thư viện chuẩn mực, hiện đại là không khả thi. Do vậy, ngay sau khi có quyết định thành lập Trung tâm Thông tin thư viện trên cơ sở hợp nhất 3 thư viện thành viên thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội (năm 1997), Ban giám đốc Trung tâm đã chủ động hợp tác với Công ty Hỗ trợ và phát triển tin học (HiPT) để tạo ra một phần mềm quản lý thư viện khắc phục những nhược điểm của chương trình CDS/ISIS.
Như đã nói ở phần trên, để phục vụ cho việc phát triển thư viện điện tử trong tương lai thì việc sử dụng phần mềm tư liệu CDS/ISIS là không phù hợp bởi nó chưa đáp ứng với yêu cầu của một hệ quản trị thông tin- thư viện hoàn chỉnh. Bước đầu là sự thử nghiệm chương trình dịch vụ TT-TV tổng hợp gồm các modul như: trao đổi- bổ sung, phân loại- biên mục, tra cứu tài liệu, bạn đọc. Tuy nhiên, chương trình thử nghiệm này lại lộ rõ những bất cập trong hoạt động nghiệp vụ như: sửa và chèn dữ liệu hay làm hồi cố kho tài liệu cũ, trao đổi dữ liệu không thực hiện được. Nguyên nhân là do chương trình này đòi hỏi phải có hệ thống mạng máy tính đồng bộ và cấu trúc cơ sở dữ liệu của Trung tâm chưa được xử lý theo khổ mẫu UNIMARC (khổ mẫu trao đổi thư
mục quốc gia và quốc tế do IFLA xuất bản từ năm 1997). Vì thế, đến tháng 11 năm 1999 Trung tâm và công ty HiPT lại tiếp tục nghiên cứu cho ra đời “chương trình xử lý kiểu MARC”. Có thể nói đây là sự tìm tòi, học hỏi, nắm bắt xu thế phát triển của nền thư viện hiện đại của thế giới. Vào thời điểm đó, hầu hết các thư viện lớn trên thế giới đều thống nhất áp dụng khổ mẫu UNIMARC làm chuẩn trao đổi thư mục quốc gia và quốc tế. Thuận lợi nhìn thấy ngay khi chuyển đổi sang cấu trúc CSDL kiểu MARC là có thể trao đổi thư mục với các thư viện cùng sử dụng MARC và biên mục trên các biểu ghi lấy từ bên ngoài (qua mạng Internet và đĩa quang) để bổ sung vào CSDL của mình, giúp giảm chi phí và công sức cho cán bộ. Đặc điểm cải tiến của chương trình là đã có phần mềm chuyển đổi cấu trúc dữ liệu từ CDS/ISIS với dạng biên mục đọc máy CCF sang cấu trúc kiểu UNIMARC; modul bổ sung – biên mục nhập dữ liệu kiểu MARC, giao diện modul tra cứu thân thiện hơn với bạn đọc; bổ sung thêm chức năng nhập biểu ghi có sẵn từ các thư viện dùng chung bộ mã MARC; khắc phục được hạn chế của chương trình thử nghiệm hai năm trước đó bằng khả năng chèn và sửa đổi dữ liệu vào hệ quản trị CSDL MS SQL server 6.5 của Trung tâm.
Mặc dù đã có sự nghiên cứu cải tiến cho phù hợp với đòi hỏi công việc thực tế song chương trình xử lý kiểu MARC này tính chuyên nghiệp chưa cao, chưa phải là một phần mềm thư viện tích hợp phù hợp với các chuẩn quốc tế. Phần mềm này chỉ có khả năng quản lý tài liệu, không có khả năng quản lý tích hợp các khâu công tác trong thư viện như bổ sung, phân loại, quản lý bạn đọc. Để có thể tiến tới một thư viện điện tử hiện đại trong tương lai đòi hỏi Trung tâm cần phải lựa chọn một phần mềm thư viện mới với giao diện thân thiện với người dùng tin và cán bộ thư viện đồng thời tuân thủ chặt chẽ các chuẩn chung của ngành TT-TV trong nước và quốc tế. Nhạy bén với xu hướng phát triển và nhu cầu áp dụng CNTT vào việc chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ thông tin-thư viện (viết tắt là TTTV), một số công ty tin học
đã nghiên cứu và phát triển các phần mềm ứng dụng phục vụ cho tổ chức, quản lý và khai thác thông tin. Trong số đó có thể kể đến phần mềm thư viện điện tử Libol của công ty Công nghệ tin học Tinh Vân.
2.2. Giai đoạn từ năm 2002 hết quý I năm 2008: Quản lý thƣ viện bằng phần mềm thƣ viện tích hợp Libol
2.2.1. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản trị thư viện
TVĐT là một hệ thống TT-TV được thiết kế, triển khai và vận hành trên cơ sở áp dụng những thành tựu tiên tiến của CNTT và truyền thông. Ngoài ra, TVĐT sinh ra và phát triển để hoạt động trong môi trường nối mạng. Do vậy, các tiêu chí về CNTT và truyền thông được coi là các tiêu chí cơ bản cần được đáp ứng đối với hệ thống phần mềm cho TVĐT ở nước ta. Thứ nhất, phần mềm đó phải được thiết kế, xây dựng và vận hành trên nguyên tắc tính mở để đảm bảo khả năng nâng cấp, thay đổi, bổ sung, kết nối thêm các module mới mà không làm phá vỡ tính ổn định của hệ thống cũng như phải đảm bảo được sự kế thừa các thành quả đã đạt được.
Thứ hai, phần mềm xây dựng theo mô hình khách/ chủ. Trong mô hình mạng khách chủ có một hệ thống máy tính cung cấp các tài nguyên và dịch vụ cho cả hệ thống mạng sử dụng gọi là các máy chủ (server). Một hệ thống máy tính sử dụng các tài nguyên và dịch vụ này gọi là máy khách (client). Các server thường có cấu hình mạnh, tốc độ xử lý nhanh, kích thước lưu trữ lớn (trên 1 triệu biểu ghi) hoặc là các máy chuyên dụng. Yếu tố cơ bản trong mô hình khách chủ là trong hệ thống phải có các máy tính kết nối chung với nhau sử dụng một giao thức bất kỳ nhằm mục đích sử dụng các tài nguyên, dữ liệu của nhau. Ưu điểm của mô hình này là các dữ liệu được lưu trữ tập trung nên dễ bảo mật, đồng bộ với nhau. Tài nguyên và dịch vụ tập trung nên dễ dàng chia sẻ và quản lý, có thể phục vụ cho nhiều người.
Thứ ba, phần mềm phải hỗ trợ các giao thức TCP/IP để đảm bảo khả năng kết nối mạng toàn cầu và triển khai các dịch vụ liên quan tới chia sẻ và khai thác các nguồn tin điện tử trên thế giới. Bộ giao thức TCP/IP bao gồm một tập hợp của một số giao thức do Bộ Quốc phòng Mỹ phát triển. CP/IP hiện là giao thức mạng được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới, được sử dụng cho mạng Internet. Giao thức TCP/IP có khả năng cắt thông tin thành những gói dữ liệu để có thể dễ dàng đi qua bộ phận truyền tải trung gian, tương tác với phần cứng của adapter mạng, xác định địa chỉ nguồn và đích (Máy tính gửi thông tin đi phải xác định được nơi gửi đến. Máy tính đích phải nhận ra đâu là thông tin gửi cho mình), có khả năng hướng dữ liệu tới các tiểu mạng, cho dù tiểu mạng nguồn và đích khác nhau về mặt vật lý, kiểm tra lỗi, kiểm soát giao thông và xác nhận (máy tính gửi và nhận phải xác định và có thể sửa chữa lỗi trong quá trình vận chuyển dữ liệu).
Thứ tư, phần mềm làm việc trong môi trường Web. Thư viện điện tử hoạt động trên nền giao diện Web của môi trường mạng Internet, do đó nguồn tài liệu của TVĐT thường được trình bày định dạng bằng ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản HTML giúp kết nối với các tập tin khác thông qua các điểm kết nối siêu văn bản. Đồng thời, giải quyết triệt để vấn đề tiếng Việt và hỗ trợ đa ngôn ngữ như tiếng Anh, Pháp, Nga,...trong giao diện và sử dụng. Đối với tiếng Việt thống nhất sử dụng bảng mã Unicode TCVN 6909 làm chuẩn trong toàn bộ hệ thống.
Thứ năm, phần mềm có khả năng hỗ trợ công nghệ mã vạch để quản lý tài liệu và bạn đọc. Tính năng này cho phép in mã vạch trực tiếp theo số liệu trong CSDL theo các khuôn dạng mã vạch khác nhau. Sử dụng mã vạch trong các nghiệp vụ liên quan (bổ sung, lưu thông).
Để có thể vận hành tốt các chức năng quản lý của một thư viện từ khâu bổ sung tài liệu đến khâu lưu thông, trao đổi thông tin với các hệ thống khác các thư viện đại học Việt Nam nói riêng phải lựa chọn phần mềm tích hợp
gồm nhiều phân hệ đáp ứng nhu cầu điện tử hóa các khâu nghiệp vụ với những modul chính sau: Bổ sung; Biên mục; Quản lý Kho; Phục vụ bạn đọc; Mục lục trực tuyến; Phân hệ lưu hành; Quản lý tài liệu điện tử; Truy hồi và trình bày thông tin; Mượn liên thư viện; Quản trị hệ thống.
Một trong những đòi hỏi bắt buộc đối với một phần mềm TVĐT là phải đáp ứng các chuẩn nghiệp vụ TT-TV tiên tiến và các chuẩn hiện hành để đảm bảo sự tương thích khi trao đổi các sản phẩm, dịch vụ TT-TV trong môi trường nối mạng toàn cầu. Đó là các tiêu chí sau: phần mềm sử dụng khổ mẫu biên mục theo chuẩn MARC 21, MARC21VN; hỗ trợ chuẩn ISO 10161 cho nghiệp vụ mượn liên thư viện (Inter-library Loans), bao gồm cả việc tuân thủ cả giao thức và định dạng dữ liệu; hỗ trợ các khung phân loại đang được sử dụng phổ biến trên phạm vi quốc tế và tại Việt Nam như DDC, UDC, khung đề mục quốc gia; hỗ trợ đề mục chủ đề và hệ thống từ khóa không kiểm soát; tuân thủ các chuẩn ISBD, AACR-2, TCVN 4743-89; Trao đổi dữ liệu với các phần mềm hỗ trợ UNIMARC và MARC 217; trao đổi dữ liệu với phần mềm CDS/ISIS; trao đổi dữ liệu với các hệ quản lý siêu dữ liệu ( MetaData) theo chuẩn Dublin Core, RDF/XML, chuẩn truy cập các kho lưu trữ mở, ...