2.2.1. Chính sách
Công tác bổ sung là một trong những khâu quyết định chất lượng hoạt động công tác bổ sung tạo nguồn tư liệu mà trước hết là việc xây dựng và phát triển nguồn sách, báo, tạp chí trong và ngoài nước.
Bổ sung tư liệu trong Thư viện là một quá trình tìm kiếm, thu thập, lựa chọn và đưa về những tài liệu phù hợp với nhu cầu của NDT, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, với chiến lược phát triển của Thư viện và của HVTC. Đây là hoạt động nhằm xây dựng cho Thư viện những bộ sưu tập riêng biệt. Chính vì thế, nhiệm vụ và mục đích của công tác bổ sung cần phải đạt tới là phải xuất phát t nhiệm vụ và mục đích hoạt động, chiến lược phát triển Thư viện và Học viện, phải h trợ cho việc hoàn thành nhiệm vụ của HVTC bằng cách tạo lập một vốn tài liệu, xử lý và đảm bảo việc truy cập tới các tư liệu có trong bộ sưu tập của Thư viện c ng như các NLTT khác ngoài bộ sưu tập của Thư viện một cách hiệu quả, giá cả phải chăng, kịp thời và thuận tiện cho người sử dụng. Công tác bổ sung là một công việc phải được tiến hành thường xuyên, liên tục và có hiệu chỉnh. Nhân viên làm công tác bổ sung phải hiểu rõ bối cảnh hoạt động Thư viện trong môi trường tồn tại, đặc điểm của loại hình Thư viện, những nguồn lực có được của Thư viện và điều quan trọng là phải hướng đến NDT của Thư viện. Hoạt động bổ sung tư liệu phải luôn là cầu nối liên kết giữa hai hoạt động xử lý kỹ thuật tư liệu và hoạt động phụ vụ trong Thư viện. Bộ phận bổ sung hoạt động với tư cách v a là một bộ phận độc lập v a phải phối hợp chặt ch với hai bộ phận trên để điểu chỉnh và hoàn thiện hoạt động của mình và làm tốt vai tr : “Phục vụ, bàn bạc và điều chỉnh”.
Trong công tác xây dựng NLTT việc bổ sung tài liệu là nhằm kiểm soát được các nguồn tư liệu, trên cơ sở bảo đảm nguồn bổ sung thường xuyên và tạo lập các bộ sưu tập tư liệu khoa học tương ứng với chức năng và nhiệm vụ nghiên cứu và đào tạo của Học viện. Hiện nay, các thư viện đều gặp khó khăn trong điều kiện kinh phí dành cho thư viện không nhiều, trong khi đó, giá tài liệu ngày càng tăng. Do đó, Thư viện luôn xác định chính sách bổ sung phải phù hợp với nguồn kinh phí được cấp, lại v a đáp ứng nhu cầu tin của NDT.
Do nhiều lý do, cả bên trong và bên ngoài, TVHVTC hiện nay vẫn chưa xây dựng được CSBS. T đây, việc bổ sung, lựa chọn tài liệu thường mang tính chủ quan của cán bộ làm công tác bổ sung, ý kiến cục bộ t các khoa, bộ môn dẫn đến vốn tài liệu chưa đạt được cơ cấu tối ưu, thường bị thiên lệch giữa các ngành, giữa các ngôn ngữ, các loại hình tài liệu. Tuy chưa có CSBS chính thức thành văn, công việc bổ sung tài liệu của Thư viện đến nay vẫn có những quy ước dựa trên kinh nghiệm được truyền lại giữa các cán bộ Thư viện. Những quy ước đó gồm những nội dung sau:
+ uan điểm về phát triển vốn tài liệu: Thư viện có nhiệm vụ xây dựng NLTT lớn mạnh về số lượng, chất lượng, phong phú về loại hình đảm bảo h trợ tốt nhất cho hoạt động đào tạo và nghiên cứu của Học viện.
+ Diện b sung tài liệu: Phạm vi N TT mà Thư viện xây dựng phải đảm bảo tính đa dạng, phong phú, phù hợp với các chuyên ngành đào tạo chính quy và đào tạo liên kết của Học viện
+ Chủ đề ưu tiên sung: Ưu tiên bổ sung những tài liệu phục vụ mục đích đào tạo của Học viện, tài liệu cho các chuyên ngành mới mở và những tài liệu NDT thường xuyên yêu cầu mà Thư viện chưa có. Đối với sách tham khảo, cần lựa chọn kỹ lưỡng khi tiến hành bổ sung, chú trọng bổ sung số lượng bản sách, có những đầu sách chỉ cần bổ sung t 03 đến 05 bản, nhưng có những đầu sách cần phải bổ sung t 10 đến 30 bản tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và giá trị của tài liệu. Ngoài những tài liệu chuyên ngành, Thư viện cần bổ sung tài liệu về lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học xã hội ...
+ Thời gian đ nh k sung: Thư viện bổ sung tài liệu hàng tháng hoặc tùy theo nhu cầu thực tế và kinh phí được cấp.
+ Phư ng thức sung: Thư viện bổ sung tài liệu qua ba hình thức: lưu chiểu, mua, biếu - tặng
+ Kinh phí sung: dựa vào nguồn kinh phí được cấp hàng năm t ngân sách nhà nước.
+ Loại hình tài liệu được ưu tiên: Sách giáo trình, tham khảo, báo, tạp chí, những năm gần đây có chủ trương quan tâm bổ sung tài liệu điện tử, ebook, CSDL phục vụ việc học tập, nghiên cứu của NDT.
+ Ngôn ng ưu tiên sung: Ngôn ngữ tài liệu được bổ sung chủ yếu là tiếng Việt. Tài liệu ngoại văn chủ yếu là tiếng nh vì đây là ngôn ngữ thông dụng, nhiều người sử dụng được.
+ Đối với tài liệu điện tử: Sách điện tử, các CSDL trực tuyến giá thành rất đắt, phương thức truy cập chưa hợp lý nên được bổ sung chưa nhiều.
+ Thanh lý tài liệu: Hàng năm, Thư viện tiến hành kiểm kê, rà soát lại toàn bộ kho tài liệu của mình và chọn lọc ra những tài liệu c nát không c n giá trị sử dụng để thanh lý. ục đích của việc thanh lý tài liệu nhằm dành không gian cho tài liệu mới nhập về, giảm chi phí bảo quản tài liệu...
Những quy định trên đây tại Thư viện dù không thành văn đã thực hiện trong những năm qua chính là cơ sở quan trọng để Thư viện có thể xây dựng CSBS chính thức, hoàn chỉnh để trình Ban Giám đốc Học viện phê duyệt trong thời gian tới.
2 2 2 ồ
Việc bổ sung tài liệu tại TVHVTC được thực hiện theo hai phương thức, đó là bổ sung bằng phương thức mua trực tiếp(mua tài liệu t các nhà xuất bản hoặc mua h trợ giảng viên trong Học viện viết giáo trình, sách tham khảo) và bổ sung không trả tiền (nguồn lưu chiểu, tài trợ, biếu, tặng,…)
* Nguồn mua:
Đây là nguồn bổ sung chính của Thư viện. Đầu năm, Thư viện lập kế hoạch bổ sung căn cứ vào số lượng kinh phí được duyệt, nhu cầu tài liệu giữa các ngành đào tạo trong Học viện để bổ sung tài liệu cho phù hợp.
+ Mua từ các nhà xu t b n trong nước:
Tài liệu tiếng Việt được mua qua các nhà sách và các nhà xuất bản trong nước như: Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Nhà xuất bản Thống kê, Nhà xuất bản Kinh tế quốc dân, Nhà xuất bản Giáo dục...Ngoài ra, Thư viện còn mua báo, tạp chí qua Công ty phát hành báo chí Trung ương. Do kinh phí có hạn nên m i đầu sách Thư viện chỉ mua t 5-10 cuốn hoặc tùy theo giá trị sử dụng nhiều hay ít và đảm bảo không bị trùng lặp với những đầu sách đã có trong Thư viện, nếu có trùng lặp thì đó là tái bản mới hơn.
+ Mua từ các nhà xu t b n nước ngoài:
Việc đặt mua tài liệu ngoại văn với số lượng ít nên Thư viện không thể đàm phán trực tiếp với các nhà xuất bản mà phải thông qua Công ty xuất nhập khẩu sách báo Xunhasaba và các công ty phát hành sách lớn như lphabook... Tài liệu ngoại văn được bổ sung chủ yếu là các tài liệu chuyên ngành về kinh tế, tài chính, ngân hàng, quản trị kinh doanh,… trong đó các tài liệu viết bằng tiếng Anh là chủ yếu.
Mua h trợ giáo viên của ọc viện:
Do đặc thù là một trường đại học chuyên ngành có chất lượng cao nên ngoài việc giảng dạy, giáo viên phải có công trình NCKH, viết sách giáo trình, sách tham khảo. Sách giáo trình, sách tham khảo do giáo viên trong Học viện tự bỏ tiền ra in được Học viện mua h trợ 100 cuốn 01 đầu sách.
Nhìn chung, tài liệu được bổ sung bằng nguồn mua thường được đảm bảo về cả mặt chất lượng nội dung c ng như số lượng. Do được bổ sung định k hàng tháng nên đảm bảo được tính cập nhật, tính mới của tài liệu.
* Nguồ u:
HVTC là cơ sở NC H và đào tạo các ngành kinh tế - tài chính - kế toán có trình độ cao và có nhiều kinh nghiệm. Kết quả hoạt động của Học viện đã tạo ra một khối lượng nguồn tin nội sinh khá lớn.Thực tế cho thấy, dạng tài liệu nội sinh mang tính chất nghiên cứu hệ thống và chuyên sâu được NDT trong Học viện sử dụng rất nhiều. Hiện nay, dù chưa có quy định bằng văn bản chính thức về việc thu thập tài liệu nội sinh, nhưng các loại tài liệu nội sinh được về đến Thư viện theo quy trình như sau:
- Đối với uận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ: nộp 01 bản cứng về hoa Sau đại học, sau đó hoa Sau đại học chuyển về Thư viện.
- Các đề tài NCKH, k yếu, hội thảo khoa học: nộp 01 bản cứng về Ban hoa học, sau Ban hoa học đó chuyển về Thư viện.
- Đối với các luận văn tốt nghiệp: Thư viện chỉ thu thập những luận văn đạt loại giỏi, hình thức chỉnh sửa đúng quy định t các Bộ môn.
- Sách giáo trình do Học viện xuất bản: Thư viện được bổ sung t 100-200 cuốn m i đầu sách, tùy vào số lượng sinh viên của m i hoa. Trường hợp đặc biệt,
khi có nhu cầu lớn nhằm phục vụ học tập của sinh viên trong Học viện có thể bổ sung số lượng lớn t 300-500 cuốn m i đầu sách.
Số liệu thống kê về tình hình bố sung tài liệu nội sinh được thể hiện trên bảng 2.6. Nguồn tài liệu nội sinh này chiếm vị trí rất quan trọng, và việc tiếp cận với nguồn tài liệu này, giúp cho NDT tiết kiệm được công sức, thời gian trong công tác nghiên cứu.Tồn tại hiện nay, do chưa có văn bản quy định chính sách nộp lưu chiểu tài liệu nội sinh nên Thư viện chưa thu được bản mềm các loại tài liệu này. Đây là một trong những khó khăn trong việc đẩy nhanh số hóa tài liệu nội sinh, PTNLTT điện tử của Học viện. Rõ ràng, trong thời gian tới Ban Giám đốc Học viện nên sớm có quy định cụ thể về chế độ lưu chiểu cho loại nguồn tài liệu này.
Bảng 2.6: Thống ê t i liệu nộp lƣu chiểu từ năm 2009 - 2014
ị :
Năm
Tài liệu 2009 2010 2011 2012 2013 2014
Đề tài nghiên cứu KH 2 12 34 29 37 78 Luận án tiến sĩ 16 17 6 17 5 6 Luận văn thạc sỹ 202 256 882 684 928 649 Luận văn tốt nghiệp 425 96 103 502 814 1049
K yếu 2 0 1 0 2 4
Nguồn: Thư viện HVTC[24]
* Nguồn bi u, tặng, tài tr
Đối với một Thư viện, nguồn sách, báo, tạp chí, tư liệu...mà Thư viện nhận được thông qua con đường tặng biếu t các tổ chức, đơn vị, các nhà khoa học trong và ngoài nước là rất quan trọng. Nhìn chung, đây là kênh bổ sung tiềm năng góp phần làm tăng số lượng tài liệu của Thư viện, đặc biệt là sách ngoại văn, những tài liệu quý, ít được lưu hành rộng rãi. Thư viện thường được một số tổ chức có quan hệ hợp tác với các cơ quan, hiệp hội nghề nghiệp quốc tế gửi tặng sách như: Quỹ Châu .. hoặc các cán bộ của Học viện đi công tác tại nước ngoài c ng gửi tặng sách mà họ mang về. Kênh bổ sung này càng quan trọng, đặc biệt là với tài liệu ngoại văn khi mà Thư viện do không có đủ ngoại tệ để bổ sung.
Tuy số lượng tài liệu nhận được qua con đường này không nhiều (bảng 2.7) bởi Thư viện chưa mở rộng được các mối quan hệ, mới tiến hành tích cưc trong những năm gần đây. Các nguồn tin thu được đều được xử lý về mặt nội dung, sớm đưa vào phục vụ và được NDT sử dụng đánh giá tích cực.
Bảng 2.7: Thống ê t i liệu i u tặng từ năm 2009 - 2014
ị tính: Cu n
Năm Sách ti ng Việt Sách ti ng Anh
S.lượng đầu S.lượng cuốn S.lượng đầu S.lượng cuốn 2009 11 11 2010 16 42 2011 34 84 2012 53 86 2013 37 52 2014 76 116 130 148
Nguồn: Thư viện HVTC[24] Bên cạnh những thuận lợi, Thư viện đôi khi c ng gặp phải những khó khăn: không chủ động được nguồn kinh phí để chi trả phí dịch vụ, việc bổ sung thường mang tính bị động vì phải tuân thủ các quy định hành chính rườm rà, đôi khi gây cản trở cho việc bổ sung, đặc biệt là tài liệu t các tổ chức nước ngoài.
2 2 3
Diện bổ sung (còn gọi là profile) là không gian bao quát của thông tin để định hướng cho việc thu thập, tạo lập, PTNLTT có chất lượng, đáp ứng nhu cầu của NDT của cơ quan. Để xác lập diện bổ sung, Thư viện căn cứ vào các chuyên ngành đào tạo của Học viện, t đó hàng năm Thư viện xây dựng những hướng ưu tiên, lên kế hoạch bổ sung tài liệu cho phù hợp. Những năm qua, Thư viện trong công tác bổ sung tài liệu dựa trên quan niệm như sau về diện bổ sung:
- Các tài liệu phục vụ cho nghiên cứu giảng dạy và học tập là: Sách giáo trình, các tài liệu tham khảo, tài liệu tra cứu và các loại báo, tạp chí chuyên ngành.
- Chú trọng bổ sung các tài liêu về các chủ đề: kinh tế, tài chính, ngân hàng, quản trị kinh doanh...Bên cạnh đó vẫn duy trì một t lệ nhất định cho bổ sung các loại tài liệu giải trí như sách văn học, báo tạp chí thuộc các lĩnh vực văn hóa xã hội.
Khi tiến hành bổ sung tài liệu, trước tiên phải căn cứ vào lĩnh vực đào tạo của Học viện, nhu cầu của NDT và trên cơ sở các danh mục tài liệu xuất bản và sắp xuất bản của các Nhà xuất bản gửi đến. Cán bộ bổ sung có nhiệm vụ nghiên cứu, lựa chọn danh sách tài liệu định hướng và gửi về các khoa, bộ môn trong Học viện để giáo viê tiến hành lựa chọn. Cán bộ, giảng viên của các khoa chính là người biết rõ nhất những tài liệu cần thiết cho việc giảng dạy, học tập và nghiên cứu của khoa mình. Căn cứ vào danh mục thư viện gửi đến, các khoa chấm chọn tài liệu để cán bộ thư viện s tiến hành thống kê lên danh sách những tài liệu cần mua. Căn cứ vào kinh phí được cấp, Thư viện s tiến hành mua những tài liệu sát hợp nhất với nhu cầu của NDT và phù hợp với diện bổ sung của Thư viện.
2.2.4.
Quy trình bổ sung tài liệu tại TVHVTC bao gồm nhiều công đoạn và ứng với t ng loại hình tài liệu, được thể hiện qua sơ đồ sau: (Sơ đồ 2.1)
Sơ đồ 2.1: Quy tr nh ổ sung t i liệu
QUY TRÌNH BỔ SUNG TÀI LIỆU
Bổ sung không trả tiền Chấm chọn tài liệu Bổ sung trả tiền Gửi phản hồi Đặt mua tài liệu Khoa/bộ môn/ phòng ban yêu cầu tài liệu
Nguồn mua Nguồn biếu,
tặng Nguồn lưu chiểu
Thu tài liệu đã nghiệm thu Cấp giấy xác nhận lưu chiểu Nhận tài liệu Gửi danh mục đã chọn Nhập tài liệu vào đơn nhận Nhập tài liệu vào đơn nhận lưu chiểu Lập danh mục tài liệu mới
* ồ
+ Bƣớc 1: Thu th p và l p danh mục tài liệu b sung:
Dựa vào đề cương chi tiết môn học, Thư viện thu thập danh mục tài liệu mới thông qua các nhà xuất bản, nhà phân phối, các phương tiện thông tin và yêu cầu tin t phía NDT. Sau đó tra trùng để kiểm soát sự trùng lặp, gửi danh mục tài liệu đề xuất bổ sung đến các Khoa/Bộ môn, Phòng ban chấm chọn, tổng hợp kết quả lựa chọn của các Khoa và Bộ môn, lập danh mục trình Giám đốc Thư viện ký, Trưởng ban Tài chính kế toán duyệt kinh phí, cuối cùng trình Ban Giám đốc Học viện duyệt mua.
+ Bƣớc 2: Đặt hàng:
Chọn nhà cung cấp với giá cả phù hợp và đảm bảo chất lượng tài liệu. Danh mục tài liệu cùng nhà cung cấp sau đó được gửi đến Ban Giám đốc Học viện phê