Trong quá trình thu thập hiểu biết về hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ và thực hiện thử nghiệm kiểm soát, kiểm toán viên thu đợc thông tin Uỷ ban kiểm toán quan tâm để hoàn thành trách vụ của Uỷ ban. Những thông tin đó liên quan đến các nhợc điểm lớn trong cách thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ (khuyết điểm) và đợc gọi là những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ (VSA 400) hay các điều kiện có thể báo cáo đợc (SAS 60).
Các hạn chế này phải đợc thông báo cho Uỷ ban kiểm toán là một phần của mọi cuộc khảo sát kiểm toán. Nếu công ty khách hàng không có một Uỷ ban kiểm toán thì khi đó phải thông báo cho ngời hoặc những ngời trong tổ chức có trách nhiệm chung của hệ thống kiểm soát nội bộ, ví dụ nh Hội đồng quản trị hoặc ban giám đốc hay chủ sở hữu. Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 quy định: “Kiểm toán viên phải thông báo trong thời gian nhanh nhất cho ngời có trách nhiệm của đơn vị về những hạn chế chủ yếu trong thiết kế và thực hiện của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ”
Việc thông báo phải thực hiện bằng văn bản. Nếu xét thấy chỉ cần thông báo bằng lời nói thì nội dung thông báo cũng phải đợc lu lại bằng giấy trong hồ sơ kiểm toán . Hình 2.8 là ví dụ minh hoạ về th thông báo những vấn đề có liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hình 2.8: Th về các vấn đề liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ Johnson and seyGroves
Văn phòng kế toán viên công chứng
2016, Village Boulevard Troy, Michigan 48801
12-2-19X8
Kính gửi: Hội đồng quản trị
Công ty airtight Machine
1729 Athens Street
Tha quý ông,
Khi chúng tôi lập kế hoạch và thực hiện cuộc kiểm toán báo cáo tài chính của công ty Airtight Machine cho năm kết thúc ngày 31/12/19X7, chúng tôi đã xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty để xác định các thể thức kiểm toán nhằm mục đích trình bày quan điểm của mình về các báo cáo tài chính và không thể bảo đảm về hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, chúng tôi ghi nhận một số vấn đề nhất định liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ, và sự hoạt động của nó mà chúng tôi cho đó là điều kiện có thể thông báo đợc theo các chuẩn mực do viện kế toán viên công Mỹ ban hành. Những điều kiện có thể báo cáo đợc gồm những vấn đề gây sự chú ý của chúng tôi có liên quan đến những khuyết điểm quan trọng trong thiết kế hoặc trong quá trình hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ mà theo sự phán xét của cúng tôi, có thể ảnh hởng bất lợi đến khả năng ghi chép, xử lý, tổng hợp, và các báo cáo số liệu tài chính phù hợp với những lời xác nhận của ban quản trị trên các báo cáo tài chính.
Vấn đề đợc ghi nhận là thiếu sự kiểm tra độc lập đối với đơn giá, các phép nhân, các phép cộng tổng số, và việc chuyển sổ các hoá đơn bán hàng và các th ghi nhớ tín dụng. Hậu quả là sai sót trong những hoạt động này có thể xảy ra và không đợc sửa chữa gây ảnh hởng bất lợi đến doanh thu thuần ghi sổ và các khoản phải thu đợc ghi sổ. Khuyết điểm này đặc biệt quan trọng vì mức tiêu thụ bình quân có quy mô lớn của công ty Airtight Machine.
Báo cáo này chỉ nhằm dành cho thông tin và việc sử dụng thông tin của Hội đồng quản trị, Ban quản trị, và những ngời khác ở công ty Airtight Machine.
Rất chân thành Ký tên
Th quản lý. Ngoài các hạn chế phát hiện đợc, kiểm toán viên thờng quan sát những vấn đề liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ ít quan trọng hơn, cũng nh các cơ hội để khách hàng thực hiện cải tiến hoạt động. Loại vấn đề này cũng phải đợc thông báo cho khách hàng. Hình thức thông báo thờng là một th riêng biệt cho mục đích đó, gọi là th quản lý.