Quá trình tổ chức thực hiện hoạt động dự thầu của Công ty
Kết quả của công tác dự thầu chịu ảnh hưởng không nhỏ vào quá trình thực hiện. Nắm bắt được vị trí trọng yếu của công tác này đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nên ngoài việc coi trọng cách thức tổ chức quản lý, ban lãnh đạo Công ty đã lựa chọn các cán bộ có năng lực nhất về các lĩnh vực có liên quan đến hoạt động dự thầu để giao nắm các trọng trách thực hiện công tác này.
Quá trình thực hiện công tác dự thầu tại Công ty được tiến hành theo các công đoạn sau:
Bước này do Phòng Kỹ thuật Công ty đảm nhiệm đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc. Để công trình tham gia đấu thầu, Công ty cũng đã sử dụng nhiều nguồn thông tin và các cách tiếp cận khác nhau, cụ thể:
+ Thu thập thông tin quảng cáo về công trình cần đấu thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng như tivi, báo, tạp chí… Đồng thời cũng quan tâm tới công trình cần đấu thầu trong tương lai gần trên các phương tiện này, mà chủ yếu là xác định chủ đầu tư và nguồn vốn đầu tư.
+ Duy trì mối quan hệ với chủ đầu tư đã có công trình được Công ty xây dựng thông qua chất lượng của các công trình này để có được các thư mời thầu mới.
+ Sử dụng môi giới để tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu. Do đặc điểm của cách thức này là thường có được các công trình có tính khả thi trong việc tranh thầu nên Công ty đã quy định mức bồi thường cho môi giới tuỳ theo công trình thắng thầu xác định được hiệu quả hay chưa xác định được hiệu quả theo một tỷ lệ nhất định trên doanh thu hoặc giá trị tăng thêm.
- Tiếp xúc ban đầu với chủ đầu tư và tham gia sơ tuyển (nếu có)
Khi có quyết định về tham gia đấu thầu, Công ty sẽ cử người theo dõi suất quá trình dự thầu công trình và tiếp xúc ban đầu với chủ đầu tư. Bên cạnh việc tìm hiểu các thông tin như: thời gian bán hồ sơ mời thầu và các yêu cầu về sơ tuyển, việc tổ chức Hội nghị tiền đấu thầu… Công ty kết hợp với việc quảng cáo, gây uy tín ban đầu với chủ đầu tư, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tham gia đấu thầu sau này.
Tuy nhiên, trong bước công việc này, Công ty chưa chú trọng việc thu nhận phân tích các thông tin toàn diện về thị trường cũng như các đối thủ cạnh tranh khi đưa ra các giải pháp kỹ thuật, thi công cũng như giá cả.
- Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu
Đây là bước công việc chủ yếu trong toàn bộ quá trình dự thầu của Công ty. Với mục đích nhằm hướng dẫn và thống nhất cách lập một hồ sơ đấu thầu công trình xây
dựng để mọi người tham gia lập hồ sơ dự thầu một cách có quy mô và thống nhất, mang lại kết quả cao nhất, Công ty đã vạch ra một lưu đồ chung.
* Nhận hồ sơ mời thầu:
Khi chu đầu tư hoặc đại diện hợp pháp của chủ đầu tư thông báo mời thầu, đơn vị cử cán bộ nghiệp vụ có chuyên môn vững đến liên hệ tìm hiểu và nhận hồ sơ mời thầu.
* Nghiên cứu hồ sơ mời thầu:
Sau cuộc thẩm tra tư cách đấu thầu, đơn vị đấu thầu cần phải mua được hồ sơ gọi thầu trong kỳ hạn quy định, nghiên cứu nghiêm túc tỉ mỉ hồ sơ mời thầu, hiểu rõ đầy đủ nội dung và yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Trọng điểm nghiên cứu là:
- Thuyết minh tổng hợp về xây dựng và dự án công trình gọi thầu. - Bản vẽ thiết kế và bản thuyết minh kỹ thuật
- Điều khoản chủ yếu trong hợp đồng - Những điều cần biết về đấu thầu.
* Phân phối công việc và phạm vi trách nhiệm.
Ngay sau khi nhận được hồ sơ mời thầu, người được giao nhiệm vụ nghiên cứu hồ sơ ban đầu sẽ phải hình dung được nội dung công việc cần làm và phân phối cho các bộ phận có liên quan để hoàn thiện. Việc lập hồ sơ dự thầu chủ yếu do phòng Kĩ thuật phụ trách.
* Hướng dẫn các bộ phận thực hiện
Các bộ phận phải hiểu rõ yêu cầu và đề ra quy trình, thời hạn hoàn thành nhiệm vụ trên nguyên tắc chung Quy chế đấu thầu của Công ty và nguyên tắc riêng từng hồ sơ mời thầu.
Môi trường đấu thầu là các điều kiện thi công, tự nhiên, kinh tế và xã hội của dự án công trình trúng thầu. Những điều kiện này ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành công trình. Trọng điểm điều tra là:
+ Điều kiện địa lý của hiện trường thi công bao gồm vị trí địa lý, chất lượng đất nền, giao thông vận tải, cung cấp điện nước, công trình thông tin, sức chứa của hiện trường.
+ Điều kiện tự nhiên bao gồm sức gió, lượng mưa, nhiệt độ, không khí, tình hình gió và động đất.
+ Điều kiện cung ứng vật tư bao gồm năng lực điều phối cung ứng các loại vật liệu, giá cả và điều kiện vận chuyển chúng.
+ Điều kiện thầu phụ chuyên nghiệp và lao động phục vụ…
+ Tình hình cung ứng thực phẩm chính và phụ, cung ứng và giá cả vật dụng sinh hoạt khác…
* Điều tra dự án đấu thầu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công ty sẽ cử cán bộ đi thực tế và điều tra những công việc sau:
+ Tính chất, quy mô, phạm vi giao thầu, hình thức giao thầu của dự án công trình.
+ Tính phức tạp kỹ thuật của dự án công trình, yêu cầu về tính năng vật liệu thiết bị, yêu cầu về trình độ kỹ thuật.
+ Yêu cầu về kỳ hạn chung của dự án công trình, kỳ hạn hoàn thành các hạng mục công trình.
+ Tài liệu về khí tượng thuỷ văn, động đất nơi xây dựng công trình
+ Địa hình, tính chất đất, giao thông, cung ứng và cấp nước, tình hình thông tin. + Nguồn vốn dự án công trình, tình hình về tín dụng của chủ công trình.
+ Phương thức trả tiền của công trình, tỷ lệ ngoại tệ.
+ Tình hình sức lao động có thể thuê ở địa phương đó và giá công
+ Quá trình công tác, nang lực công tác và tác phong làm việc của kỹ sư giám sát quản lý công trình,… để hiểu được tình hình này chủ yếu phải dựa vào các hoạt động như nghiên cứu hồ sơ mời thầu, xem xét hiện trường thi công công trình, tham gia những buổi thuyết minh gọi thầu, chủ công trình đáp ứng thắc mắc…
* Lập phương án thi công của dự án đấu thầu
Thiết kế phương án thi công là một trong những điều kiện tiền đề của báo giá dự thầu, cũng là yếu tố quan trọng được bên gọi thầu cân nhắc khi bình chọn thầu. Các kỹ sư của Phòng Kỹ thuật căn cứ vào kết quả khảo sát hiện trường và các yêu cầu kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu để tiến hành kiểm tra lại thiết kế kỹ thuật bên mời thầu và cấp phát kịp thời những bất hợp lý và đưa ra các giải pháp kỹ thuật để điều chỉnh, nâng cao uy tín đối với chủ đầu tư. Tuy nhiên công tác này khó có thể lập tỉ mỉ phương án thi công vì thời gian đấu thầu đòi hỏi rất gấp cho nên phải nắm được trọng điểm khi lập dự án.
PHỤ LỤC
DANH MỤC MỘT SỐ CÁC CÔNG TRÌNH ĐÃ VÀ ĐANG THI CÔNGST ST
T TÊN CÔNG TRÌNH CHỦ ĐẦU TƯ
GIÁ TRỊ THI
CÔNG NĂM